Oman käytön ja hävikin kirjaaminen

Sisällysluettelo

1. Tuotteen kirjaaminen omaan käyttöön tai hävikkiin varastossa
1.1. Virheellisen oma käyttö -kirjauksen kumoaminen
2. Oma käyttö -tyyppinen myyntitilaus
2.1. Oma käyttö -kirjauksen käyttö palautuksissa
3. Hävikki-tyyppinen myyntitilaus ja hävikin hyväksyntäprosessi

Jotta varastotuotteiden saldot pysyisivät ajan tasalla, tuotteiden ottaminen esim. korjaamon omaan käyttöön tai hävikki on merkittävä Tehdeniin. Tämä onnistuu Tuotteet-ohjelmassa joko kyseisen tuotteen tuotekortilla tai Varasto-osiossa. Alla on neuvottu oma käyttö Varasto-osion kautta. Tuotekortin kautta Oma käyttö -kirjauksen voi tehdä myös mobiilisti Tehden-sovelluksella.

Tuotteen kirjaaminen omaan käyttöön tai hävikkiin varastossa

Jos yrityksesi ei ole ottanut käyttöön toisen käyttäjän hyväksynnän vaativaa hävikin kirjausprosessia, tuotteiden omaan käyttöön ja hävikkiin kirjaaminen varastossa tapahtuu identtisesti. Tämä vaatii ainoastaan sen, että hävikkiä varten luotu kirjaustoiminto on sekin tyypiltään Oma käyttö (ei Hävikki-tyyppinen). Lue lisää varastokirjaustoiminnoista: Oman varastokirjaustoiminnon luominen.

1. Avaa Tuotteet-ohjelma ja siirry alavalikossa kohtaan Varasto.
2. Klikkaa sen varaston nimeä, josta otat tuotteita omaan käyttöön.
3. Siirry pystyvalikon kohtaan Tuotteet. Täällä näkyvät kaikki sellaiset varastotuotteet, joita on joskus otettu vastaan tai inventoitu tähän varastoon.
4. Valitse tuote, jolle haluat tehdä kirjauksen, ja napsauta sitten Oma käyttö -painiketta. Jos yrityksesi on luonut omia kirjaustoimintoja, klikkaa Muut kirjaukset -painiketta ja valitse alavalikosta Oma käyttö tai Hävikki.
5. Avautuvassa ikkunassa näkyy tuotteen saldo ja varastotieto. Jos käytät Yleinen oma käyttö -kirjausta, valitse Ostotili ja Kulutili. Jos käytät itse luotua kirjaustoimintoa, nämä on jo valittu taustalla.
6. Syötä Määrä-kenttään omaan käyttöön otettujen tuotteiden lukumäärä. Jos yrityksesi on ottanut käyttöön syykoodit, voit valita syykoodin. Myös huomion lisääminen voi olla pakollista, asetuksista riippuen.
   
7. Klikkaa Tallenna-painiketta.

Virheellisen oma käyttö -kirjauksen kumoaminen

Jos omaan käyttöön kirjaamisessa tapahtuu virhe (esim. otetaan vastaan väärä määrä tuotetta tai väärälle varastopaikalle), voidaan tämä korjata yksinkertaisesti tekemä uusi vastakkaismerkkinen kirjaus. Jos omaan käyttöön kirjattiin 10 kpl tuotetta, kun oli tarkoitus ottaa 5 kpl, voidaan tämä korjata tekemällä muuten samoilla tiedoilla uusi kirjaus, jossa määränä on -5. Nollamääräinen kirjaus ei ole sallittu.

Oma käyttö -tyyppinen myyntitilaus

Jos yrityksesi Tehden-tilaukseen sisältyy Myynti-ohjelma, voit tehdä omaan käyttöön otettavien tuotteiden kirjaukset myös Oma käyttö -tyyppisellä myyntitilauksella. Jos varastosta otetaan omaan käyttöön useita tuotteita kerralla (ja kaikille halutaan sama varastokirjaus), saat myyntitilauksen avulla muutettua kerralla kaikkien tuotteiden varastokirjaukset.

Oma käyttö -tyyppistä myyntitilausta voidaan käyttää myös esim. hävikin ja lahjoitusten kirjaamiseen, kun näille on ensin luotu omat varastokirjausvaihtoehdot. Oma käyttö -tyyppisiä varastokirjausvaihtoehtoja ja/tai syykoodeja kannattaa luoda kaikille erityyppisille, säännöllisesti toistuville tapauksille, jotta voit seurata esimerkiksi lahjoitettujen tuotteiden määrää esim. varastotapahtumaraportilla.

Oma käyttö -tyyppisen myyntitilauksen luominen onnistuu näin:

1. Luo uusi myyntitilaus ja valitse tilaustyypiksi Oma käyttö.
2. Valitse oikea varastokirjausvaihtohto. Ostotili ja varastokulutili perustuvat varastokirjaukselle Yritysasetusten Kirjanpito-välilehdellä tehdyille valinnoille, eikä niitä voi vaihtaa myyntitilauksella. Tarvittaessa valitse myös Syykoodi:
   
   
   
3. Lisää Tilausrivit-välilehdelle tuotteet, jotka halutat kirjata varastosta omaan käyttöön.
4. Ota myyntitilaus keräykseen. Kun klikkaat Keräys on valmis -painiketta, oma käyttö -tyyppisiin myyntitilauksiin on aina syötettävä huomio eli selitys siitä, mihin käyttöön tuotteet on varastosta otettu.
5. Oma käyttö -myyntitilauksesta muodostuu tulostettava tosite, jossa näkyvät kirjauksen huomio sekä kirjaukseen liittyvät kirjanpitokirjaukset. Tositteelle otetaan tuotteiden vastaanottajan kuittaus:
   
6. Jos yrityksessäsi on toistuvasti tarvetta samantyyppisiin oman käytön kirjauksiin, voit aina avata aiemman oma käyttö -tyyppisen myyntitilauksen ja luoda uuden tilauksen sen pohjalta:
   

Oma käyttö -kirjauksen käyttö palautuksissa

Joskus esim. asiakastilaukseen tarvittavia varaosia kirjataan myyntitilauksella pois varastosta, ja kaikkia varaosia ei käytetäkään asiakaskohteessa. Jos varaosat palautetaan yrityksen varastoon, ne kannattaa luonnollisesti palauttaa saldoille myös Tehdenissä. Jos Tehdenin myyntitilaukset ovat yrityksessäsi käytössä, varastosaldoon palauttaminen onnistuu miinusmerkkisellä Oma käyttö -kirjauksella:

1. Luo Oma käyttö -tyyppinen myyntitilaus kuten yllä ohjeistettu. Luo tarvittaessa tällaisia kirjauksia varten oma varastokirjausvaihtoehtonsa.
2. Lisää Tilausrivit-välilehdelle varaosat, jotka haluat palauttaa varastoon. Muuta niiden määrä miinusmerkkiseksi:
   
3. Keräile myyntitilaus kuten ohjeistettu yllä. Palautetut varaosat on nyt lisätty varastosaldoon.

Hävikki-tyyppinen myyntitilaus ja hävikin hyväksyntäprosessi

Jos yrityksesi on luonut Yritysasetusten Kirjanpito-välilehdellä Hävikki-tyyppisiä yrityksen omia kirjanpitotoimintoja, hävikkituotteille voi tehdä hävikkikirjauksia sekä Hävikki-tyyppisellä myyntitilauksella että varaston kautta. Myyntitilausta kannattaa käyttää, kun halutaan kirjata kerralla useita eri tuotteita hävikkiin.

Hävikki-tyyppisten kirjausten tekeminen toimii muuten vastaavasti kuin Oma käyttö -kirjausten (kuvattu edellä), mutta hävikkikirjaus vaatii toisen käyttäjän hyväksynnän. Kun yksi Tehden-käyttäjä tekee hävikkikirjauksen (varastossa tai myyntitilauksen kautta), tuotteesta luodaan keräysyksikkö ja saldovaraus jo tässä vaiheessa, mutta toisen Tehden-käyttäjän on käytävä merkitsemässä myyntitilaus valmiiksi ja keräämässä se. Hävikkituote poistuu lopullisesti saldoilta vasta tässä vaiheessa. Huom! Jos Tehden-ympäristössä on vain yksi käyttäjä, Hävikki-tyyppisten kirjanpitotoimintojen luonti ja käyttö on estetty.

Jos yrityksesi ottaa käyttöön Hävikki-tyyppiset kirjanpitotoiminnot ja Hävikki-tyyppiset myyntitilaukset, yrityksen täytyy myös sopia sisäisesti käytännöistä, joilla hävikkitapahtumat käydään hyväksymässä.

Tässä lyhyesti kuvattu Hävikki-tyyppiset kirjaukset tuotteen varaston/tuotekortin kautta sekä Hävikki-tyyppisen myyntitilauksen kautta:

Hävikki-tyyppinen kirjaus varaston kautta

1. Siirry Tuotteet-ohjelmassa siihen varastoon, josta tuotteita halutaan kirjata hävikkiin.

2.  

   Valitse varaston Tuotteet-välilehdeltä tuote, jolle haluat tehdä kirjauksen. Napsauta Muut kirjaukset -painiketta ja valitse alavalikosta Hävikki (tai muu nimi, jolla Hävikki-tyyppinen varastokirjausvaihtoehto on yrityksessäsi luotu).

    

3. Syötä Määrä-kenttään hävikin määrä. Jos yrityksesi on ottanut käyttöön syykoodit, voit valita syykoodin. Myös huomion lisääminen voi olla pakollista, asetuksista riippuen.

4. Tallenna. Tehden luo taustalla Hävikki-tyyppisen myyntitilauksen. Hävikki-tyyppisiä myyntitilauksia voi suodattaa Myynti-näkymässä tilauksen tyypin perusteella:
   
5. Hävikkiin kirjattava määrä poistuu saldolta, kun toinen käyttäjä on käynyt keräämässä myyntitilauksen ja merkitsemässä sen valmiiksi. Hävikin hyväksyjä voi valita Lähetys työn alla -tilassa olevat Hävikki-tyyppiset myyntitilaukset, ottaa ne keräykseen ja merkitä valmiiksi:
   
   
   

Hävikki-tyyppinen myyntitilaus

1. Luo uusi myyntitilaus ja valitse sen tyypiksi Hävikki. Muut tiedot täytetään myyntitilaukselle automaattisesti sen mukaan, millaisia valintoja olet tehnyt Hävikki-tyyppistä varastokirjausvaihtoehtoa luodessasi. Vain mahdollinen syykoodi tarvitsee valita erikseen.
   
2. Lisää hävikkiin kirjattavat tuotteet tilausriveiksi ja merkitse tilauksen tilaksi Voimassa.
3. Nyt toinen Tehden-käyttäjä voi käydä ottamassa tilauksen keräykseen ja merkitsemässä sen valmiiksi, jolloin tuotteet poistuvat saldolta.