Tuotteet-ohjelman varastossa näkyvää Oma käyttö -painiketta on mahdollista laajentaa Muut kirjaukset -painikkeeksi, jolloin se sisältää Oma käyttö -toiminnon lisäksi yrityksen itse lisäämiä toimintoja esimerkiksi hävikin käsittelyyn. Tätä varten täytyy yleensä ensin luoda uusi kirjanpitotili ja sitten varastokirjausvaihtoehto, joka käyttää uutta tiliä. Tämä kannattaa tehdä yhdessä kirjanpitäjän kanssa, jotta kirjanpitotilit saadaan varmasti oikein. Varastokirjauksia varten voi luoda myös syykoodeja, joiden avulla varastokirjaukset on helppo löytää varastotapahtumaraportilta. Tarkemmat ohjeet oma käyttö- ja hävikki-kirjausten tekemiseen löydät ohjeesta Oman käytön kirjaaminen.
Huom! Yleisessä Oma käyttö -kirjauksessa tuotteita varastosta omaan käyttöön ottava Tehden-käyttäjä valitsee itse kirjanpitotilit. Jos tästä mahdollisesti seuraavat virhekirjaukset halutaan välttää, voidaan yleinen oma käyttö poistaa Yritysasetusten Kirjanpito-välilehdellä käytöstä: siirry Yrityksen omat kirjanpitotoiminnot -osioon ja poista valinta kohdasta Salli yleinen oma käyttö -varastokirjaus ohjelmassa:
Luo sitten alla olevien ohjeiden mukaan, yhdessä kirjanpitäjän kanssa oma varastokirjaustoiminto myös omalle käytölle.
Oman varastokirjaustoiminnon luominen
- Mene rataspainikkeen kautta Yritysasetuksiin ja siirry pystyvalikosta kohtaan Tilikartta.
- Klikkaa Luo uusi -painiketta ja anna kirjanpitotilille numero (voit sopia kirjanpitäjäsi kanssa sopivasta numerosta) ja nimi, esim. "Hävikki 13,5 %". Valitse tilityypiksi Varastokulutili ja tallenna.
- Siirry pystyvalikon kohtaan Kirjanpito.
- Lisää tarvittaessa syykoodeja Oma käyttö- ja Hävikki-tyyppisille varastokirjausvaihtoehdoille. Syykoodin käytöstä voi tehdä myös pakollista.
- Napsauta Lisää-painiketta Yrityksen omat kirjanpitotoiminnot -osiossa. Vaihtoehtoja voi raahata taulukossa siihen järjestykseen, jossa ne halutaan käyttöliittymällä näkymään.
- Anna vaihtoehdolle nimi, joka tulee näkymään Muut kirjaukset -painikkeen yhtenä vaihtoehtona varastossa.
- Usein voi käyttää samaa nimeä kuin juuri luodulla kirjanpitotilillä.
- Valitse tyypiksi Oma käyttö tai Hävikki. Hävikki-tyyppiset varastokirjaukset vaativat toisen käyttäjän hyväksynnän, joten jos yrityksessäsi ei haluta käyttää monivaiheista prosessia, tyypiksi kannattaa valita Oma käyttö. Huom! Hävikki-tyyppisiä varastokirjauksia ei voi luoda tai käyttää, jos Tehdenissä ei ole käytössä myyntitilauksia tai Tehden-ympäristössä on vain yksi käyttäjä.
- Jos et käytä automaattista ostotilin valintaa, valitse seuraavaksi arvonlisäveroluokka ja Oston tili. Jos sopivaa ostotiliä ei löydy valmiina, luo uusi kirjanpitotili. Ohjelmassa valmiina oleva Tuoteostot-tili sopii, mikäli käytössä on nettokirjaus. Bruttokirjausta käytettäessä eri veroluokille pitäisi käyttää omia ostotilejä.
- Valitse Käytön tiliksi äsken luomasi varastokulutili (esim. Hävikki 13,5 %).
- Jos yrityksesi käyttää nettokirjausmenettelyä, voit valita, onko varastokirjausvaihtoehto verovähennyskelpoinen. Tämä vaikuttaa siihen, kirjataanko ostohinnan päälle arvonlisävero.
- Jos Pakollinen huomio -kohta valitaan, kirjauksen tekijän on kirjattava erillinen huomio eli selite kirjauksesta.
- Tallenna. Uusi vaihtoehto on nyt käytettävissä Varasto-osiossa, tuotekortin Varasto-välilehdellä Muut kirjaukset -painikkeen alla sekä Oma käyttö -tai Hävikki-tyyppisellä myyntitilauksella Varastokirjausvaihtoehtona.
Mikäli tarvitset eri verokantaisia kirjausvaihtoehtoja, kannattaa luoda kaikki uudet kirjanpitotilit ja kirjausvaihtoehdot samalla kertaa.
Uuden kirjanpitotilin tapahtumia voi seurata esim. Koontikuitilta Raportointi-osiossa.
Virheellisen muun kirjauksen kumoaminen
Jos hävikin kirjaamisessa tapahtuu virhe (esim. hävikiksi kirjataan väärä määrä tuotetta tai väärältä varastopaikalta), voidaan tämä korjata yksinkertaisesti tekemä uusi vastakkaismerkkinen kirjaus. Jos hävikkiin kirjattiin 10 kpl tuotetta, kun oli tarkoitus kirjata 5 kpl, voidaan tämä korjata tekemällä muuten samoilla tiedoilla uusi kirjaus, jossa määränä on -5. Nollamääräinen kirjaus ei ole sallittu.