Varastomyynti on myyntiä, joka tehdään yrityksen omasta varastosta. Myyntitilauksen laatimisvaiheessa valitaan mm. tilauksen tyyppi, toimitustapa, toimittava toimipiste, asiakas, tilauksen muut ehdot sekä tuoterivit hintoineen. Kassamyyntiin verrattuna myyntitilaus antaa merkittävästi laajemmat valmiudet yrityksen tilaus-toimitus-prosessin optimaaliseen toteuttamiseen.
Tilauksen luominen, kerääminen, maksaminen ja toimittaminen asiakkaalle ovat varastomyynnin keskeiset vaiheet. Yrityksen toimintatavoista riippuen vaiheet voivat tapahtua joiltain osin eri järjestyksessä ja eri tavoin toteutettuna.
Prosessin kulku
Varastomyynti - maksu ennakkoon
Varastomyynti - maksu ennen toimitusta
Varastomyynti - maksu toimituksen jälkeen
Alla esitetty varastomyynnin kulku, kun tilaus maksetaan ennakkoon:
- Asiakkaalle tehdään tarvittaessa Tarjous-tilassa oleva myyntitilaus, jonka otsikoksi voidaan valita joko Tarjous tai Kustannusarvio.
- Myyjä tekee Tilaus-tyyppisen myyntitilauksen (tai muuttaa hyväksytyn tarjouksen tilaksi Voimassa). Asiakas saa tarvittaessa sähköpostiinsa tilausvahvistuksen.
- Asiakas maksaa tilauksen ennakkomaksuna, ellei asiakkaan kanssa ole sovittu jälkilaskutuksesta.
- Myyntitilaus kerätään odottamaan toimitusta. Apuna käytetään tarvittaessa keräyslistaa tai käsipäätettä. Valmistunut keräysyksikkö merkitään järjestelmään ja valmiista keräilystä tulostetaan keräystosite odottamaan kuljetusta asiakkaan tuotteiden kanssa. Asiakkaalle lähetetään tarvittaessa sähköpostilla toimitusvahvistus.
- Tuote toimitetaan asiakkaalle lähettämössä, jossa toimituksen tiedot kirjataan Tehdeniin ja tulostetaan tarvittavat lähetysasiakirjat. Kuljetuspalveluintegraation avulla voidaan tulostaa myös rahtikirja ja/tai lähetystarrat lähetykselle. Lähettämössä käsitellystä tilauksesta muodostuu valitun maksutavan mukaisesti joko kuitti tai lasku.
Myyntitilaus voidaan myös yhdistää ajanvaraukseen, mikäli Tehdenin ajanvarausohjelma on yrityksessä käytössä. Näin ajanvaraukset asiakasviesteineen ja kalentereineen voidaan sujuvasti yhdistää myyntitilauksiin.
Prosessin ohjeet
- Tarjouksen luonti [1]
- Myyntitilauksen luonti [2]
- Tuotteiden lisääminen myyntitilaukseen [2]
- Myyntitilauksen ennakkomaksu [2-3]
- Myyntitilauksen keräys [4]
- Myyntitilauksen keräys (Uusi) [4]
- Myyntitilauksen keräys käsipäätteellä [4]
- Myyntitilauksen toimittaminen [5-7]
- Kuljetuspalveluintegraatiot [6]
Prosessin erikoistilanteiden ohjeet
- Jälkitoimitukseen jäävät tuotteet [4-7]
- Keräysyksikkö jää odottamaan myöhempää kokonaistoimitusta [4]
- Osittain kerätyn tilauksen toimittaminen ja sulkeminen [4]
- Usean tilauksen samassa lähetyksessä vahvistaminen ja toimittaminen [5, 6]
- Myyntitilauksen pikalähetys [6]
- Myyntitilauksen jakaminen kahdeksi tilaukseksi [4]
- Lähetyksen jakaminen useaan kolliin [6]
- Vaarallisten aineiden toimittaminen [6]
- Tallennetulla myyntitilauksella havaitun virheen korjaaminen (korjausvahvistus) [2]
- Virheellisen keräyksen korjaaminen [4]
- Laskun hyvittäminen [7]
- Myyntipalautus
- Väärään maksutapaan päätetyn myynnin korjaaminen