Uuden ostotilauksen luonti

Ostotilauksen luonti aloitetaan antamalla tilauksen perustiedot. Ostotilaus tallentuu Osto-ohjelman Ostotilaukset-taulukkoon, josta sen voi avata käsittelyä varten klikkaamalla tilausnumeroa. Ostotilauksen tiedot koostuvat useasta välilehdestä, joille kertyy tietoja käsittelyn eri vaiheissa.

Uuden ostotilauksen luonti: Tilauksen tiedot

1. Siirry Osto-ohjelmaan ja klikkaa Uusi tilaus -painiketta.
2. Valitse valikosta yrityksesi toimipiste, joka toimii tilaajana.
3. Valitse tilaustyyppi.
4. Uuden tilauksen tila on oletuksena keskeneräinen.
5. Tilauspäivä tarkoittaa päivää, jolloin tilaus on lähetetty toimittajalle. Tämä on oletuksena nykyinen päivä.
6. Toimituspäivä on päivämäärä, jolloin tilauksen on ennakoitu saapuvan (esim. pikatilauksessa sama päivä kuin tilauspäivä). Jos toimituspäivää ei merkitä, ohjelma tulkitsee, että toimitus on heti.
7. Laivauspäivä voidaan täyttää tarvittaessa, esim. ulkomaantilauksissa.
8. Jälkitoimitus-kohtaan merkitään mihin päivämäärään asti hyväksyt jälkitoimitukset, mikäli kaikkea ei saada toimitettua yhdessä erässä. Jos kenttä on tyhjä, jälkitoimituksia ei hyväksytä.
9. Valitse maksuehto. Maksuehtoja voi luoda lisää asetusten kohdassa Laskutusasetukset.
10. Merkitse ruutuun saako tilauksen toimittaa useassa erässä.
11. Priorisoitu-ruudun voi rastia, jos tilaus on kiireellinen.
12. Jos ostotilauksen valuutta ei ole euro, eikä toimittajalle ole määritelty oletusvaluuttaa, voit valita tilauksella käytettävän valuutan tässä. Kts. Ostot ulkomaan valuutalla
13. Jos koko tilaukselle on sovittu alennus, merkitse se joko prosenttina tai euromääräisenä oikeaan kenttään.
14. Veroton ja verollinen summa näyttävät tilausriveiltä yhteenlasketut summat, jotka ovat uudessa tilauksessa aluksi 0 €.
15. Toimittajan tiedot
• Ohjelmistoon aiemmin tallennettu toimittaja lisätään tilaukseen kirjoittamalla nimen alkua hakukenttään.
• Asiakasnumero tarkoittaa toimipisteen asiakasnumeroa, jonka perusteella toimittaja tunnistaa tilaajan omassa järjestelmässään.
• Tilausviite tarkoittaa toimipisteen (eli tilaajan) toimittajalle antamaa viitettä tai lisätietoa tilauksesta.
16. Lisätieto-kenttiä on kolme:
• Henkilökunnalle näkyy tilauksen tiedoissa omalle henkilökunnalle.
• Huomio toimittajalle tulostuu tilaukseen tiedoksi toimittajalle.
• Toimittajan antamat lisätiedot tarkoittaa toimittajalta saatua lisätietoa tilaukseen liittyen.
17. Kun tilauksen tiedot ovat valmiina, klikkaa Tallenna-painiketta. Ostotilaus luodaan silloin järjestelmään ja voit jatkaa sen käsittelyä lisäämällä tuotteet joko heti (siirry Tilausrivit-välilehdelle) tai myöhemmin (Sulje).

Tallennuksen jälkeen keskeneräinen tilaus löytyy Ostotilaukset-taulukosta, mistä sen voi avata muokattavaksi.

Katso ohjeet tilausrivien lisäämiseen kappaleesta Tuotteiden lisääminen ostotilaukseen.