Toistuva laskuprofiili noudattamaan tuotehintaa
Toistuville laskuprofiileille on mahdollista rivikohtaisesti valita, päivitetäänkö profiililla laskutettavien tuotteiden hinnat automaattisesti, kun tuotteiden hintoihin tehdään muutoksia. Hintojen automaattinen päivitys helpottaa arkea, kun jokaista profiilia ei tarvitse käydä yksitellen läpi aina, kun hintoja muutetaan. Toisaalta jos asiakkaan kanssa on sovittu esim. määräaikaisesta hinnasta, riittää että automaattista päivitystä ei oteta kyseisellä laskuprofiilin rivillä käyttöön.
Tehdenin Laskutusasetusten yleisissä asetuksissa (Toistuvan laskuprofiilin oletussäännöt) määritetään, onko yrityksellä oletuksena käytössä automaattinen laskuprofiilin rivin hintojen päivitys vai kiinteä hinta:
Oletuksena käytetään Kiinteä-vaihtoehtoa.
Valinta määrittää sen, onko uuden laskuprofiilin tuotteita lisättäessä (tai kun laskuprofiili luodaan automaattisesti Liity jäseneksi -ominaisuuden kautta) Hinnoittelu-kohdassa valittuna Automaattinen vai Kiinteä::
Toistuvan laskuprofiilin tuotteiden hinnan päivittyminen automaattisesti
Kun toistuvan laskuprofiilin tuoterivillä on valittu automaattinen hinnoittelu, laskutusprofiilin tuotteelle päivitetään aina automaattisesti uusin voimassa oleva hinta tuotteen hinnan muuttuessa. Huom! Jos olet tehnyt rivikohtaisia muutoksia (esim. prosenttialennukset) tuleville laskuille, päivitys ei vaikuta näiden rivien hintoihin.
Hintojen automaattisessa päivityksessä on huomioitava seuraavat seikat:
- Laskutus on tärkeää pitää aina ajan tasalla tai automatisoida toistuvien laskujen luonti. Tämä perustuu siihen, että toistuvalla laskulla käytetään hintaa, joka tuotteella on voimassa laskuprofiilin Tulevat laskut -välilehden Laskutetaan-sarakkeen päivänä. Tämä päivä on myös myynnin arvopäivä. Jos laskutusta ei hoideta oikeana päivänä, laskutettava hinta ei välttämättä ole laskutuspäivänä voimassa oleva hinta.
- Tuotteiden hintamuutosten tulisi astua voimaan vähintään päivää ennen laskutuspäivää (edellä mainittu Laskutetaan-sarakkeen päivämäärä). Jos tuotteen hinta muuttuu laskutuspäivänä, laskulla käytetään vielä tuotteen vanhaa hintaa.
- Laskutetaan-sarakkeen päiväykseen liittyy myös seuraava huomioitava tilanne: Jos laskuprofiilin alkupäivä on esim. kuluva päivä ja Laskutetaan-kohtaan valitaan esim. 7 vrk ennen jakson alkua, ensimmäisen laskun laskutuspäivä asettuu menneisyyteen. Jos laskuprofiilille haluttava tuote tai sen hinta on luotu kuluvana päivänä, sitä ei ole ollut olemassa Laskutetaan-päivänä. Ensimmäiselle laskulle on siis ensin lisättävä jokin vanhempi tuote, tallennettava muutokset, ja sitten vaihdettava tuote haluttuun. Näin laskuille saadaan tuotteelle oikea, laskutushetkellä voimassa oleva hinta.
- Laskutusasetuksissa tehty oletusvalinta (automaattinen/kiinteä) tulee automaattisesti kaikkien Liity jäseneksi -ominaisuuden kautta luotujen toistuvien laskuprofiilien tuoteriveille. Muista huomioida tämä, jos harkitset Liity jäseneksi -ominaisuuden kautta toteutettavaa määräaikaista kampanjahintaa.
Tuotteen hintamuutokset niillä laskuprofiileilla, joilla käytössä kiinteä hinnoittelu
Toistuvan laskuprofiilin rivien automaattista hinnoittelua ei aina kannata valita. Kun käytössä on kiinteä hinta, vältytään esim. tilanteelta, jossa 12 kk:n jäsenyyden esim. 70 euron kuukausihinnalla hankkinutta ryhdyttäisiin yhtäkkiä kauden puolivälissä tehdyn hintojenkorotuksen myötä laskuttamaan 80 euroa kuukaudessa.
Tuoterivin hinta voidaan sopivana ajankohtana muuttaa näillä toistuvilta laskuprofiileilla manuaalisesti. Jos tuotteille halutaan muuttaa tuotteen nykyinen voimassa oleva hinta, toimi seuraavasti:
- Valitse toistuva laskutusprofiili ja siirry sen Tuotteet-välilehdelle.
- Napsauta Päivitä hinnat -painiketta:
- Tehden varoittaa, että kaikkien profiilin tuotteiden hinnat päivitetään vastaamaan voimassa olevia hintoja. Huom! Jos olet tehnyt rivikohtaisia muutoksia tuleville laskuille, päivitys ei vaikuta näiden rivien hintoihin.
- Valitse hyväksyntäruutu ja napsauta Kyllä. Profiilin hinnat on nyt päivitetty.
- Käsittele kaikki tarvittavat laskutusprofiilit samalla tavalla.
Jos laskuprofiililla on useita tuotteita, ja vain jonkin niistä hintaa halutaan muuttaa, voit toimia seuraavasti:
- Valitse toistuva laskutusprofiili ja siirry sen Tuotteet-välilehdelle.
- Klikkaa muokkauskuvaketta sillä tuoterivillä, jonka hintaa olet muuttanut.
- Avautuvassa ikkunassa klikkaa Tallenna-painiketta. Tehden hakee tuotteelle automaattisesti uuden hinnan, eli hintatietoa ei tarvitse manuaalisesti muokata:
Valikoimasta poistuvat tuotteet
Joskus yrityksen tuotevalikoimaa voidaan muuttaa siten, että tuotetta (esim. tiettyä jäsenyyttä) ei haluta enää myydä uusille asiakkaille, mutta se halutaan silti pitää mukana sen aiemmin ostaneiden asiakkaiden toistuvassa laskutuksessa. Tällaisessa tilanteessa poistuvan tuotteen tilaksi kannattaa päivittää esim. Ei myynnissä, jolloin henkilökunta ei voi myydä tuotetta uusille asiakkaille kassalla tai lisätä uuteen toistuvaan laskuprofiiliin. Toistuvassa laskutuksessa mukana olevaa tuotetta ei siis tällaisessa tilanteessa kannata passivoida.