Rahasäilöt
test
Yrittäjällä on lakisääteinen velvollisuus kassakirjanpidon hoitamiseen. Se tarkoittaa käytännössä sitä, että kassa täsmäytetään eli kassa lasketaan ja mahdollisten heittojen syyt selvitetään. Kun kassan sisältö siirretään kassakaappiin tai suoraan pankkiin, suoritetaan Tehdenissä tilitys eli kirjataan tehty siirto ja siirretty summa järjestelmään. Jos yrityksesi käyttää kassakaappia, täsmäytys ja tilitys tehdään jälleen siinä vaiheessa, kun kassakaapin sisältö viedään pankkiin. Käteisen rahan liikkeet on tärkeää kirjata Tehdeniin juuri siten, kuin ne todellisuudessakin tapahtuvat: mahdollisten heittojen syyn selvittäminen on näin huomattavasti helpompaa!
Jotta kassakirjanpito onnistuu, Tehdeniin kannattaa ehdottomasti luoda yrityksen toimintamallin mukaiset rahasäilöt. Rahasäilöjä on kolmea perustyyppiä: kassalipas, kassakaappi ja pankki. Yrityksen pääkäyttäjä luo rahasäilöt.
1. Kassalipas
Yrityksen tekemä myynti ohjataan aina johonkin kassalippaaseen. Kassalipas voi ottaa vastaan käteistä, maksupäätemaksuja ja virikeseteleitä yrityksen hyväksymistä maksutavoista riippuen. Maksutavat valitaan kohdassa Yritysasetukset / Maksutavat.
Kassalippaita on kahta tyyppiä: tavallinen ja pankkitilitettävä. Niiden ero on se, että tavallisesta kassalippaasta voi tehdä tilityksiä vain kassakaappiin (ja kassakaapista pankkiin), mutta pankkitilitettävästä lippaasta voi tehdä tilityksiä suoraan pankkiin. Jos siis yrityksessäsi on pelkkä kassalipas (ei erillistä kassakaappia), luo pankkitilitettävä kassalipas.
Ensimmäisen pohjakassan lisäämisen ohjeet: Ylimääräinen tilitys ja pohjakassan asettaminen.
2. Kassakaappi
Kassakaappi tarkoittaa väliaikaista säilöä, johon käteistä rahaa ja virikeseteleitä siirretään kassalippaista. Kassakaappia ei ole pakko käyttää, vaan ohjelmassa voi siirtää rahaa suoraan kassalippaasta pankkiin, kunhan kassalipas on tyypiltään pankkitilitettävä. Jos yrityksessäsi kuitenkin käytetään kassakaappia, Tehdeniin luotu kassakaappi täytyy täsmäyttää ja tilittää ohjeiden mukaisesti aina, kun kassakaapin sisältö viedään pankkiin.
3. Pankki
Aina kun viet yrityksesi kassalippaasta tai kassakaapista rahaa pankkiin, siitä täytyy tehdä merkintä myös Tehdeniin, sillä muussa tapauksessa raha jää järjestelmään ja raporteilla näyttää siltä, kuin yrityksellä olisi todellisuutta suurempia määrä käteistä rahaa.
Pankki tarkoittaa ohjelman kannalta sitä, että raha viedään pois järjestelmästä. Siirtämisestä jää merkintä koontikuitille ja kassakirjanpitoraportille.
4. Tilitykset
Aina kun rahaa siirretään eri rahasäilöjen välillä, täytyy siirto merkitä Tehdeniin eli tilittää rahasäilöstä toiseen. Tilityksen yhteydessä kannattaa myös laskea rahan määrä eli täsmäyttää kassa. Tilityksen eri rahasäilöjen välillä voi tehdä monella tapaa, ja Tehdenin ohjeista löytyy opastus seuraaviin:
- Kassan tilitys täsmäytyksen yhteydessä
- Miten tilitän ja täsmäytän kassan, kun käytössä on erikseen asetettava, kiinteä pohjakassa?
- Miten tilitän ja täsmäytän kassan, kun jätän osan kassalippaan sisällöstä pohjakassaksi?
- Kassan sinetöinti ja sinetöidyn kassan käsittely
- Kassan täsmäytys ilman summien näyttöä
- Kassakaapin täsmäytys ja tilitys
5. Yksi vai useampi kassa?
Yksinkertaisimmassa tilanteessa yrityksellä on yksi toimipiste ja siellä yksi kassa, jota kaikki työntekijät käyttävät. Silloin ohjelmistossa valmiiksi olevat kassalipas, kassakaappi ja pankkitili riittävät.
Jos toimipisteitä on useita, jokaiseen tarvitaan yleensä oma kassa. Toimipisteen voi luoda myös ilman kassaa, mutta silloin tällaiseen toimipisteeseen ei voida tehdä myyntejä. Myös sopimusyrittäjille voidaan luoda omat kassalippaat kunkin omaan sopimusyritystoimipisteeseen.
Jos yrityksellä on useampia kassalippaita ja työntekijä voi käyttää useampaa kuin yhtä kassaa, työntekijän pitää valita oikea kassa pudotusvalikosta ennen myynnin suorittamista.
Kassalipasta luotaessa voidaan valita, onko se yhteiskäytössä, jolloin kuka tahansa kirjautunut käyttäjä voi valita sen myynnissä, vai onko se vain tietyn käyttäjän näkyvissä.