Ostotilaukselle lisätyt tilausrivit on mahdollista viedä Tehdenistä Excel-muodossa, ja tilausrivejä on myös mahdollista tuoda Tehdeniin suoraan Excelistä. Vientitiedostoa voi käyttää tuontitiedoston pohjana, jotta kaikki vaadittavat kentät löytyvät varmasti tiedostosta, eikä taulukon sarakkeiden otsikkoja saa muuttaa. Löydät tuonnin pohjaksi sopivan Excel-tiedoston myös täältä: Tilausrivien tuontipohja
Tilausrivien vienti ja tuonti vaatii käyttäjältä ostotilausten hallinta- ja luontioikeudet.
Tilausrivien vienti
Napsauta ostotilauksen ylälaidassa olevaa Lisätoiminnot-painiketta, jonka alta löytyy Vie tilausrivit Excel-muodossa -valinta. Huom! Jos tilauksella on yli 1000 riviä, painike ei ole aktiivinen.
Tilausrivien tuonnin vaatimukset
Ostotilaukselle voidaan Excelillä tuoda vain tuotteita, jotka on jo luotu Tehdeniin eli joiden tuotekoodi löytyy Tehdenistä. Myöskään esim. kulutuoterivejä ei voida tuoda Excel-tuonnilla, vaan ne Tehden luo automaattisesti tuodun tuoterivin tietojen perusteella.
Tilausrivejä voi tuoda ostotilaukselle, jonka tila on Keskeneräinen tai Tarkastamaton ja jonka tilaustyyppi on Tilaus, Ennakkotilaus, Pikatoimitus tai näille perustuva mukautettu tyyppi. Jos tilauksen tila on Voimassa, sille ei voida tuoda rivejä. Tuontitiedostossa saa olla enintään 1 000 riviä.
Tuontitiedoston on sisällettävät vähintään seuraavat tiedot, jos käytetään Osto-ohjelman kevytversiota, eli käytössä ei ole toimittajan tuotteita:
-
Tuotekoodi
-
Määrä
-
a-hinta (eli ostohinta, tulkitaan ostotilaukselle valitussa valuutassa)
Kun käytössä on toimittajan tuotteet, tuontitiedostossa on oltava seuraavat tiedot:
-
Tuotekoodi
-
Toimittajan tuotekoodi
-
Määrä
Näiden lisäksi tiedostolla voidaan tuoda alennus, alennusprosentti, toimituspäivä ja tilausrivin huomio.
Jos tilauksella on jo tilausrivejä ennen tuontia, uudet rivit lisätään olemassa olevien jälkeen.
Tilausrivien tuonti
Jos ostotilauksella on jo rivejä, kun tuonti aloitetaan, niitä ei korvata tai muokata, vaan tuonti luo uudet rivit olemassa olevien tilausrivien perään.
Napsauta ostotilauksen ylälaidassa olevaa Lisätoiminnot-painiketta, jonka alta löytyy Tuo tilausrivejä -valinta. Painike on aktiivinen vasta, kun tilaus on tallennettu.
Jos et ole vielä täyttänyt tiedostoa, voit ladata tuonnin vaatimusten mukaisen Excel-pohjan avautuvasta ikkunasta, Lataa pohja -painiketta napsauttamalla. Muussa tapauksessa valitse tiedosto tietokoneeltasi ja paina sitten Tuo rivit -painiketta.
Jos rivien tuonti epäonnistuu, Tehden ilmoittaa, millä rivillä virheellinen tieto on, tai muun syyn tuonnin epäonnistumiseen. Korjaa virheet ja yritä vientiä uudelleen.
Onnistuneen tuonnin päätteeksi tiedoston tilausrivit on lisätty ostotilaukselle.