Asiakkaan käynti voidaan kuitata maksetuksi sarja- tai kausikortilta usealla eri tavalla. Lue myös ohje 10x-kortin/sarjakortin luominen ja kertojen kuluminen
Vaihtoehdot kulkukortin leimaukseen
Asiakas leimaa käyntinsä näyttämällä kulkukorttiaan NFC-lukijalle.
- Jos asiakkaalla on useampi samoihin palveluihin kelpaava tilituote, leimauksessa käytetään ensin aikaperusteista tilituotetta ja kappaleperusteisista tilituotteista ensin vanhempaa.
- Jos asiakkaalla ei ole varausta, laite kuluttaa aina vain yhden käynnin ilman kohdetta. Kulutus näkyy asiakastilin tapahtumissa Kulunvalvontaleimauksena.
- Jos kyseessä on sarjakortti, joka kelpaa maksuksi palveluihin, joiden kulutusmäärät vaihtelevat, laite ei voi tehdä järkevää ratkaisua ja se ehdottaa"Ilmoittaudu kassalle".
Asiakas leimaa käyntinsä näyttämällä kulkukorttiaan asiakaspäätteelle.
- Jos asiakkaalla on useampi samoihin palveluihin kelpaava tilituote, leimauksessa käytetään ensin aikaperusteista tilituotetta ja kappaleperusteisista tilituotteista ensin vanhempaa.
- Asiakaspäätteellä voi leimata kaikkiin palveluihin ja ryhmävarauspalveluihin, joiden asetuksissa on määritelty, että ne näkyvät asiakaspäätteellä. Jos asiakkaalla ei ole varausta etukäteen, ryhmävarauspalveluun leimattaessa hänet lisätään osallistujaksi ja käynti merkitään maksetuksi. Palveluun (esim. kuntosali) leimattaessa käynti veloitetaan asiakastililtä, mutta varausta ei synny. Tällöin käynti näkyy asiakastilin tapahtumissa ja Kulunvalvontaraportilla, mutta ei asiakkaan varaushistoriassa.
- Yritys voi hankkia asiakaspäätteen yhteyteen lisäksi kuittitulostimen, jolloin asiakas saa leimattuaan kuitin, jotka ryhmävarauksen vetäjä voi kerätä tunnin aluksi. Asiakaspäätteen asennuksen yhteydessä tai tarvittaessa myös myöhemmin voidaan määritellä, että kuitti tulostetaan aina ryhmäliikuntatunneista, mutta ei kuntosalikäynneistä. Jos yrityksenne ulko-ovet ovat aina auki ja halutaan varmistaa, että kaikki ryhmäliikuntatunneille osallistuvat ovat leimanneet itsensä sisään, asiakaspääte ja ohjaajalle näytettävä kuitti on usein paras ratkaisu.
- Tutustu myös prosessikuvaukseen Asiakkaan kulkuprosessi liikuntakeskuksessa, jonka kohdassa 2 on kuvattu kulkuprosessi, kun samoissa tiloissa on sekä kuntosali että ryhmäliikuntatunteja.
Henkilökunta leimaa asiakkaan käynnin Ajanvaraus-ohjelman ryhmäajanvarauksesta lisäämällä rastin osallistujalistan Leimaa sisään -sarakkeeseen.
- Jos yritykselläsi ei ole Tehdeniin integroitua kulunvalvontaa tai käytössä asiakaspäätettä, asiakkaat on merkittävä yksitellen saapuneiksi ja leimattava. Asiakkaat on käsiteltävä yksitellen siksi, että asiakkaalla voi olla useampi voimassa oleva tilituote, ja leimauksen yhteydessä valitaan, miltä kortilta kerta veloitetaan.
- Valitse asiakkaan Leimaa sisään -sarake. Jos asiakkaalla on monta voimassa olevaa tilituotetta, valitse se tilituoteluokka, jota haluat ajanvaraukseen käyttää. Kun painat Maksa-painiketta, asiakas merkitään samalla saapuneeksi ja tämän tilituotetta veloitetaan:
- Jos asiakkaalla on useampi samoihin palveluihin kelpaava tilituote, käytetään leimauksessa ensin aikaperusteista tilituotetta ja kappaleperusteisista tilituotteista ensin vanhempaa.
- Leimaus on mahdollista tehdä 3 h ennen varauksen alkamisaikaa ja luonnollisesti myös koska tahansa varauksen jo alettua.
Henkilökunta leimaa asiakkaan käynnin Asiakkaat-ohjelman asiakaslistauksesta Leimaa asiakas sisään -kuvakkeesta.
- Valitse avautuvassa ikkunassa oikea ajanvaraus ja napsauta Maksa-painiketta. Muista valita ajanvaraus, jotta maksumerkintä siirtyy myös ajanvarauksen tietoihin.
- Jos asiakkaalla on useampi tilituote, voi leimattavan tilituoteluokan valita alasvetovalikosta. Tilituoteluokat ovat alasvetovalikossa aakkosjärjestyksessä.
- Huom! Jos asiakasta ei leimata sisään tunnille ennen tunnin alkamista, vaan yritetään tehdä leimaus vasta jälkikäteen, maksun veloittaminen kortilta onnistuu, mutta ajanvarausta ei enää näytetä ikkunassa. Tällöin asiakkaan käynti tulee merkitä maksetuksi ajanvarauksen tiedoissa.
Kun käytössä kulunvalvonta, asiakas näyttää kulkukorttiaan ovilukijalle ja kerta vähennetään kortilta pakkokirjauksella
- Jos yrityksessäsi on käytössä kulunvalvonta ulko-ovilla, voidaan ottaa käyttöön pakkokirjausominaisuus. (Lue lisää: Kulunvalvonnan asetukset)
- Kun pakkokirjaus on käytössä ja asiakas näyttää kulkukorttiaan ovilukijalle, asiakkaan sarjakortilta vähennetään käyntikerta (ja asiakkaan ajanvaraus merkitään maksetuksi), vaikka asiakas ei leimasi itseään sisään tunnille NFC-lukijalla tai asiakaspäätteellä. Pakkokirjauksen kautta kerta vähennetään asiakkaan kortilta 3-4 tunnin viiveellä.
- Huomioi, että jos asiakas ei ole ulko-ovella leimannut itseään sisälle (esim. ulko-ovet ovat olleet auki tai samalla oven avauksella on tullut useampi asiakas samanaikaisesti), pakkokirjaus ei vähennä kertoja asiakkaan kortilta, vaan vaaditaan jokin edellä kuvatuista manuaalisista leimauksista.
- Huomioi myös, että jos asiakkaalla on kuntosalijäsenyys ja hän on myös tehnyt ajanvarauksen, pakkokirjaus EI vähennä kertaa ajanvaraukseen soveltuvalta kortilta, vaan tekee kirjauksen vain kuntosalikäynteihin oikeuttavalle kortille.
Siinä tapauksessa, että ensisijainen kappaleperusteinen tilituote ei riitä koko käynnin maksuun, kuitataan loppu automaattisesti seuraavalta kortilta. Näin voi tapahtua vain, jos ryhmävarauspalvelun asetuksissa on määritelty, että maksu kuluttaa kortilta useamman käyntikerran. Jos asiakastilillä ei ole uutta korttia, NFC-lukija ilmoittaa "Kortilla ei ole tarpeeksi saldoa".
Ohjeet ryhmävarauspalvelun luomiseen löydät Ryhmäajanvaraukset-ohjekokonaisuudesta.