Koontilaskujen luonti on mahdollista ajastaa siten, että Tehden luo ja lähettää laskut automaattisesti määriteltynä ajankohtana. Kun laskut on luotu, haluttu käyttäjä saa sähköpostiinsa raportin luoduista laskuista ja niiden toimitustavoista sekä laskuista, joiden luonti epäonnistui.
Koontilaskujen ajastaminen on erityisen kätevä ominaisuus tilanteessa, jossa koontilaskuja luodaan kerralla paljon ja laskutusajo kestää pitkään. Tällöin koontilaskujen luonnin voi ajastaa haluamaansa ajankohtaan, jolloin Tehden lähettää laskut automaattisesti, kun kaikki laskut on luotu.
Tehdeniin voi luoda useita erilaisia koontilaskujen ajastuksia, esimerkiksi omat ajastusasetuksensa toimipisteille, tietyille asiakasryhmille tai jopa yksittäisille asiakkaille.
Huom! Ennen koontilaskutuksen ajastamista varmista, että laskuttamattomissa lähetteissä ei ole esimerkiksi hyvin vanhoja lähetteitä, joita ei syystä tai toisesta haluta laskuttaa asiakkaalta. Oletuksena Laskuttamattomat-näkymä näyttää lähetteet viimeisen vuoden ajalta, eli saat vanhat lähetteet näkyviin aikaväliä muuttamalla.
Koontilaskutuksen ajastusasetukset
- Siirry Laskutusasetusten Koontilaskutus-välilehdelle ja napsauta Luo uusi -painiketta.
- Avautuvassa Koontilaskujen ajastus -näkymässä määritellään kaikki ajastuksen tiedot:
- Anna Perustiedot-osiossa ajastukselle nimi ja kuvaus.
- Asetukset-osiossa määritellään samat tiedot, jotka valitaan myös koontilaskutusta manuaalisesti tehtäessä. Näistä löydät tarkemman kuvauksen ohjeesta Koontilaskutuksen käyttö. Ainoana poikkeuksena tähän ovat koontilaskujen päivämäärä, toimituspäivä ja arvopäivä, joiden päivämääräksi tulee ajastetuissa koontilaskuissa aina laskujen luontipäivä.
- Suodattimet-osiossa valitaan, mistä lähetteistä koontilaskut luodaan. Voit käyttää yhtä tai useampaa suodatinta, tai jos haluat että ajastus vie koontiin kaikki lähetteet, olla valitsematta yhtään suodatinta.
- Toimipiste- ja Asiakasryhmä-suodattimiin voit valita useita toimipisteitä/asiakasryhmiä.
- Asiakas-suodattimeen voi valita vain yhden asiakkaan kerrallaan.
- Tilaustyyppi-suodatin on kätevä, jos esimerkiksi suoratoimitukset halutaan viedä koontiin eri maksuehdoilla kuin muut tilaukset.
- Laskun summa -kenttään määritellään summa, joka yhden asiakkaan lähetteistä tulee vähintään tulla, jotta koontilasku luodaan.
- Toistuva laskutus -kohdassa valitaan, halutaanko koontilaskujen lisäksi myös toistuvan laskutuksen laskut luoda ajastetusti (kohta Luo koontilaskujen lisäksi myös toistuvat laskut). (Tutustu myös ohjeeseen Toistuvan laskutuksen ajastaminen.)
- Raportointi-osiossa hallitaan koontilaskutuksesta lähetettäviä raportteja. Anna Raportoinnin sähköposti -kenttään sähköpostiosoite ja valitse, haluatko raportin virhetilanteista, koko koontilaskutuksesta ja/tai luottorajan ylityksistä. Raporteille voi määrittää vain yhden sähköpostiosoitteen.
- Ajastukset-osiossa määritellään Lisää uusi ajastus -painikkeesta napsauttamalla laskujen luonnin rytmi:
- Ajastuksia voi luoda useita (voit esim. ajastaa koontilaskujen luonnin tapahtuvaksi sekä kerran kuukaudessa että kerran viikossa), mutta voit luoda vain yhden kutakin tyyppiä (päivittäin, viikoittain, kuukausittain).
- Jos valitset laskujen luontipäiväksi kuukauden 31. päivän eikä kuukaudessa ole kyseistä päivää, ajastus tehdään kuukauden viimeisenä päivänä.
Koontilaskujen luonti ja lähetys
Kun Tehden on luonut ja lähettänyt koontilaskut ajastetusti ajastusasetuksissa määritellyille asiakkaille ja määriteltynä ajankohtana, asetuksissa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen lähetetään raportti luoduista laskuista. Raportin sisältö on kuvattu tarkemmin ohjeessa Laskuttamattomat (koontilaskutus).
Huom! Jos yhdenkin laskun luominen epäonnistuu, sähköpostiraportin otsikko on "Koontilaskutuksen luominen epäonnistui". Suurin osa laskuista on silti voinut lähteä onnistuneesti, ja niiden tiedot löytyvät sähköpostista. Jos jonkin laskun luominen epäonnistuu, lähete palaa Laskuttamattomat-näkymään. Läheterivillä olevaa huutomerkkiä klikkaamalla näkee, miksi laskun luominen epäonnistui.
Ajastuksen poikkeukset
Ajastuksille on mahdollista luoda myös poikkeuksia. Poikkeuksen luonti voi olla tarpeen, jos yrityksesi koontilaskutus on ajastettu pyörähtämään käyntiin esimerkiksi aina maanantaisin ja aina kuun alussa: tällaisessa tapauksessa voidaan poikkeuksella varmistaa, että jos kuun alku osuu maanantaille tai tiistaille, jätetään ns. päällekkäinen ajastus tekemättä.
Luot poikkeuksen seuraavasti:
- Valitse jo luodun ajastuksen alta Lisää uusi poikkeus -painike.
- Löydät pudotusvalikosta erilaisia poikkeusvaihtoja sen mukaan, millaisia muita ajastuksia olet luonut. Jokaiselle ajastukselle on kaksi vaihtoehtoa: "Älä suorita, jos Ajastus X on suoritettu aiemmin" ja "Älä suorita, jos Ajastus X suoritetaan myöhemmin".
- Molemmille vaihtoehdoille voi määrittää päivärajan, jonka mukaan poikkeusta noudatetaan. Alla olevassa esimerkissä siis Ajastus 2 jätetään suorittamatta, jos Ajastus 1 on sitä ennen suoritettu kahden päivän sisällä tai tullaan suorittamaan kahden päivän sisällä.
Katso webinaarimme koontilaskutuksen ajastamisesta
Webinaarissa käydään läpi, miten toteutat koontilaskutuksen ajastuksen Tehdenissä ja mitä kaikkea kannattaa ajastusta tehdessä ottaa huomioon.