1. Ajanvarauskalenterin aika-asetukset
2. Uuden ajanvarauksen luonti
3. Käyttäjien järjestys
Ajanvarauskalenterin aika-asetukset
Kalenteriasetusten alkamis- ja loppumisaika-valinnalla voit muuttaa ajanvarauskalenterissa näkyvää aikaväliä yrityksen aukioloaikojen mukaiseksi.
Lisäksi voit valita kalenterin tarkkuuden (oletuksena 15 min). Esimerkiksi 15 minuutin tarkkuus tarkoittaa sitä, että ajanvarauksen alkamisajan voi valita 15 minuutin tarkkuudella (siis kello 10.00, 10.15, 10.30 tai 10.45). Huomioi, että tarkkuutta ei voi valita palvelu-, resurssi- tai kalenterikäyttäjäkohtaisesti, vaan asetuksissa valittu tarkkuus on käytössä kaikilla palveluilla.
Kalenteriasetuksissa voi ottaa käyttöön myös palveluajan jaksotuksen (esim. puolen tunnin jaksot) hukka-aikojen vähentämiseksi. Oletuksena käytössä on 15 minuutin jaksotus. Käytännössä jaksotus tarkoittaa sitä, että varattavina näytetään vain sellaisia aikoja, joiden jälkeen (ennen seuraavaa varattavaa aikaa) on jaksotusajan verran vapaata aikaa. Valita voi myös useita jaksotuksia riippuen siitä, minkä mittaisia palveluita yrityksen palveluvalikoimassa on, ja optimoida näin hukka-aikojen määrän. Palveluaikojen jaksotus koskee vain Avoinna24:ää, eli Tehdenin ajanvarauskalenteriin varauksia voi tehdä jaksotuksesta huolimatta. Tutustu myös ohjeeseen Vapaiden palveluaikojen jaksottaminen.
Huomaa, että jos yritykselläsi on lyhyitä palveluita ja kalenterin tarkkuutena 5 tai 10 minuuttia, kalenterille ei voi valita yhtä lyhyttä jaksotusta, ja tästä seuraa, että kalenteriin saattaa syntyä hukka-aikoja. Esimerkki: Kalenteri näyttää oletuksena 15 min jaksotuksella tasatunnista eteenpäin aikoja 8.00, 8.15, 8.30, 8.45, 9.00 jne. Jos asiakas varaa 5 minuutin ajan kello 8.15, sille varataan 8.15-8.20 välinen aika. Kalenterissa näkyvät nyt vapaana ajat 8.00, 8.20, 8.30, 8.45, 9.00 jne. Jos seuraava asiakas varaa ajan kello 8.30, vapaana kalenterissa näkyvät enää 8.00, 8.35, 8.45, 9.00 jne.
Kun olet määritellyt palveluajan jaksotuksen, voit Ajanvaraus-ohjelman Viikko- ja päivännäkymässä luoda kalenterikäyttäjälle/resurssille viikkotyöajan tällä asetuksissa määritetyillä jaksotuksella. Lue lisää: Viikkotyöaika (vapaiden aikojen määrittely nettiajanvaraukseen)
Jos yrityksesi palveluvalikoimaan kuuluu ryhmäliikuntatunteja, voit täällä määritellä, kuinka kauan ennen tunnin alkamista asiakkaan on saavuttava paikalle (eli leimattava itsensä asiakasnäytön kautta tai ilmoittauduttava tiskille), jotta hänen varaamaansa paikkaa ei vapauteta muiden asiakkaiden käyttöön.
Uuden ajanvarauksen luonti
Tehdenin ajanvarauskalenteriin tehtäville ajanvarauksille on mahdollista valita oletusasiakas ja oletuspalvelu. Tämä tarkoittaa siis sitä, että jos suurin osa kalenteriin lisättävistä varauksista on jollekin tietylle palvelulle, voit nopeuttaa prosessia valitsemalla oletuspalvelun, jolloin et joudu erikseen etsimään palvelua kalenterivarausta tehdessäsi. Oletusasiakkaan valinta voi olla hyödyllistä esimerkiksi silloin, jos suuri osa varauksistasi tulee Avoinna24-palvelun kautta, mutta jokin tietty asiakas tekee aina varauksensa esim. puhelimitse.
Käyttäjien järjestys
Kalenteriasetuksissa voit muuttaa käyttäjien (ja resurssien) järjestystä Tehden-kalenterissa. Järjestyksen vaihtaminen tapahtuu palkkia raahamalla.
Voit samalla valita käytetäänkö tätä järjestystä myös Avoinna24-palvelussa. Uuden ajanvarauksen luonti -osiossa on myös mahdollista valita, että kun kalenteriin lisätään uusi varaus, Tehden lisää automaattisesti palveluntarjoajaksi tämän järjestyksen mukaisen ensimmäisen vapaan palveluntarjoajan.