Kun yritys ottaa käyttöön Fennoan myyntireskontraintegraation, Tehdenissä luodut myyntilaskut voidaan siirtää Fennoan myyntireskontran hoidettaviksi. Laskut luodaan normaalisti ja toimitetaan asiakkaille Tehdenin toimitustavoilla, ja sen jälkeen niiden tiedot siirtyvät automaattisesti kerran päivässä Fennoaan. Vastaavasti kerran päivässä Tehden noutaa Fennoasta laskujen tilat (eli tiedon siitä, onko lasku maksettu, avoin vai erääntynyt) ja merkitsee laskut Tehdenissä Fennoan tilan mukaan.
Jos sinulla on tarve lähettää asiakkaillesi laskuja muussa valuutassa kuin euroissa, suosittelemme lähettämään ne Fennoasta. Asiantuntijamme antavat tällaisessa tapauksessa tarkemmat ohjeet siitä, miten Tehdenin varastosaldot pysyvät ajan tasalla, vaikka liikevaihdon tieto kulkeekin Fennoassa.
Huom! Jos yritykselläsi on käytössä sekä Fennoa-myyntireskontraintegraatio että Tehdenin oma Myyntireskontra, luodut laskut eivät enää siirry Tehdenin myyntireskontraan. Löydät täältä muistilistan asioista, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun siirtyy Tehdenin myyntireskontrasta Fennoan myyntireskontraan.
Myyntireskontraintegraatio on kätevä mm. seuraavista syistä:
- Voit hoitaa reskontrasi erityisesti siihen tarkoitetulla ohjelmistolla, eikä kirjanpitäjäsi tarvitse kirjautua Tehdeniin tarkistamaan reskontran tilannetta. Käytössäsi ovat myös Fennoan maksumuistutus- ja perintätyökalut.
- Sinun ei tarvitse kirjautua Fennoaan tarkistamaan, mitkä laskut ovat avoinna, mitkä maksettu ja mitkä erääntyneet, vaan tieto Fennoan tapahtumista siirtyy automaattisesti myös Tehdeniin.
Myyntireskontraintegraation käyttöönotto
Löydät lisätietoa käyttöönottoa varten tarvittavan integraatio-lisäosan tilaamisesta, Tehdenin tilikartan muokkaamisesta ja bruttokirjanpitoon siirtymisestä ohjeesta Tehden-Fennoa-integraatiot ja niiden käyttöönottoon valmistautuminen. Kun nämä vaiheet on käyty läpi, voit siirtyä API-tunnuksen luomiseen.
Integraatioiden käyttö vaatii sellaisen Fennoa-paketin, joka sisältää ohjelmistorajapinnan käyttöoikeuden. Fennoa saattaa myös veloittaa joistain rajapinnan toiminnoista transaktioperusteisesti. Näistä saat lisätietoa Fennoalta.
Huom! Jos olet aiemmin käyttänyt Tehdenin myyntireskontraa, kannattaa integraation kytkemisen jälkeen aloittaa laskujen numerointi uudella numerosarjalla. Näin voit suodattaa Tehdenistä pois uusien Fennoan reskontrassa hoidettavien laskujen viitemaksut, mutta kuitenkin hakea Tehdeniin ne viitemaksut, jotka vastaavat vanhoja saatavia, jotka haluat hoitaa loppuun asti Tehdenin reskontrassa.
API-tunnuksen luominen Fennoaan
API-tunnusta tarvitaan siinä vaiheessa, kun integraatio kytketään päälle, eli luo se ennen Tehdenin asiantuntijan pitämää käyttöönottopalvelua. Jos yrityksessäsi on jo käytössä Fennoa-kirjanpitointegraatio, API-tunnus on jo luotu.
Kun myyntilaskut siirretään Fennoaan, niiden luojana näkyy Fennoassa Tehden REST API User. API-tunnusten luonti ei vaadi erillisiä oikeuksia, vaan vaatimuksena on, että kyseisellä käyttäjällä on Fennoassa oikeudet loppuasiakasyritykseen. Fennoa suosittelee, että API-tunnusten luoja olisi aina yrityksen oma käyttäjä. Myös tilitoimiston käyttäjä voi kytkeä integraation, mutta tässä kannattaa huomioida se, että jos tilitoimisto vaihtuu tai tilitoimiston käyttäjä poistetaan Fennoa-yrityksestä, integraatio ei myöskään sen jälkeen toimi.
Lisätietoja rajapintatunnuksen luomisesta löydät Fennoan ohjesivuilta.
Fennoan omien reskontratoimintojen ja perinnän käyttö
Jos haluat käyttää Fennoan omia reskontratoimintoja, voit lähettää Tehdenistä Fennoaan siirretyistä laskusta muistutuksen, huomautuksen ja perintäkirjeen Fennoan kautta. Tällöin reskontranhoitaja valitsee erääntyneet laskut ja muodostaa niistä esim. muistutuksen Fennoan Luo valituista muistutuslaskut -painikkeen kautta. Huomioi, että Tehdenissä laskulla on vain tieto siitä, että viivästyskorko peritään korkolain mukaan. Tämä tieto ei siirry Fennoaan, eli viivästyskorkolaskenta noudattaa Fennoan puolella tehtyjä asetuksia.
Integraation kytkeminen ja kirjanpitotilit
Integraatio kytketään käyttöönoton aikana, mutta tässä tiivistettynä kytkennän vaiheet:
- Kun Fennoa-integraatio on lisätty tilaukseesi, mene Tehdenin rataspainikkeen takaa Laskutusasetuksiin ja sieltä Myyntireskontra-välilehdelle.
- Klikkaa Muokkaa-painiketta ja lisää rasti Fennoa-myyntireskontraintegraatio-laatikon Käytössä-ruutuun.
- Käyttäjätunniste- ja Avain-kohtiin kopioidaan API-tunnus ja -avain, jotka on aiemmin luotu Fennoan Käyttäjät-sivulla ja otettu talteen. Jos kirjanpitointegraatio on otettu aiemmin käyttöön, nämä löytyvät jo Tehdenistä.
- Aseta myös laskujen myyntitili Fennoan kirjanpidossa. Tähän valitun Tehdenin tilikartan kirjanpitotilin numeron täytyy löytyä myös Fennoan tililuettelosta - jos tiliä ei ole Fennoassa, laskun tietojen siirto ei onnistu.
- Tehdenin tilikartasta täytyy tähän valita sama tili kuin Lasku-maksutavalla.
- Fennoan tililuettelossa on oltava kaksi myyntisaamistiliä: Fennoan oma myyntisaamistili ja Tehdenistä saapuvien myyntisaamisten tili, jonka numero on siis sama kuin Tehdenin Lasku-maksutavalle valittu tili. Fennoassa tämän tilin nimeksi voi antaa esimerkiksi "Ulkoisesta järjestelmästä siirretyt myyntisaamiset".
- Keskustele kirjanpitäjäsi kanssa, mitä tili- ja nimeämiskäytäntöä sinun yrityksessäsi kannattaa noudattaa!
- Tarkista tunnukset -painiketta napsauttamalla voit varmistaa, ovatko tunnukset ja laskujen myyntitili oikein. Tehden ilmoittaa, onnistuiko yhteyden muodostaminen vai tuleeko tunnukset vielä tarkitsaa.
- Jos haluat jatkossa seurata, milloin ja millaisia tietoja Tehdenin ja Fennoan välillä on siirtynyt, nämä tiedot löytyvät tapahtumalokista.
- Valitse vielä yläpuolisessa Myyntireskontran asetukset -osiossa Oletusmyyntireskontra-valikosta Fennoa:
- Jos olet vaihtamassa Fennoaan Tehdenin myyntireskontrasta tai toisesta integroidusta palvelusta: muista käydä vaihtamassa oletusmyyntireskontra siinä vaiheessa, kun halutaan että laskut siirretään jatkossa Fennoan palveluun. Lue lisää: Myyntireskontran asetukset ja tapahtumaloki
- Tallenna.
Esimerkki kirjanpitotilien logiikasta Fennoa-myyntireskontraintegraatiossa
- Tehdään laskulle 100 euron myynti Tehdenissä
- Tehden Myyntitili 3000: -100
- Tehden Myyntisaamiset 1716: +100
- Siirretään lasku Tehdenistä Fennoaan
- Fennoa "Ulkoisesta järjestelmästä siirretyt myyntisaamiset" 1716: -100
- Fennoa Myyntisaamiset 1715: +100
- Lasku maksetaan Fennoaan
- Fennoa kirjaus 1715: -100
- Fennoa Pankkitili 1920: +100
- Tehdenin osakirjanpito (koontikuitti) siirretään muistiotositteena Fennoaan, lopputulos:
- Fennoa Myyntitili 3000: -100
- Fennoa Pankkitili 1920: +100
Laskun siirtyessä tiliöinti näkyy Fennoassa taseen tileillä 1716 ja 1715. Vasta sitten kun koontikuitti viedään, koontikuitissa Tehden ilmoittaa tilin 1716 summan, jolloin se kumoutuu Fennoassa ja myynnit näkyvät tuloslaskelman puolella myynnin tilillä.
Myyntireskontraintegraation toiminta
Oletuksena integraatio siirtää kaikki Tehdenin omilla laskujen toimitustavoilla (sähköinen lasku, sähköposti, tulostus, ei tulosteta) toimitettavat laskut Fennoaan Hyväksytty-tilassa ja pitää laskun tilan Tehdenissä ajan tasalla. Siirretyt laskut löydät Fennoasta Avoimet laskut -haulla.
Huomaa, että ennen integraation päälle kytkemistä luotuja myyntilaskuja EI siirretä!
Laskujen merkitseminen ei-siirrettäväksi
Jos joskus luot laskuja, joita et halua siirtää Fennoaan, voit käydä Tehdenin Laskutetut-välilehdellä merkitsemässä laskun ei-siirrettäväksi:
- Valitse lasku tai laskut, joita et halua siirtää.
- Klikkaa Fennoa-painiketta ja valitse pudotusvalikosta Merkitse valitut ei-siirrettäväksi:
- Kun lasku on merkitty ei siirrettäväksi, voi merkitä laskun maksetuksi halutulla päivämäärällä. Valitse laskurivi ja klikkaa sitten vasemman yläkulman Maksa-painiketta ja sen takaa Merkitse maksetuksi -painiketta.
- Syötä maksupäivämäärä avautuvassa ikkunassa ja klikkaa Aseta tila -painiketta. Tila reskontrassa -sarakkeessa näkyy nyt teksti Maksettu sekä valitsemasi päivämäärä.
- Myös ennen integraation avaamista luodut laskut voidaan merkitä maksetuiksi vastaavasti. Kun lasku on merkitty maksetuksi, sitä ei enää voida siirtää integraatiossa Fennoaan.
Integraatio siirtää laskut Fennoaan päivittäin n. kello 22.00, eli kun luot ja lähetät esim. koonnista laskuja, joiden joukossa on sellaisia, joita et halua siirrettäväksi Fennoaan, muista käydä estämässä siirto Laskutetut-välilehdellä samana päivänä. Ei-siirrettäväksi merkityn laskun voi myöhemmin muuttaa taas siirrettäväksi, jolloin integraatio siirtää laskun seuraavassa ajossa.
Huomioi, että Fennoa-integraatiossa laskua ei ole mahdollista mitätöidä Tehdenissä, jos se on siirretty Fennoaan.
Sähköposti-ilmoitukset virheellisistä siirroista
Joskus laskujen siirrossa voi tapahtua virhe esimerkiksi puutteellisten lasku- tai asiakastietojen vuoksi. Joskus virhe saattaa tapahtua myös siinä vaiheessa, kun laskun tilan tietoa siirretään Fennoasta Tehdeniin.
Jos laskujen siirrossa tapahtuu virheitä, saat siitä sähköposti-ilmoituksen osoitteeseen, jonka olet ilmoittanut Laskutusasetusten etusivun Sähköpostiasetukset-osiossa kohdassa Fennoa-välitysvirheiden osoitteet. Sähköpostissa on lista laskuista, joiden siirto on epäonnistunut, sekä niiden välitysvirhekoodit ja/tai selkokieliset selitteet.
Yleensä virheilmoitukset koskevat laskun siirtoa Tehdenistä Fennoan. Laskun tilan siirtoa Fennoasta Tehdeniin koskevat virheet ovat harvinaisia ja johtuvat yleensä palvelinvirheestä tai todennusvirheistä.
Mahdollisten virheellisten siirtojen tiedot löytyvät myös Myyntireskontra-välilehden Fennoa-myyntireskontraintegraatio-osion Tapahtumalokista.
Jos lasku on jäänyt siirtymättä Fennoaan, laskua yritetään automaattisesti siirtää uudelleen kahden kuukauden ajan. Manuaalinen siirto on mahdollista myös vanhemmille laskuille.
Jos lasku on siirtynyt Fennoan virheellisillä laskutus-, osoite- tai asiakastiedoilla ja se halutaan lähettää uudelleen korjatuilla tiedoilla, helpoin vaihtoehto on lähettää lasku uudelleen Maventan palvelusta. Lue lisää: Laskun lähetysten seuranta
Laskujen manuaalinen siirto ja laskun tilan manuaalinen nouto
Jos syystä tai toisesta haluat siirtää laskut Fennoaan tai noutaa niiden tilan Fennoasta Tehdeniin ennen päivän automaattista ajoa, sekin on mahdollista. Voit valita manuaalisesti siirrettäväksi yhden tai useamman laskun tai kaikki laskut. Painike on aktiivinen vain niille käyttäjille, joilla on pääkäyttäjäoikeudet.
- Mene Laskutetut-välilehdelle
- Klikkaa Fennoa-painiketta ja valitse joko Siirrä valitut Fennoaan / Siirrä kaikki siirtymättömät laskut Fennoaan tai Nouda valittujen laskujen tilat Fennoasta / Nouda kaikkien laskujen tilat Fennoasta.
- Siirrettäväksi valittujen laskujen tiedot siirtyvät heti järjestelmien välillä.
Laskun hyvitys
Laskulle voi luoda hyvityslaskun myös silloin, jos alkuperäinen lasku on jo siirretty Fennoaan. Tällaisessa tapauksessa myös hyvityslasku merkitään automaattisesti siirrettäväksi Fennoaan.
Fennoassa reskontranhoitaja kohdentaa hyvityslaskun alkuperäisen laskun kanssa, paitsi jos alkuperäinen lasku on jo maksettu, jolloin hyvityslasku kohdennetaan johonkin muuhun tai laskun summa palautetaan asiakkaalle tilisiirtona.
Alkuperäistä tai hyvityslaskua ei kumpaakaan saa merkitä maksetuksi Tehdenissä, vaan tieto siirtyy Fennoasta Tehdeniin siinä vaiheessa, kun laskut kohdennetaan Fennoassa.
Jos halutaan hyvittää sellainen lasku, joka on merkitty ei-siirrettäväksi Fennoaan, myös hyvityslasku merkitään ei-siirrettäväksi. Sekä alkuperäinen että hyvityslasku tulee käsitellä Tehdenissä, eikä laskuja voi jälkikäteen siirtää Fennoaan.
Laskun maksu kassaan
Joskus asiakas haluaakin maksaa jo lähetetyn laskun kassaan. Integraation kautta Fennoaan siirtyneitä laskuja ei voi mitätöidä, joten jos asiakas haluaa maksaa laskun kassaan, tulee laskusta tehdä hyvityslasku (joka siirretään Fennoaan) ja veloittaa laskun tuotteet asiakkaalta kassalla:
- Asiakas haluaa maksaa laskun kassalla. Tee alkuperäistä laskua vastaavalla summalla/tiedoilla uusi myynti kassalla ja veloita se asiakkaalta esim. käteisellä tai kortilla.
- Etsi Tehdenistä alkuperäinen, Fennoaan siirtynyt lasku. Hyvitä lasku.
- Siirrä hyvityslasku Fennoaan.
- Kohdenna alkuperäinen lasku ja hyvityslasku Fennoassa.
- Suoritustieto siirtyy Fennoasta Tehdeniin, eli alkuperäinen ja hyvityslasku ovat Tehdenissä Maksettu-tilassa.
Laskun osittain maksaminen kassaan (esim. arvoseteleillä)
Jos asiakas haluaa maksaa laskun kassaan osittain (esimerkiksi arvoseteleillä), kannattaa toimia näin:
- Mene Laskutetut-näkymään ja valitse haluamasi lasku.
- Valitse ylhäältä Luo hyvityslasku.
- Tee haluamasi valinnat hyvityslaskulle ja klikkaa OK. HUOM! Jos alkuperäinen lasku oli jo siirretty Fennoaan, myös hyvityslaskun on siirryttävä sinne, eli hyvityslaskua ei esimerkiksi saa käydä muuttamassa ei-siirrettäväksi.
- Valitse alkuperäinen laskurivi ja valitse ylhäältä Kopioi kassaan.
- Klikkaa kassalla Maksa-painiketta. Jos asiakas haluaa maksaa osan laskusta liikuntasetelillä, valitse oikea arvoseteli ja määrä ja klikkaa Tallenna.
- Osa laskusta on nyt kuitattu arvoseteleillä. Luo jäljellä olevasta summasta asiakkaalle uusi lasku Lasku-painikkeesta klikkaamalla.
Tapahtumaloki
Jos haluat seurata, milloin ja millaisia tietoja Tehdenin ja Fennoan välillä on siirtynyt, nämä tiedot löytyvät tapahtumalokista. Tapahtumaloki löytyy sekä Yritysasetusten Kirjanpitopalvelut-välilehdeltä että Laskutusasetusten Myyntireskontra-välilehdeltä. Tapahtumalokista löydät jokaisen järjestelmien välillä lähetetyn tiedon lähetysajan, viestityypin ja epäonnistuneiden lähetysten tapauksessa myös paluuviestin eli lyhyen selityksen siitä, miksi tietojen lähetys on epäonnistunut.