Sisällysluettelo
1. Asiakastietojen yhdistäminen Tehdenissä
1.1. Liikunta-ala: asiakkaan kausikortit ja jäsenkortin numero
2. Asiakastietojen yhdistäminen, kun asiakkaalla on monta Avoinna24-tunnusta
3. Ulkoisen järjestelmän (esim. integroitu verkkokauppa) kautta luodut asiakastiedot
Asiakastietojen yhdistäminen vaatii pääkäyttäjän oikeudet tai asiakashallintaoikeudet.
Joskus saattaa käydä niin, että Avoinna24-palveluun kirjautunut asiakas ei näe Avoinna24-tilillään varausta, vaikka yrityksen kalenterissa varaus näkyy. Tämä johtuu lähes aina siitä, että asiakkaalla on olemassa useampi asiakasprofiili (hän on esimerkiksi käyttänyt Avoinna24-palvelua eri yritysten palveluiden varaamiseen ja siksi profiileja on syntynyt useita). Asiakkaalla voi olla monta itse luomaansa Avoinna24-profiilia, tai yksi Avoinna24-profiili ja toinen yrityksen luoma asiakastieto. Tilanne ratkeaa, kun tunnukset yhdistetään alla olevilla ohjeilla.
Kaksinkertaisten tunnusten syntymistä voi ehkäistä lähettämällä asiakkaalle kutsun Avoinna24-palveluun asiakkuuden alussa, jos asiakas aikoo varata aikoja interntajanvarauksen kautta. Lisätiedot: kutsun lähettäminen.
Huom! Kun asiakastiedot on kerran yhdistetty, niitä ei enää pysty erottamaan toisistaan.
Asiakastietojen yhdistäminen Tehdenissä
Jos asiakkaalla on yrityksesi Tehdenissä kaksi asiakasprofiilia, toimi seuraavasti:
- Avaa Asiakkaat-ohjelma, jolloin asiakastaulukko tulee näkyviin.
- Valitse taulukosta kaksi riviä, jotka haluat yhdistää. Saat rivin valittua vasemman laidan rastista tai klikkaamalla riviä jostain muualta kuin nimen kohdalta.
- Valitse taulukon yläpuolelta Lisätoiminnot-valikosta kohta Yhdistä valitut.
- Valitse kumpaa asiakastietoa käytetään pohjana, johon toisen asiakkaan ostot ja varaukset liitetään. Asiakasnumeron ja -tunnisteen, puhelinnumeron, osoitteen, sähköpostiosoitteen, jäsenkortin numeron, PIN-koodin ja muiden perustietojen kohdalla voit valita, kumman asiakastiedon tiedot jäävät talteen.
- Jos toinen asiakkaista on Avoinna24-asiakas, sitä käytetään automaattisesti pohjana. Jos kumpikaan asiakkaista ei ole A24-asiakas, pohjana käytettäväksi asiakkaaksi ehdotetaan asiakasta, jolle on tehty enemmän myyntiä, ja jos myyntiä ei ole, pohjaksi on oletuksena valittu se asiakas, joka on luotu ensin.
- Klikkaa Yhdistä-painiketta.
Vinkki: Jos haluat käydä järjestelmällisesti läpi asiakasrekisterisi ja yhdistää kaksoiskappaleet, voit esimerkiksi tallentaa asiakaslistauksen vientityökalulla Excel-tiedostoon, valita Etunimi- ja Sukunimi-sarakkeet ja etsiä kaksoiskappaleet taulukkotyökalulla (Ehdollinen muotoilu -> Solujen korostussäännöt -> Arvojen kaksoiskappaleet).
Liikunta-ala: asiakkaan kausikortit ja jäsenkortin numero
Liikunta-alan yritysten kannattaa huomioida, että mikäli molemmilla asiakkailla on asiakastileillään voimassa olevia tilituotteita, vain pohjana käytettävän asiakkaan tilituotteet jäävät voimaan. Jäsenkortin numeron ja PIN-koodin kohdalla voi valita, kumman asiakkaan tiedot jäävät voimaan. Kannattaa tarkistaa tiedot huolella ennen yhdistämistä ja muokata niitä tarvittaessa.
Asiakastietojen yhdistäminen, kun asiakkaalla on monta Avoinna24-tunnusta
Jos asiakas on itse luonut useamman Avoinna24-tunnuksen, näitä ei voi heti Tehdenin asiakasrekisterissä yhdistää. Voit kuitenkin selvittää asiakkaalta, kumpaa Avoinna24-tunnusta hän haluaa jatkossa käyttää, ja poistaa ylimääräisestä tunnuksesta Avoinna24-sidoksen (valitse ylimääräinen asiakasrivi ja klikkaa Lisätoiminnot / Poista valittujen A24-sidokset). Tämän jälkeen voit yhdistää jäljelle jääneen Avoinna24-tunnuksen ja asiakastiedon, josta Avoinna24-sidos on poistettu.
Huom! Jos asiakas tekee jatkossa varauksen väärällä tunnuksella, ongelma uusiutuu, joten anna asiakkaalle ohjeeksi käyttää vain sovittua Avoinna24-tunnusta.
Ulkoisen järjestelmän (esim. integroitu verkkokauppa) kautta luodut asiakastiedot
Jos yrityksesi käyttää integroitua verkkokauppaa, joka ei vaadi sisäänkirjautumista, samasta asiakkaasta saattaa syntyä Tehdeniin useita asiakaskortteja, kun tämä asioi toistuvasti verkkokaupassa. Nämä asiakastiedot voidaan yhdistää edellä ohjeistetulla tavalla.
Jos kuitenkin samalla asiakkaalla on useita asiakastietoja, jotka on luotu Tehdeniin eri ulkoisten järjestelmien kautta, asiakastietojen yhdistäminen ei onnistu. Tällainen tilanne voi syntyä esim. jos yhdestä integroidusta verkkokaupasta on siirrytty toiseen, ja asiakas on asioinut kummassakin. Kun siirryt asiakaskortille, näet asiakkaan nimen alapuolella tiedon siitä, minkä ulkoisen järjestelmän kautta asiakkaan tiedot on luotu.