Laskun hyvittäminen ja asiakkaan jäsenyys

Laskun hyvittäminen

Joskus toistuvan laskutuksen piirissä olevan kuukausijäsenen jokin lasku halutaan syystä tai toisesta hyvittää. Laskua hyvitettäessä on tärkeää huomioida, onko asiakkaan jäsenyys (ja sitä myötä myös kulkuoikeus) tarkoitus katkaista sille aikavälille, jota koskevaa laskua ollaan hyvittämässä, vai halutaanko, että asiakkaan jäsenyys jatkuu normaalisti laskun hyvittämisestä huolimatta.

Tarkemmat ohjeet erilaisiin tapoihin, joilla lasku voidaan hyvittää, löydät täältä: Laskun hyvittäminen kokonaan tai osittain. Alla kuitenkin kuvattuna tarkemmin se laskun hyvittämisen kohta, jolla määritellään, jatkuuko asiakkaan jäsenyys hyvitettävällä jaksolla vai ei:

1. Heti kun valitset hyvitettävän laskun Laskutetut-näkymästä ja napsautat Luo hyvityslasku -painiketta listauksen yläreunasta, aukeaa seuraava ikkuna:
2. Punaisella ympäröity kohta, Palauta tilituotteet, on valittu oletuksena.
   • Jos valintaa ei poisteta, asiakkaan jäsenyys ja kulkuoikeus katkeaa siltä ajanjaksolta, jota hyvitettävä lasku koskee. (Tilituotteet palautetaan "varastoon", eli asiakkaan asiakastili palautuu tilanteeseen jossa se oli ennen nyt hyvitettävän laskun luomista.)
   • Jos jäsenyyttä ei haluta katkaista hyvitettävän laskun ajanjaksolta, muista poistaa valinta kohdasta Palauta tilituotteet!
3. Palauta tuotteet varastosaldoon -kohta on oletuksena valittu, vaikka laskulla ei olisi myyty varastotuotteita. Tämä valinta ei siis vaikuta tilituotteeseen tai asiakkaan jäsenyyteen.
4. Hyvityslaskusta ja siihen liittyvästä jäsenyyden katkaisemisesta tai jatkumisesta kannattaa kirjata huomio henkilökunnalle, jotta tarvittaessa saadaan selville, mitä hyvityksestä on asiakkaan kanssa sovittu. Jos hyvityslaskua ei lähetetä asiakkaalle, Lisätieto asiakkaalle -kenttää ei tarvitse täyttää.
5. Valitse OK, jolloin lasku hyvitetään.
6. Laskun hyvittämisen jälkeen kannattaa vielä käydä asiakkaan asiakastilillä tarkastamassa, että tilituotteen voimassaolo on halutunlainen ja muokata voimassaoloa tarvittaessa vielä manuaalisesti. Jos kyseessä on jatkuva, toistuvan laskutusprofiilin kanssa laskutettava jäsenyys, varmista, että asiakastili ja toistuvan laskutuksen kautta lähtevä seuraava lasku ovat yhdenmukaisia (eli esim. väliin ei jää tahatonta katkoa asiakkaan jäsenyyteen).

Virheellisen laskuttamattoman lähetteen hyvittäminen

Joskus asiakkaalle ehditään luoda lähete toistuvan laskutuksen kautta, ja vasta sen jälkeen havaitaan, että esim. laskutuskautta tai laskutettavaa tuotetta tarvitsee muokata. Tällaisessa tilanteessa laskuttamaton lähete voidaan hyvittää Laskuttamattomat-näkymästä tai virhekuitilla, jolloin laskua ei lähetetä asiakkaalle. Huomioi, että tällaisessa tapauksessa tieto luodun lähetteen hyvittämisestä ei siirry asiakkaan toistuvalle laskuprofiilille, joten asiakkaan kulkuoikeus jatkuu normaalisti. Jos jakso on tarkoitus laskuttaa asiakkaalta korjatuilla tiedoilla, sitä ei voi tehdä laskuprofiilin kautta, vaan lisäämällä oikeat tuotteet kassalle ja luomalla asiakkaalle lasku kassan kautta.