Tilituoteluokkien muokkaaminen ja kulunvalvonta / raportointi

Tehdenissä jäsenyyksien (tilituotteiden) kulkuoikeudet määritellään ns. tilituoteluokan tiedoissa. Kaikki jäsenyydet kuuluvat johonkin tilituoteluokkaan. Jos yrityksessäsi halutaan muokata kulkuoikeuksia (esimerkiksi pidentää aamuaikaa, laajentaa kattavimman kortin aikatauluja jne.), täytyy se tehdä joko

• luomalla uusi tilituoteluokka oikeilla kulkuoikeuksilla
• muokkaamalla olemassa olevien tilituoteluokkien kulkuoikeuksia Tehdenissä TAI
• muokkaamalla kulunvalvonnan aikataulua Digioven tai Truportalin käyttöliittymällä.

Riippuu yrityksesi tarpeesta ja tilanteesta, mikä vaihtoehdoista kannattaa valita. Jos halutaan tehdä yksinkertainen muutos kaikkiin aikatauluihin, kannattaa muutokset tehdä Digiovessa/Truportalissa. Jos taas halutaan luoda lisää aikatauluja tai muuttaa tilituoteluokkia raportointisyistä Tehdenin puolella, muutokset vaativat tarkkuutta, tietyn määrän manuaalista työtä ja todennäköisesti myös muutoksen aikataulusta asiakkaillesi viestimistä. Alla olevaan kannattaa siis perehtyä huolellisesti. Huomioi, että tilituoteluokkien muutokset vaikuttavat kulunvalvonnan ja raportoinnin ohella myös dynaamisiin asiakasryhmiin.

Uuden tilituoteluokan luomisessa huomioitavaa

Joskus yrityksessä voi tulla tarve luoda uusia tilituoteluokkia esimerkiksi raportointisyistä tai kun halutaan käyttöön useampia erilaisia kulkuoikeusaikatauluja. Tällöin uusi tilituoteluokka tulee käydä manuaalisesti vaihtamassa kaikille niille tilituotteille, jotka halutaan mukaan kyseiseen tilituoteluokkaan.

Kun vaihdat tilituotteelle uuden tilituoteluokan, Tehden varoittaa, että luokan vaihto ei vaikuta takautuvasti jo myytyihin tai lisättyihin asiakastuotteisiin:

Tilituotteille vaihdetun uuden tilituoteluokan kulkuoikeudet on siis saatava päivitettyä asiakkaille, joiden asiakastilillä on kyseisiä tilituotteita. Tähän paras toimintamalli on vaihtaa uusi tilituoteluokka tilituotteille juuri ennen kuukausittaisen laskutuksen tekemistä. Kun asiakkaalle luodaan lasku seuraavasta kaudesta, tämän kulkuoikeudet päivittyvät samalla ajan tasalle. Huom! Jos yrityksessäsi on myös esim. 3, 6 tai 12 kuukauden välein laskutettavia asiakkaita, osalle näistä ei luoda laskuja, joten myöskään asiakkaiden kulkuoikeudet eivät päivity. Tällaisten asiakkaiden kulkuoikeudet saat ajan tasalle käymällä asiakkaan asiakastilillä, poistamalla tilituotteen ja lisäämällä sinne saman tuotteen samoille tiedoilla uudelleen. Löydät nämä asiakkaat esim. jäsenraportilla suodattamalla mukaan jäsenet, joilla on vasta lisäämäsi tilituoteluokka sekä muut kuin 1 kuukauden välein laskutettavat tuotteet:

Huomioi myös, että kulunvalvonta-asetusten Päivitä kaikki kortit -painiketta EI voi käyttää korttien päivittämiseen, kun tilituotteelle on vaihdettu uusi tilituoteluokka.

Jos asiakkaiden kulkuoikeuksissa tapahtuu uusien tilituoteluokkien luomisen myötä muutoksia, muista viestiä näistä asiakkaillesi. 

Tilituoteluokan käytöstä poistaminen

Joskus uusia tilituoteluokkia luotaessa halutaan myös poistaa vanhoja käytöstä. Tilituoteluokan voi passivoida, kun sitä ei ole enää liitetty mihinkään tuotteeseen. Tuotteet-ohjelman Tilituoteluokat-listauksen Myytävät tuotteet -sarakkeesta näet, mihin tuotteisiin tilituoteluokka on liitetty. Kun viet kursorin tuotekentän kohdalle, näet kaikki liitetyt tuotteet:

Kun tuotteet on siirretty toiseen tilituoteluokkaan, voit passivoida luokan Passivoi-painikkeesta:

Nykyisten tilituoteluokkien kulkuoikeuksien muokkaamisessa huomioitavaa

Jos olemassa olevan tilituoteluokan kulkuoikeutta päivitetään Tehdenissä, uudet kulkuoikeudet eivät päivity heti asiakkaille, joiden asiakastilillä on kyseiseen tilituoteluokkaan kuuluva tilituote. Jos yrityksessäsi on käytössä Digiovi-kulunvalvonta, kätevin tapa päivittää uudet kulkuoikeudet asiakkaille on siirtyä kulunvalvonta-asetuksiin (Asetukset -> Kulunvalvonta) ja napsauttaa Päivitä kaikki kortit -painiketta:

Tämä päivittää uudet kulkuoikeudet kaikille asiakkaille muutamassa sekunnissa.

Jos yrityksessäsi on käytössä TruPortal-kulunvalvonta, emme suosittele Päivitä kaikki kortit -painikkeen käyttöä, sillä korttien päivitys tapahtuu huomattavasti hitaammin (asiakasmäärästä riippuen jopa useita tunteja), ja jos tänä aikana myydään uusia tilituotteita asiakkaille, näihin liittyvien kulkukorttien oikeudet eivät päivity ajan tasalle ennen kuin kaikkien vanhojen korttien päivitys on valmis.

Kun käytössä on TruPortal-kulunvalvonta, paras toimintamalli on muokata tilituoteluokan kulkuoikeuksia juuri ennen kuukausittaisen laskutuksen tekemistä. Kun asiakkaalle luodaan lasku seuraavasta kaudesta, tämän kulkuoikeudet päivittyvät samalla ajan tasalle. Huom! Jos yrityksessäsi on myös 3, 6 tai 12 kuukauden välein laskutettavia asiakkaita, osalle näistä ei luoda laskuja, joten myöskään asiakkaiden kulkuoikeudet eivät päivity. Tällaisten asiakkaiden kulkuoikeudet saat ajan tasalle käymällä asiakkaan asiakastilillä, poistamalla tilituotteen ja lisäämällä sinne saman tuotteen samoille tiedoilla uudelleen.

Uusi kulkuaikatalu

Yrityksellesi on kulunvalvonnan käyttöönoton yhteydessä luotu erilaisia kulunvalvonnan aikatauluja. Jos yrityksessäsi tarvitaan uusia aikatauluja (esim. halutaan jakaa päivä useampaan osaan, esim. aamu, lounas, ilta, yö, 24/7), tilaa tähän palvelu asiakastueltamme (tuki@tehden.com). Luomme Tehdeniin ja kulunvalvontajärjestelmään tarvittavat aikataulut sekä niiden välisen yhteyden. Jatkossa voit tehdä aikatauluihin muutokset suoraan kulunvalvontajärjestelmän käyttöliittymällä. Uusien kulkuaikataulujen luonti on palveluhinnastomme mukaista laskutettavaa työtä.

Kulkuaikataulun muokkaaminen suoraan Digioven tai TruPortalin käyttöliittymällä

Kun kyse on yksinkertaisesta aikataulumuutoksesta (esim. 6-22 aikataulun muuttaminen aikaväliksi 5-23 siten, että sama muutos koskee kaikkia, jotka ovat tähän asti päässet kulkemaan ovista 6-22 välisenä aikana), kannattaa aikataulua muokata suoraan Digioven tai TruPortalin käyttöliittymällä. Tällöin muutokset tulevat heti voimaan eivätkä vaadi Tehdenissä mitään toimia.

Raportointi ja dynaamiset asiakasryhmät

Tilituoteluokkiin tehtävät muutokset vaikuttavat myös raportteihin ja dynaamisiin asiakasryhmiin, joissa yhtenä suodattimena/ehtona on asiakkaan tilituoteluokka. Jos olet luonut tilituoteluokkia hyödyntäville raporteille (jäsenraportti, päättyvät jäsenyydet, kulunvalvontaraportti) pikavalintoja, muista käydä päivittämässä ne. Myös dynaamisten asiakasryhmien ehdot täytyy tarkistaa, jos asiakasryhmän yhtenä ehtona käytetään tiettyyn tilituoteluokkaan kuulumista.