Ryhmäajanvarauksen veloittaminen

Millä eri tavoilla asiakkaan ryhmäajanvarauksen voi veloittaa?

Asiakas voi maksaa ryhmäajanvarauksen joko asiakastilillään olevalla jäsentuotteella, Avoinna24-ajanvarauksen kautta tai liikuntakeskuksen kassalla. Ryhmäajanvarauksen osallistujalistausta tarkasteltaessa yrityksen työntekijä näkee heti, onko asiakkaalla voimassa oleva jäsentuote, jolta käynti voidaan veloittaa, onko asiakas jos maksanut varauksensa kassalla tai Avoinna24:n kautta vai tuleeko asiakkaan käydä maksamassa käyntinsä kassalla:

• Jaana Jumppaajalla ei ole voimassa olevaa jäsenyyttä eikä hän ole myöskään maksanut varausta ennakkoon. Käynti veloitetaan kassan kautta.
• Terhi Treenaaja on varannut paikan Avoinna24-nettiajanvarauksen kautta ja hänellä on voimassa oleva jäsenyys, jolta käynnin voi veloittaa Leimaa sisään-sarakkeesta klikkaamalla. Huom! Leimaa sisään -sarakkeen valinta aktivoituu kulunvalvonnan asetusten Leimaustapahtumat-osiossa määritetyn ajan mukaan. Oletuksena tunnille voi leimata 3 tuntia ennen tunnin alkua.
• Netti Varaaja on jo maksanut varauksen kassan kautta.
• Maarit Vuorte on varannut ajan ja maksanut sen Avoinna24-nettiajanvarauksen kautta.

Ryhmäajanvarauksen veloittaminen sarja- tai kausikortilta paikan päällä

Yleensä ryhmäliikuntatunneille tulevilla asiakkailla on kausi- tai sarjakortti, jolta tuntikäynti veloitetaan joko NFC-tagilla, asiakaspäätteellä tai kassahenkilön tai tunnin ohjaajan tekemällä manuaalisella kirjauksella.

Tarkemmat ohjeet: Maksu asiakastililtä sarja- tai kausikortilla

Ryhmäajanvarauksen veloittaminen Avoinna24-palvelussa

Jos yrityksesi ryhmäajanvaraukset ovat avoimia myös muille kuin jäsenille, voidaan käynnit veloittaa asiakkaalta Avoinna24-palvelussa ajanvarauksen tekemisen yhteydessä, kun yrityksessäsi otetaan käyttöön Tehdenin Ajanvarauksen maksaminen -ominaisuus. Jäseniltä maksu voidaan veloittaa sarja- tai kausikortilta myös Avoinna24:n kautta.

Myös käyntinsä Avoinna24:n kautta maksaneet asiakkaat kannattaa rastia manuaalisesti saapuneiksi Merkitse saapuneeksi -sarakkeeseen.

Tarkemmat ohjeet: Ajanvarauksen maksaminen Avoinna24-palvelussa

Ryhmäajanvarauksen kertakäynnin veloittaminen kassalla

Jos ajanvarauksen maksaminen ei ole käytössä (tai ajanvarauksen maksaminen on sallittu, mutta ei pakollista, eli osa käynneistä pitää silti veloittaa kassalla), veloitat muiden kuin jäsenten kertakäynnit seuraavasti:

1. Asiakas varaa ajan ryhmäliikuntatunnille Avoinna24:n kautta. (Varmista, että varattaville palveluille ei ole asetettu asiakasryhmärajoituksia vaan että ne ovat kaikkien varattavissa.) 
2. Asiakas tulee palvelutiskille ilmoittautumaan tunnille. Asiakaspalvelija etsii oikean ryhmäliikuntatunnin Tehdenin ajanvarauskalenterista ja avaa varauksen tiedot. Huom! Jos yrityksesi tunneille voi tulla myös etukäteen varaamatta, tarkista kalenterista, että tunnilla on tilaa ja lisää asiakas osallistujalistaukseen.
3. Kun asiakas ei ole vielä maksanut käyntiään, asiakkaan tietojen kohdalla Osallistujat-listauksessa näkyy ostoskorisarakkeessa viiva, ja kun asiakkaan asiakastililtä ei myöskään löydy tilituotetta tai muuta maksuun käyvää tuotetta, Leimaa sisään -sarakkeessa näkyy infokuvake:
   
4. Jos yrityksessäsi asiakkaat leimataan sisään kassalla, laita rasti asiakkaan kohdalle Merkitse saapuneeksi -sarakkeeseen. Jos tunnin vetäjä hoitaa asiakkaiden leimaamisen, asiakkaan voi jättää merkitsemättä saapuneeksi.
5. Veloita käynti asiakkaalta valitsemalla osallistujalistauksen alta Vie kassaan. Jos ajanvarauksessa on useita asiakkaita, joiden käyntiä ei ole maksettu, pääset avautuvassa ikkunassa valitsemaan asiakkaan, jonka käynnin haluat nyt veloittaa. Valitse Vie kassaan asiakkaat erikseen, kun haluat veloittaa vain yhden asiakkaan:
   
6. Siirryt kassalle, jossa voit veloittaa asiakkaalta ryhmäliikuntatunnin hinnan ja tulostaa tarvittaessa asiakkaalle kuitin tapahtumasta.
7. Jos ryhmäliikuntatunnin ohjaaja leimaa asiakkaat tunnille, hän näkee samalla varauksen tietojen kautta, että asiakkaan käynti on maksettu.

Yrityksissä voi olla käytössä erilaisia toimintamalleja, esim. ryhmäliikuntatunnin ohjaaja leimaa asiakkaat saapuneiksi ja veloittaa tunnin jälkeen ne käynnit, joita ei ole voitu veloittaa asiakastilillä olevalta tilituotteelta. Myös tällaisessa tapauksessa käyntien leimaus (saapuneeksi merkitseminen) ja veloittaminen kannattaa ehdottomasti hoitaa ajanvarauskalenterin kautta edellä ohjeistetulla tavalla. Näin yrityksesi voi paremmin seurata esimerkiksi sitä, millä tunneilla on eniten kertakäyntejä ja mille tunneille ilmoittautuneet jättävät saapumatta eniten. Vaivattominta käyntien seuranta on, kun yrityksellä on käytössä asiakaspääte.