Kulunvalvonta PIN-koodilla

Kun yrityksesi ottaa käyttöön Tehdenin PIN-koodi-ominaisuuden, asiakkaasi voivat kulkea yrityksesi ovista PIN-koodilla. PIN-koodin voi liittää tilituotteeseen (sarja- tai kausikortti, kertakäynti) tai yksittäiseen tai toistuvaan ajanvaraukseen. PIN-koodi vaatii toimiakseen DigiOvi-kulunvalvontakeskuksen sekä ovilukijan, jossa on numeronäppäimet.

Asiakas liittyy jäseneksi verkossa ja saa PIN-koodin käyttöönsä

Asiakas ostaa kertakäynnin verkkokaupasta ja saa heti PIN-koodin käyttöönsä

Kun ominaisuus on otettu käyttöön ja asiakas ostaa yrityksesi tilituotteen, Tehden luo asiakkaalle automaattisesti henkilökohtaisen PIN-koodin ja lähettää sen asiakkaan sähköpostiosoitteeseen. Asiakas voi käyttää PIN-koodia yrityksesi ovista kulkemiseen heti PIN-koodituotteen ostettuaan (jos ostetulle tuotteelle on näin määritetty). PIN-koodi pysyy samana, vaikka asiakas vaihtaisi jäsenyystyyppiään, kunhan tauko aktiivisten korttien välillä on alle 2 kuukautta. Asiakkaan PIN-koodin voi perua ja luoda tilalle uuden.

Tarvittaessa voit luoda ja lähettää PIN-koodit myös kaikille nykyisille asiakkaille parilla klikkauksella. Asiakkailla voi olla samanaikaisesti käytössä sekä PIN-koodi että NFC-tagi, ja kulunvalvonnan raporteille tallentuu tieto siitä, kumpaa asiakas on milloinkin käyttänyt.

Jos yrityksessäsi on ollut käytössä NFC-tagit, PIN-koodi toimii kulunvalvonnassa aivan kuten tagitkin, eli esim. pakkokirjaus tapahtuu vastaavasti. HUOM! Jos asiakkaasi leimaavat itsensä tunneille asiakaspäättellä, se onnistuu jatkossakin vain NFC-tagilla.

PIN-koodin käyttöönotto

Kun haluat ottaa PIN-koodin käyttöön kulunvalvonnassa, hoida seuraavat kohdat (tarkemmat ohjeet löydät jäljempää):

1. Ota yhteyttä asiakastukeemme, me lisäämme PIN-koodit yrityksesi käyttöön. Tuonnempana yritykset voivat itse ottaa PIN-koodit käyttöön Kulunvalvonnan asetuksissa. Huom! PIN-koodit käyttöön ottavalla työntekijällä täytyy olla oikeudet PIN-koodien muokkaamiseen.
   
2. Tarkista sitten PIN-koodista lähetettävä sähköpostiviesti - varmista, että viestin sisältö on yrityksesi prosessien mukainen ja uusi asiakas saa siitä kaiken tarvitsemansa tiedon.
3. Käy yksitellen läpi kaikki tilituotteet, joista asiakkaalle halutaan lähettää PIN-koodi, ja tee niihin tarvittavat muutokset. PIN-koodi tulee käyttöön tilituotteelle heti, kun tallennat muutokset. Siksi on tärkeää tarkistaa sähköpostiviestin sisältö ennen tätä vaihetta.
4. Tee vielä testiosto Avoinna24:n kautta tai kassalla ja varmista, että PIN-koodin sisältävä viesti tulee sähköpostiisi ja sen sisältö on sellainen kuin haluat.

Kun olet käyttänyt Tehdeniä jo pidempään ja otat PIN-koodin käyttöön, muista käydä läpi myös seuraavat:

• Jos myös nykyisille asiakkaille halutaan lähettää PIN-koodi, varmista, että kaikkien aktiivisten asiakkaiden tietoihin on lisätty sähköpostiosoite. Kun PIN-koodi otetaan käyttöön tilituotteella, koodi lähetetään heti sähköpostitse kaikille asiakkaille, joiden asiakastililtä löytyy kyseinen tilituote.
• Huom! Kun tilituotteen PIN-koodin voimassaoloaika on mukautettu (eli tarkoitettu käytettäväksi siksi aikaa, että asiakas ehtii noutaa NFC-tagin salin vastaanotosta - katso PIN-koodin voimassaolo), kannattaa PIN-koodin lähettämistä nykyisille asiakkaille harkita tarkkaan, sillä asiakkaan saamassa viestissä PIN-koodin voimassaolon alkamis- ja päättymishetkeksi ilmoitetaan sama hetki.
• Jos kertakäyntituotteen ostaville asiakkaille halutaan lähettää PIN-koodi, varmista, että yrityksesi kertakäyntituotteet ovat tyypiltään tilituotteita. Jos kertakäyntituote on ollut aiemmin esim.  myyntituote, täytyy tilalle luoda uusi, tilituote-tyyppinen tuote tai vaihtaa tuotteen tyypiksi tilituote. Kun vaihdat tuotteen tuotetyyppiä, tuotteen myyntihistoria jne. tiedot säilyvät. 
• PIN-koodiin liittyvät kulkuoikeudet perustuvat tilituoteluokkaan, eli muista varmistaa, että tilituoteluokkien kulkuoikeudet ovat halutunlaiset. Jos esimerkiksi kertakäyntien kulkuaikataulusta halutaan jäsenten aikataulua suppeampi, voi olla tarpeen luoda uusi kulkuoikeusaikataulu.
• Jos tilituotteesi ovat myynnissä A24-verkkokaupassa, tarkista tarvitaanko toimitustapoihin muutoksia: jos NFC-tagi poistuu kokonaan käytöstä, sitä ei enää tarvitse veloittaa uuden asiakkaan toimitustavalle lisätyllä kulutuotteella. Myöskin jos PIN-koodi on voimassa esim. 2 viikkoa ja aikana asiakas käy tänä aikana noutamassa kulkuavaimen kassalta, voidaan avain veloittaa asiakkaalta kassalla.
• Tutustu myös ohjeeseen Millaiseen käyttöön PIN-koodi soveltuu?

PIN-koodista lähetettävä sähköposti

PIN-koodi lähetetään asiakkaalle sähköpostilla, joten jos myyt asiakkaalle PIN-koodiin oikeuttavan tuotteen kassalla, muista varmistaa, että sähköpostiosoite löytyy asiakkaan tiedoista! Avoinna24:ssä asioivilta asiakkailtasi sähköpostiosoite löytyy aina.

PIN-koodista lähetettävä viestipohja löytyy Tehdenin Yritysasetusten Viestien hallinta -osiosta nimellä PIN-koodin lähetys. Voit muokata viestin sisältöä ja lisätä siihen yrityksesi prosesseihin liittyviä lisätietoja. Jos poistat vahingossa PIN-koodin tai sen voimassaoloajan viestille tuovat koodinpätkät, voit aina palauttaa oletusviestin Palauta oletus -painikkeesta:

PIN-koodi lähetetään asiakkaalle aina, kun asiakas ostaa uuden tilituotteen.

PIN-koodin voimassaolo

PIN-koodin voimassaoloaika määritellään yksittäisen tilituotteen takana. Voimassaoloajan voi määritellä Tehdenissä kahdella vaihtoehtoisella tavalla:

• Asiakkaan PIN-koodi on voimassa asiakkaan tilituotteen voimassaoloajan. Kun kyseessä on kertakäyntituote, koodia voi käyttää kerran, jonka jälkeen sen voimassaolo päättyy.
• Kertakäyntien myynnissä on hyvä huomioida, että niitä ei voi Tehdenissä myydä siten, että ne olisivat ostohetkestä 24 h voimassa (ns. vuorokausipassi), sillä tilituotteen voimassaolo alkaa aina kello 00.00 ja päättyy kello 23.59. Kertakäynnin voimassaoloajaksi kannattaa siis määrittää vähintään 2 vrk.
• Yleensä kertakäynnin voimassaoloajaksi määritetään esim. 2-7 vrk, jolloin kertakäynti tulee käyttää viikon sisällä ostohetkestä. 
• Voimassaoloajaksi voi valita myös muun, tilituotteen tiedoissa määritettävän ajan.

Yleensä PIN-koodin toiminta kannattaa sitoa tilituotteen voimassaoloon: jos asiakas esimerkiksi päättää jäsenyytensä kesken kauden ja tilituotteen voimassaoloaikaa lyhennetään asiakastilillä tai kassalla, myös PIN-koodi lakkaa toimimasta. Huom! Jos olet ottanut käyttöön luottorajan eikä luottorajan ylitystä ole sallittu, PIN-koodi lakkaa toimimasta samalla periaatteella kuin NFC-tagitkin. Lue lisää: Toistuva laskutus ja luottoraja

PIN-koodille voidaan myös määritellä muu voimassaoloaika. Näin voidaan toimia esimerkiksi jos PIN-koodi on tarkoitettu väliaikaiseksi kulunvalvonnan ratkaisuksi, eli asiakas voi kulkea ovista PIN-koodilla esimerkiksi kahden viikon ajan siihen asti, että ehtii noutaa NFC-tagin yrityksen vastaanoton aukioloaikoina. Jos asiakas ostaa tällaisen tuotteen, mutta hänen tietoihinsa on Tehdenissä jo lisätty NFC-tagi, asiakkaalle ei luoda PIN-koodia. Tarvittaessa asiakkaalle voi tietysti asiakkaan tiedoissa luoda ja lähettää PIN-koodin myös tällaisessa tapauksessa.

PIN-koodi pysyy samana, vaikka asiakas vaihtaisi jäsenyystyyppiään, kunhan tauko aktiivisten korttien välillä on alle 2 kuukautta. Jos uuden jäsenyystyypin kulunvalvonta-aikataulut tai -säännöt eroavat vanhasta jäsenyystyypistä, PIN-koodi alkaa noudattaa uuden jäsenyyden sääntöjä, kun uusi jäsenyys astuu voimaan.

Sarjakortit

Kun asiakkaan tilituote on sarjakortti ja asiakas käyttää kortin kerrat loppuun, PIN-koodi lakkaa toimimasta (vastaavasti kuin NFC-tagi).

PIN-koodin luonnin aktivointi tilituotteilla

PIN-koodin luonti aktivoidaan jokaisella tilituotteella erikseen, eli kun otat ominaisuuden käyttöön, muista käydä aktivoimassa se jokaisella tuotteella, josta halutaan lähettää asiakkaalle oston yhteydessä PIN-koodi.

1. Valitse tilituote (sarja- tai kausikortti tai kertakäyntituote) ja siirry muokkaustilaan.
2. Valitse kohta Luo asiakkaalle PIN-koodi. Nyt voit myös valita koodin voimassaoloksi tilituotteen voimassaoloajan (oletus) tai tarvittaessa muun määritellyn ajanjakson:
   
3. Kun tallennat tekemäsi muutokset, asetus on heti käytössä, eli tilituotteen Avoinna24:n kautta tai suoraan kassalla ostaville asiakkaille toimitetaan sähköpostitse PIN-koodi. Muista siis tarkistaa PIN-koodista lähetettävän sähköpostin sisältö ennen kuin otat koodin käyttöön tilituotteilla. 
4. Kun otat PIN-koodi-asetuksen käyttöön tilituotteella, jota on jo myyty asiakkaille, Tehden kysyy, halutaanko näille asiakkaille luoda ja lähettää PIN-koodit:
   
   
5. Jos taas jossain vaiheessa PIN-koodi-asetus halutaan ottaa tilituotteelta pois käytöstä, Tehden ilmoittaa, että asiakkailla on käytössä tuotteeseen liittyviä aktiivisia PIN-koodeja. Voit joko poistaa koodit (jolloin asiakkaiden PIN-koodit lakkaavat heti toimimasta) tai jättää ne asiakkaiden käyttöön, jolloin uusia koodeja ei enää luoda, mutta nykyiset ovat voimassa tilituotteen voimassaolon päättymiseen asti. Huomioi, että jos kyseessä on toistaiseksi voimassa oleva toistuvalla laskutuksella veloitettava tuote, asiakkaan PIN-koodi on voimassa niin kauan kunnes asiakkaan jäsenyys päättyy.
6. Huom! Tuotteen Kuvaus asiakkaalle -kenttään voi halutessaan lisätä tietoa PIN-koodin toiminnasta, esimerkiksi maininnan siitä, että PIN-koodi pysyy samana, kunhan aktiivisten korttien välillä on alle 2 kuukauden tauko. Voit halutessasi kopioida tähän asiaa koskevan tekstinkatkelman Tehdenin PIN-kooodin lähetys -viestipohjasta (katso kohta PIN-koodinsta lähetettävä sähköposti
7. Jos asiakkaillasi on ollut käytössä NFC-tageja, niiden käyttöä voi edelleen jatkaa. NFC-tageille määritetyt, tilituoteluokkiin perustuvat kulunvalvonta-aikataulut ja -oikeudet ovat voimassa myös PIN-koodeilla.

PIN-koodin luonti ja lähetys

PIN-koodin luonti ja lähetys, kun tuote ostetaan Avoinna24:n kautta

Jos PIN-koodi on otettu käyttöön tuotteella, jota myydään Avoinna24:n kautta (verkkokaupassa ja/tai Liity jäseneksi -ominaisuuden kautta), asiakas saa koodin sähköpostitse heti kun verkkomaksu on käsitelty. Viesti lähetetään asiakkaan oletussähköpostiosoitteeseen. Seuraava viesti on Tehdenin oletusviestipohjan mukainen: Seuraava viesti on Tehdenin oletusviestipohjan mukainen:

Kun asiakkaasi ostaa jäsenyyttä, hän saa jo ostoprosessin aikana tiedon siitä, että tilituotteesta luodaan hänelle henkilökohtainen, sähköpostitse toimitettava PIN-koodi. 

Huom! Kun asiakkaasi ostaa esim. Liity jäseneksi -ominaisuuden kautta jäsenyyden, jonka alkamispäivä on tulevaisuudessa, PIN-koodi toimitetaan asiakkaalle heti, mutta se alkaa toimia vasta sinä päivänä, jonka asiakas on valinnut jäsenyyden alkamispäiväksi.

Jos yrityksesi tarjoaa Avoinna24:ssä maksutapana myös laskua, PIN-koodi toimitetaan vasta kun yrityksesi työntekijä on käsitellyt laskun. Avoinna24 ilmoittaa myös tästä asiakkaalle ja kehottaa valitsemaan toisen maksutavan, jos haluaa koodin käyttöönsä heti.

Huomioi, että tilituotteeseen liittyvää PIN-koodia ei tällä hetkellä löydy asiakkaan Avoinna24-tililtä, vaan asiakas saa PIN-koodin vain sähköpostitse. 

PIN-koodin luonti ja lähetys, kun tuote myydään kassalla

Asiakkaalle luodaan ja toimitetaan PIN-koodi myös silloin, kun tilituote myydään yrityksen kassalla. Muista varmistaa, että asiakkaan tiedoissa on sähköpostiosoite, johon PIN-koodi voidaan toimittaa. Tehden EI varoita erikseen siitä, että sähköpostiosoite puuttuu.

PIN-koodin luonti ja lähetys, kun asiakas maksaa myös ensimmäisen jäsenyysjaksonsa toistuvan laskutuksen kautta

Yleensä kuukausittain laskutettavan jäsenyyden hankkiva asiakas maksaa jäseneksi liittymisen yhteydessä ensimmäisen jakson joko kassalla tai Liity jäseneksi -ominaisuuden kautta, jonka jälkeen häntä jatkossa laskutetaan toistuvan laskutuksen kautta. Joskus kuitenkin voidaan toimia niin, että asiakas EI maksa ensimmäistä jaksoa heti, vaan myös ensimmäinen jakso (tasausjakso) laskutetaan toistuvan laskuprofiilin kautta. Tällaisessa tapauksessa asiakkaalle EI lähetetä automaattisesti PIN-koodia! PIN-koodin voi kuitenkin käydä lähettämässä asiakkaalle manuaalisesti asiakkaan tiedoissa.

Useampi toimipiste, joissa vain osassa PIN-koodi käytössä

PIN-koodin muodostumista ei tällä hetkellä pysty rajaamaan vain tiettyyn toimipisteeseen. Jos yrityksessäsi on useita toimipisteitä ja PIN-koodeja halutaan käyttää vain osassa niistä, voidaan luoda toimipistekohtaisia tilituotteita ja ottaa PIN-koodi käyttöön vain tietyn toimipisteen tilituotteilla. 

PIN-koodi asiakkaan tiedoissa

Asiakkaan henkilökohtainen PIN-koodi sekä sen voimassaoloaika löytyvät myös asiakkaan asiakaskortilta, perustiedoista. Oletuksena koodi on piilotettu, mutta jos oikeutesi riittävät siihen, saat koodin näkyviin silmäkuvaketta napsauttamalla:

Jos asiakas unohtaa PIN-koodinsa tai herää epäilyksiä siitä, että PIN-koodia väärinkäytetään, asiakaskohtaisen uuden PIN-koodin voi luoda asiakkaan tiedoissa. Siirry muokkaustilaan, valitse kohta Luo uusi PIN-koodi ja tallenna muutokset:

Asiakas saa uuden PIN-koodin sähköpostitse ja vanha koodi lakkaa toimimasta.

Asiakkaalle voi myös lähettää PIN-koodin esimerkiksi silloin, kun tämä on hävittänyt NFC-taginsa eikä halua ostaa uutta tilalle.

PIN-koodi asiakkaan Avoinna24-tilillä

Asiakas voi tarkistaa oman PIN-koodinsa kirjautumalla Avoinna24-tililleen. Jos asiakkaalla on voimassa olevia PIN-koodeja, etusivun ylälaidassa näkyy avainkuvake, jota napsauttamalla asiakas näkee kaikki voimassa olevat ja tulevaisuudessa voimaan astuvat PIN-koodinsa.

Tilituotteisiin liittyvät PIN-koodit on korostettu sinisellä ja ajanvarauksiin liittyvät PIN-koodit vihreällä. Tulevaisuudessa voimaan astuvat koodit erottuvat harmaina. PIN-koodit saa näkyviin koodin vieressä olevaa silmäkuvaketta napsauttamalla:

Onko asiakas saanut PIN-koodin?

Jos syntyy epäselvyyttä siitä, onko PIN-koodin sisältävä viesti toimitettu asiakkaalle, voit tarkastaa tämän Tehdenistä, Yritysasetusten Viestien hallinnasta. Lähetetyt viestit -osiosta löytyvät kaikki viestit, joita Tehdenistä on lähetetty asiakkaille. Viestit löytyvät myös asiakkaan tiedoista, Viestit-välilehdeltä:

Huom! Jos Tehden-käyttäjän käyttöoikeudet eivät riitä PIN-koodien tarkasteluun, käyttäjä näkee vain viestin otsikon mutta ei voi avata itse viestiä, sillä viestit sisältävät PIN-koodin.

PIN-koodi ja kulunvalvonta

Kulunvalvonnan asetukset

Asetusten Kulunvalvonta-osiosta löydät kaikkien voimassa olevien PIN-koodien ja kulkukorttien tiedot. PIN-koodi on listauksessa piilotettu, mutta jos käyttäjän oikeudet riittävät, PIN-koodin saa näkyviin laatikon oikeaa laittaa klikkaamalla:

Asiakkaan PIN-koodiin liittyvien kulkuoikeuksien tarkistaminen / kulkukortin tiedot

Kun klikkaat asiakkaan kulkukortin numeroa tai PIN-koodia, näet yksittäisen asiakkaan kulkukortin tiedot ja voit tarvittaessa sieltä tarkistaa, mitä kulkuoikeuksia asiakkaan kulkukorttiin ja/tai PIN-koodiin liittyy:

Kulunvalvonnan tapahtumaraportti

Huom! PIN-koodin syöttö ovilukijaan näkyy kulunvalvonnan tapahtumaraportilla vain, kun pakkokirjausominaisuus on käytössä. Tämä on syytä ottaa huomioon, jos yrityksessäsi halutaan pakkokirjauksen sijaan leimata kerrat manuaalisesti ja siten varmistaa, että valmennuskäynti lähtee asiakkaan valmennussarjakortilta (kappaleperusteinen tilituote) eikä asiakkaan kk-jäsenyyskortilta (aikaperusteinen tilituote). Kun pakkokirjaus on päällä ja asiakkaalla on sekä aika- että kappaleperusteinen tilituote, käynti veloitetaan aina ensisijaisesti aikaperusteiselta tilituotteelta, eli kappaleperusteisen tilituotteen kerrat eivät vähene kun asiakkaan käynti pakkokirjataan.

Kulunvalvonnan tapahtumaraportista näet, onko ovista kuljettu NCF-tagilla vai PIN-kortilla. Kun Kortin numero / PIN -sarakkeessa näkyy asteriskeja, kulku ovista on tapahtunut PIN-koodilla:

Käyttöoikeudet ja PIN-koodi

Kaikki yrityksesi myyntejä tekevät työntekijät voivat myydä PIN-koodillisia tuotteita - Tehden luo asiakkaille koodit ja toimittaa ne. Jos kuitenkin asiakkaalle on tarve luoda PIN-koodi manuaalisesti tämän tiedoissa, tähän tarvitaan PIN-koodin luku- ja muokkausoikeudet.

Yrityksen pääkäyttäjä voi joko muokata yksittäisen käyttäjän käyttöoikeuksia käyttäjähallinnassa tai lisätä PIN-koodin muokkausoikeudet jollekin käyttäjäroolille.

Käyttäjällä on PIN-koodin luku- ja muokkausoikeus, jos tälle on Oikeusryhmät-välilehdellä annettu Palvelutyöntekijä-käyttäjäoikeus:

Jos PIN-koodioikeudet halutaan antaa myös tähän ryhmään kuulumattomille käyttäjille tai tai supistaa palvelutyöntekijän oikeuksia, voi muutokset tehdä Oikeuspuu-välilehdellä, Asiakkaat-osiossa:

Muokkausoikeudella käyttäjä voi luoda ja lähettää PIN-koodeja asiakkaille, mutta ei näe PIN-koodia. Kun käyttäjällä on lukuoikeus (silmäkuvake), käyttäjä näkee luodun PIN-koodin, mutta ei voi luoda uutta koodia asiakkaalle. Kaikkiin PIN-koodiin liittyviin toiminnallisuuksiin vaaditaan sekä luku- että muokkausoikeus. Jos käyttäjällä ei ole kumpaakaan oikeutta, hän näkee silti, että asiakkaalle on luotu ja lähetetty PIN-koodi.