Tehden-Netvisor-integraatiot ja niiden käyttöönottoon valmistautuminen

1. Kirjanpitointegraation kautta voidaan siirtää kirjanpitoaineisto Tehdenistä Netvisoriin. Tämä tarkoittaa sitä, että Tehdenin Raportointi-ohjelmassa luotava koontikuitti viedään Netvisoriin. Tositteella saa vietyä kirjanpitoon kassakirjanpidon, varastokirjanpidon, myyntireskontran ja ostoreskontran kokonaisarvon. Varastokirjanpitoraportti vie Netvisoriin varaston arvossa tapahtuneen kokonaismuutoksen valittuna ajanjaksona.
2. Ostoreskontraintegraation kautta voit noutaa ostolaskut Netvisorista Tehdeniin tarkastettaviksi, täsmäytettäviksi ja hyväksyttäviksi. Tämä integraatio vaatii Tehdenin Ostotilaukset-lisäosan.
3. Myyntireskontraintegraation kautta Tehdenin myyntilaskut voidaan siirtää Netvisorin myyntireskontran hoidettaviksi. Laskut toimitetaan asiakkaille Tehdenin toimitustavoilla ja niiden tiedot viedään kerran päivässä Netvisoriin. Vastaavasti kerran päivässä Tehden noutaa Netvisorista laskujen tilat ja merkitsee laskut Tehdenissä Netvisorin tilan mukaan (maksettu, avoin tai erääntynyt).

Kaikki Netvisor-integraatiot voivat tietysti olla käytössä myös samanaikaisesti.

Integraatio-lisäosien tilaaminen Tehdeniltä

Jos haluat jonkin Netvisor-integraation käyttöösi, yrityksesi Tehden-tilaukseen tulee lisätä joko Netvisor-kirjanpitointegraatio-, Netvisor-myyntireskontraintegraatio- tai Netvisor-ostoreskontraintegraatio -lisäosa. Tarvitset myös käyttöönottopalvelun, jonka voit tilata samalla kun tilaat lisäosan.

Integraatioiden käyttö vaatii Netvisorin Professional- tai Premium-paketin (tai muun paketin, joka sisältää ohjelmistorajapinnan käyttöoikeuden). Netvisor saattaa myös veloittaa joistain rajapinnan toiminnoista transaktioperusteisesti. Näistä saat lisätietoa Netvisorilta.

Tehdenin tilikartan muokkaus vastaamaan Netvisorin tilikarttaa

Jotta järjestelmien välillä siirtyvät tiedot kohdentuvat oikein, täytyy ennen integraation käyttöönottoa varmistaa, että tilikartat vastaavat toisiaan.

Kirjanpitotilin tilinumero toimii avaintietona, kun Tehdenistä tulevia tietoja kohdennetaan Netvisorin kirjanpitotileihin. Kirjanpitotilin tulee siis olla täsmälleen sama kummassakin järjestelmässä.

Ensimmäisenä kannattaa tarkistaa, että Netvisorin tilikarttaan on luotu tarvittavat kustannuspaikkakohtaiset eli laskentakohtaiset tilit, ja luoda tarvittavat vyörytyssäännöt. Tämä onnistuu Netvisorissa kohdassa Taloushallinto / Kirjanpidon asetukset.

Kun yrityksesi on ottamassa Netvisor-integraation käyttöön, saat meiltä Tehdenissä käytössä olevan tilikarttapohjan. Käy kirjanpitäjäsi kanssa se läpi ja miettikää yhdessä, miten tilejä tulee Tehdenissä muuttaa. Kun muutokset on tehty tilikarttapohjaan, sen voi palauttaa osoitteeseen tuki@tehden.com: me muokkaamme tilit kuntoon ennen integraation kytkentää.

Jos vain kirjanpitotilin numeroa tai nimeä muokataan, muutokset voi tehdä Tehdeniin milloin tahansa, sillä ne tulevat voimaan takautuvasti. Jos kuitenkin Tehdeniin tarvitsee lisätä kokonaan uusia tilejä, lisäysajankohta kannattaa sopia kirjanpitäjän kanssa.

Nettokirjanpitomenettelyyn siirtyminen

Jos yrityksesi on käyttänyt nettokirjanpitomenettelyä jo ennen integraatiota, tämä kohta ei koske sinua. Jos kuitenkin käytössä on ollut bruttokirjanpito, täytyy integraation yhteydessä siirtyä nettokirjanpitoon. Näistä voit lukea tarkemmin ohjeesta Kirjanpito ja tilikartta. 

Ilmoita meille Tehdeniin, milloin yrityksesi haluaa siirtyä nettokirjanpitoon, ja me ajastamme muutoksen. 

Ohjelmistorajapintatunnuksen luominen Netvisoriin

Netvisorissa aktivoidaan ohjelmistorajapintapalvelu, joka vaatii, että käyttäjällä on Netvisorissa KH-oikeudet (Käyttäjähallitsijan erityisrooli). Ennen käyttöönottoa täytyy myös varmistaa, että Netvisorissa Rajapintaresurssien Yleiset käyttöoikeudet -osio on sallittu. 

Kun tieto siirtyy Tehdenistä Netvisoriin, sen luojana näkyy Netvisorissa jokin Tehdeniin kytketty käyttäjätunnus. Ohjelmistorajapintatunnusten luonti ei vaadi erillisiä oikeuksia, vaan vaatimuksena on, että kyseisellä käyttäjällä on Netvisorissa oikeudet loppuasiakasyritykseen. Netvisor suosittelee, että rajapintatunnusten luoja olisi aina yrityksen oma käyttäjä. Myös tilitoimiston käyttäjä voi kytkeä integraation, mutta tässä kannattaa huomioida se, että jos tilitoimisto vaihtuu tai tilitoimiston käyttäjä poistetaan Netvisor-yrityksestä, integraatio ei myöskään sen jälkeen toimi. Rajapintatunnusta tarvitaan siinä vaiheessa, kun integraatio kytketään päälle, eli luo se ennen Tehdenin asiantuntijan pitämää käyttöönottopalvelua.

Lisätietoja rajapintatunnuksen luomisesta löydät Netvisorin ohjesivuilta: Ohjelmistorajapintatunnukset

Tietoa Tehdenin raporteista kirjanpitäjälle

Kun yrityksesi ottaa jonkin Netvisor-integraation käyttöön, kannattaa kirjanpitäjän tutustua ohjeeseemme Tietoa raporteista kirjanpitäjälle. Sieltä löytyy kattavasti tietoa Tehdenistä löytyvistä raporteista, joista voi olla hyötyä myös integraation käyttöönoton jälkeen (esimerkiksi Laskuttamattomat laskut -raportti, jos yrityksessä käytetään koontilaskutusta).