Tehden-Procountor-integraatiot ja niiden käyttöönottoon valmistautuminen

Tehden-Procountor-integraatio voi toimia kolmella tavalla, yrityksen tarpeista riippuen:

1. Kirjanpitointegraation kautta voidaan siirtää kirjanpitoaineisto Tehdenistä Procountoriin. Tämä tarkoittaa sitä, että Tehdenin Raportointi-ohjelmassa luotava koontikuitti viedään Procountoriin. Tositteella saa vietyä kirjanpitoon kassakirjanpidon, varastokirjanpidon, myyntireskontran ja ostoreskontran kokonaisarvon. Varastokirjanpitoraportti vie Procountoriin varaston arvossa tapahtuneen kokonaismuutoksen valittuna ajanjaksona.
2. Ostoreskontraintegraation kautta voit noutaa ostolaskut Procountorista Tehdeniin tarkastettaviksi, täsmäytettäviksi ja hyväksyttäviksi. Tämä integraatio vaatii Tehdenin Ostotilaukset-lisäosan.
3. Myyntireskontraintegraation kautta Tehdenin myyntilaskut voidaan siirtää Procountorin myyntireskontran hoidettaviksi. Laskut toimitetaan asiakkaille Tehdenin toimitustavoilla ja niiden tiedot viedään kerran päivässä Procountoriin. Vastaavasti kerran päivässä Tehden noutaa Procountorista laskujen tilat ja merkitsee laskut Tehdenissä Procountorin tilan mukaan (maksettu, avoin tai erääntynyt).

Integraatio-lisäosien tilaaminen Tehdeniltä ja Procountorilta

Jos haluat jonkin Procountor-integraation käyttöösi, yrityksesi Tehden-tilaukseen tulee lisätä joko  Procountor-kirjanpitointegraatio-, Procountor-myyntireskontraintegraatio- tai Procountor-ostoreskontraintegraatio -lisäosa. Tarvitset myös käyttöönottopalvelun, jonka voit tilata samalla kun tilaat lisäosan. Tämän lisäksi yrityksesi pitää tilata Procountorilta API-lisäosa. Procountorilta saatava API-avain syötetään Tehdenin Yritysasetusten Kirjanpitopalvelut-välilehdelle.

Muistathan, että Procountor-rajapinta tulee turvallisuussyistä käydä uudelleenaktivoimassa puolen vuoden välein. Kun turvallisuuden takaava rajapinta-avain on vanhenemassa, saat siitä ilmoituksen yrityksen päätoimipisteen oletussähköpostiosoitteeseen. Käy tällöin Tehdenin Yritysasetusten Kirjanpitopalvelut-välilehdellä uudistamassa API-avain.

Tehdenin tilikartan muokkaus vastaamaan Procountorin tilikarttaa

Jotta järjestelmien välillä siirtyvät tiedot kohdentuvat oikein, täytyy ennen integraation käyttöönottoa varmistaa, että tilikartat vastaavat toisiaan.

Kirjanpitotilin tilinumero toimii avaintietona, kun Tehdenistä tulevia tietoja kohdennetaan Procountorin kirjanpitotileihin. Kirjanpitotilin tulee siis olla täsmälleen sama kummassakin järjestelmässä.

Kun yrityksesi on ottamassa Procountor-integraation käyttöön, saat meiltä Tehdenissä käytössä olevan tilikarttapohjan. Käy kirjanpitäjäsi kanssa se läpi ja miettikää yhdessä, miten tilejä tulee Tehdenissä muuttaa. Kun muutokset on tehty tilikarttapohjaan, sen voi palauttaa osoitteeseen tuki@tehden.com: me muokkaamme tilit kuntoon ennen integraation kytkentää.

Jos vain kirjanpitotilin numeroa tai nimeä muokataan, muutokset voi tehdä Tehdeniin milloin tahansa, sillä ne tulevat voimaan takautuvasti. Jos kuitenkin Tehdeniin tarvitsee lisätä kokonaan uusia tilejä, lisäys kannattaa ajoittaa mahdollisen nettokirjanpitomenettelyyn siirtymisen kanssa samaan aikaan.

Nettokirjanpitomenettelyyn siirtyminen

Jos yrityksesi on käyttänyt nettokirjanpitomenettelyä jo ennen integraatiota, tämä kohta ei koske sinua. Jos kuitenkin käytössä on ollut bruttokirjanpito, täytyy integraation yhteydessä siirtyä nettokirjanpitoon. Näistä voit lukea tarkemmin ohjeesta Kirjanpito ja tilikartta. 

Ilmoita meille Tehdenillä, milloin yrityksesi haluaa siirtyä nettokirjanpitoon, ja me ajastamme muutoksen. 

Integraatiokäyttäjätunnuksen luominen Procountoriin

Kun integraatio siirtää tietoja Procountoriin, niiden luojana näkyy Procountorissa jokin Tehdeniin kytketty käyttäjätunnus. Tätä varten kannattaa Procountoriin luoda uusi käyttäjätunnus, jonka nimi on esim. "Tehden-integraatio". Tätä käyttäjätunnusta tarvitaan siinä vaiheessa, kun integraatio kytketään päälle, eli luo se ennen käyttöönottokoulutusta. Tällä käyttäjätunnuksella kirjaudutaan Procountoriin jatkossa silloin, kun Tehdenin ja Procountorin välinen API-avain täytyy uusia (ks. API-avaimen uusiminen).

Tarkemmat tiedot käyttäjätunnuksen tarvitsemista oikeuksista löydät kunkin integraation ohjeista. Jos otat käyttöön useita Tehden-Procountor-integraatioita, muista varmistaa, että integraatiokäyttäjätunnuksella on kaikkien näiden integraatioiden vaatimat oikeudet.

Tietoa Tehdenin raporteista kirjanpitäjälle

Kun yrityksesi ottaa jonkin Procountor-integraation käyttöön, kannattaa kirjanpitäjän tutustua ohjeeseemme Tietoa raporteista kirjanpitäjälle. Sieltä löytyy kattavasti tietoa Tehdenistä löytyvistä raporteista, joista voi olla hyötyä myös integraation käyttöönoton jälkeen (esimerkiksi Laskuttamattomat laskut -raportti, jos yrityksessä käytetään koontilaskutusta).