Kun yritys siirtyy käyttämään Tehdeniä ja siirtää tuotetietoja vanhasta järjestelmästä Tehdeniin, varastosaldojen tuonti voidaan hoitaa useammalla tavalla. Suosittelemme tutustumaan alla esiteltyihin vaihtoehtoihin, niissä huomioitaviin asioihin ja tarvittaviin toimenpiteisiin. Parhaan menetelmän valintaan vaikuttaa ennen kaikkea tuotteiden määrä sekä se, miten ajan tasalla tuotetiedot ja varastosaldot ovat vanhassa järjestelmässä, mutta myös muita seikkoja kannattaa huomioida. Usein varastosaldojen tuonnissa myös yhdistellään useampaa menetelmää.
Saldojen inventointi Tehdenissä
Tässä vaihtoehdossa tuotetiedot tuodaan Tehdeniin ilman varastosaldoja ja saldot inventoidaan Tehdenissä. Tämä on todennäköisesti vaivattomin vaihtoehto, jos tuotteiden saldot eivät ole ajan tasalla vanhassa järjestelmässä ja olet joka tapauksessa harkinnut ottavasi käyttöön inventointia (sekä hyllytystä ja keräilyä) helpottavan käsipäätteen ja Tehden-sovelluksen.
- Tuotetietojen tuonti
- Inventointi (uusi)
- Tehden-käsipääte
- Tehden-sovellus
- Inventointi Tehden-sovelluksella
Ennen tuotteiden tuontia luo varastot Tehdeniin ja tuo tietotuonnin yhteydessä tuotteen varastotieto (stock) nollasaldoilla (eli saldo-kenttään numero 0). Näin varastopaikat ovat inventaariota tehtäessä jo valmiiksi Tehdenissä eikä niitä tarvitse luoda/tuotteita siirtää varastopaikoille inventaarion yhteydessä. Huom! Tietotuonti luo tuotteelle nollasaldon vain yhteen varastoon. Jos samaa tuotetta on useammassa varastossa, käytä näille tuotteille Varastosaldojen alustus -tuontia ja tuo nollasaldo myös toisiin varastoihin.
Kun tuotetiedot on tuotu, tuotteiden saldot inventoidaan suoraan Tehdeniin. Tehden-sovellus ja käsipääte tehostavat inventointia huomattavasti, kun saldot saa tallennettua järjestelmään suoraan hyllyjen välistä. Tässä vaihtoehdossa on otettava huomioon mm. inventaarioon kuluva aika, se kummassa järjestelmässä myynnit halutaan tehdä inventaarion aikana sekä se, voiko siirtymäaika aiheuttaa "miinukselle" myymisen riskin.
Saldojen inventointi vanhassa järjestelmässä
Tässä vaihtoehdossa tuotetiedot tuodaan Tehdeniin valmiiksi, saldot inventoidaan vanhassa järjestelmässä ja tuodaan varastosaldojen alustuksella Tehdeniin juuri ennen käyttöönottoa. Tämä voi olla järkevä vaihtoehto, jos vanhan järjestelmän saldot ovat ajan tasalla eli ne voidaan tuoda suoraan sellaisinaan Tehdeniin. Näin tuotetiedot ja -ryhmät voidaan valmistella rauhassa Tehdenissä ja tuoda saldot nopeasti juuri ennen käyttöönottoa.
Jos tuotetietoja on kuitenkin järjestelmän vaihdon yhteydessä tarkoitus muokata (esimerkiksi ottaa käyttöön yhdenmukainen tuotekoodisto, muuttaa tuotteiden nimiä, poistaa poistuneita tuotteita jne.), on hyvä huomioida, että varastosaldojen alustus vaatii tarkkaavaisuutta. Jos tuotteen koodia on Tehdenissä muutettu, tietotuontityökalumme ei pysty suoraan kohdistamaan saldojen alustus -excelin tietoja oikeisiin tuotteisiin, jos excelissä käytetään vielä vanhoja koodeja. Voit saldojen tuonnin yhteydessä ladata itsellesi listan niistä tuotteista, joille ei löytynyt vastinetta Tehdenistä, ja sitten manuaalisesti etsiä vastaavan tuotteen Tehdenistä, kopioida tuotteen uuden tuotekoodin saldoexceliin ja tuoda saldot uudelleen Tehdeniin. Jos koodin lisäksi myös tuotteen nimeä on muokattu, oikean tuotteen löytäminen voi olla vaikeaa. Jos valitset tämän vaihtoehdon, voi olla järkevää esim. kirjata tuotteiden uudet nimet omaan sarakkeeseensa exceliin, jolla tuotetiedot alunperin tuotiin Tehdeniin.
Jos valitset tämän vaihtoehdon, muista että tuotetietojen tuonnin yhteydessä Tehdeniin EI tuoda tuotteiden varastotietoja. Muuten saldojen tuonti varastosaldojen alustuksella ei onnistu.
Tuotteiden ja saldojen tuonti samalla kertaa juuri ennen käyttöönottoa
Tämä vaihtoehto voi sopia yrityksellesi, jos sekä tuotetiedot että tuotteiden saldot ovat vanhassa järjestelmässä ajan tasalla eikä niihin tarvitse tehdä suuria muutoksia Tehdeniin siirryttäessä. Muista kuitenkin testata tuotteiden ja saldojen tuontia riittävästi ennen käyttöönottoa. Näin varmistetaan, että vanhan järjestelmän data varmasti siirtyy Tehdeniin halutulla tavalla. Paras ja riskittömin tapa tietotuontien testaamiseen on testiympäristö (20 e/kk), mutta tietojen ja saldojen tuontia voi testata pienillä määrillä myös yrityksen oikeassa Tehden-ympäristössä.
Jos testituonnit tehdään oikeassa Tehden-ympäristössä, testinä tuodut tuotteet ja saldot on tietysti poistettava ennen lopullista tietojen ja saldojen tuontia. Testimyynnit poistetaan aina koeajan tietojen poistolla, mutta jos testauksen yhteydessä on tuotu ja/tai luotu Tehdeniin tuoteryhmiä ja ne halutaan säilyttää, tuotteiden tietoja ei voi poistaa koeajan tietojen poiston kautta. Tällaisessa tapauksessa tuotetiedot poistetaan seuraavasti:
- Siirry Tuotteet-ohjelmaan ja valitse vasemmasta yläkulmasta Valitse kaikki. (Jos joukossa on tuotteita, joita et halua poistaa, poista valinta niiden kohdalta.)
- Valitse Lisätoiminnot ja sen alta Poista valitut:
Muutoin tuotteiden ja saldojen tuonnissa noudatetaan Tietotuontityökalu-kokonaisuuden ohjeita. Aloita tutustumalla Vinkkejä tietojen tuontiin -ohjeeseen.
Kommentit
0 kommenttia
Kommentointi on poistettu käytöstä.