Resurssit: esimerkkitapauksia

Tehdenissä resursseilla voidaan eri tavoin varmistaa, että kun asiakas varaa palvelun, myös palvelun toteuttamiseen tarvittava tila ja/tai laite on varmasti vapaana ja saatavilla. Tästä ohjeesta löydät muutaman esimerkin siitä, miten resursseja voi hyödyntää. Resursseja voi käyttää myös ryhmäajanvarauksissa, eli voit soveltaa kaikkia alla olevia esimerkkejä sekä palveluihin että ryhmävarauspalveluihin.

Jos resurssi on joko tila, laite ja henkilö, jota tarvitaan palvelun toteuttavan henkilön lisäksi, täytyy ensin luoda resurssi/resurssit ja sitten niistä resurssiryhmä. Jos palvelun toteuttamiseen tarvitaan vain resurssi (esim. asiakas varaa pelkän tilan), resurssia käytetään itsenäisenä. Huomioithan, että tukiresurssi-tyyppisestä resurssiryhmästä varataan palvelua varten vain yksi laite/tila/henkilö, eli jos resurssilla halutaan varata useita laitteita/tiloja ja/tai resursseja, täytyy resurssiryhmän tyypiksi valita Palveluntarjoaja.

Palvelu, johon tarvitaan tietty tila, mutta jonka voi toteuttaa useampi palveluntarjoaja

Kyseessä voi olla esimerkiksi hieronta, joka toteutetaan aina tietyssä hierontahuoneessa, sillä huoneessa on palveluun tarvittava laite, jota ei voi siirtää huoneesta toiseen. Useampi palveluntarjoaja voi toteuttaa palvelun.

1. Siirry rataspainikkeen takaa löytyvään Resurssihallintaan luomaan hierontahuone:
   • Valitse resurssityypiksi Tila.
   • Anna tilalle kuvaava nimi Resurssin nimi -kenttään. Käyttäjätunnus-kenttään voi syöttää saman nimen.
   • Varmista, että Toimipiste-kohdassa on valittu se toimipiste, jossa tila sijaitsee.
   • Valitse kohta Luo salasana automaattisesti. Jos et syötä sähköpostiosoitetta, salasana ja käyttäjätunnus lähetetään resurssin luoneen pääkäyttäjän sähköpostiosoitteeseen.
   • Tallenna.
     
2. Siirry sitten Resurssihallinnan Resurssiryhmät-välilehdelle ja klikkaa Luo uusi.
   • Nimeä ryhmä.
   • Ryhmän käyttökohteeksi valitaan Tukiresurssi.
   • Valitse toimipiste, jossa tila sijaitsee.
   • Valitse sitten Tila-ryhmästä luomasi tila.
   • Tallenna.
     
3. Siirry nyt Tuotteet-ohjelmaan ja etsi palvelu, jossa tilaa tarvitaan. Siirry palvelun Tukiresurssit-välilehdelle.
4. Klikkaa auki tukiresurssipuu ja valitse luomasi resurssiryhmä. Tallenna.
   
5. Siirry vielä tuotteen Palveluntarjoajat-välilehdelle varmistamaan, että palvelulle on varattu oikeat palveluntarjoajat Käyttäjät-kohdassa.
6. Nyt asiakkaasi voivat varata palvelun Avoinna24:n kautta sellaisina ajankohtina, jolloin sekä tila että joku valituista palveluntarjoajista on vapaana.
    

Tietyn palveluntarjoajan toteuttama palvelu, jonka voi toteuttaa useassa eri tilassa

Tämä voi olla esimerkiksi tietty hierontatyyppi, jota vain yksi palveluntarjoajista taitaa, mutta jota varten ei tarvita tiettyä tilaa, vaan voidaan käyttää mitä tahansa saatavilla olevaa tilaa.

1. Siirry Resurssinhallintaan ja varmista, että kaikki käytettävissä olevat tilat on luotu järjestelmään.
2. Siirry sitten Resurssiryhmät-välilehdelle ja klikkaa Luo uusi -painiketta.
3. Nimeä ryhmä.
4. Valitse käyttökohteeksi Tukiresurssi.
5. Valitse toimipiste, jossa tilat sijaitsevat.
6. Valitse kaikki tilat, joissa palvelu voidaan toteuttaa.
7. Tallenna.
8. Siirry nyt Tuotteet-ohjelmaan ja palveluun, jota resurssiryhmän huoneissa voi toteuttaa. Siirry palvelun Tukiresurssit-välilehdelle.
9. Klikkaa auki tukiresurssipuu ja valitse luomasi resurssiryhmä. Tallenna.
10. Siirry vielä tuotteen Palveluntarjoajat-välilehdelle varmistamaan, että palvelulle on varattu oikea palveluntarjoaja Käyttäjät-kohdassa.
11. Varmista myös Ajanvaraus-ohjelman Viikkotyöaika-sivulla, että halutulle palveluntarjoajalle on lisätty palveluaikaa haluttuihin kellonaikoihin.
12. Nyt asiakkaasi voivat varata palvelun Avoinna24:n kautta sellaisina ajankohtina, jolloin sekä palveluntarjoaja että jokin resurssiryhmään lisätyistä tiloista on vapaana.

Palvelu, jonka toteuttamiseen tarvitaan tietty henkilö ja laite sekä jokin käytössä olevista tiloista

Jos palvelun toteuttamiseen tarvitaan tietty henkilö (tai useita henkilöitä), tietty laite sekä lisäksi jokin toimipisteen tiloista, voidaan palvelulle lisätä sekä tukiresurssi (jolla varmistetaan, että jokin tiloista on vapaana) että resurssi palveluntarjoajaksi (jolla varmistetaan, että kaikki palvelun toteuttamiseen välttämättä tarvittavista henkilöistä/laitteista ovat vapaina). Tästä esimerkki voisi olla vaikkapa kuntoutuspalvelu, johon tarvitaan tietty ohjaaja ja kuntoutuslaite sekä joko hoitohuone 1, 2 tai 3.

Tätä ohjetta voidaan soveltaa eri tavoin tilanteen ja tarpeen mukaan. Tärkeintä on huomioida, että jos palveluun tarvitaan enemmän kuin kaksi elementtiä (eli palveluntarjojia, tiloja ja/tai laitteita tarvitaan yhteensä kolme tai enemmän), täytyy tämä toteuttaa tukiresurssin ja palveluntarjoajaksi lisätyn, Palveluntarjoaja-tyyppisen resurssiryhmän yhdistelmällä. Palveluntarjoaja-tyyppisen resurssiryhmän Resurssikäyttö-kohdassa on tässä esimerkissä valittu Vaatii kaikki ryhmän resurssit, mutta tarvittaessa voidaan käyttö toteuttaa myös niin, että Palveluntarjoaja-tyyppiselle resurssiryhmälle valitaan kohta Vaatii yhden ryhmän resursseista ja tukiresurssilla varataan palvelulle jokin valituista laitteista/tiloista/henkilöistä.

1. Varmista ensin Resurssihallinnassa, että kaikista tarvittavista tiloista ja/tai laitteista on luotu resurssi.
2. Siirry sitten Resurssiryhmät-välilehdelle. Luo ensin Tukiresurssi-tyyppinen resurssiryhmä tiloista, joissa palvelu voidaan toteuttaa:
   
3. Luo sitten Palveluntarjoaja-tyyppinen resurssiryhmä, jolle valitset kaikki laitteet ja/tai henkilöt, joita palvelun toteuttamiseen tarvitaan. Henkilö-valikossa näkyvät kaikki yrityksesi kalenterikäyttäjät.
4. Valitse Resurssikäyttö-kohdasta Vaatii kaikki ryhmän resurssit, jolloin palvelu on esim. Avoinna24-ajanvarauskalenterissa varattavissa vain silloin, kun kaikki resurssiryhmässä valitut resurssit (sekä Laite-, Henkilö- että Tila-kohdissa valitut resurssit) ovat vapaina:
   
5. Muista, että Palveluntarjoaja-tyyppinen resurssiryhmä näkyy Avoinna24-ajanvarauksessa Valitse palveluntarjoaja -valikossa asiakkaillesi. Resurssiryhmä kannattaa siis nimetä selkeästi.
6. Tallenna.
7. Siirry seuraavaksi Ajavaraus-ohjelman Viikkotyöaika-sivulle varmistamaan, että kaikilla luomasi  resurssiryhmän resursseilla on palveluaikaa (sekä laitteet, henkilöt että tilat). Kun resurssiryhmä on tyypiltään tukiresurssi, palveluaikaa ei tarvitse lisätä, mutta kun resurssiryhmä on palveluntarjoaja, palveluaikaa lisätään kuten muillekin kalenterikäyttäjille:
   
8. Siirry sitten Tuotteet-ohjelmaan ja haluamaasi palveluun.
9. Käy ensin Tukiresurssit-välilehdellä lisäämässä palvelun tukiresurssiksi vaiheessa 2 luomasi tukiresurssi.
10. Siirry sitten Palveluntarjoajat-välilehdelle ja valitse Resurssiryhmät-osiosta vaiheissa 3-6 luomasi palveluntarjoaja-tyyppinen resurssiryhmä:
    
11. Nyt asiakkaasi voivat varata palvelun Avoinna24:n kautta sellaisina ajankohtina, jolloin kaikki Palveluntarjoaja-resurssiryhmään lisätyt resurssit että jokin Tukuresurssi-resurssiryhmään lisätyistä tiloista on vapaana.
12. Kun asiakas tekee varauksen, näet siihen liittyvät tukiresurssit ja palveluntarjoajat Tehdenin ajanvarauskalenterissa seuraavasti:
    

Tiettyä palveluntarjoajaa vaativa palvelu, jota halutaan tarjota vain tiettyyn kellonaikaan

Joskus tiettyä palveluntarjoajaa vaativan palvelun varattavuutta halutaan rajoittaa siten, että asiakkaat voivat varata palvelun vain aamupäivisin tai tiettynä viikonpäivänä. Jos palvelun kuitenkin toteuttaa työntekijä, joka tarjoaa muita palveluita myös muihin aikoihin, voidaan palvelun saatavuusaikoja rajata luomalla palveluntarjoaja-tyyppinen resurssiryhmä, jota varten luodulle resurssille määritellään haluttu, rajatumpi palveluaika Viikkotyöajassa.

1. Siirry Resurssinhallinta-ohjelmaan ja luo resurssi, jonka avulla rajaat palvelun saatavuutta. Jos palveluun tarvitaan tilaa, resurssi voi olla kyseinen tila, mutta voit myös luoda ns. dummy-resurssin, jota käytetään vain tähän tarkoitukseen:
   
2. Siirry sitten Resurssiryhmät-välilehdelle ja luo uusi resurssiryhmä.
3. Nimeä ryhmä kuvaavasti, sillä asiakkaasi näkevät ryhmän nimen Avoinna24-nettiajanvarauksessa.
4. Valitse ryhmän käyttökohteeksi Palveluntarjoaja ja valitse oikea toimipiste.
5. Valitse edellä luomasi dummy-resurssi sekä Henkilö-kohdasta palvelun toteuttava työntekijä.
6. Valitse Resurssikäyttö-kohdasta Vaatii kaikki ryhmän resurssit.
7. Siirry seuraavaksi Ajavaraus-ohjelman Viikkotyöaika-sivulle määrittelemään luomallesi dummy-resurssille haluttu palveluaika (eli esimerkiksi tälle palvelulle halutut aamu- tai viikonloppuajat).
8. Siirry sitten Tuotteet-ohjelmaan ja haluamaasi palveluun.
9. Jos palveluun tarvitaan tila tai laite, käy Tukiresurssit-välilehdellä lisäämässä palvelun tukiresurssiksi oikea tukiresurssi.
10. Siirry sitten Palveluntarjoajat-välilehdelle ja valitse Resurssiryhmät-osiosta vaiheissa 2-6 luomasi palveluntarjoaja-tyyppinen resurssiryhmä.
11. Nyt asiakkaasi voivat varata palvelun Avoinna24:n kautta sellaisina ajankohtina, jolloin sekä dummy-resurssilla että palvelun toteuttavalla palveluntarjoajalla on vapaata palveluaikaa.