Toistuva laskutus ja luottoraja

Kulunvalvonta ja luottoraja

Joskus kuukausilaskutettavan asiakkaan laskut saattavat jäädä maksamatta. Pelkkä erääntynyt maksu ei vielä poista kulkukorttia käytöstä, sillä asiakkaan Asiakastilille syntyy sarja- tai kausikortin voimassaoloaikaa aina silloin, kun toistuva lasku luodaan ja laskutetaan. Jos haluat, että maksamattomat laskut johtavat kulkukortin toiminnan lakkaamiseen, voit ottaa käyttöön yleisen tai asiakaskohtaisen luottorajan.

1. Ota luottoraja käyttöön laskutusasetusten ohjeita seuraamalla. Huomioi, että jos käytössäsi on jokin integroitu laskutuspalvelu (Brang, KTI Laskutus, Finvoicer jne.), ei Tehdenin luottorajaominaisuutta voi tällä hetkellä hyödyntää.
2. Laskutusasetuksissa voit määritellä yleisen luottorajan. Kun asiakkaan avoimet ja laskuttamattomat laskut ylittävät määrittelemäsi rajan, ei uutta laskua voi enää luoda. Tällöin myös kulkukortin toiminta päättyy.
3. Jos asiakkaidesi kuukausilaskutusten summat vaihtelevat, kannattaa luottoraja määritellä asiakaskohtaisesti asiakkaan asiakaskortilla. Jos maksuehtosi on 14 pv netto ja laskutat asiakkaita aina 14 päivää ennen jakson alkua, luottoraja saa aikaan kulkukortin käyttöoikeuden lakkaamisen seuraavasti: jos asetat luottorajaksi esim. kahden kuukauden kuukausilaskutuksen summan, kulkukortin käyttöoikeus lakkaa siinä vaiheessa, kun asiakkaalla on kaksi laskua avoimena ja järjestelmä yrittää luoda asiakkaalle kolmatta laskua. Mieti siis millainen luottoraja on oman maksuehtosi, laskutusrytmisi ja hinnoittelusi kannalta järkevin.
4. Voit myös asettaa luottorajan, mutta sallia sen ylittämisen. Tällöin laskuja voidaan edelleen luoda ja kulkukortin käyttöoikeus jatkuu, mutta järjestelmä varoittaa luottorajan ylittämisestä, ja voit ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin.

Luottorajan seuranta toistuvassa laskutuksessa

Manuaalinen kuukausilaskutus

Jos olet ottanut käyttöön luottorajan, näet toistuvan laskutuksen laskutettavien profiilien listauksessa huutomerkin niiden laskujen kohdalla, jotka ylittävät luottorajan:

Kun luot laskuja ja luotavien laskujen joukossa on asiakkaita, joiden luottoraja ylittyy, Tehden näyttää heti Luo myynnit -painikkeen klikkaamisen jälkeen listauksen näistä asiakkaista. Näet asiakkaiden luottorajan, jo käytetyn luoton sekä tämän laskun muodostaman uuden luoton, ja voit tietojen perusteella päättää, luodaanko laskut vai ei. Jos asiakkaalle ei ole sallittu luottorajan ylittämistä, näet punaisen varoituskolmion, eikä asiakkaalle voida enää luoda uutta laskua. Voit myös ladata näiden asiakkaiden tiedot talteen Vie Excel-muodossa -painikkeesta:

Luottorajan ylittämisestä varoitetaan myös toistuvalla laskuprofiililla, siellä jo siinä vaiheessa, kun seuraava muodostettava lasku on ylittämässä luottorajaa:

Automatisoitu kuukausilaskutus

Jos olet automatisoinut kuukausittaisten jäsenlaskujen luonnin ja lähetyksen, saat sähköpostiisi aina raportin, kun laskutus on tehty. Tästä raportista löydät tiedot niistä asiakkaista, joille ei luottorajan ylittymisen vuoksi ole luotu laskuja.