Jäsenraportti (Uusi)

Yleistä raportin toiminnasta

Uudella jäsenraportilla voit tarkastella päättyneitä ja voimassa olevia jäsenyyksiä monipuolisesti.

Jäsenraportin oletusehdoilla eli mitään suodatuksia tai ryhmittelyjä valitsematta Tehden luo raportin, jossa näet mm. asiakkaan tiedot, tämän jäsenyyden tilan, asiakkaan tilillä olevat tilituotteet ja tilituoteluokan, johon tilituotteet kuuluvat:

Muista huomioida seuraavat asiat jäsenraporttia käyttäessäsi:

• Tarkasteletko mennyttä vai tulevaa ajanjaksoa? Tulkitse raportin tuloksia sen perusteella. Jos tarkasteltava ajanjakso on tulevaisuudessa, jäsenyyden tila raportilla on Jäsenyys päättynyt, vaikka jäsenyys olisi juuri nyt voimassa mutta päättymässä tarkasteltavan myyntijakson aikana.
• Jäsenyyden voimassaolotieto perustuu joko toistuvan laskutusprofiilin päättymispäivään tai jos toistuvaa laskutusta ei ole, tilituotteen voimassaolon päättymiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että vaikka asiakkaalla ei olisi voimassa olevaa tilituotetta, mutta voimassa oleva laskutusprofiili löytyy, asiakas nousee raportille, kun haetaan voimassaolevia jäsenyyksiä. Jäsenraportti ei siis ole suoraan verrannollinen dynaamisiin asiakasryhmiin, jotka perustuvat asiakastilillä voimassa oleviin tilituotteisiin.
• Raportilla tarkastellaan oletuksena vain sellaisia tilituoteluokkia, jotka kasvattavat jäsenyyden kestoa. Tämän asetuksen voi muuttaa raportin yleisissä lisäehdoissa.
• Yleisissä lisäehdoissa (Jäsenyys katsotaan päättyneeksi, jos sitä ei ole uusittu tässä määriteltyjen päivien sisällä) määritellään myös se, kuinka pitkään asiakkaan on oltava ilman voimassa olevaa jäsenyyttä, jotta jäsenyys katsotaan raportilla päättyneeksi (eli uuden jäsenyysjakson ostanut asiakas uudeksi asiakkaaksi). Raportin oletusarvo on 180 päivää eli 6 kuukautta. Jos etsit raportilta esim. viime vuoden aikana aloittaneita aivan uusia asiakkaita, kannattaa arvon olla suuri (esim. oletus). Jos taas haluat seurata jäsenten kokonaismäärää riippumatta siitä, onko näiden jäsentuotteiden välillä kuukauden tai kahden taukoja, arvo voi olla esim. 30 tai 60 päivää. Tämä riippuu tietysti yrityksesi toiminnasta ja asiakkaidesi käyttäytymisestä. Huom! Jos asiakas ei ole ostanut uutta jäsenyyttä, katsotaan jäsenyys aina päättyneeksi, riippumatta tähän kenttään syötetystä arvosta.
• Huomioi myös, että samalta aikaväliltä luotu raportti voi antaa eri tuloksia riippuen siitä, koska raportti luodaan. Tähän vaikuttaa yllä mainittuun, Jäsenyys katsotaan päättyneeksi -kenttään annettu arvo. (Katso tarkemmin kohta Päättyneet jäsenyydet)
• Jos haluat nähdä raportilla Tilituote voimassa alkaen- ja Tilituote voimassaolo päättyy -sarakkeet eli jäsenyyden voimassaolopäivät, älä ryhmittele raporttia! Älä siis laita rastia Ryhmittely-ruutuun minkään raportin suodattimen kohdalla.
• Huomioi, että tilituoteluokan perusteella voimassa olevia jäsenyyksiä tarkasteltaessa kaikkien jäsenyyksien ja yksittäisten jäsenyysluokkien yhteenlaskettu määrä eivät välttämättä vastaa toisiaan. Jos asiakkaalla on tarkasteluaikana ollut useita voimassa olevia tilituotteita, hän voi olla mukana useammassa joukossa. Samoin jos asiakas on tarkasteluaikana vaihtanut esim. opiskelijajäsenyydestä normaaliin jäsenyyteen, hän voi raportointikriteereistä riippuen olla mukana useammalla raportilla.

Alta löydät tarkemman kuvauksen siitä, miten uutta jäsenraporttia voi ryhmitellä ja hyödyntää, mutta muista, että jäsenraportilta löydät myös muuta tietoa:

• Selvität henkilöt, jotka ovat käyneet tutustumiskäynnillä, mutta eivät ole ostaneet jäsenyyttä.
• Löydät asiakkaiden osoitetiedot, sähköpostin ja puhelinnumeron, eli raporttia voi hyödyntää myös asiakkaiden kontaktointiin.
• Suodatat jäsenet näiden laskun toimitustavan mukaan, jos haluat kannustaa asiakkaita siirtymään e-laskutukseen.
• Suodatat ja ryhmittelet jäsenyyksiä asiakkaiden postinumeron tai postitoimipaikan mukaan.

Esimerkkejä jäsenraportin käytöstä

Yrityksen jäsenmäärän kehitys vuoden aikana

Jos haluat selvittää, miten yrityksesi jäsenmäärä on muuttunut kuukausittain menneen vuoden aikana, toimi seuraavasti:

1. Valitse myyntijaksoksi edellinen vuosi tai määrittele aikaväli itse.
2. Valitse ryhmittelykaudeksi kuukausi.
3. Voit rajata raporttia haluamallasi tavalla esimerkiksi asiakasryhmän, tilituoteluokan tai tuotteen mukaan:
   
4. Oikean laidan Yleisissä lisäehdoissa määritellään se, milloin jäsenyys katsotaan päättyneeksi. Oletuksena jäsenyys katsotaan päättyneeksi, jos sitä ei ole uusittu 6 kuukauden sisällä, mutta voit muuttaa aikaa tarpeen mukaan. 
5. Yleisissä lisäehdoissa on oletuksena valittu kohta Laske mukaan vain tilituoteluokat, jotka kasvattavat jäsenyyden kestoa. Jos esimerkiksi henkilökunnan kuntosalikorteille on luotu oma tilituoteluokka, joka ei kasvata jäsenyyden kestoa, henkilökunnan jäsenyydet suodattuvat raportin ulkopuolelle, kun tämä kohta on valittuna. Jäsenyyden muodostuminen määritellään tilituoteluokan tiedoissa:
   
6. Huomioi, että vaikka jäsenellä olisi useita jäsenyyksiä (esim. kausikortti ja sarjakortti), hänet lasketaan raportilla yhdeksi jäseneksi.
7. Luo raportti. Näet nyt kuukausitasolla, montako voimassa olevaa jäsenyyttä yritykselläsi on ollut, ja saat käsityksen esimerkiksi siitä, missä kuussa jäsenyyksiä päättyy ja alkaa eniten.
   • Jäsenyys alkanut ja päättynyt tarkoittaa sitä, että jäsenyys on sekä alkanut että päättynyt samalla ryhmittelyjaksolla (tässä tapauksessa kuukauden sisällä).
   • Jäsenyys voimassa puolestaan tarkoittaa sitä, että jäsenyys on alkanut ennen tarkasteltavaa jaksoa ja on edelleen voimassa.
   • Huom! Jäsenyys yhteensä -sarake laskee yhteen kaikkien muiden sarakkeiden arvot, eli summassa ovat mukana myös tarkastelujakson aikana päättyneet jäsenyydet.
     

Päättyneet jäsenyydet

Jos haluat markkinoida uutta jäsenyyttä asiakkaille, joiden jäsenyys on päättynyt viimeisen vuoden sisällä, toimi seuraavasti:

1. Valitse myyntijaksoksi haluamasi ajanjakso, esim. vuosi taaksepäin tästä päivästä.
2. Valitse halutessasi tilituoteluokan tyyppi ja/tai tietty tilituoteluokka.
3. Valitse Jäsenyyden tila -kohtaan sekä Jäsenyys päättynyt että Jäsenyys alkanut ja päättynyt. Näin saat mukaan myös ne jäsenyydet, jotka ovat sekä alkaneet että päättyneet tarkastellulla myyntijaksolla.
4. Lisää muut mahdolliset tiedot ja luo raportti.
5. Näet nyt listan niistä jäsenistä, joiden jäsenyys on päättynyt määriteltynä aikana. Tieto perustuu joko toistuvan laskutusprofiilin päättymispäivään tai jos toistuvaa laskutusta ei ole, tilituotteen voimassaolon päättymiseen.
6. Kun raportin tallentaa excel- tai csv-muodossa, asiakkaiden sähköpostiosoitteet löytyvät yhdestä sarakkeesta, ja voit kohdistaa heille markkinointiviestintää.

Huomioi raporttia luodessasi Jäsenyys katsotaan päättyneeksi, jos sitä ei ole uusittu tässä määriteltyjen päivien sisällä -kenttään määritetty arvo. Se vaikuttaa siihen, katsotaanko asiakkaan jäsenyys raportilla päättyneeksi, vaikka tämä olisi ostanut jäsenyydelleen jatkoa. Jos kenttään annettu arvo on 30, jäsenyys luokitellaan päättyneeksi, jos jäsenyyksien välillä on yli 30 päivän välinen katko. Kentän oletusarvolla 180 taas jäsenyyden päättymisen ja uuden jäsenyyden alkamisen välillä saa olla 6 kuukauden tauko, ja vasta sen jälkeen jäsenyys katsotaan päättyneeksi. Asiakkaiden jäsenyydessä tapahtuvat muutokset voivat kenttään määritellystä arvosta riippuen vaikuttaa jäsenraportin tuloksiin myös takautuvasti:

Esimerkki: Asiakas X:n jäsenyys on päättynyt 31.12.2023. Jos luot aikaväliä 1.1.-31.12.2023 tarkastelevan raportin päättyneistä jäsenyyksistä 1.3.2024, Asiakas X näkyy päättyneiden jäsenyyksien joukossa. Asiakas ostaa uuden jäsenyyden 2.3.2024. Jos nyt luot saman, aikaväliä 1.1-31.12.2023 tarkastelevan raportin uudestaan 3.3.2024 ja Jäsenyys katsotaan päättyneeksi -kentän arvo on 180, asiakasta ei enää löydy päättyneiden jäsenyyksien joukosta. Jos taas Jäsenyys katsotaan päättyneeksi -kentän arvo on 30, asiakas löytyy edelleen raportilta, sillä asiakkaan päättyneen ja uuden jäsenyyden välille on jäänyt yli 30 päivän mittainen jakso.

Seuraavan kahden kuukauden aikana päättyvät jäsenyydet

Jos haluat saada selville jäsenet, joiden jäsenyys on päättymässä seuraavan kahden kuukauden aikana ja mahdollisesti kohdistaa heille asiakasviestintää, se onnistuu seuraavasti:

1. Valitse myyntijaksoksi kaksi seuraavaa kuukautta.
2. Älä ryhmittele raporttia. (Jos laitat rastin mihin tahansa Ryhmittely-ruutuun, valmiissa raportissa ei näytetä Tilituotteen voimassa alkaen- ja Tilituote voimassaolo päättyy -sarakkeita eli et näe jäsenyyksiin liittyviä päivämääriä.)
3. Valitse halutessasi tilituoteluokan tyyppi ja/tai tietty tilituoteluokka.
4. Jos haluat nähdä vain ne jäsenet, joiden jäsenyys päättyy tulevien kahden kuukauden aikana, valitse Jäsenyyden tila -kohtaan Jäsenyys päättynyt. Huomioi myös, että Jäsenyys alkanut ja päättynyt -tilalla saat mukaan myös ne jäsenyydet, jotka ovat sekä alkaneet että päättyneet tarkastellulla myyntijaksolla.
5. Valitse muut haluamasi hakuehdot ja luo raportti.
6. Näet nyt listan niistä jäsenistä, joiden jäsenyys on päättymässä seuraavien kahden kuukauden aikana. Tieto perustuu joko toistuvan laskutusprofiilin päättymispäivään tai jos toistuvaa laskutusta ei ole, tilituotteen voimassaolon päättymiseen.
7. Huomioi, että jos jäsenyyden tila on Jäsenyys päättynyt, mutta asiakkaan Toistuva laskutusprofiili - ja Toistuva laskutusprofiili päättyy -kenttä ovat tyhjiä, kyseessä voi olla uusi asiakas, joka on vasta liittynyt jäseneksi kassalla, Avoinna24-verkkokaupan tai Liity jäseneksi -ominaisuuden kautta eli maksanut verkossa tai käteisellä ensimmäisen laskutusjakson, mutta jolle ei ole vielä luotu ensimmäistä laskua toistuvan laskutuksen kautta:
   
   • Raportin tuloksia kannattaa tällaisten jäsenten osalta verrata esimerkiksi toistuviin laskutusprofiileihin, joiden aloituspäivä on tulevaisuudessa.
8. Kun raportin tallentaa excel- tai csv-muodossa, asiakkaiden sähköpostiosoitteet löytyvät yhdestä sarakkeesta, ja voit kohdistaa heille markkinointiviestintää.

Kaikki asiakkaan ostamat tuotteet raportointikaudella

Jos haluat selvittää, mitä erilaisia jäsenyystuotteita yksittäiset asiakkaat ovat vuoden aikana ostaneet ja miten nämä tuotteet ovat olleet voimassa, sekin on mahdollista.

1. Valitse raportin myyntijaksoksi edellinen vuosi.
2. Raportin ylälaidan Sarakkeet-painiketta klikkaamalla pääset valitsemaan raportille lisää sarakkeita. Ota käyttöön Tuote voimassa alkaen - ja Tuote voimassaolo päättyy -sarakkeet:
   
3. Oikean laidan lisävalinnoissa valitse kohta Erottele jokainen tuotteen tilaus erikseen tuotteet-sarakkeissa:
   
   
4. Tee muut mahdolliset suodatukset, esimerkiksi valitse tilituoteluokan tyyppi (tässä esimerkissä Aikaperusteinen).
5. Luo nyt raportti.  Näet jokaisen asiakkaan kohdalla kaikki kerrat, kun jotakin tilituotetta on myyty lisää asiakkaalle (kassalla, verkkokaupassa, toistuvan laskutuksen kautta jne):
   

Kaikki tällä hetkellä voimassa olevat jäsenyydet tilituotteittain

Kun haluat selvittää, montako voimassa olevaa jäsenyyttä yritykselläsi on juuri tällä hetkellä, voit toimia esimerkiksi näin:

1. Valitse myyntijaksoksi kuluva päivä (sekä alkamis- että päättymispäiväksi).
2. Jos haluat tarkastella vain aika- tai kappaleperusteisia tilituotteita, valitse tilituoteluokan tyyppi.
3. Kun valitset ryhmittelyn Tilituoteluokka-kohtaan, raportti laskee kunkin tilituoteluokan jäsenyydet omalle rivilleen:
   
   
   • Edellinen on yksinkertaisin tapa tarkastella voimassa olevia jäsenyyksiä, mutta voit porautua myös yksittäisten tuotteiden tasolle valitsemalla Tuote-suodattimeen ne tilituotteet, joiden jäsenmäärän haluat selvittää.
4. Valitse luo raportti. Näet nyt Jäsenyys voimassa -sarakkeesta, kuinka monta voimassa olevaa jäsenyyttä missäkin tilituoteluokassa on valittuna päivänä:
   

Voimassa olevat alennusryhmäjäsenyydet tai yrityksen työntekijöiden jäsenyydet

Jos yrityksesi myy esimerkiksi opiskelijajäsenyyksiä, tietyllä päivämäärällä tai ajanjaksolla voimassa olevien opiskelijajäsenyyksien selvittäminen riippuu siitä, miten opiskelijajäsenyyksiä yrityksessäsi hallinnoidaan.

Jos opiskelijajäsenyyksiä varten on luotu oma opiskelijajäsenyystuotteensa tai -tilituoteluokkansa, voit suodattaa raporttia tuotteen/tilituoteluokan mukaan:

Jos opiskelija-asiakkaat puolestaan on lisätty omaan opiskelija-asiakasryhmäänsä, näiden tiedot saa suodattamalla raportin oikean asiakasryhmän perusteella:

Jos haluat nähdä raportilta myös yksittäisten opiskelijoiden tiedot, älä ryhmittele raporttia.

Vastaavasti jos jokin yritys tarjoaa työntekijöilleen työsuhde-etuna kuntosalisi jäsenyyttä, voi työnantaja pyytää raporttia voimassa olevista työntekijäjäsenyyksistä. Jos näille jäsenyyksille on luotu oma asiakasryhmänsä tai oma tuotteensa, saat tiedot voimassa olevista jäsenyyksistä edellä kuvatusti. Muista olla ryhmittelemättä raporttia, niin näet raportilta yksittäisten työntekijöiden tiedot.

Edellisen kuukauden aikana aloittaneet uudet jäsenet

Jos haluat löytää raportilta edellisen kuukauden aikana aloittaneet uudet jäsenet, toimi seuraavasti:

1. Valitse myyntijaksoksi edellinen kuukausi.
2. Valitse Jäsenyyden tila -kohdasta Jäsenyys alkanut. Jos haluat nähdä vain aloittaneiden asiakkaiden yhteenlasketun määrän, voit laittaa rastin Ryhmittely-kohtaan. Jos taas haluat nähdä myös asiakkaiden tiedot, älä ryhmittele raporttia.
3. Varmista, että yleisissä lisäehdoissa, kohdassa Jäsenyys katsotaan päättyneeksi, jos sitä ei ole uusittu tässä määriteltyjen päivien sisällä, oleva päivien määrä on riittävän suuri. Oletusarvo 180 voi hyvin riittää. Tällä varmistetaan, että sellaiset vanhat asiakkaat, joiden jäsentuotteiden välille jää esimerkiksi muutaman kuukauden tauko, eivät näy raportilla, kun halutaan tietoja aivan uusista asiakkaista.
   
4. Luo raportti. Jos ryhmittelit raportin, näet vain uusien asiakkaiden yhteenlasketun määrän:
   
   
   
5. Jos taas et ryhmitellyt raporttia, näet kaikkien uusien asiakkaiden tiedot ja voit myös järjestää raporttia sen perusteella, mihin tilituoteluokkiin kuuluvia jäsenyyksiä myyntijaksolla on ostettu. Jos jaksolla on myyty kertakäyntejä, tunnistat myös ne joukosta: