Sähköposti-ilmoitus myyntitilauksen tilan muutoksesta

Tehdenissä on mahdollista ottaa käyttöön ominaisuus, jolla saat sähköposti-ilmoituksen haluamaasi osoitteeseen, kun myyntitilauksen tila muuttuu. Voit luoda useita ilmoituksia siten, että tilan muutoksesta riippuen ilmoitus lähtee eri sähköpostiosoitteisiin. Ilmoituksia voi käyttää esimerkiksi siihen, että varastotyöntekijöille ilmoitetaan keräilyä odottavista tilauksista, tai muihin tilausten käsittelyyn liittyviin prosesseihin.

Ilmoituksia voi käyttää myös esim. integroidusta verkkokaupasta tulevista tilauksista ilmoittamiseen.

1. Mene Tehdenin Yritysasetusten Myynnin asetuksiin ja klikkaa Muokkaa-painiketta.
2. Siirry Myyntitilauksien ilmoitukset -kohtaan ja klikkaa Lisää uusi ilmoitus -painiketta:
   
3. Siirrä valinta Käytössä-kohtaan ja syötä sähköpostiosoite, johon haluat saada ilmoitukset. Useamman sähköpostiosoitteen voi erottaa pilkulla.
4. Valitse Ajastus-kohdassa, kuinka usein haluat saada ilmoituksia. Jos valitset Kootusti viikonpäivinä, pääset valitsemaan, minä päivinä viestit lähetetään.
5. Myyntitilauksen tila -kohdassa valitse kohta Kun myyntitilauksen tilaksi muuttuu.
   • Valitse pudotusvalikosta myyntitilauksen tila, josta haluat saada ilmoituksen. 
6. Jos haluat saada imoituksen vain, kun myyntitilaus sisältää tiettyihin tuoteryhmiin kuuluvia tuotteita, valitse tuoteryhmät.
   • Voit hakea tuoteryhmien nimellä tai avata tuoteryhmäpuun ja valita tuoteryhmät sieltä.
   • Tuoteryhmämäärittely on hyödyllinen silloin, kun eri henkilöt vastaavat eri ryhmiin kuuluvien tuotteiden käsittelystä, esimerkiksi keräilystä. Näin voit luoda tuoteryhmäkohtaisia ilmoituksia ja ilmoitus menee aina varmasti oikealle henkilölle.
7. Jos yrityksessäsi on useita toimipisteitä, halutaan eri toimipisteiden ilmoitukset todennäköisesti eri henkilöille. Myyntitilauksen toimipiste -kohdassa valitset, minkä toimipisteen muutoksista nyt luomasi ilmoitus lähetetään.
8. Kun ilmoitus on valmis, tallenna muutokset sivun yläreunasta.
9. Lisää uusi ilmoitus -painikkeesta voit luoda lisää ilmoituksia.

Kun myyntitilauksen tila nyt muuttuu, Tehden lähettää siitä ilmoituksen määrittelemääsi sähköpostiosoitteeseeen. Viestin aiheena on "Tehdenissä on tilauksia, jotka vaativat huomiotasi", ja viestistä löydät tiedot käsittelyä vaativista myyntitilauksista. Viestin linkkiä klikkaamalla pääset Tehdenissä oikealle myyntitilaukselle.

Sähköposti-ilmoituksen muokkaus

Voit muokata uusista verkkokauppatilauksista tulevan sähköposti-ilmoituksen tekstiä Yritysasetusten Viestien hallinnassa. Viestipohja löytyy sieltä nimellä Myyntitilauksen ilmoitus:

Jos vahingossa poistat hakasulkeissa olevaa tekstiä, voit aina palauttaa oletusviestin. Teksti kannattaa pitää yleisluontoisena, jos sähköposti-ilmoituksia käytetään useaan eri tarkoitukseen.