Käyttäjäroolit: esimerkkitilanteita

Tehdenin Käyttäjäroolit-ohjelmassa yrityksen pääkäyttäjä tai käyttäjä, jolle on annettu oikeudet käyttäjähallintaan, voi luoda erilaisia käyttäjärooleja. Käyttäjärooleilla voit kätevästi jakaa uusille ja vanhoille Tehden-käyttäjille heidän työtehtäviensä mukaisia käyttöoikeuksia. Tässä ohjeessa on esimerkkejä tiettyjä työtehtäviä varten luoduista käyttäjärooleista. Huomioi, että valittavissa olevat oikeudet voivat olla yrityksessäsi suppeammat, jos yrityksesi Tehden-tilaukseen ei sisälly kaikkia Tehdenin osia.

Kassatyöntekijän käyttäjärooli

Näillä ohjeilla luot käyttäjäroolin kassatyöntekijälle, jonka työntehtäviin kuuluu vain kassamyyntiin liittyviä tehtäviä.

1. Siirry rataspainikkeen takaa löytyvään Käyttäjäroolit-ohjelmaan ja valitse Luo rooli.
2. Nimeä rooli ja valitse, haluatko tehdä roolista oletuksen kaikille uusille käyttäjille.
3. Kassatyöntekijän roolin pohjana voi olla kätevää käyttää Työntekijä-pikavalintaa.
4. Tarkastele ensin Työntekijäoikeudet-osiota:
   • • Kassatyöntekijän oikeuksilla käyttäjä voi mm. tehdä kassamyyntejä, luoda virhekuitteja, tarkastella kuitteja ja täsmäyttää ja tilittää kassan.
     • Palvelutyöntekijä-oikeudet antavat käyttäjälle oikeuden ajanvarauskalenteriin. Jos yrityksessäsi ei käytetä Tehdenin ajanvarausohjelmaa, kohtaa ei tarvitse valita.
     • Varastotyöntekijän oikeudet tarkoittavat sitä, että työntekijä voi esimerkiksi inventoida tuotteita, muokata tuotteiden varastosaldoa tai hyllyttää tuotteita. Pelkkään kassamyyntiin oikeuksia ei tarvita, mutta jos kassatyöntekijäsi on mukana em. toiminnoissa, oikeudet kannattaa antaa.
     • Tavallinen kassatyöntekijä ei tarvitse Reskontratyöntekijä-oikeuksia.
5. Siirry sitten Vastuuhenkilöoikeuksiin:
   • Jos yrityksessäsi käytetään sähköistä kassalipasta, voit halutessasi estää kassatyöntekijöitä avaamasta kassalipasta muutoin kuin myynnin yhteydessä. Poista tällöin valinta Kassalippaan avaaminen -kohdasta.
   • Jos yleensä laskulla maksavat asiakkaat saattavat joskus asioida myös kassalla ja maksaa ostoksensa kortilla, kassatyöntekijälle kannattaa antaa laskutusasiakkaiden hallintaoikeudet. Jos oikeuksia ei ole, laskutusasiakkaille voi kassallakin myydä vain laskulla.
   • Jos kassatyöntekijä käsittelee myös tuotepalautuksia, anna roolille oikeudet palautusten käsittelyyn.
   • Tämän enempää vastuuoikeuksia tavallinen kassatyöntekijä ei työssään tarvitse.
6. Seuraavaksi määritellään Erityisoikeudet:
   • Asiakkaan henkilötietojen näyttö tarkoittaa sitä, että kassatyöntekijä pääsee asiakaskortilta erilliseen tietokokonaisuuteen, johon on koottu kaikki asiakkaasta Tehdeniin tallennetut henkilötiedot. Tällä ominaisuudella yritys voi asiakkaan pyynnöstä toimittaa tälle GDPR:n mukaisesti tiedot asiakkaasta kerätyistä tiedoista. Jos kassatyöntekijän täytyy joskus vastata tällaisiin pyytöihin, valitse tämä kohta.
   • Muita erityisoikeuksia tavallinen kassatyöntekijä ei työssään tarvitse.
7. Raportointioikeudet-osiossa määritellään, mitä raportteja työntekijä saa käyttää:
   • • Tavallinen kassatyöntekijä ei tarvitse mitään raportointioikeuksia.
     • Jos kuitenkin yrityksessäsi kassatyntekijät saavat esim. provisiota myynnistä, kassatyöntekijä tarvitsee oikeudet omien myyntien raportteihin.
8. Voit nyt tallentaa käyttäjäroolin.
9. Jos haluat tarkastella vielä yksityiskohtaisemmin kassatyöntekijän rooliin nyt kuuluvia oikeuksia, siirry Oikeuspuu-välilehdelle. Oikeuspuussa kannattaa tehdä muutoksia harkiten.
   • Jos annoit roolille oikeudet omien myyntien raportteihin, työntekijä pääsee tarkastelemaan omia myyntejään laajasti erilaisilla raporteilla. Roolilta voi Raportointi-osiossa poistaa oikeudet joihinkin raportointikokonaisuuksiin sen mukaan, miltä raporteilta kassatyöntekijät sinun yrityksessäsi omia myyntejään tarkastelevat:
     

Reskontratyöntekijän käyttäjärooli

Reskontratyöntekijän roolin voi antaa joko kirjanpitäjälle, jos tämä vastaa yrityksesi reskontrasta myös Tehdenin puolella, tai yrityksen saatavienhallinnasta vastaavalle vastuuhenkilölle. Tällaisella vastuuhenkilöllä on todennäköisesti myös muita käyttäjärooleja, joiden kautta hän saa laajemmat käyttöoikeudet Tehdeniin.

1. Siirry rataspainikkeen takaa löytyvään Käyttäjäroolit-ohjelmaan ja valitse Luo rooli.
2. Nimeä rooli. Reskontratyöntekijän roolista ei todennäköisesti haluta tehdä oletusroolia uusille työntekijöille.
3. Todennäköisesti myöskään pikavalintoja ei kannata käyttää vaan lähteä liikkeelle tyhjästä roolista.
4. Työntekijäoikeudet-osiossa lisää työntekijälle Reskontratyöntekijä-oikeudet, jolloin rooli saa täydet käyttöoikeudet myyntireskontraan.
5. Lisää vastuuhenkilöoikeuksia harkintasi mukaan.
   • Jos reskontratyöntekijä vastaa myös laskutuksesta, voi olla tarpeen lisätä tälle oikeus laskutusasiakkaiden hallintaan.
   • Mahdollisesti roolille kannattaa lisätä myös oikeus korttireskontran hallintaan.
6. Erityisoikeudet-osiossa ei ole oikeuksia, joita reskontratyöntekijä välttämättä tarvitsisi.
7. Raportointioikeudet-osiossa roolille kannattaa antaa täydet raportointioikeudet. Näin esimerkiksi kirjanpitäjä saa varmasti luotua kaikki raportit, joita työssään tarvitsee.
8. Voit nyt tallentaa käyttäjäroolin.
9. Jos haluat tarkastella vielä yksityiskohtaisemmin reskontratyöntekijän rooliin nyt kuuluvia oikeuksia, siirry Oikeuspuu-välilehdelle. Oikeuspuussa kannattaa tehdä muutoksia harkiten.
   • Jos reskontratyöntekijä vastaa myös laskutuksesta, oikeuspuun Laskutus-osiossa kannattaa tarkistaa, puuttuuko roolilta vielä jokin laskutuksessa tarvittava oikeus:
     
     
     
   • Yritysasetus-osiossa roolille kannattaa ehkä lisätä oikeus veroluokkiin, tilikarttaan ja kirjanpitoon, jos reskontratyöntekijä vastaa myös näistä asetuksista.
   • Myös Laskutusasetukset-ohjelman oikeudet kannattaa käydä läpi, jos rooli vastaa myös laskutuksesta ja roolille voi olla tarpeen muokata esimerkiksi maksuehtoja, laskutusaiheita ja  sähköistä laskutusta. Rooli tarvitsee ehkä oikeudet myös myyntireskontra-, ostoreskontra- ja laskupohja-välilehdille:
     

Liikuntakeskuksen ohjaajan käyttäjärooli

Liikuntakeskuksissa on usein ryhmäliikuntaohjaajia tai personal trainereita, jotka eivät tee kassamyyntejä, mutta joiden on päästävä Tehdenissä käsiksi omien tuntiensa tietoihin ja osanottajamääriin ja joiden on voitava kuitata kävijöitä tunneilleen. Personal trainerit saattavat myös laskuttaa asiakkaitaan Tehdenin kautta, jolloin voi olla järkevää luoda aivan erillinen Laskutusrooli, jolloin voit antaa yrityksen personal trainereille sekä ohjaajan että laskuttajan käyttäjäroolin.

1. Siirry rataspainikkeen takaa löytyvään Käyttäjäroolit-ohjelmaan ja valitse Luo rooli.
2. Nimeä rooli. Liikuntakeskuksen ohjaajan roolista ei todennäköisesti haluta tehdä oletusroolia uusille työntekijöille.
3. Todennäköisesti myöskään pikavalintoja ei kannata käyttää vaan lähteä liikkeelle tyhjästä roolista.
4. Työntekijäoikeudet-osiossa anna roolille palvelutyöntekijän oikeudet, joilla rooli saa oikeudet ajanvarauskalenteriin.
5. Vastuuhenkilöoikeudet-osiossa roolille voi olla tarpeen antaa oikeus omien työaikojen hallintaan.
6. Erityisoikeuksissa ohjaajan roolille voi olla tarpeen antaa oikeus asiakkaan henkilötietojen tarkasteluun. Näin ohjaaja voi esimerkiksi ongelmatilanteissa tarkastaa, onko asiakkaan asiakastilillä voimassa oleva kortti. Näillä oikeuksia asiakkaan tietoja ei kuitenkaan voi muokata.
7. Jos yrityksessä on käytössä jonkinlainen provisiomalli, roolille kannattaa raportointioikeuksissa antaa oikeus omien myyntien raportteihin ja mahdollisesti myös omien myyntien raportteihin katteilla.
8. Tallenna rooli ja siirry tarvittaessa oikeuspuuhun tekemään lisämäärityksiä.
   • Jos roolille annettiin oikeus asiakkaan henkilötietojen tarkasteluun, voi Asiakkaat-osiossa tarvittaessa lisätä myös laajempia asiakkaisiin liittyviä muokkausoikeuksia. Näitä kannattaa kuitenkin antaa vain, jos ohjaajilla on riittävää Tehden-osaamista.
9. Tallenna muutokset.