Esimerkkejä tilausautomaatin käytöstä

Tehdeniin voi luoda tilausautomaatteja useilla eri tavoilla. Samassa yrityksessä voidaan tarvita useita erilaisia automaatteja riippuen esimerkiksi tuotteiden toimitusajoista, tuotteiden hinnoista, katteista, toimittajien määrästä jne. Yritykselle saattaa riittää myös yksi tilausajoautomaatti. Tilausajojen ja -automaattien tarkat säännöt riippuvat yrityksen yksilöllisistä tarpeista, mutta alla on kuvattu muutama tavallisin tapa tilausautomaatin käyttöön. 

Voit miettiä myös seuraavia kysymyksiä ja tutustua niiden perusteella erilaisiin tilausautomaatteihin.

• Ovatko tilattavien tuotteiden toimitusajat pitkiä, tuleeko se huomioida tilausta tehdessä? -> Tilausautomaatti tavoitevaraston perusteella
• Halutaanko tuotteita tilata toimittajalta lisää, vaikka niitä olisi oman yrityksen toisen toimipisteen varastossa? -> Tilausajo omasta keskusvarastosta
• Onko tuotevalikoimassa vähämenekkisiä tuotteita, joita ei välttämättä haluta aina tilata lisää varastoon seisomaan? -> Vähämenekkisten tuotteiden huomiointi automaatissa
• Onko tuotevalikoimassa sekä tasaisesti liikkuvia tuotteita että tuotteita, joita myydään harvoin ja halutaan tilata toimittajalta vain silloin, kun asiakas on tilannut tuotteen? -> Tilausajo odottaviin asiakastilauksiin
• Miten yrityksessäsi halutaan valita, miltä toimittajalta tuotetta tilataan? Onko tuotteen oletustoimittaja aina ensisijainen vai halutaanko joitain tuotteita tilata kalliimmalta toimittajalta, joka toimittaa tilaukset luotettavammin?
• Onko tuotevalikoimassa tuotteita, joita ei haluta tilata lisää varastoon, jos toimittajan hinnat nousevat liikaa? Halutaanko tuotteiden kate huomioida muuten tilausta tehdessä? -> Katteen huomiointi automaatissa

Kun luot Tilausajot-ohjelmassa uuden tilausajon ja siihen liittyvän tilausautomaatin, tilausautomaatti tallennetaan ohjelmaan ja voit käyttää sitä uudelleen seuraaviin vastaaviin tilausajoihin.

Perusvaraston täydennys

Huom! Jos yrityksessä halutaan tehdä erikseen täydennyksiä asiakastilauksiin ja perusvarastoon, tehdään ensin asiakastilaustäydennykset ja vasta sen jälkeen perusvaraston täydennykset.

Kun haluat luoda tilausautomaatin perusvaraston täydennykseen eli tuotteiden tilaamiseen niiden tilausohjeiden perusteella, voit toimia esimerkiksi näin:

1. Aloita napsauttamalla Tilausajot-ohjelman Luo uusi -painiketta. Nimeä tilausajo ja valitse ensin tilausajon Perustiedot-välilehdellä, mihin toimipisteisiin ja toimittajiin tilausajo halutaan kohdistaa.
2. Jos tilaat tasaisesti liikkuvia tuotteita, Tuotteiden valinta -kohdassa kannattaa valita kohta Kaikki tuotteet. Jos valitset kohdan Perusvaraston täydennys, tilausajossa ei tilata sellaisia tuotteita, joita ei ole varastossa riittävästi nykyisten asiakastilausten täyttämiseen = tuotteen vapaa saldo miinuksella. (Näitä varten voit luoda erillisen Asiakastilauksien täydennys -automaatin.) Jos et käsittele asiakastilauksia erikseen, valitse Kaikki tuotteet.
3. Tallenna. Nyt pääset luomaan uuden tilausautomaatin. Anna automaatin nimeksi esimerkiksi Perustilaus. Voit lisätä automaatille myös kuvauksen, joka voi jatkossa helpottaa oikean automaatin valintaa.
4. Nyt aloitetaan tilausautomaatin sääntöjen määrittely.
5. Tilattavan tuotteen säännöt -kohdassa valitse ensimmäinen eli Tilaa tuote, jonka nykyinen saldo on pienempi kuin minimivarasto:
   
   
   • Jos kaikille tuotteille ei ole määritetty saldorajoja, voit tässä määritellä niille käytettävät minimi- ja maksimisaldot. Tarkastettavan tuotteen säännöt -kohdassa (vaihe 8) voit valita, että tällaiset tuotteet nostetaan automaatin tuloksissa tarkastettavaksi, eli voit vielä siinä vaiheessa varmistaa, että asettamasi minimi- ja maksimisaldot pätevät yksittäiseen tuotteeseen ja tarvittaessa muuttaa tuotteen tilausmäärää.
6. Tilausmäärän säännöt -kohdassa valitse ainakin ensimmäinen eli Tilausmäärä on maksimivaraston ja nykyisen saldon erotus:
   
   
   • Jos tuotteita voidaan tilata myös tukkupakkauksissa, voit määrittää tuotemäärän, jonka jälkeen automaatti ehdottaa tukkupakkauksen tilaamista.
7. Jos tuotteita voi tilata useammalta toimittajalta, tilausautomaatti valitsee oletuksena sen toimittajan, jolta tuotteen saa edullisimmalla. Toimittajan valinnan säännöt -kohdassa voit kuitenkin määritellä tähän poikkeuksia, eli valita ensisijaiseksi toimittajaksi oletustoimittajan tai viimeisellä kohdalla varmistaa, että jos toimittajalla on ollut toimitusvaikeuksia, tuotteita tilataan toiselta toimittajalta:
   
   
   • Muista, että tuotetta lisätään tilattavaksi vain, kun tuotteella on vähintään yksi aktiivinen toimittaja.
8. Tarkastettavan tuotteen säännöt -kohdan valinnoilla voit nostaa tietyt automaatin ehdotukset vielä manuaaliseen erityistarkastukseen. Kuvan valinnat ovat ehdotuksia, jotka kannattaa käydä läpi esim. omaa menekkiä ja toimittajavalikoimaa silmällä pitäen ja tarvittaessa muokata automaatin sääntöjä myöhemmin:
   
9. Kun automaatin säännöt ovat mielestäsi kunnossa, Tallenna säännöt ja valitse sitten Aja tilausautomaatti -painike:
   
10. Näet nyt tilausajon antamat ehdotukset. Tarkista-painikkeen takaa löydät ne ehdotukset, jotka tulisi automaatin sääntöjen mukaan tarkistaa. Automaation huomio -kentästä löytyy tieto siitä, miksi ehdotus pitää tarkistaa. Kuvan tapauksessa voi esimerkiksi harkita, että tuotteelle valitaan pudotusvalikosta toinen toimittaja:
    
11. Tarkemmat ohjeet tilausautomaatin ehdotusten tarkastamisesta sekä lopullisten tilausten luonnista löytyvät täältä.

Tilausautomaatti menekin eli tavoitevaraston perusteella

Jos tuotteiden toimitusajat ovat pitkiä, saattavat tuotteet loppua varastosta, jos täydennystilauksiin käytetään vain edellisessä kohdassa kuvattua perusvaraston täydennysautomaattia. Tällöin voidaan hyödyntää tavoitevarastoa eli sitä, kuinka moneksi päiväksi varastoon tilattavien tuotteiden halutaan riittävän. 60 päivän tavoitevarasto on yhtä kuin 60 päivässä keskikulutuksen perusteella myytyjen tuotteiden määrä.

Tavoitevaraston riittävyys lasketaan Tehdenissä seuraavasti: Tehden laskee tuotteen päiväkohtaisen keskikulutuksen ilmoitetulla ajanjaksolla (tai tuotteen elinaikana, jos se on ilmoitettua ajanjaksoa lyhyempi), ja tämä luku kerrotaan tavoitevarastoksi annetulla luvulla. Laskennassa huomioidaan myös palautukset. Jos esimerkiksi varastopaikan keskikulutus ajanjaksolla on 0,333 kpl /pv ja tavoitevarastoksi ilmoitetaan 60 pv., riittävä määrä olisi 0,333 x 60 eli 20 kpl. Tästä summasta Tehden vähentää varastopaikalla jäljellä olevien tuotteiden määrän.

Huomioi, että uusien tuotteiden kohdalla ehdotettava tilausmäärä saattaa olla suuri. Tällaisessa tilanteessa kannattaa hyödyntää tarkastettavan tuotteen sääntöä Tarkista, jos kyseessä on uutuustuote, joka on luotu alle xx päivää sitten.

Kun haluat luoda tilausautomaatin, jolla tilattavaksi lisätään tuotteita, jotka ovat niiden toteutuneen menekin perusteella loppumassa varastosta tietyn ajanjakson aikana, toimi seuraavasti:

1. Luo uusi tilausajo. Tässä kohtaa on hyvä miettiä, halutaanko tavoitevaraston perusteella tilaaminen kohdistaa tiettyihin tuotteisiin/tuoteryhmiin (jolloin Tuotteiden valinta -kohdassa valitaan kohta Tuotteet valitaan käsin) vai mahdollisesti tiettyihin toimittajiin (jolloin poistetaan valinta kohdasta Valitse kaikki toimittajat tilausajoon):
   
   Tästä valinnasta riippuen pääset siirtymään seuraavaksi Toimittajat- ja/tai Tuotteet-välilehdille, joilla valitset manuaalisesti ne toimittajat ja/tai yksittäiset tuotteet/kokonaiset tuoteryhmät, joihin haluat tilausajon kohdistaa.
2. Kun toimittajat ja/tai tuotteet on valittu, siirry Tilausautomaatti-välilehdelle, luo uusi tilausautomaatti ja nimeä se.
3. Tilattavan tuotteen säännöt -kohdassa valitse toinen kohta. Määritä, kuinka monen kuukauden myyntijakson menekkiä käytetään laskuperusteena sekä se, koska varastossa varastossa olevat tuotteet ovat automaatin laskujen mukaan loppumassa. Mitä pidemmät toimitusajat ja mitä etupainotteisemmin tilauksia tehdään, sitä suurempi arvo jälkimmäiseen kenttään kannattaa syöttää:
   
   
   • Jos tuote on vasta luotu, myyntijaksona käytetään 14 päivää.
4. Tilausmäärän säännöt -kohdassa valitse toinen kohta ja määrittele siihen, tavoitevarasto, josta varaston nykyinen saldo vähennetään, eli siis käytännössä kuinka paljon tuotetta varastossa saisi yhdellä hetkellä enintään olla. Tavoitevarastoon vaikuttavat esimerkiksi tuotteen ostohinta ja varastotilojesi kapasiteetti, joten ohjemäärää on vaikea antaa. Jos tuotetta myydään tukkupakkauksissa, kannattaa valita myös kolmas kohta:
   
5. Käy läpi myös edellisen ohjeen kohdat 7-11.

Tilausajo odottaviin asiakastilauksiin

Jos haluat tehdä erillisen tilauksen vain sellaisista tuotteista, joiden saldo ei riitä nykyisten tilausten toimittamiseen, voit rajata tilausajon perustiedoissa tilausajon koskemaan vain asiakastilauksia:

1. Luo uusi tilausajo ja valitse sen perustiedoissa Tuotteiden valinta -kohdasta Asiakastilauksien täydennys -vaihtoehdon. 
   • Jos myyntitilauksen tilaa käytetään yrityksessäsi tilausten luokitteluun (esim. Odottaa-tilassa tilaukset ovat aina tilauksia, joiden keräily on jäänyt riittämättömän saldon vuoksi kesken), voit valita Myyntitilauksen tila -valikosta, missä tilassa olevat asiakastilaukset otetaan mukaan tilausajoon. Tiloja voi valita useita.
     
2. Tallenna tilausajo ja siirry Tilausautomaatti-välilehdelle. Voit nyt joko luoda uuden tilausautomaatin tai käyttää jo luomaasi automaattia, riippuen siitä, millä perusteella haluat asiakastilauksiin tarvittavia tuotteita tilata. Tässä kuitenkin muutamia asiakastilauksiin liittyviä huomioita:
   
   • Kun jätät kaikki Tilattavan tuotteen säännöt- ja Tilausmäärän säännöt-osioiden kohdat valitsematta, automaatti ehdottaa tilattavaksi vain asiakastilausten täydennystä (eli tuotetta tilataan sen verran, että sen vapaa saldo on nolla):
     
   • Jos käytät asiakastilauksien täydennykseen samaa automaattia kuin perusvaraston täydennyksessä, automaatti ehdottaa tilattavaksi sekä asiakastilauksiin tarvittavia täydennyksiä että tilausohjeiden mukaisia tarpeita.

Asiakastilauksien täydennyksissä toimittajan tuote ei ole pakollinen, vaan tilaus voidaan tehdä myös omasta toimipisteestä. Lue lisää: Tilausajo omasta keskusvarastosta

Asiakastilausten ja perusvaraston täydennys samaan tilaukseen

Asiakastilauksien täydennyksen yhteydessä voidaan samalla tilata samoista tuotteista myös perusvaraston täydennys, jolloin yritys saa samassa toimituksessa sekä asiakastilauksien tarpeet että perusvaraston tarpeet. Tämä tehdään seuraavasti:

1. Valitse tilausajon perustiedoissa Tuotteiden valinta -kohdassa Asiakastilauksien täydennys.
2. Valitse Tilausautomaatti-välilehdellä automaattilistauksesta Perusvaraston täydennys -ohjeen mukaisesti yrityksesi tarpeisiin luotu automaatti:
   
3. Aja tilausautomaatti.

Tilausajo omasta keskusvarastosta

Jos yrityksellä on monta toimipistettä ja yhdessä niistä toimii yrityksen oma keskusvarasto, toimipisteet voivat tehdä tilausajoja myös tästä keskusvarastosta tai muista toimipisteistä. Jotta tilausajoja voi tehdä omiin toimipisteisiin, pitää yrityksessä olla kaksi tai useampi Oma toimipiste -tyyppistä toimittajaa (eli tilauksen tekevästä toimipisteestä ja keskusvarastotoimipisteestä on tehty toimittaja näiden ohjeiden mukaan). Kun toimipisteistä on luotu toimittajat, tilausajoja voi tehdä omaan keskusvarastoon tavallisen tilausajon ohjeita noudattamalla.

Muista perusvaraston täydennystilausta tehdessä, että tuotetta lisätään tilattavaksi vain, kun tuotteella on vähintään yksi aktiivinen toimittaja. Kun tilausajo tehdään omasta keskusvarastosta, tuotteella on siis oltava myös ulkoinen toimittaja, jotta tilausautomaatti huomioi tuotteen.

Jos olet merkinnyt jonkin omista toimipiste-toimittajistasi keskusvarastoksi, voit tilausautomaatin Toimittajan valinnan säännöt -kohdassa valita, että tuotetta tilataan ensisijaisesti tästä omasta keskusvarastosta, kunhan tuotteen vapaa saldo keskusvarastossa on tietty prosenttiosuus tilausmäärästä:

Jos keskusvarasto vastaa varaston täydennyksestä ja yrityksessä halutaan aina tilata keskusvarastosta, vaikka tuotetta ei tilaushetkellä siellä olisi, prosenttimääräksi laitetaan 0.

Vähämenekkisten tuotteiden huomiointi automaatissa

Jos yrityksesi myy kalliita tuotteita, joiden menekki on pientä ja joita asiakkaat myös saattavat palauttaa, voi olla järkevää huomioida tämä tilausautomaatissa. Menekin perusteella toimivaan tilausautomaattiin voi siis tarvittaessa lisätä ehdon, jolla vähämenekkisiä tuotteita ei tilata lisää, jos viimeinen tuote on myyty vasta vähän aikaa sitten.

1. Tilausautomatin Tilausmäärän säännöt -kohdassa valitse viimeinen kohta. Voit esimerkiksi vähämenekkisten tuotteiden palautusoikeuden pituuden perusteella määritellä aikarajan, jonka sisällä tuote on myyty loppuun, sekä sen, kuinka pieni myyntijakson myynti tekee tuotteesta vähämenekkisen. Kun määrittelemäsi ehdot täyttyvät, tuotteen tilausmäärä nollataan eli tuotetta ei tilata lisää:
   
2. Kun ehto toteutuu, tilausautomaatin huomiokentässä lukee "vähämenekkinen -> 0".
3. Ehdon tarkoitus on varmistaa, että vähämenekkistä tuotetta ei tilata varastoon ennen kuin on varmaa, että viimeisintä myytyä tuotetta ei saa takaisin varastoon asiakaspalautuksena.

Katteen huomiointi automaatissa

Kaikkiin tilausautomaatteihin voi lisätä ehdon, jonka perusteella hyvin pienellä katteella myytäviä tuotteita ei tilata lisää varastoon. Näin tilausten tekijöiden ei tarvitse seurata toimittajien hinnoissa tapahtuvia muutoksia, vaan riittää, että yrityksessä sovitaan, mikä on myynniltä vaadittu vähimmäiskate. Jos katevaatimukset ovat esimerkiksi tuoteryhmäkohtaisia, kannattaa kullekin tuoteryhmälle tehdä oma, selkeästi nimetty tilausautomaattinsa ja tehdä tilausajot aina tietyille tuoteryhmille kerrallaan. Näin riittää, että tilausautomaatit määritellään kerran huolella, jonka jälkeen tuoteryhmäkohtaiset tilausajot voi suorittaa nopeasti.

Huomioi, että automaatti käyttää katteena tuotteen Hintatiedot-välilehdellä ilmoitettua katetta. Automaatti ei laske katetta huomioiden tämänhetkistä keskiostohintaa tai tuotteen ostokuluja.

Kate-ehdon lisäät näin:

1. Tilausautomaatin Tilausmäärän säännöt -kohdassa valitse toiseksi viimeinen kohta ja määrittele siihen haluttu vähimmäiskate:
   
2. Kun ehto on voimassa, tuotetta ei tilata lisää, jos sen kateprosentti on pienempi kuin ehtoon määritetty arvo.
3. Jos kateraja ei ole ehdoton, voit edellisen sijaan valita Tarkistettavan tuotteen säännöt -kohdasta, että tuotteen tilaus tarkistetaan, jos kateprosentti on enintään tietyn verran. Näin tilauksen tekijä voi itse arvioida, kannattaako tuotetta tilata, vaikka kate olisikin matala.

Vielä toimittamattomien tilausten huomiointi tilausautomaatissa

Joskus tuotetta on jo tilattu toimittajalta, mutta se ei ole vielä saapunut varastoon eikä näy tuotteen saldolla siinä vaiheessa, kun seuraavaa tilausta tehdään. Jotta tällaisissa tilanteissa ei samaa tuotetta tilattaisi varastoon liikaa, voi mihin tahansa tilausautomaattiin lisätä jo tilauksessa olevat tuotteet huomioivan ehdon. Huom! Ostotilauksen on oltava Voimassa-tilassa, että automaatti ottaa sen huomioon.

1. Tilausautomaatin Tilausmäärän säännöt -osiossa valitse neljäs kohta eli Tilausmäärä nollataan, jos tuotetta on ennestään tilauksessa vähintään x prosenttia tilausmäärästä. Jos  prosenttimääräksi annetaan 50, tuotetta on jo tilauksessa 15 kpl JA tuotetta tilattaisiin automaatin säännöillä 20 kpl, tilausmäärä nollataan. Jos taas tuotetta on jo tilauksessa 7 kpl, tuotetta tilataan lisää koko automaatin ehdottama 20 kpl.
2. Jos sopivan prosenttimääräisen säännön määrittely on vaikeaa, voit myös valita kohdan Nollaamisen sijaan tilausmäärästä vähennetään määrä, joka on jo ennestään tilauksessa. Näin tuotetta saadaan varastoon juuri oikea määrä:
   
3. Jos tilausautomaatti aiotaan kohdistaa myös asiakastilausten täydennyksiin, voit myös valita, että tällaisten tuotteiden tilausmäärä nollataan vain, jos jo tehdyn tilauksen tyyppi on pikatoimitus tai varastotilaus (eli täydennystä on tilattu omasta varastosta).