Yleistä tilausajosta ja tilausautomaatista

Yleistä tilausajosta ja tilausautomaatista

Tilausajot-ohjelma on suunniteltu helpottamaan esim. useamman toimipisteen ketjuliikkeiden ostotilausten tekemistä. Ohjelman avulla voi yhdellä ajolla luoda useita ostotilauksia ketjun eri toimipisteille ja eri toimittajille. Tilausajot-ohjelman käyttöön vaaditaan erillinen Tilausajoautomaatti-lisäosa sekä sen käyttöönottopalvelu.

Tilausajot-ohjelmassa luodaan tilausautomaatti, joka siihen syötettyjen arvojen ja tuotteelle määriteltyjen tilausohjeiden perusteella laskee automaattisesti, millaisia määriä mitäkin tuotetta kannattaa tilata. Kun automaattiin määritellään seurattava myyntijakso ja toivottu riittävyys, automaatti osaa reagoida menekin muutoksiin. Tilausautomaatteja voi luoda useita esim. eri sesonkeja ja tuoteryhmiä varten. Huolella määritellyt tilausautomaatit helpottavat arkea erityisesti silloin, kun tuotenimikkeitä on suuri määrä ja myyntimäärät ovat suuria.

Ostotilausten suunnittelussa auttavat myös tuotekortin Tilausohjeet-välilehdelle syötettävät varastosaldon minimi- ja maksimirajat sekä Tehdenin Raportointi-ohjelmasta saatava täydennysehdotusraportti. Tehdenin automatiikkaa voi hyödyntää myös yksittäisen ostotilauksen tilausrivien lisäämisessä (tilausehdotus).

Mahdolliset tilausohjeet kannattaa määritellä ja täydennysehdotusraporttiin tutustua ennen tilausautomaatin käyttöönottoa.

Huom! Tuotteen vapaa saldo lasketaan Tehdenissä niin, että toimipisteen myytävissä olevasta varastosta vähennetään avointen myyntitilausten varaukset sekä avointen ostopalautusten ja varastopyyntöjen varaukset. Huomioi myös, että tilausajossa ei huomioida tuotteita, joiden varastosaldo on miinusmerkkinen. Miinussaldoja on syytä seurata Varaston huolto -raportin avulla säännöllisesti ja korjata saldot vastaamaan todellista.

Kun haluat aloittaa tilausajojen luomisen, siirry ohjeeseen Tilausajon luominen.

Tilausajo omasta keskusvarastosta

Jos yrityksellä on monta toimipistettä ja yhdessä niistä toimii yrityksen oma keskusvarasto, toimipisteet voivat tehdä tilausajoja myös tästä keskusvarastosta tai muista toimpisteistä. Jotta tilausajoja voi tehdä omiin toimipisteisiin, pitää yrityksessä olla kaksi tai useampi Oma toimipiste -tyyppistä toimittajaa (eli tilauksen tekevästä toimipisteestä ja keskusvarastotoimipisteestä on tehty toimittaja näiden ohjeiden mukaan). Kun toimipisteistä on luotu toimittajat, tilausajoja voi tehdä omaan keskusvarastoon tavallisen tilausajon ohjeita noudattamalla.

Muista, että tuotetta lisätään tilattavaksi vain, kun tuotteella on vähintään yksi aktiivinen toimittaja. Kun tilausajo tehdään omasta keskusvarastosta, tuotteella on siis oltava myös ulkoinen toimittaja, jotta tilausautomaatti huomioi tuotteen.

Jos olet merkinnyt jonkin omista toimipiste-toimittajistasi keskusvarastoksi, voit tilausautomaatin Toimittajan valinnan säännöt -kohdassa valita, että tuotetta tilataan ensisijaisesti tästä omasta keskusvarastosta, kunhan tuotteen vapaa saldo keskusvarastossa on tietty prosenttiosuus tilausmäärästä:

Jos keskusvarasto vastaa varaston täydennyksestä ja yrityksessä halutaan aina tilata keskusvarastosta, vaikka tuotetta ei tilaushetkellä siellä olisi, prosenttimääräksi laitetaan 0.

Valuuttamääräiset ostotilaukset

Jos tuotteita tilataan euroalueen ulkopuolelta ja ostotilauksilla käytetään jotain muuta valuuttaa kuin euroa, tilausajoautomaatti osaa ottaa tämän huomioon eli muuntaa toimittajan tuotteiden valuuttamääräiset hinnat päivän kurssilla tai yrityksen kiinteällä kurssilla euroiksi. Näin esimerkiksi eri toimittajien hinnat ovat vertailukelpoisia, ja tilausautomaatti pystyy tekemään niiden perusteella oikeita päätöksiä. Jos yrityksesi tekee ostoja euroalueen ulkopuolelta, tutustu Ostot ulkomaan valuutalla -ohjeeseen.