Ostolaskujen käsittely Netvisor-integraatiossa

Ostolaskun vastaanotto

1. Yritykselle on tullut ostolasku verkkolaskuna Netvisoriin. Jos lasku on tullut muussa muodossa, luo se Netvisoriin. Muista myös lisätä laskun liitteeksi sen alkuperäinen pdf-tiedosto/skannattu paperilasku.
2. Etsi ostolaskuun liittyvä ostotilaus Tehdenistä kohdasta Osto / Ostotilaukset.
3. Avaa ostolasku Netvisorissa ja lisää kohtaan Viitteenne Tehdenissä luodun, laskua vastaavan ostotilauksen numero, ellei laskun lähettäjä ole jo lisännyt sitä laskulle. Tämä vaihe on pakollinen, jos aiot ottaa käyttöön ostolaskujen automaattisen hyväksynnän/kohdennuksen. Muussa tapauksessa ostotilauksen numeroa ei ole pakko syöttää ostolaskulle Netvisorissa.
   
   • HUOM! Mikäli yhdestä ostotilauksesta lähetetään useampi ostolasku, ei täsmäytystä toistaiseksi pysty tekemään, eikä ostolaskua kannata tuoda Netvisorista Tehdeniin. Ostolaskun hyväksyntä kannattaa tehdä tässä tapauksessa suoraan Netivisorissa.
   • Jos taas yhteen ostolaskuun liittyy useampi ostotilaus, pystyy täsmäytyksen ja hyväksynnän tekemään, kun kaikki laskuun liittyvät ostotilaukset vastaanotetaan Tehdenissä. Tällöin Netvisorin Viitteenne-kenttään lisätään pilkuilla eroteltu lista Tehdenin ostotilausten numeroista.

Ostotilauksen vastaanotto

Ennen ostolaskun Tehdeniin noutamista kannattaa tilaus vastaanottaa ja varmistaa, että kaikki tilatut tuotteet on toimitettu. Ostolasku tarkastetaan vertaamalla sitä Vastaanotto-osiossa luotuihin lähetteisiin.

1. Avaa Osto-ohjelma ja siirry Vastaanotto-osioon, tai avaa oikea ostotilaus taulukosta ja klikkaa sen alalaidan Vie vastaanottoon -painiketta. Takemmat ohjeet: Ostotilauksen-vastaanotto
2. Tarkista Vastaanotto-ikkunassa keräiltävän tilauksen ja ostolaskun sisältö ja muokkaa tarvittaessa ostohinnat siten, että summa täsmää laskun kanssa.
   • Pääset muokkaamaan tuotteiden määrää ja sisäänostohintaa klikkaamalla rivin auki Vastaanotto-ikkunassa:
     
3. Kun olet tarkistanut ostettavien tuotteiden hinnat, Kirjaa vastaanottoerä
4. Tallenna ja tee tarvittaessa hyllytys.
5. Jos tilauksessa oli puutteita tai virheellisiä tuotteita, noudata ostopalautuksen ja ostoreklamaation ohjeita.

Ostolaskun nouto Netvisorista Tehdeniin

Kun toimitetut tuotteet on joko todettu tilauksen mukaisesti tai tilaukseen tehty tarvittavat muutokset, voidaan ostolasku noutaa Netvisorista Tehdeniin. Huomioi, että integraatio noutaa vain sellaiset ostolaskut, joiden tila Netvisorissa on Avoin. Jos ostolaskun tila on jokin muu, voit palauttaa laskun avoimeksi Palauta käsittelemättömäksi -valinnalla.

1. Nouda ostolasku Tehdeniin kohdasta Osto / Ostolaskut → Netvisor / Nouda ostolaskut
   • Tarkista, että ostolaskun päivämäärä Netvisorissa osuu noudon Aikavälille. Voit hakea kerralla kaikki aikavälin ostolaskut tai tarkentaa tietyt Netvisorin ostolaskun numerot, jotka noudetaan:
     
2. Noutamasi ostolasku siirtyy rajapinnan kautta Netvisorista Tehdenin ostolaskuihin, kohtaan Osto / Ostolaskut.

Tapahtumalokissa voit tarkastella, onko ostolaskun nouto onnistunut. Tapahtumalokin löydät sekä Yritysasetusten Kirjanpitopalvelut-välilehdeltä että Laskutusasetusten Ostoreskontra-välilehdeltä. Jos ostolaskun nouto on epäonnistunut, Paluuviesti-sarakkeessa on lyhyt kuvaus siitä, miksi nouto ei ole onnistunut. Kuvauksen avulla voit lähteä korjaamaan tilannetta.

Tuplana lähetetty lasku

Jos ostolaskujärjestelmään tulee kaksi identtistä laskua, kannattaa toinen laskuista ensin hyväksyä Tehdenissä ja vasta sen jälkeen hyvittää kaksoiskappale Tehdenissä ja poistaa kaksoiskappale Netvisorista. Näin oikean laskun hyväksyntä siirtyy onnistuneesti Netvisoriin.

Ostolaskun täsmäytys ja hyväksyntä

Jos olet valinnut Laskutusasteusten Ostoreskontra-osiossa ostolaskujen automaattikohdennuksen ja -hyväksynnän, ja ostolasku vastaa määrittelemäsi virhemarginaalin rajoissa ostotilausta, Tehden kohdentaa laskun automaattisesti, ja myös vastaava lasku Netvisorissa siirtyy tilaan Hyväksytty. Jos kuitenkin ostotilaus ja -lasku eroavat toisistaan, tai automaattihyväksyntä ei ole käytössä, toimi seuraavasti:

1. Klikkaa lasku auki ostolaskun numerosta, jolloin aukeaa Ostolaskun tiedot-ikkuna.
2. Jos haluat verrata asiakkaan alkuperäistä ostolaskua ja laskun rivitietoja Tehdenin läheteriveihin, voit avata alkuperäisen ostolaskun pdf-muodossa uuteen välilehteen Laskun URL -kentän linkkiä klikkaamalla. Pdf-lasku aukeaa, vaikka et olisi kirjautuneena Netvisoriin:
   
3. Aloita laskun täsmäytys klikkaamalla Muokkaa-painiketta. 
   
   • Klikkaa oikeasta alareunasta Seuraava --> aukeaa välilehti Laskun tarkastus.
   • Valitse Lähetteistä se ostotilaus, joka ostolaskuun liittyy.
     
     
   • Jos kyseessä on koontilasku, sen voi täsmäyttää useampaan ostotilaukseen. Valitse silloin kaikki ne ostotilaukset ja/tai yksittäiset läheterivit, jotka liittyvät laskuun.
4. Jos vastaanoton yhteydessä sait ostolaskun ja tilauksen summat täsmäytettyä oikein, pitäisi Laskun tarkastus -ikkunassa summan täsmätä:
   
   
5. Jos summa ei täsmää ja haluat esimerkiksi lisätä ostotilaukseen rahdin osuuden, siirry Läheterivit-näkymään, valitse joku läheterivi ja klikkaa Tasaa kulu -painiketta:
   
6. Kun lasku on täsmäytetty, siirry Seuraava-painikkeesta laskun hyväksyntään.
7. Varmista, että Hyväksytty- ja Maksulupa-kentissä on Kyllä-valinta, ja lisää Maksupäivä-kenttään laskun alkuperäinen eräpäivä:
   
8. Tallenna.

Ostolaskun hyväksyntä siirtyy rajapinnan kautta suoraan Netvisoriin. Laskun hyväksyjänä näkyy integraatiota varten luotu rajapintatunnus. Netvisorissa ostolasku käydään siirtämässä maksuun Tehdenissä määrittelemänäsi maksupäivänä. 

Joskus samalta toimittajalta on avoimena useita ostolaskuja ja vain osaan liittyvät ostotilaukset on vastaanotettu. Tällaisessa tapauksessa tarkastettavien ostolaskujen haarukointia kannattaa testata ja etsiä omalle yritykselle kätevin toimintamalli. Vaihtoehtoisia toimintamalleja on kuvattu ohjeessa Ostolaskut.