Ulkoiseen laskutuspalveluun siirtyminen

Kun olet ottamassa käyttöön jonkin Tehdeniin integroidun ulkoisen laskutuspalvelun (esim. KTI Laskutus, Brang, Finvoicer, Puro jne.), sovit asiantuntijoidemme kanssa käyttöönoton, jossa integraation rajapinta aktivoidaan.

Kun laskutuspalveluintegraatio on käytössä, lasku vain luodaan Tehdenissä. Interaatio noutaa laskun Tehdenistä laskutuspalveluun, ja tätä seuraavista vaiheista vastaa integraation toteuttaja eli ulkoinen laskutuspalvelu. Tämä tarkoittaa sitä, että myös ohisuoritustiedot, eräpäivän muutokset jne. hoidetaan lähtökohtaisesti laskutuskumppanin palvelun puolella, ei Tehdenissä. Tutustu myös ohjeeseen Laskutuspalveluintegraatiot, josta löytyy vinkkejä tilanteeseen, jossa ollaan vaihtamassa ulkoisesta laskutuspalvelusta toiseen.

Jotta kaikki tarvittava saadaan käyttöönoton aikana hoidettua, tarvitaan usein tietoa integraation toteuttajalta eli ulkoiselta laskutuspalvelulta. Ennen käyttöönottoa sinun kannattaa siis olla yhteydessä ulkoisen laskutuspalvelun yhteyshenkilöösi ja selvittää mm. seuraavat asiat:

• Mikä laskun toimitustavaksi voidaan asettaa Tehdenissä? Laskun toimitustavat asetetaan käyttöönottokoulutuksessa ja ne on tärkeää saada heti oikein.
• Millainen sopimus yritykselläsi on laskutuspalvelun kanssa? (esim. sisältyykö sopimukseen laskurahoitusta jne.)
• Tehdenin luottorajaominaisuutta ei kannata käyttää, jos tieto laskun tilasta (eli onko asiakas maksanut laskun) ei siirry laskutuspalvelun integraation kautta Tehdeniin. Jos olet kiinnostunut luottorajan käytöstä, varmista laskutuspalvelulta, siirtyvätkö tarvittavat tiedot ulkoisesta palvelusta Tehdeniin.
• Jos haluat kirjata laskut manuaalisesti maksetuiksi myös Tehdenissä, miten saat ulkoiselta laskutuspalvelulta tiedon laskujen tilasta (eli onko ne maksettu)?
• Huomioi, että laskua ei voi maksaa kassalla, jos lasku on jo siirretty ulkoiseen laskutuspalveluun. Sama koskee myös tilannetta, jossa asiakas haluaisi maksaa jo ulkoiseen laskutuspalveluun siirtyneen laskun liikuntaedulla. Löydät tilanteeseen vinkkejä ja ohjeita täältä.
• Tunnistaako laskutuspalvelu asiakkaan laskun viitenumeron perusteella vai onko palvelussa käytössä jokin toinen asiakkaat yksilöivä tunniste? Usein tunnisteena käytetään asiakasnumeroa: jos asiakasnumerointi ei ole vielä käytössä Tehdenissä, käy aktivoimassa se.
• Onko yritykselläsi käytössä Tehdeniin integroidun taloushallinnon järjestelmän (esim. Procountor) kirjanpito- ja/tai ostoreskontraintegraatio, mutta myyntireskontra hoidetaan ulkoisessa laskutuspalvelussa? Varmista ulkoiselta laskutuspalvelulta, tuleeko tämä huomioida jollain tavalla. Esimerkiksi laskuttamattomat laskut löytyvät tällaisessa tilanteessa vain Tehdenin raporteilta.
• Tutustu myös ohjeisiimme Vinkkimme myyntireskontran vaihtoon sekä poikkeustilanteisiin integroiduissa laskutuspalveluissa

Kun otat käyttöön ulkoisen laskutuspalvelun, et tarvitse Maventa-tiliä, eikä Webservices-kanavaa tarvitse avata.

Kun yrityksesi ottaa jonkin ulkoisen laskutuspalvelun käyttöön, kannattaa yrityksen kirjanpitäjän tutustua ohjeeseemme Tietoa raporteista kirjanpitäjälle. Sieltä löytyy kattavasti tietoa Tehdenistä löytyvistä raporteista, joista voi olla hyötyä myös ulkoisen laskutuspalvelun käyttöönoton jälkeen (esimerkiksi Laskuttamattomat laskut -raportti, jos yrityksessä käytetään koontilaskutusta).