Käyttäjäroolien luominen

Ennen uusien käyttäjien luontia kannattaa määritellä yrityksen tarpeeseen sopivia käyttäjärooleja. Näin yksittäisten käyttäjien käyttöoikeuksia ei tarvitse määritellä erikseen, vaan voit valita käyttäjän työtehtäviin sopivan, ennalta määritellyn käyttäjäroolin. Käyttäjärooleja voivat luoda ja muokata pääkäyttäjät tai käyttäjät, joille on käyttäjäroolissa määritetty oikeus roolien luomiseen ja muokkaamiseen (Yrityshallinta-oikeusryhmä tai Käyttäjäroolit-oikeus oikeuspuussa).

Tutustu käyttäroolien luomisen ohjevideoon:

Käyttäjärooleja muokataan ja luodaan oikean yläkulman rataskuvakkeen takaa löytyvässä Käyttäjäroolit-ohjelmassa:

Kun menet ensimmäistä kertaa Käyttäjäroolit-ohjelmaan, näet listauksessa oletusroolit eli Vastuuhenkilön, Työntekijän ja Harjoittelijan roolit, joita voit käyttää sellaisenaan tai muokata. Omat käyttäjäroolit luot seuraavasti:

1. Klikkaa Luo rooli -painiketta.
2. Nimeä uusi rooli ja valitse, käytetäänkö sitä oletuksena uusille käyttäjille.
3. Jos haluat käyttää uuden roolin pohjana jotain Tehdenin oletusrooleista, valitse Pikavalinnat-kohdasta joko Harjoittelija, Työntekijä tai Vastuuhenkilö:
   
4. Käyttöoikeuksien hallinta -palkki näyttää, kuinka kattavasti roolilla on oikeuksia Tehdenin eri osa-alueisiin. Mitä vihreämpi palkki, sitä kattavammat oikeudet.
5. Palkin alla näet Oikeusryhmä- ja Oikeuspuu-välilehdet.
6. Oikeusryhmä-välilehdellä voit erilaisissa osioissa muokata roolin oikeuksia. Oikeusryhmä-näkymässä oikeuksia hallitaan ylemmällä tasolla, eli voit määritellä, kuuluvatko roolille esimerkiksi varastotyöntekijän tai reskontratyöntekijän oikeudet.
   • • Jos yrityksesi myy esim. Avoinna24-nettiajanvarauksen kautta varattavia palveluita, työntekijöille kannattaa antaa ainakin Palvelutyöntekijä-oikeudet. Jos taas yrityksessäsi myydään tuotteita, tilauksia keräilevät ja hyllyttävät työntekijät tarvitsevat todennäköisesti Varastotyöntekijä-oikeudet.
     • Vastuuasemassa olevat työntekijät tarvitsevat todennäköisesti Vastuuhenkilöoikeudet-osion oikeuksia, ja jos olet luomassa kirjanpitäjän käyttäjäroolia, tarvitsee tämä oikeuksia Raportointioikeudet-osiosta ja ehkä myös Työntekijäoikeudet-osion Reskontratyöntekijän oikeudet.
     • Huom! Tällä hetkellä käyttäjä, jolla on katseluoikeudet Saataviin ja suoritukseen, pääse myös tekemään suorituksia/kohdistuksia. Tämä tulee muuttumaan tulevaisuudessa siten, että suoritusten ja kohdistusten tekemiseen vaaditaan muokkausoikeudet.
     • Tarpeet ja toimintamallit vaihtelevat yrityksestä toiseen, joten käyttäjäroolien luominen kannattaa tehdä ajatuksella.
7. Kun haluat tarkastella roolin oikeuksia Oikeusryhmä-välilehden jaottelua tarkemmin, voit siirtyä Oikeuspuu-välilehdelle. Oikeuksien muokkaamista oikeuspuussa suosittelemme kuitenkin vain, jos se on syystä tai toisesta välttämätöntä. Kun roolien oikeuksia muokataan oikeuspuussa, on mahdollista saada aikaan tilanne, jossa käyttäjä voi esimerkiksi aloittaa tietyn toimenpiteen, mutta ei viedä sitä loppuun saakka.
8. Oikeuspuu-välilehdellä näet kaikki Tehden-ohjelman ne osat, jotka sisältyvät yrityksesi Tehden-tilaukseen (esim. Kassa, Myyntitilaukset, Laskutus, Toimittajat jne). Voit klikata jokaisen osan auki, jolloin näet tarkemmat ohjelmakohtaiset toiminnot, ja voit lisätä ja poistaa käyttäjäroolin oikeuksia ja määritellä, onko käyttäjällä oikeus tarkastella, muokata, lisätä ja/vai poistaa kyseiseen ohjelman osaan liittyviä tietoja. Yrityksen omat käyttäjäroolit ovat voimassa yrityksen kaikissa toimipisteissä, mutta yksittäisen käyttäjän tiedoissa voi aina määritellä, missä toimipisteissä käyttäjän oikeudet ovat voimassa.
   
9. Kun teet käyttäjärooliin muutoksia Oikeuspuussa, tunnistat tekemäsi muutokset rastin väristä: jos lisäät oikeuksia, joita roolin ei Oikeusryhmän mukaan kuulu, rastin tausta muuttuu vihreäksi, ja jos poistat käyttäjältä oikeuksia, näet punaisen rastin. Samat värikoodit näkyvät myös Oikeuspuu-välilehden otsikossa:
   
10. Muista tallentaa tekemäsi muutokset.

Jos jatkossa teet muutoksia käyttäjärooleihin, muutokset tulevat voimaan kaikille käyttäjille, jotka käyttävät kyseistä käyttäjäroolia. Jos taas haluat poistaa käyttäjäroolin, täytyy ennen poistamista valita, mikä tai mitkä käyttäjäroolit annetaan niille käyttäjille, joiden oikeudet ovat aiemmin määräytyneet nyt poistettavan käyttäjäroolin mukaan.

Muista, että kun olemassa olevalle käyttäjälle lisätään käyttäjärooleja, käyttäjällä valmiiksi olevat oikeudet jäävät nekin edelleen voimaan. Käyttäjäroolit eivät siis koskaan poista oikeuksia vaan ainoastaan antavat niitä lisää!

Jos yrityksesi Tehden-tilaukseen tulee jatkossa uusia lisäosia, kannattaa tarkistaa, että luotujen käyttäjäroolien näitä lisäosia koskevat oikeudet ovat yrityksesi tarpeen mukaiset. Jos jokin lisäosa poistetaan tilauksesta, tähän lisäosaan liittyvän ohjelman osan käyttöoikeuksia ei luonnollisesti enää näy käyttäjänhallinnassa. Jos lisäosa joskus otetaan uudelleen käyttöön, aiemmin määritellyt lisäosaa koskevat käyttöoikeudet palaavat käyttöön.

Kun olet luonut yrityksesi tarvitsemat käyttäjäroolit, voit siirtyä jakamaan rooleja olemassa oleville käyttäjille ja käyttää rooleja, kun jatkossa luot uusia käyttäjiä. Tutustu myös esimerkkirooleihin.