Myyntitilausten mukautetut kentät

Jos yrityksellä on tarve saada myyntitilaukseen, tilausvahvistukseen, tarjoukseen jne. mukaan toistuvasti jokin tilauskohtainen tieto (esim. työmaanumero, sarjanumero, IMEI-koodi tms.), voi Tehdenissä tätä tietoa varten luoda oman mukautetun kentän. Mukautetun kentän tiedot voidaan näyttää myös laskulla ja kuitilla Lisätiedot-kohdassa. Mukautettuja kenttiä voi luoda vain yhden.

Mukautetun kentän luonti

1. Siirry Tehdenin oikean yläkulman rataspainikkeen kautta Yritysasetusten Myynnin asetuksiin.
2. Klikkaa Muokkaa-painiketta ja siirry sivun alalaitaan, josta löydät Myyntitilausten mukautetut kentät -osion.
3. Klikkaa Lisää uusi kenttä -painiketta.
4. Anna kentälle nimi. Tämä nimi näkyy myös asiakkaalle, jos valitset jäljempänä, että kentän tiedot näkyvät asiakkaalle toimitettavissa tulosteissa / laskulla / kuitilla.
5. Halutessasi voit lisätä mukautetulle kentälle ohjetekstin, joka näkyy henkilökunnallesi myyntitilausta luotaessa. Tätä tekstiä asiakas ei näe.
6. Mukautetun kentän tyyppi voi olla teksti, monirivinen tai numero. Jos mukautettuun kenttään tulee todennäköisesti paljon tietoa, kannattaa tyypiksi valita Monirivinen. Jos taas tyypiksi valitaan Numero, kenttään ei voi syöttää kirjaimia. Voit myös määritellä sallitun numeroalueen (esim. numeron on oltava välillä 1000-9999).
7. Voit halutessasi määritellä kentälle enimmäismerkkimäärän.
8. Voit määritellä mukautetun kentän käyttöä myyntitilauksella ja muualla Tehdenissä varsin kattavasti:
   • • Mukautettu kenttä voi olla pakollinen tai sen voi jättää tyhjäksi.
     • Kun valitset Aina muokattavissa -kohdan, voit muokata mukautettuun kenttään syötettyjä tietoja, vaikka myyntitilaus olisi jo käsitelty.
     • Valitse Haettavissa-kohta, jos haluat hakea myyntitilauksia kenttään syötetyn tiedon perusteella.
     • Jos jätät Tulostetaan myyntitilauksille - ja Tulostetaan tarjouksiin -kohdat valitsematta, kenttään syötetty tieto on vain yrityksen sisäistä, eikä sitä näytetä asiakkaalle toimitettavissa tulosteissa/pdf-tiedostoissa.
     • Jos haluat, että kenttään syötetty tieto näkyy myös myyntitilausraportilla, valitse Raportoitava-kohta.
     • Jos haluat, että asiakas näkee kentän tiedot myös laskulla ja kuitilla, muista valita Kopioi lisätietoihin -kenttä! 
9. Kun kentät tiedot ovat kunnossa, klikkaa mukautettu kenttä Käytössä-tilaan kentän nimen vierestä:
   
10. Tallenna muutokset sivun yläreunasta.

Mukautetun kentän käyttö

Kun mukautettu kenttä on luotu ja otettu käyttöön, se löytyy myyntitilaukselta:

Jos valitsit kohdan Tulostetaan myyntitilauksille, näet kentän nimen ja tiedon myyntitilauksella näin:

Jos valitsit Kopioi lisätietoihin -kentän, mukautettu kenttä tulostuu asiakkaalle lähetettävään laskuun ja kuitille muiden Lisätieto-kentän tietojen perään. Alla olevalle laskulle Lisätieto-kenttään (eli myyntitilauksen Huomio asiakkaalle -kenttään) on esimerkiksi lisätty myös tuotteen noutoon liittyvää tietoa:

Huom! Jos lähetät Tehdenistä sähköisiä Finvoice-laskuja, Lisätieto-kentän maksimimerkkimäärä Finvoice-laskuilla on 100 merkkiä. Jos laskulla on paljon lisätietoja ja/tai tietoa mukautetussa kentässä, osa tekstistä voi jäädä siirtymättä.

Kuitille mukautettu kenttä puolestaan tulostuu seuraavanlaisesti:

Mukautetun kentän käytöstä poistaminen

Jos mukautettua kenttää ei enää tarvita, se voidaan käydä Yritysasetusten Myynnin asetuksissa siirtämässä Ei käytössä -tilaan. Kenttää ei kuitenkaan voi kokonaan poistaa.

Jos jatkossa yrityksessä tulee tarve toisenlaiselle mukautetulle kentälle, voi jo luodun mukautetun kentän nimetä uudelleen ja määritellä sen asetukset uudelleen. Ota kuitenkin huomioon, että aiemmin kentän kautta Tehdeniin tallentuneet tiedot ovat edelleen olemassa. Jos siis mukautettu kenttä on aiemmin ollut esim. Sarjanumero, ja nyt kenttä nimetään uudelleen esim. Projektinumero, vanhoilla myyntitilauksilla kentässä näkyvät yhä siihen syötetyt sarjanumerot. Sekaannusten välttämiseksi voi tällaisessa tapauksessa olla järkevää antaa kentän nimeksi esim. "Sarjanumero/projektinumero".