Netvisor-ostoreskontraintegraatio

Jos yrityksessä on käytössä Netvisorin ostoreskontraintegraatio, yritys voi noutaa Netvisoriin vastaanotetut ostolaskut integraation kautta Tehdeniin ja tarkastaa, täsmäyttää ja hyväksyä ne Tehdenissä. Kun laskut on hyväksytty Tehdenissä, ne maksetaan Netvisorin kautta Tehdenissä määriteltynä päivänä. Ennen laskun täsmäytystä ja hyväksyntää täytyy ostolaskua verrata Tehdenin ostotilaukseen ja varmistaa, että ne vastaavat toisiaan. Tämä integraatio vaatii Tehdenin Ostotilaukset-lisäosan.

Ostoreskontraintegraatio on kätevä mm. seuraavista syistä:

• Kun laskut voi täsmäyttää ja hyväksyä Tehdenissä, ei tarvitse kirjautua erikseen Netvisoriin sitä varten.
• Laskut tuodaan Tehdeniin asiakas- ja toimittajan numeron vastaavuden perusteella, eli Tehdeniin voidaan noutaa vain tiettyjen toimittajien laskut.
• Kun ostolaskut täsmäytetään Tehdenissä, saat lisättyä muuttuneet tai uudet rahtikulut, tarkistettua toimittajan ilmoittamasta muuttuneet hintatiedot ja muutenkin pidettyä sisäänostohinnat ja ostokulut Tehdenissä ajan tasalla. Näin Tehdenistä saatavat raportit tarjoavat täsmällisen ja todenmukaisen pohjan ostojen suunnittelulle ja päätöksenteolle.
• Laskuille voi määritellä virhemarginaalin, jonka rajoissa ne hyväksytään Tehdenissä automaattisesti.

Kun ostoreskontraintegraatio on käytössä, toimitaan tavallisesti seuraavasti:

1. Ostolasku vastaanotetaan Netvisoriin ja sitä verrataan Tehdenin ostotilaukseen. Mahdolliset muutokset kirjataan ostotilaukseen.
2. Saapunut tilaus vastaanotetaan ja hyllytetään. Ostotilauksen hintoja ja määriä voi tässä kohtaa muokata, ja mahdollisista puutteista/poikkeuksista tehdään ostoreklamaatio/ostopalautus.
3. Ostolasku noudetaan Netvisorista Tehdeniin.
4. Ostolasku täsmäytetään. Jos summa ei täsmää ostotilaukseen, puuttuvat kulut lisätään.
5. Ostolasku hyväksytään ja sille annetaan maksulupa Tehdenissä.
6. Ostolasku lähtee automaattisesti maksuun Netvisorista.

Ohjeesta Ostoreskontran asetukset löydät lisätietoa tausta-asetuksista, jotka tulee hoitaa käyttöön ennen kuin integraatiota ryhdytään käyttämään (Asetukset -> Laskutusasetukset -> Ostoreskontra). Ostolaskujen käsittelyn tarkemmat ohjeet löytyvät ohjeesta Ostolaskujen käsittely Netvisor-integraatiossa.

Ostoreskontraintegraation käyttöönotto

Lisätietoa käyttöönottoa varten tarvittavan integraatio-lisäosan tilaamisesta, Tehdenin tilikartan muokkaamisesta ja nettokirjanpitoon siirtymisestä löytyy ohjeesta Tehden-Netvisor-integraatiot ja niiden käyttöönottoon valmistautuminen. Kun nämä vaiheet on käyty läpi, voit siirtyä ohjelmistorajapintatunnuksen luomiseen.

Integraatioiden käyttö vaatii Netvisorin Professional- tai Premium-paketin (tai muun paketin, joka sisältää ohjelmistorajapinnan käyttöoikeuden). Netvisor saattaa myös veloittaa joistain rajapinnan toiminnoista transaktioperusteisesti. Näistä saat lisätietoa Netvisorilta.

Ohjelmistorajapintatunnuksen luominen Netvisoriin

Kun ostolaskujen hyväksyntätieto siirtyy Netvisoriin, niiden luojana näkyy Netvisorissa jokin Tehdeniin kytketty käyttäjätunnus eli ns. ohjelmistorajapintatunnus. Ohjelmistorajapintatunnusten luonti ei vaadi erillisiä oikeuksia, vaan vaatimuksena on, että kyseisellä käyttäjällä on Netvisorissa oikeudet loppuasiakasyritykseen. Netvisor suosittelee, että rajapintatunnusten luoja olisi aina yrityksen oma käyttäjä. Myös tilitoimiston käyttäjä voi kytkeä integraation, mutta tässä kannattaa huomioida se, että jos tilitoimisto vaihtuu tai tilitoimiston käyttäjä poistetaan Netvisor-yrityksestä, integraatio ei myöskään sen jälkeen toimi. Rajapintatunnusta tarvitaan siinä vaiheessa, kun integraatio kytketään päälle, eli luo se ennen Tehdenin asiantuntijan toteuttamaa käyttöönottopalvelua.

Lisätietoja rajapintatunnuksen luomisesta löydät Netvisorin ohjesivuilta: Ohjelmistorajapintatunnukset

Ohjelmistorajapintapalvelun käyttöönotto Netvisorissa

Jos Tehden-tilaukseesi kuuluu Netvisor ostoreskontraintegraatio-lisäosa, voit kytkeä integraation käyttöösi valitsemalla Laskutusasetusten Ostoreskontra-välilehdellä kohdan Käytössä. Kun integraatio on käytössä, Tehdenin ohjelmaan Ostolaskut tulee näkyviin uusi painike Netvisor, jolla voit noutaa ostolaskut Netvisorista Tehdeniin.

Netvisorissa aktivoidaan ohjelmistorajapintapalvelu, joka vaatii, että käyttäjällä on Netvisorissa KH-oikeudet (Käyttäjähallitsijan erityisrooli). Ennen käyttöönottoa täytyy myös varmistaa, että Netvisorissa Rajapintaresurssien Yleiset käyttöoikeudet-osio on sallittu.

Käyttöönoton aikana asiantuntijamme avaa rajapinnan sekä käy koko ostolaskujen tarkastus-, täsmäytys- ja hyväksyntäprosessin kanssanne läpi. 

Netvisor-ostoreskontraintegraation toiminta

Netvisorin ostolaskuista tuodaan Tehdeniin ne uudet Avoin-tilassa olevat ostolaskut, joissa Netvisorin toimittajan tiedoista löytyvä Y-tunnus ja Koodi ovat samat kuin Tehdenin toimittajan tiedoista löytyvä Y-tunnus ja Toimittajan koodi. Toimi siis seuravasti:

• Kopioi Netvisorin toimittajan Koodi Tehdenin Toimittajan koodiksi niille toimittajille, joiden ostolaskujen haluat siirtyvän Tehdeniin tarkistettavaksi. Voit tarvittaessa myös vaihtaa Netvisorin Koodin samaksi kuin Tehdenissä, jos sellaista toimittajan koodia ei ole ennestään käytössä Netvisorissa.
• Jos Netvisorissa on sellaisia toimittajia, joiden ostolaskujen et halua siirtyvän Tehdeniin, varmista, että Netvisorin Toimittajien koodit eivät näillä asiakkailla kulje samassa numerosarjassa kuin Tehdenin Toimittajien Y-tunnukset.
• Jos ostolaskun tila Netvisorissa on jokin muu kuin Avoin, ja haluat silti tuoda laskun Tehdeniin, voit palauttaa laskun avoimeksi Palauta käsittelemättömäksi -valinnalla.

Jos haluat, että ostolaskujen numerointi Tehdenissä kulkee samassa numerosarjassa kuin Netvisorissa, voit itse määritellä, mistä numerosta Tehdeniin noudettujen ostolaskujen numerointi alkaa (kts. ohje Numerosarjat).

Tarkemmat ohjeet integraation käyttöön löydät täältä: Ostolaskujen käsittely Netvisor-integraatiossa

Netvisor-ostoreskontraintegraation asetukset

Automaattikohdennus

Jos valitset Automaattikohdennuksen, Tehdeniin tuotavat ostolaskut kohdennetaan automaattisesti ostolähetteitä vastaan, jos Netvisorissa on annettu ostolaskun Viitteenne-kenttään Tehdenin ostotilauksen numero:

Jos ostolasku kohdentuu useisiin ostotilauksiin, annetaan tilausviitteeksi pilkuilla eroteltu lista Tehdenin ostotilausten numeroista. Yleensä toimittaja viittaa ostolaskun tiedoissa alkuperäisen ostotilauksen numeroon ja sen näkee ostolaskusta.

Jos ostotilausta ei ole otettu vastaan sillä hetkellä, kun tilausta vastaava ostolasku tuodaan Tehdeniin, ostolaskua ei voida automaattikohdentaa, eikä sikä automaattikohdenneta myöskään myöhemmin, kun ostotilaus vastaanotetaan. Automaattikohdennuksesta saa siis suurimman hyödyn, kun tuo ostolaskut Tehdeniin vasta, kun niitä vastaavat tilaukset on vastaanotettu.

Huom! Ostolaskua ja ostolähetettä kohdennettaessa verrataan toisiinsa näiden loppusummia, ei yksittäisiä rivejä.

Hyväksynnän virhemarginaali

Jos haluat, että automaattikohdennettava ostolasku hyväksytään Tehdenissä automaattisesti, voit asettaa Ostoreskontran asetuksissa virhemarginaalivälin, jonka puitteissa hyväksyntä sallitaan. Jos asetat virhemarginaaliväliksi 0 % -> 0 %, niin lasku hyväksytään vain, jos se täsmää sentilleen ostolaskuun liittyvien ostotilausten ostolähetteitä vastaan.

Ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä

Jos haluat, että ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä merkitsee ostolaskun hyväksytyksi Netvisoriin, valitse Ostoreskontran asetuksissa kohta Ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä.

Tapahtumaloki

Jos haluat seurata, milloin ja millaisia tietoja Tehdenin ja Netvisorin välillä on siirtynyt, nämä tiedot löytyvät tapahtumalokista. Tapahtumaloki löytyy sekä Yritysasetusten Kirjanpitopalvelut-välilehdeltä että Laskutusasetusten Ostoreskontra-välilehdeltä. Tapahtumalokista löydät jokaisen järjestelmien välillä lähetetyn tiedon lähetysajan, viestityypin ja epäonnistuneiden lähetysten tapauksessa myös virheviestin eli lyhyen selityksen siitä, miksi tietojen lähetys on epäonnistunut.