Procountor-ostoreskontraintegraatio

Jos yrityksessä on käytössä Procountorin ostoreskontraintegraatio, yritys voi noutaa Procountoriin vastaanotetut ostolaskut integraation kautta Tehdeniin ja täsmäyttää ja hyväksyä ne Tehdenissä. Kun laskut on hyväksytty Tehdenissä, ne maksetaan Procountorin kautta Tehdenissä määriteltynä päivänä. Ennen laskun täsmäytystä ja hyväksyntää täytyy ostolaskua verrata Tehdenin ostotilaukseen ja varmistaa, että ne vastaavat toisiaan. 

Ostoreskontraintegraatio on kätevä mm. seuraavista syistä:

• Kun laskut voi täsmäyttää ja hyväksyä Tehdenissä, ei tarvitse kirjautua erikseen Procountoriin sitä varten.
• Laskut tuodaan Tehdeniin asiakas- ja toimittajan numeron vastaavuden perusteella, eli Tehdeniin voidaan noutaa vain tiettyjen toimittajien laskut.
• Kun ostolaskut täsmäytetään Tehdenissä, saat lisättyä muuttuneet tai uudet rahtikulut, tarkistettua toimittajan ilmoittamasta muuttuneet hintatiedot ja muutenkin pidettyä sisäänostohinnat ja ostokulut Tehdenissä ajan tasalla. Näin Tehdenistä saatavat raportit tarjoavat täsmällisen ja todenmukaisen pohjan ostojen suunnittelulle ja päätöksenteolle.
• Laskuille voi määritellä virhemarginaalin, jonka rajoissa ne hyväksytään Tehdenissä automaattisesti.

Kun ostoreskontraintegraatio on käytössä, toimitaan tavallisesti seuraavasti:

1. Ostolasku vastaanotetaan Procountoriin ja sitä verrataan Tehdenin ostotilaukseen. Mahdolliset muutokset kirjataan ostotilaukseen.
2. Saapunut tilaus vastaanotetaan ja hyllytetään. Ostotilauksen hintoja ja määriä voi tässä kohtaa muokata, ja mahdollisista puutteista/poikkeuksista tehdään ostoreklamaatio/ostopalautus.
3. Ostolasku noudetaan Procountorista Tehdeniin.
4. Ostolasku täsmäytetään. Jos summa ei täsmää ostotilaukseen, puuttuvat kulut lisätään.
5. Ostolasku hyväksytään ja sille annetaan maksulupa Tehdenissä.
6. Ostolasku lähtee automaattisesti maksuun Procountorista.

Ohjeesta Ostoreskontran asetukset löydät lisätietoa tausta-asetuksista, jotka tulee hoitaa käyttöön ennen kuin integraatiota ryhdytään käyttämään (Asetukset -> Laskutusasetukset -> Ostoreskontra). Ostolaskujen käsittelyn tarkemmat ohjeet löytyvät ohjeesta Ostolaskujen käsittely Procountor-integraatiossa.

Procountor-ostoreskontraintegraation käyttöönotto

Löydät lisätietoa käyttöönottoa varten tarvittavien integraatio-lisäosien tilaamisesta, Tehdenin tilikartan muokkaamisesta ja nettokirjanpitoon siirtymisestä ohjeesta Tehden-Procountor-integraatiot ja niiden käyttöönottoon valmistautuminen. Kun nämä vaiheet on käyty läpi, voit siirtyä integraatiokäyttäjätunnuksen luomiseen.

Integraatiokäyttäjätunnuksen luominen Procountoriin

Integraation käyttöönottoa varten täytyy Procountoriin luoda uusi käyttäjätunnus, jonka nimi on esim. "Yritys X:n Tehden-integraatio". Tätä käyttäjätunnusta tarvitaan siinä vaiheessa, kun integraatio kytketään päälle, eli luo se ennen asiantuntijamme kanssa sovittua käyttöönottoa.

Samalla integraatiokäyttäjätunnuksella kirjaudutaan Procountoriin jatkossa silloin, kun Tehdenin ja Procountorin välinen API-avain täytyy puolen vuoden välein uusia (ks. API-avaimen uudistaminen). 

Varmista Procountorin käyttäjäoikeuksien hallinnassa, että integraatiossa käytettävällä tunnuksella on Procountorissa vähintään oheisen kuvan mukaiset oikeudet:

Tarkista myös, että Procountorin integraatioasetukset (Procountorissa Hallinta -> Käyttöasetukset) ovat kuvan mukaiset:

Integraatiokäyttäjänä voi käyttää myös omaa käyttäjätunnusta, mutta tätä ei suositella. Erillisen integraatiokäyttäjän avulla voidaan varmistua, että integraatiokäyttäjällä on kaikki integraation toiminnan kannalta tarpeelliset käyttöoikeudet, eikä olemassa olevien Procountor-käyttäjien oikeuksia tarvitse turhaan laajentaa.

Kun integraatio on käytössä, ohjelmaan Ostolaskut tulee näkyviin uusi painike Procountor, jolla voit noutaa ostolaskut Procountorista Tehdeniin:

Procountor-ostoreskontraintegraation asetukset

Automaattikohdennus

Jos valitset Automaattikohdennuksen, Tehdeniin tuotavat ostolaskut kohdennetaan automaattisesti ostolähetteitä vastaan, jos Procountorissa on ostolaskun laskutustietojen tilausviitteeksi annettu Tehdenin ostotilauksen numero. Huom! Ostolaskua ja ostolähetettä kohdennettaessa verrataan toisiinsa näiden loppusummia, ei yksittäisiä rivejä.

Jos ostolasku kohdentuu useisiin ostotilauksiin, annetaan tilausviitteeksi pilkuilla eroteltu lista Tehdenin ostotilausten numeroista. Yleensä toimittaja viittaa ostolaskun tiedoissa alkuperäisen ostotilauksen numeroon ja sen näkee ostolaskusta.

Jos ostotilausta ei ole otettu vastaan sillä hetkellä, kun tilausta vastaava ostolasku tuodaan Tehdeniin, ostolaskua ei voida automaattikohdentaa, eikä sikä automaattikohdenneta myöskään myöhemmin, kun ostotilaus vastaanotetaan. Automaattikohdennuksesta saa siis suurimman hyödyn, kun tuo ostolaskut Tehdeniin vasta, kun niitä vastaavat tilaukset on vastaanotettu.

Hyväksynnän virhemarginaali

Jos haluat, että automaattikohdennettava ostolasku hyväksytään Tehdenissä automaattisesti, voit asettaa virhemarginaalivälin, jonka puitteissa hyväksyntä sallitaan. Jos asetat virhemarginaaliväliksi 0 % -> 0 %, niin lasku hyväksytään vain, jos se täsmää sentilleen ostolaskuun liittyvien ostotilausten ostolähetteitä vastaan.

Ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä

Jos haluat, että ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä merkitsee ostolaskun hyväksytyksi Procountoriin, valitse täppä Ostolaskun hyväksyntä Tehdenissä.

Tapahtumaloki

Tapahtumaloki löytyy sekä Yritysasetusten Kirjanpitopalvelut-välilehdeltä että Laskutusasetusten Ostoreskontra-välilehdeltä. Tapahtumalokissa voit tarkastella Tehdenin Procountor-integraation tekemiä tapahtumia liittyen ostoreskontraintegraatioon ja mahdolliseen kirjanpitointegraatioon:

Procountor-ostoreskontraintegraation toiminta

Procountorin ostolaskuista tuodaan Tehdeniin ne uudet Kesken-, Vastaanotettu- ja Asiatarkastettu-tiloissa olevat ostolaskut, joissa Procountorin toimittajan tiedoista löytyvä Asiakasnumero on sama kuin Tehdenin toimittajan tiedoista löytyvä Toimittajan numero. Koska ostolaskujen tuonti perustuu asiakas- ja toimittajan numeron vastaavuudelle, toimi seuraavasti:

• Kopioi Procountorin toimittajan Asiakasnumero Tehdenin Toimittajan numeroksi niille toimittajille, joiden ostolaskujen haluat siirtyvän Tehdeniin tarkistettavaksi. Voit tarvittaessa myös vaihtaa Procountorin Asiakasnumeron samaksi kuin Tehdenissä, jos sellaista asiakasnumeroa ei ole ennestään käytössä Procountorissa.
• Jos Procountorissa on sellaisia asiakkaita, joiden ostolaskujen et halua siirtyvän Tehdeniin, varmista, että Procountorin Asiakasnumerot eivät näillä asiakkailla kulje samassa numerosarjassa kuin Tehdenin Toimittajien numerot.
• Jos ostolasku on Procountorissa muussa kuin Kesken-, Vastaanotettu- tai Asiatarkastettu-tilassa ja ostolasku halutaan silti tuoda Tehdeniin, laskun tilaa voi muuttaa manuaalisesti Procountorissa.

Jos haluat, että ostolaskujen numerointi Tehdenissä kulkee samassa numerosarjassa kuin Procountorissa, voit itse määritellä, mistä numerosta Tehdeniin noudettujen ostolaskujen numerointi alkaa (kts. ohje Numerosarjat).

Tarkemmat ohjeet integraation käyttöön löydät ohjeesta Ostolaskujen käsittely Procountor-integraatiossa.

Ostoreskontraintegraatio ja Procountorin hyväksymiskierto

Jos yritykselläsi on Procountorissa käytössä laskujen hyväksymiskierto, ostolaskun hyväksyntä saattaa päättyä virheeseen. Jos Procountorissa on Yritysasetusten Hyväksymiskierron hallinta -osiossa valittu kohta Pakota asiatarkastus ja hyväksyntä tapahtumaan järjestyksessä, saat valinnan poistamalla ostolaskun hyväksynnän siirtymään Tehdenistä Procountoriin.