Laskupohjat (uusi)

Tehdenin laskutusasetusten Laskupohjat (uusi) -välilehdellä voit luoda erilaisia laskupohjia erilaisiin tilanteisiin. Kun olet ensin luonut tarvittavat laskupohjat, voit määritellä, miten laskupohjia käytetään. Yritykselle valitaan oletuslaskupohja, jota käytetään ellei toimipiste- tai asiakastyyppikohtaisia poikkeuksia ole määritelty. Käytettävän laskupohjan voi tietysti aina valita myös lasku- ja asiakaskohtaisesti.

Huom! Laskupohja ja lähetepohja eivät ole sidoksissa toisiinsa, ja lähetteellä/kuitilla näkyviä tietoja ja oletuslähetepohjaa voi edelleen muokata Yritysasetusten Myynnin asetuksissa (lue lisää: Lähetepohjat).

Uuden laskupohjan käyttöönotto

Jotta voit luoda laskupohjia, käy ensin Laskutusasetusten etusivulta valitsemassa Laskupohjan versio -kohdassa Uusi.

Kun valinta on tehty, näet vasemmassa valikossa Laskupohja (uusi) -välilehden.

Jos uusien laskupohjien luomisen jälkeen päätätkin palata vanhaan laskupohjaan, luomasi laskupohjat ovat edelleen tallella, jos otat tulevaisuudessa uuden laskupohjan uudelleen käyttöön.

Aputoiminimen lisääminen

Jos yritykselläsi on aputoiminimi, saat sen mukaan laskupohjille lisäämällä sen Yritysasetuksissa yrityksen tietoihin. Aputoiminimiä voi lisätä useita, ja nimi lisätään painamalla Enteriä:

Uuden laskupohjan luominen ja oletuslaskupohjien muokkaus

Oletuksena Tehdenissä on kaksi erilaista laskupohjaa, joista toinen näyttää verottomat nettohinnat ja toinen verolliset hinnat alennuksilla:

Kun luot uusia laskupohjia, ne kannattaa nimetä selkeästi, jotta oikea laskupohja on helppo valita.

Voit tehdä muutoksia oletuslaskupohjiin valitsemalla laskupohjan ja klikkaamalla Muokkaa-painiketta. Vaihtoehtoisesti voit luoda kokonaan uuden laskupohjan.

Muokkaustilassa voit muokata laskun tietoja, laskurivejä ja bannerikuvaa.

Laskun tiedot -välilehti

Laskun tiedot ovat laskun ylälaidassa näkyvät tiedot: laskuttajan ja asiakkaan tiedot näkyvät vasemmassa yläreunassa ja lisätiedot oikeassä ylälaidassa:

• Voit valita, käyteäänkö laskupohjalla yrityksen virallista nimeä, markkinointinimeä, lähetteen toimipistettä vai mahdollista aputoiminimeä.
• Laskuttajan logo tulee joko laskuttajan tietojen vasemmalle tai oikealle puolelle. Tehden skaalaa logon, mutta logotiedoston kannattaa olla riittävän pieni.
• Jos yrityksesi lähettää laskut Tehdenistä Maventa-tulostuspalvelun kautta (eli käytössä ei esim. Brangin tai KTI Laskutuksen integraatiota), voit valita, haluatko laskun ylälaidan asettelun olevan yhteensopiva Maventan tulostuspalvelun kanssa. Kun Maventa-asettelu on käytössä, laskun vasemmasta yläkulmasta varataan alue, joka tulee näkyviin kirjekuoren ikkunasta. Laskun yläkulmasta poistetaan yrityksen yhteystiedot ja laskun tiedot siirtyvät alemmaksi. HUOM! Jos yrityksesi on ottanut kirjekuori-ikkunaan sopivuuden vuoksi käyttöön Maventan oman osoitesivun tulostuksen, se kannattaa poistaa käytöstä ennen kohdan valitsemista.
• Lisätiedot-kohdassa voit muokata laskun oikeassa ylälaidassa näkyviä lisätietoja ja niiden järjestystä laskulla. Osa tiedoista on lakisääteistä, mutta osan voi poistaa. Vapaa teksti -kentällä voit lisätä lisätietoihin oman toimintasi kannalta tärkeää tietoa.
• Lisätieto-kenttä tuo laskulle myyntitilauksen Huomio asiakkaalle -kenttään mahdollisesti syötetyn tiedon.
• Tilisiirtolomake-kohdassa voit valita, käytetäänkö laskulla perinteistä tilisiirtolomaketta vai tiiviimpää asettelua:
  

Laskurivit-välilehti

Laskurivit-välilehdellä määrität, miten laskutettavien tuotteiden tiedot laskulla esitetään.

• Voit valita, miten laskun summaan sisältyvä vero esitetään laskulla. Verokantaerittely on laskulla heti perustietojen jälkeen, ennen laskutettavien tuotteiden erittelyä.
• Sarakkeiden avulla määrität, mitä tietoa laskutettavista tuotteista laskulla näytetään ja missä järjestyksessä. Voit vaihtaa sarakkeiden järjestystä ja testata esikatselun avulta, milloin laskupohja näyttää toivomaltasi.
• Osa sarakkeista on pakollisia, mutta osan voi poistaa. Tehden varoittaa, jos olet poistanut pakollisen sarakkeen, eikä anna tallentaa laskupohjaa:
  
• Myös laskun luonnin yhteydessä täytettävä Muut lisätiedot -kohdan kentät eli sopimusnumero, tiliöintiviite, työmaanumero ja kustannuspaikka lisätään laskulle täältä. Huom! Koontilaskulla yksittäiselle myynnille lisätyt muut lisätiedot näkyvät myyntirivin tiedoissa ja koontilaskun luonnin yhteydessä lisätyt, kaikkia laskun lähetteitä liittyvät tiedot laskun oikeassa ylälaidassa.

Bannerikuva-välilehti

• Laskupohjaan voidaan valita kuvamuotoinen banneri, joka näytetään laskurivien alla, ennen tilisiirtolomaketta.
• Tehden skaalaa kuvan käytettävissä olevan leveyden mukaan. Huomioi, että korkea banneri siirtyy tilan loppuessa seuraavan laskusivun alalaitaan. Perinteinen bannerimalli toimii siis yleensä parhaiten.
• Voit tietysti lisätä tekstiä suoraan kuvaan, mutta banneritekstin voi kirjoittaa myös Tehdenin tekstikenttään. Teksti näkyy kuvan alapuolella.
• Banneria voi käyttää esim. tilinumeron muutoksesta tiedottamiseen, sähköiseen laskutukseen kannustamiseen jne.

Kun luot laskun, laskulle tallentuvat laskupohjan tallennushetken tiedot. Jos myöhemmin muokkaat laskupohjaa, muutokset eivät vaikuta jo luotuihin laskuihin.

Jos haluat poistaa jonkin laskupohjan, se onnistuu kunhan sitä ei ole valittu oletuslaskupohjaksi (alla).

Lähetteen asetukset eivät vaikuta laskupohjan asetuksiin, eli tarvittaessa esimerkiksi alennukset voidaan näyttää lähetteillä eri tavalla kuin laskulla.

Oletuslaskupohjat

Laskupohja (uusi) -välilehdellä on myös Oletuslaskupohjat-välilehti:

Yrityksen oletuslaskupohjaksi on oletuksena valittu laskupohja, joka näyttää tuotteiden verottomat nettohinnat. Henkilöasiakkaille käytetään oletuksena laskupohjaa, joka näyttää verolliset hinnat alennuksilla. Voit valita oletuslaskupohjaksi minkä tahansa Laskupohjat-välilehdellä luomasi laskupohjan.

Oletuslaskupohjien avulla voit määritellä, mitä laskupohjaa käytetään missäkin toimipisteessä. Laskupohjan voi määritellä myös asiakastyyppikohtaisesti eli esimerkiksi siten, että yksityis- ja yritysasiakkaille käytetään oletuksena eri laskupohjaa.

Voit aina vaihtaa käytettävää laskupohjaa myös laskulle myymisen yhteydessä, eli oletuslaskupohjat ja niille luodut poikkeukset ovat aina tarvittaessa ohitettavissa.

Toimipistekohtaiset poikkeukset

Jos haluat, että yrityksesi eri toimipisteistä lähetetyillä laskuilla näytetään eri tietoja, toteuta tämä toimipistekohtaisella poikkeuksella. HUOM! Jos ainoa toivomasi ero on toimipisteen osoite, riittää, että käyt yritysasetusten etusivulla kaikkien toimipisteiden tiedoissa valitsemassa kohdan Käytä toimipisteen tietoja laskulla. Vaihtoehtoisesti voit laskupohjan tiedoissa valita Laskuttajan yhteystiedot -kohdassa kohdan Lähetteen toimipisteen osoite.

Toimipistekohtainen poikkeus luodaan seuraavasti:

1. Klikkaa Lisää toimipistekohtainen poikkeus -painiketta.
2. Valitse toimipiste, jolla haluat käyttää oletuslaskupohjasta poikkeavaa laskupohjaa.
3. Valitse haluamasi laskupohja.
4. Lisää tarvittaessa uusi toimipistekohtainen poikkeus.
5. Tallenna.

Poikkeus asiakastyypille

Jos haluat, että oletuslaskupohjan tai toimipistekohtaisen laskupohjan käytössä tehdään asiakastyyppikohtaisia poikkeuksia, se tehdään laskupohjan vieressä olevaa kolmea pistettä klikkaamalla:

Jos esimerkiksi yrityksesi oletuslaskupohja on Veroton, mutta haluat käyttää valtioasiakkaille verollista laskupohjaa, tämä on helpointa määritellä lisäämällä poikkeus asiakastyypille:

Asiakastyyppipoikkeuksen voi lisätä myös toimipistekohtaiselle poikkeukselle:

Käytettävän laskupohjan voi määritellä myös asiakaskohtaisesti asiakkaan tiedoissa, jolloin yksittäiselle asiakkaalle käytetään ensisijaisesti tätä laskupohjaa.

Hyvityslaskulla käytettävä laskupohja

Kun olet ottanut käyttöön uuden laskupohjan, voit valita käytetäänkö hyvityslaskulla samaa laskupohjaa kuin alkuperäisessä laskussa vai valitaanko hyvityslaskulle jokin muu yrityksen laskupohjista. Jos olet muokannut laskupohjia alkuperäisen laskun lähettämisen jälkeen, hyvityslaskulla voidaan siis edelleen käyttää alkuperäisen laskun pohjaa, vaikka sitä ei enää muuten olisikaan käytössä.

Lisätietoa hyvityslaskuista löydät ohjeesta Laskun hyvittäminen kokonaan tai osittain.