Netvisor-myyntireskontraintegraatio

Kun yritys ottaa käyttöön Netvisorin myyntireskontraintegraation, Tehdenissä luodut myyntilaskut voidaan siirtää Netvisorin myyntireskontran hoidettaviksi. Laskut luodaan normaalisti ja toimitetaan asiakkaille Tehdenin toimitustavoilla, ja sen jälkeen niiden tiedot siirtyvät automaattisesti kerran päivässä Netvisoriin. Vastaavasti kerran päivässä Tehden noutaa Netvisorista laskujen tilat (eli tiedon siitä, onko lasku maksettu, avoin vai erääntynyt) ja merkitsee laskut Tehdenissä Netvisorin tilan mukaan.

Jos sinulla on tarve lähettää asiakkaillesi laskuja muussa valuutassa kuin euroissa, suosittelemme lähettämään ne Netvisorista. Asiantuntijamme antavat tällaisessa tapauksessa tarkemmat ohjeet siitä, miten Tehdenin varastosaldot pysyvät ajan tasalla, vaikka liikevaihdon tieto kulkeekin Netvisorissa.

Huom! Jos yritykselläsi on käytössä sekä Netvisor-myyntireskontraintegraatio että Tehdenin oma Myyntireskontra, luodut laskut eivät enää siirry Tehdenin myyntireskontraan. Löydät täältä muistilistan asioista, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun siirtyy Tehdenin myyntireskontrasta Netvisorin myyntireskontraan.

Myyntireskontraintegraatio on kätevä mm. seuraavista syistä:

• Voit hoitaa reskontrasi erityisesti siihen tarkoitetulla ohjelmistolla, eikä kirjanpitäjäsi tarvitse kirjautua Tehdeniin tarkistamaan reskontran tilannetta. Käytössäsi ovat myös Netvisorin maksumuistutus- ja perintätyökalut.
• Sinun ei tarvitse kirjautua Netvisoriin tarkistamaan, mitkä laskut ovat avoinna, mitkä maksettu ja mitkä erääntyneet, vaan tieto Netvisorin tapahtumista siirtyy automaattisesti myös Tehdeniin.

Myyntireskontraintegraation käyttöönotto

Löydät lisätietoa käyttöönottoa varten tarvittavan integraatio-lisäosan tilaamisesta, Tehdenin tilikartan muokkaamisesta ja nettokirjanpitoon siirtymisestä ohjeesta Tehden-Netvisor-integraatiot ja niiden käyttöönottoon valmistautuminen. Kun nämä vaiheet on käyty läpi, voit siirtyä ohjelmistorajapintatunnuksen luomiseen.

Integraatioiden käyttö vaatii Netvisorin Professional- tai Premium-paketin (tai muun paketin, joka sisältää ohjelmistorajapinnan käyttöoikeuden). Netvisor saattaa myös veloittaa joistain rajapinnan toiminnoista transaktioperusteisesti. Näistä saat lisätietoa Netvisorilta.

Huom! Jos olet aiemmin käyttänyt Tehdenin myyntireskontraa, kannattaa integraation kytkemisen jälkeen aloittaa laskujen numerointi uudella numerosarjalla. Näin voit suodattaa Tehdenistä pois uusien Netvisorin reskontrassa hoidettavien laskujen viitemaksut, mutta kuitenkin hakea Tehdeniin ne viitemaksut, jotka vastaavat vanhoja saatavia, jotka haluat hoitaa loppuun asti Tehdenin reskontrassa.

Huomioi myös Netvisorin käytäntö: Netvisor jatkaa laskunumerointia aina suurimmasta järjestelmästä löytyvästä tilaus/laskunumerosta juoksevasti eteenpäin. Netvisorissa käytettävän numerosarjan tulee siis olla reilusti suurempi kuin Tehdenissä käytettävä. Lue lisää Netvisorin ohjeista.

Ohjelmistorajapintatunnuksen luominen Netvisoriin

Jos yrityksessäsi on jo käytössä Netvisor-kirjanpitointegraatio, ohjelmistorajapintatunnus on jo luotu. Käy kuitenkin varmistamassa, että rajapintatunnuksen käyttöoikeudet ovat riittävät.

Kun myyntilaskut siirretään Netvisoriin, niiden luojana näkyy Netvisorissa jokin Tehdeniin kytketty käyttäjätunnus. Ohjelmistorajapintatunnusten luonti ei vaadi erillisiä oikeuksia, vaan vaatimuksena on, että kyseisellä käyttäjällä on Netvisorissa oikeudet loppuasiakasyritykseen. Netvisor suosittelee, että rajapintatunnusten luoja olisi aina yrityksen oma käyttäjä. Myös tilitoimiston käyttäjä voi kytkeä integraation, mutta tässä kannattaa huomioida se, että jos tilitoimisto vaihtuu tai tilitoimiston käyttäjä poistetaan Netvisor-yrityksestä, integraatio ei myöskään sen jälkeen toimi. Rajapintatunnusta tarvitaan siinä vaiheessa, kun integraatio kytketään päälle, eli luo se ennen Tehdenin asiantuntijan toteuttamaa käyttöönottopalvelua. 

Lisätietoja rajapintatunnuksen luomisesta löydät Netvisorin ohjesivuilta.

Varmista Netvisorin käyttäjäoikeuksien hallinnassa, että ohjelmistorajapintatunnuksella on riittävät oikeudet. Pääset muokkaamaan oikeuksia käyttäjän luonnin jälkeen Rajapintaresurssien käyttöoikeudet -sivulta. 

Jos et halua antaa ohjelmistorajapintatunnukselle pääkäyttäjäoikeuksia, varmista, että tunnuksella on seuraavat käyttöoikeudet:

1. Kaikki oikeudet kohdassa Yleiset käyttöoikeudet (selaa sivua alaspäin, että saat varmasti sallittua kaikki):

2. Jos halutaan antaa integraatiokohtaisia oikeuksia, integraatio tulee lisätä listaan. Kun integraatio on lisätty, voidaan valita integraatio ja antaa integraatiokohtaisia oikeuksia:

Rajapintatuotteen luominen Netvisoriin

Netvisoriin on ennen myyntireskontraintegraation käytön aloittamista luotava Tehden-rajapintatuote. Nämä luodaan käyttöönoton aikana yhdessä Tehdenin asiantuntijan kanssa. Rajapintatuote luodaan kuten tuote normaalisti Netvisorista ja nimetään selkeästi. Tuotekoodi-kenttä on täytettävä, sillä näitä tietoja tarvitaan integraation kytkemisvaiheessa:

Netvisorin omien reskontratoimintojen ja perinnän käyttö

Jos haluat käyttää Netvisorin omia reskontratoimintoja, voit lähettää Tehdenistä Netvisoriin siirretyistä laskusta muistutuksen, huomautuksen ja perintäkirjeen Netvisorin kautta. Tällöin reskontranhoitaja valitsee erääntyneet laskut ja muodostaa niistä esim. muistutuksen Netvisorin Käsittele erääntyneet -painikkeen kautta.

Integraation kytkeminen ja kirjanpitotilit

Integraatio kytketään käyttöönoton aikana, mutta tässä tiivistettynä kytkennän vaiheet:

1. Kun Netvisor-integraatio on lisätty tilaukseesi, mene Tehdenin -painikkeen takaa Laskutusasetuksiin ja sieltä Myyntireskontra-välilehdelle.
2. Klikkaa Muokkaa-painiketta ja lisää rasti Netvisor-myyntireskontraintegraatio-laatikon Käytössä-ruutuun:
   
3. Käyttäjätunniste- ja Avain-kohtiin haetaan Netvisorin Ohjelmistorajapinta ja tunnisteet -sivulta aiemmin luodun rajapintakäyttäjän tunniste ja avain. Jos kirjanpitointegraatio on otettu aiemmin käyttöön, nämä löytyvät jo Tehdenistä.
4. Aseta myös kirjanpitotili. Tähän valitun Tehdenin tilikartan kirjanpitotilin numeron täytyy löytyä myös Netvisorin tililuettelosta - jos tiliä ei ole Netvisorissa, laskun tietojen siirto ei onnistu.
   • Tehdenin tilikartasta täytyy tähän valita sama tili kuin Lasku-maksutavalla.
   • Netvisorin tililuettelossa on oltava kaksi myyntisaamistiliä: Netvisorin oma myyntisaamistili ja Tehdenistä saapuvien myyntisaamisten tili, jonka numero on siis sama kuin Tehdenin Lasku-maksutavalle valittu tili. Netvisorissa tämän tilin nimeksi voi antaa esimerkiksi "Ulkoisesta järjestelmästä siirretyt myyntisaamiset".
   • Keskustele kirjanpitäjäsi kanssa, mitä tili- ja nimeämiskäytäntöä sinun yrityksessäsi kannattaa noudattaa! 
5. Etsi Netvisorista luomasi rajapintatuote ja syötä tähän tuotekoodi.
6. Jos haluat jatkossa seurata, milloin ja millaisia tietoja Tehdenin ja Netvisorin välillä on siirtynyt, nämä tiedot löytyvät tapahtumalokista.
7. Tallenna.

Esimerkki kirjanpitotilien logiikasta Netvisor-myyntireskontraintegraatiossa

1. Tehdään laskulle 100 euron myynti Tehdenissä
   • Tehden Myyntitili 3000: -100
   • Tehden Myyntisaamiset 1716: +100
2. Siirretään lasku Tehdenistä Netvisoriin
   • Netvisor "Ulkoisesta järjestelmästä siirretyt myyntisaamiset" 1716: -100
   • Netvisor Myyntisaamiset 1715: +100
3. Lasku maksetaan Netvisoriin
   • Netvisor kirjaus 1715: -100
   • Netvisor Pankkitili 1920: +100
4. Tehdenin osakirjanpito (koontikuitti) siirretään muistiotositteena Netvisoriin, lopputulos:
   
   • Netvisor Myyntitili 3000: -100
   • Netvisor Pankkitili 1920: +100 

Laskun siirtyessä tiliöinti näkyy Netvisorissa taseen tileillä 1716 ja 1715. Vasta sitten kun koontikuitti viedään, koontikuitissa Tehden ilmoittaa tilin 1716 summan, jolloin se kumoutuu Netvisorissa ja myynnit näkyvät tuloslaskelman puolella myynnin tilillä.

Myyntireskontraintegraation toiminta

Oletuksena integraatio siirtää kaikki Tehdenin omilla laskujen toimitustavoilla (sähköinen lasku, sähköposti, tulostus, ei tulosteta) toimitettavat laskut Netvisoriin Hyväksytty-tilassa ja pitää laskun tilan Tehdenissä ajan tasalla. Laskujen siirron yhteydessä myös laskun asiakas luodaan Netvisoriin, ja jos asiakkaan tietoja muutetaan Tehdenissä, ne päivittyvät myös Netvisoriin luodulle asiakkaalle seuraavan asiakkaalle luodun laskun siirron yhteydessä. Siirretyt laskut löydät Netvisorista Avoimet myyntilaskut -haulla. Myös asiakkaan VAT-tunnus siirtyy Netvisoriin, eli saat myös euromääräisten ulkomaanmyyntien raportoinnissa tarvittavat tiedot suoraan Tehdenistä Netvisoriin.

Huomaa, että ennen integraation päälle kytkemistä luotuja myyntilaskuja EI siirretä!

Laskujen merkitseminen ei-siirrettäväksi

Jos joskus luot laskuja, joita et halua siirtää Netvisoriin, voit käydä Tehdenin Laskutetut-välilehdellä merkitsemässä laskun ei-siirrettäväksi:

1. Valitse lasku tai laskut, joita et halua siirtää.
2. Klikkaa Netvisor-painiketta ja valitse pudotusvalikosta Merkitse lasku ei-siirrettäväksi Netvisoriin.
   
3. Kun lasku on merkitty ei siirrettäväksi, voi merkitä laskun maksetuksi halutulla päivämäärällä. Valitse laskurivi ja klikkaa sitten vasemman yläkulman Maksa-painiketta ja sen takaa Merkitse maksetuksi -painiketta:
   
4. Syötä maksupäivämäärä avautuvassa ikkunassa ja klikkaa Aseta tila -painiketta. Tila reskontrassa -sarakkeessa näkyy nyt teksti Maksettu sekä valitsemasi päivämäärä:
   
5. Myös ennen integraation avaamista luodut laskut voidaan merkitä maksetuiksi vastaavasti. Kun laskun merkitty maksetuksi, sitä ei enää voida siirtää integraatiossa Netvisoriin.

Netvisor siirtää laskut päivittäin n. kello 00.00, eli kun luot ja lähetät esim. koonnista laskuja, joiden joukossa on sellaisia, joita et halua siirrettäväksi Netvisoriin, muista käydä estämässä siirto Laskutetut-välilehdellä samana päivänä. Ei-siirrettäväksi merkityn laskun voi myöhemmin muuttaa taas siirrettäväksi, jolloin integraatio siirtää laskun seuraavassa ajossa:

Jo siirrettyjen laskujen mitätöinti

Jos integraatiossa on vahingossa siirtynyt laskuja, joita et olisi halunnut siirtää Netvisoriin, siirretyt laskut voidaan mitätöidä niin kauan, kun laskua ei ole maksettu. Toimi seuraavasti:

1. Mene Laskutetut-välilehdelle.
2. Etsi lasku, jonka siirron haluat perua, klikkaa Netvisor-painiketta ja valitse Mitätöi lasku. Lasku poistetaan Netvisorista heti. Jos lasku on kuitenkin ehditty Netvisorissa merkitä maksetuksi, poisto ei onnistu.
3. Jos haluat myöhemmin sittenkin siirtää saman laskun Netvisoriin, käy vain Laskutetut-välilehdellä merkitsemässä lasku siirrettäväksi. Lasku siirtyy uudelleen Netvisoriin samoilla tiedoilla (sama laskunumero, päivämäärä, eräpäivä jne). Huomaa, että alkuperäinen siirretty lasku ei kuitenkaan aktivoidu uudelleen Netvisorissa. Jos haluat esimerkiksi laskulle uuden eräpäivän, täytyy koko lasku luoda uudelleen.

Sähköposti-ilmoitukset virheellisistä siirroista

Joskus laskujen siirrossa voi tapahtua virhe esimerkiksi puuttellisten lasku- tai asiakastietojen vuoksi. Joskus virhe saattaa tapahtua myös siinä vaiheessa, kun laskun tilan tietoa siirretään Netvisorista Tehdeniin. 

Jos laskujen siirrossa tapahtuu virheitä, saat siitä sähköposti-ilmoituksen osoitteeseen, jonka olet ilmoittanut Laskutusasetusten etusivun Sähköpostiasetukset-osiossa kohdassa Netvisor-välitysvirheiden osoitteet. Sähköpostissa on lista laskuista, joiden siirto on epäonnistunut, sekä niiden välitysvirhekoodit ja/tai selkokieliset selitteet.

Yleensä virheilmoitukset koskevat laskun siirtoa Tehdenistä Netvisoriin. Laskun tilan siirtoa Netvisorista Tehdeniin koskevat virheet ovat harvinaisia ja johtuvat yleensä palvelinvirheestä tai todennusvirheistä. 

Mahdollisten virheellisten siirtojen tiedot löytyvät myös Myyntireskontra-välilehden Netvisor-myyntireskontraintegraatio-osion Tapahtumalokista.

Jos lasku on siirtynyt Netvisoriin virheellisillä laskutus-, osoite- tai asiakastiedoilla ja se halutaan lähettää uudelleen korjatuilla tiedoilla, helpoin vaihtoehto on lähettää lasku uudelleen Maventan palvelusta. Lue lisää: Laskun lähetysten seuranta

Virheellinen verkkolaskutusoperaattorin tieto Tehdenin asiakastiedoissa estää laskujen siirron Netvisoriin

Netvisoriin siirrettävän laskun verkkolaskutusoperaattorin tunnus on oltava Netvisorin hyväksymässä muodossa. Tämä operaattoritunnus on tallennettu Tehdeniin asiakkaan tietoihin. Maventa kyllä toimittaa laskun Tehdenistä asiakkaalle verkkolaskuosoitteen perusteella, mutta Netvisor vaatii myös operaattorin tunnuksen. Jos sähköpostiin tulleen virheilmoituksen viesti on "Verkkolaskutusoperaattori ei kelpaa", tarkista, että operaattorin tunnus on muodossa, jonka Netvisor hyväksyy.

Jos siis asiakkaan tietoihin Tehdenissä tallennettu operaattoritunnus on väärässä muodossa, integraatio ei pysty päivittämään (luomaan) asiakastietoa Netvisoriin ja myös laskujen siirto epäonnistuu. Operaattoritunnus (ja muut asiakkaan tietojen mahdolliset muutokset) päivitetään aina Tehdeniin, josta integraatio sitten siirtää tiedot Netvisoriin.

Laskujen manuaalinen siirto ja laskun tilan manuaalinen nouto

Jos syystä tai toisesta haluat siirtää laskut Netvisoriin tai noutaa niiden tilan Netvisorista Tehdeniin ennen päivän automaattista ajoa, sekin on mahdollista. HUOM! Manuaalinen siirto siirtää kaikki siirrettävissä olevat laskut kaikkien toimipisteiden osalta. Painike on aktiivinen vain niille käyttäjille, joilla on pääkäyttäjäoikeudet.

1. Mene Laskutetut-välilehdelle
2. Klikkaa Netvisor-painaiketta ja valitse joko Siirrä laskut Netvisorin myyntireskontraan tai Nouda laskujen tilat Netvisorista.
3. Siirrettäväksi valittujen laskujen tiedot siirtyvät heti järjestelmien välillä.

Laskun maksu kassaan

Joskus asiakas haluaakin maksaa jo lähetetyn laskun kassaan. Netvisoriin integraation kautta siirtyneitä laskuja ei voi maksaa kassaan ennen kuin ne on mitätöity. Jos laskua ei ole vielä Netvisorissa merkitty maksetuksi tai osittain maksetuksi, Tehden mitätöi laskun Netvisorissa automaattisesti, kun se viedään kassaan maksettavaksi. Integraatio noutaa laskujen tilat Netvisorista aamupäivisin.

Koko laskun maksaminen kassaan

Laskun kassalla maksuun on kaksi vaihtoehtoa riippuen siitä, halutaanko, että kassaan maksetusta laskusta jää tosite Netvisoriin.

Lasku mitätöidään, tosite häviää Netvisorin laskuluettelosta

1. Mene Laskutetut-välilehdelle.
2. Valitse haluamasi lasku ja valitse ylhäältä Maksa kassalla:
   
3. Tehden poistaa laskun Netvisorista, eikä laskua enää löydy Netvisorin Avoimista myyntilaskuista (tosite häviää kokonaan Netvisorista).
4. Lasku aukeaa kassalle, jossa asiakas voi maksaa sen haluamallaan maksutavalla.

Lasku hyvitetään, tosite löytyy Netvisorista

Jos esimerkiksi kirjanpitäjäsi toivoo, että kassaan maksettavista laskuista jää kuitenkin tosite Netvisoriin, voit toimia seuraavasti:

1. Asiakas haluaa maksaa laskun kassalla. Tee alkuperäistä laskua vastaavalla summalla/tiedoilla uusi myynti kassalla ja veloita se asiakkaalta esim. käteisellä tai kortilla.
2. Etsi Tehdenistä alkuperäinen, Netvisoriin siirtynyt lasku. Hyvitä lasku.
3. Siirrä hyvityslasku Netvisoriin.
4. Kohdenna alkuperäinen lasku ja hyvityslasku Netvisorissa.
5. Suoritustieto siirtyy Netvisorista Tehdeniin, eli alkuperäinen ja hyvityslasku ovat Tehdenissä Maksettu-tilassa.

Laskun osittain maksaminen kassaan (esim. arvoseteleillä)

Jos asiakas haluaa maksaa laskun kassaan osittain (esimerkiksi arvoseteleillä), kannattaa toimia näin:

1. Mene Laskutetut-näkymään ja valitse haluamasi lasku.
2. Valitse ylhäältä Luo hyvityslasku.
3. Tee haluamasi valinnat hyvityslaskulle ja klikkaa OK. HUOM! Jos alkuperäinen lasku oli jo siirretty Netvisoriin, myös hyvityslaskun on siirryttävä sinne, eli hyvityslaskua ei esimerkiksi saa käydä muuttamassa ei-siirrettäväksi.
4. Valitse alkuperäinen laskurivi ja valitse ylhäältä Kopioi kassaan:
   
5. Klikkaa kassalla Maksa-painiketta. Jos asiakas haluaa maksaa osan laskusta liikuntasetelillä, valitse oikea arvoseteli ja määrä ja klikkaa Tallenna.
6. Osa laskusta on nyt kuitattu arvoseteleillä. Luo jäljellä olevasta summasta asiakkaalle uusi lasku Lasku-painikkeesta klikkaamalla.

Laskun hyvitys

Laskulle voi luoda hyvityslaskun myös silloin, jos alkuperäinen lasku on jo siirretty Netvisoriin. Tällaisessa tapauksessa myös hyvityslasku merkitään automaattisesti siirrettäväksi Netvisoriin.

Netvisorissa reskontranhoitaja kohdentaa hyvityslaskun alkuperäisen laskun kanssa, paitsi jos alkuperäinen lasku on jo maksettu, jolloin hyvityslasku kohdennetaan johonkin muuhun tai laskun summa palautetaan asiakkaalle tilisiirtona.

Alkuperäistä tai hyvityslaskua ei kumpaakaan saa merkitä maksetuksi Tehdenissä, vaan tieto siirtyy Netvisorista Tehdeniin siinä vaiheessa, kun laskut kohdennetaan Netvisorissa.

Jos halutaan hyvittää sellainen lasku, joka on merkitty ei-siirrettäväksi Netvisoriin, myös hyvityslasku merkitään ei-siirrettäväksi. Sekä alkuperäinen että hyvityslasku tulee käsitellä Tehdenissä, eikä laskuja voi jälkikäteen siirtää Netvisoriin. 

Tapahtumaloki

Jos haluat seurata, milloin ja millaisia tietoja Tehdenin ja Netvisorin välillä on siirtynyt, nämä tiedot löytyvät tapahtumalokista. Tapahtumaloki löytyy sekä Yritysasetusten Kirjanpitopalvelut-välilehdeltä että Laskutusasetusten Myyntireskontra-välilehdeltä. Tapahtumalokista löydät jokaisen järjestelmien välillä lähetetyn tiedon lähetysajan, viestityypin ja epäonnistuneiden lähetysten tapauksessa myös paluuviestin eli lyhyen selityksen siitä, miksi tietojen lähetys on epäonnistunut.