Tilanteessa, jossa yritys siirtyy toisesta järjestelmästä Tehdenin käyttäjäksi, on tärkeää, että varastosaldot siirretään vanhasta järjestelmästä vasta juuri ennen uuden järjestelmän käyttöönottopäivää. Näin varastosaldot ovat heti kohdillaan Tehdenissä, eikä saldoa tarvitse manuaalisesti korjailla.
Tehdenin tietotuontityökalulla voit tuoda vanhan järjestelmän varastosaldot massana Tehdeniin. Yhdellä tuonnilla voidaan tuoda usean eri varaston tuotesaldot. Vastaavat tuotteet ja niiden varastot on täytynyt ensin tuoda tai luoda Tehdeniin.
Tutustu ennen varastosaldojen alustamista ohjeeseen Varastosaldojen tuonti Tehdeniin käyttöönoton yhteydessä.
Ota huomioon, että varastosaldojen tuonti on tarkoitettu vain sellaisille tuotteille, joilla ei ole vielä varastotapahtumia Tehdenissä! Voit tuoda tällä tuonnilla varastosaldon vain, jos tuotteella on pelkkä varaston perustuskirjaus tai ei lainkaan varastotietoa (eli saldoa ei ole inventointu, tuotetta ei ole myyty jne.). Huom! Jos varaston perustuskirjaus on tehty ja siinä yhteydessä varastotietoon on lisätty hinnaston sisäänostohinnan mukainen keskiostohinta, varastosaldojen alustus ei muuta keskiostohintaa. Jos taas perustuskirjausta ei ole tehty, varastotiedon keskiostohinta lasketaan saldojen alustuksessa tuotavan ostohinnan (purchaseprice) perusteella.
Tuontitiedoston täyttäminen
Lataa valmis taulukkopohja ja täytä siihen haluamasi tuotteiden varastosaldot, tai muokkaa oma Excel-taulukkosi mallin mukaiseksi. Muista, että Excelin otsikkorivin otsikoiden tulee olla täsmälleen mallin mukaiset.
Huom! Täytetty Excel-tiedosto kannattaa lopuksi muuntaa tekstimuotoon, jotta numerokentät ovat varmasti työkalun tukemassa muodossa. Solun väärä muoto saattaa esimerkiksi muuttaa ostohintakentän tiedot muotoon, jota tietotuontityökalu ei tue. Vaihtoehtoisesti voit Officen ns. ohjattua tuontia käyttämällä välttää Excel-ohjelmassa avatun csv-tiedoston muotoiluongelmat. (Avaa ensin MS Officen Excel-ohjelma, siirry Tiedot-välilehdelle ja valitse Noudat tiedot tekstistä tai csv:stä.)
Tuotekoodia vastaava tuote sekä varasto täytyy luoda Tehdeniin ennen tietojen tuontia. Hyllypaikkoja ei kuitenkaan ole pakko löytyä Tehdenistä, vaan ne voidaan luoda sinne tällä tuonnilla.
Työkalun tuetut tiedostotyypit ovat xlsx, csv ja ods.
Taulukon avulla voi tuoda tällä hetkellä seuraavat tiedot:
| Otsikkorivin otsikko | Sisältö |
| code (tuotekoodi) | Tuotteen tuotekoodi |
| stock (varaston nimi) | Tuotteen varaston nimi. |
| shelf (hyllyn nimi) | Tuotteen hyllyn nimi. Tätä tietoa ei ole pakko täyttää. |
| manufacturercode (valmistajan koodi) | Tuotteen valmistetieto. Tätä tietoa ei ole pakko täyttää, ja se voidaan antaa vain, jos yritykselläsi on käytössä valmistajakohtaiset saldot. |
| stockamount (saldo) | Tuotteen saldo varastossa. Tuo tämä aina! |
| purchaseprice (ostohinta) | Tuotteen keskiostohinta varastossa. Tuo tämä aina! |
| expirydate (viimeinen käyttöpäivä) | Tuotteen viimeinen käyttöpäivä. Tätä tietoa ei ole pakko täyttää. |
| note (huomio) | Tuotteen varastopaikan luonnin yhteydessä voi Tehdenissä kirjoittaa huomion. Tässä kentässä oleva tieto tuodaan tähän Tehdenin kenttään. Tietoa ei ole pakko täyttää. |
Ohjeet tuotteen varastosaldojen tuontiin
Tiedoston tuominen Tehdeniin
- Klikkaa Lomakkeet-nappia ja klikkaa sitten Tietojen tuonti -välilehti auki.
- Klikkaa Uusi tuonti -nappia.
- Anna tuonnille haluamasi nimi ja valitse tuotavien tietojen tyyppi (Varastosaldo).
- Klikkaa Selaa-nappia ja hae omalle tietokoneellesi tallentamasi varastosaldotaulukko.
-
Optimoi-kohdan valinta riippuu tuotavien rivien määrästä. Suurilla datamäärillä kannattaa valita Suorituskyky, pienemmillä Muokattavuus, jolloin tietoja voi tarvittaessa vielä muokata käyttöliittymältä ennen varsinaista tuontia. Huom! Jos Suorituskyky-valinnalla tehdyssä tietotuonnissa on virheellisiä rivejä, voit ladata ne Excel-tiedostona, tehdä korjaukset tiedostoon ja tuoda rivit uudelleen.
Virheellisten rivien korjaaminen (Muokattavuus-optimointi)
- Auenneessa Tuonnin tiedot -ikkunassa on paljonkin informaatiota. Jos esimerkiksi varastosaldo-excelistäsi puuttui pakollisia tietoja, ne on listauksessa ympyröity punaisella. Lisäksi Tuontirivien tila -listauksessa näkyy, montako virheellistä tai puuttuvaa riviä listauksesta löytyy.
- Korjaa virheelliset tai puuttuvat rivit kirjoittamalla suoraan kenttään:
- Jos taulukon tiedoissa on virheitä sellaisissa kentissä, jotka eivät ole pakollisia, niitä ei ympäridä punaisella, vaan näet virheen tiedot viemällä viet hiiren taulukon vasemman laidan punaisten rastien päälle:
- Muokkaa virheellisiä tietoja ja klikkaa taulukon oikeassa yläkulmassa Tallenna muutokset -painiketta. Kun virheellisiä rivejä ei enää ole, oikean yläkulman Aloita tuonti -painike aktivoituu.
Tuonnin asetusten määrittely
- Voit valita tuotavat sarakkeet rastittamalla sarakkeen otsikon päällä olevan ruudun.
- Voit myös jättää rivejä päivittämättä ottamalla rastin pois Koodi-sarakkeen vasemmalla puolella olevasta ruudusta. Kun vientinäkymän sarake tai rivi on harmaa, niissä olevia tietoja ei päivitetä tietotuonnin yhteydessä Tehdeniin.
Aloita varastosaldojen tuonti
- Klikkaa Aloita tuonti -painiketta:
- Klikkaa vielä auenneesta ikkunasta Aloita tuonti -painiketta.
- Saat yhteenvedon tekemästäsi tuonnista:
- Jos tuotteita on enemmän kuin 100 riviä, voit jättää tuonnin taustalle ja jatkaa muita töitä. Halutessasi saat myös sähköpostiisi viestin, kun tuonti on valmis.
Onnistuneen varastosaldojen tuonnin jälkeen löydät esim. Tuotteet-ohjelman Varasto-osiosta jonkin varaston Tuotteet-välilehdeltä varaston tuotteet ja niiden saldot:
Kommentit
0 kommenttia
Kommentointi on poistettu käytöstä.