Ostotilauksen hyllytys (uusi)

[Uusi hyllytys on tuleva ominaisuus, jota ei vielä voi itsenäisesti ottaa käyttöön Tehdenissä.]

Tehdenin varastotoiminnot eli keräilyn, hyllytyksen ja inventoinnin voi hoitaa myös mobiilisti. Tähän voi käyttää joko Tehden-sovellusta tai selaimessa toimivaa Tehdeniä esimerkiksi käsipäätteellä, tablet-tietokoneella tai muulla mobiililaitteella.

Uuden keräilyn ja hyllytyksen käyttöönotto

Jos haluat toteuttaa varastotoiminnot kannettavalla laitteella, kannattaa siirtyä käyttämään uutta keräilyä ja hyllytystä. Se onnistuu Yritysasetusten Käyttöliittymä-välilehdellä, Myynti ja osto -osiossa:

Jos yrityksessä on tarve käyttää väliaikaisia hyllypaikkoja, ota yhteyttä asiakastukeemme, niin kytkemme ne käyttöön yrityksesi Tehdenissä.

Uusi ja vanha hyllytys ja keräily voivat olla Tehdenissä käytössä myös yhtä aikaa. Osa uusista toiminnallisuuksista toimii vain uudessa keräilyssä ja hyllytyksessä. Jos otat uuden version väliaikaiset hyllypaikat käyttöön, et voi enää käyttää vanhaa versiota, sillä se ei tue väliaikaisia hyllypaikkoja.

Näissä ohjeissa käydään läpi ostotilauksen hyllytys, kun käyttöön on otettu uusi hyllytys. Vanhan ostotilauksen hyllytyksen ohjeet löydät täältä. Jos käytät käsipäätettä tai sormiskanneria, voit tuoterivien valitsemisen ja hyllytettyjen määrien näppäilyn sijasta lukea hyllytettävien tuotteiden viivakoodit. Tutustu myös Tehden-sovelluksella hyllyttämisen ohjeisiin.

Kun tilaus on saapunut, vastaanottoerä kirjataan ja tämän jälkeen tuotteet voi hyllyttää.

Ostotilauksen hyllytys

Kun ostotilaus saapuu yritykseen, se usein puretaan esim. kärryihin ja samalla verrataan toimitusmääriä lähetteeseen. Vasta tämän jälkeen tuotteita lähdetään viemään oikeille paikoilleen varastoon tai tuotteet kerätään suoraan odottaviin avoimiin myyntitilauksiin (tai ns. keräyskoriin). Jotta hyllytyskärryssä lopullista hyllytystä odottavat tuotteet näkyvät myös saldossa, Tehdenissä on mahdollista käyttää myös väliaikaisia hyllypaikkoja, jotka vastaavat hyllytyskärryssä olevia tuotteita. Näin esimerkiksi kassalla osataan sanoa, että tuotetta on varastossa, mutta sitä ei ole vielä ehditty hyllyttämään. Ns. kärrysaldossa olevat tuotteet eivät myöskään vaikuta hyllypaikan inventointiin. Kun kaikki tuotteet on hyllytetty oikeille paikoilleen, Tehden poistaa väliaikaisen hyllypaikan automaattisesti.

Ostotilauksen voi tietysti hyllyttää myös suoraan oikeaan paikkaan, käyttämättä väliaikaisia hyllypaikkoja. Löydät alta ohjeet kumpaankin vaihtoehtoon.

Hyllytys Tehdenissä

1. Avaa Osto-ohjelma ja etsi Ostotilaukset-taulukosta yksi tai useampi ostotilaus, joiden tuotteet haluat hyllyttää. Tilausten tilana pitää olla Saapunut. Jos tilauksen tila on Voimassa, vastaanottoerä pitää kirjata saapuneeksi ennen hyllytystä.
2. Valitse rivit taulukosta. Jos hyllytät vain yhden ostotilauksen tuotteita, voit aloittaa hyllytyksen myös avatulta ostotilauslomakkeelta.
3. Klikkaa Hyllytys-painiketta.
4. Jos siirryt tässä kohtaa tietokoneelta jatkamaan hyllytystä Tehden-sovellukseen, valitse Luo QR-linkki. Skannaa linkki mobiililaitteella, jolloin oikea hyllytys aukeaa sovelluksessa. Muussa tapauksessa valitse Aloita hyllytys.
5. Uudessa ikkunassa näkyvät kaikkien valittujen ostotilausten hyllytettävät tuotteet lukumäärineen. Jos tilauksella on tuotteita, joita odotetaan avoimilla myyntitilauksilla, näet ylälaidassa Avoimet myyntitilaukset -painikkeen. Painiketta klikkaamalla näet listauksen näistä tilauksista.
   • • Jos ostotilauksella hyllytettäviä tuotteita on tilattu useiden eri asiakkaiden avoimilla myyntitilauksilla, voit halutessasi suodattaa näkyviin vain yhden tai joidenkin asiakkaiden myyntitilauksille hyllytettävät rivit. Suodata asiakkaan mukaan -valikkoa klikkaamalla pääset valitsemaan pudotusvalikosta haluamasi asiakkaan tai asiakkaat.
     • Jos haluat hyllyttää ensin ne tuotteet, jotka pakataan suoraan avoimiin myyntitilauksiin, valitse kohta Suodata näkyviin vain tuoterivit, joilla on avoimia myyntitilauksia:
       
6. Jos taas tuoterivi on punaisella korostettu, vie kursori huutomerkin päälle, jolloin Tehden kertoo, mitä toimenpiteitä tuote vaatii.
   
7. Valittujen tilausten määrästä riippuen muodostuu yksi tai useampi hyllytysyksikkö, jotka löydät Hyllytysyksiköt-välilehdeltä. Näistä voi tarvittaessa tulostaa hyllytyslistat joko hyllypaikoittain tai hyllyriveittäin. Hyllytyksen aikana tarvittavat painikkeet löytyvät tuotelistauksen alapuolelta: 
   
8. Jos hyllytysyksiköitä on useita, siirry tarvittaessa Hyllytysyksiköt-välilehdelle valitsemaan, mitkä hyllytysyksiköt näytetään. 

Aloita hyllytys

1. Valitse toimitetut tuotteet rivi kerrallaan, laske ne ja hyllytä oikealle varastopaikalle. -painike lisää tilausrivin koko avoimen summan valittuun varastoon. 
2. Voit suodattaa hyllytettäviä rivejä niiden tilan (hyllytetty, hyllyttämättä jne.) mukaan, ja myös rivien järjestystä voi säätää - voit esimerkiksi ryhmitellä hyllytettävät tuotteet tuoteryhmittäin.
3. Tuotteet voi hyllyttää joko manuaalisesti tai tuotelistauksen alapuolella olevalla Hyllytä kaikki -painikkeella. Jos kaikki ostotilauksen tuotteet on tarkoitus hyllyttää samaan varastoon, Hyllytä kaikki -painiketta klikkaamalla pääset valitsemaan varaston. Voit halutessasi samalla myös inventoida kaikki varastot. 
4. Jos tilaus sisältää tukkupakkauksia, hyllytysrivin Huomio-kentässä sekä erillisellä huomiorivillä ilmoitetaan, montako yksittäistä, saldoon tulevaa tuotetta kussakin pakkauksessa on:
   
5. Jos hyllytys pitää syystä tai toisesta jättää kesken, voit klikata Sulje-painiketta. Hyllytyksen tiedot säilyvät, mutta varastokirjauksia ei tehdä ennen kuin hyllytys merkitään valmiiksi. Löydät Hyllytettävänä-tilassa olevan hyllytysyksikön Osto-ohjelman Hyllytysyksiköt-osiosta.

Odottavaan myyntitilaukseen hyllytys

Ostotilauksen purkamisen yhteydessä voi usein olla kätevää poimia heti syrjään ne tuotteet, joista on asiakkailta avoimia myyntitilauksia. Tämän voi toteuttaa Tehdenillä hyllyttämällä suoraan odottavaan myyntitilaukseen.

Jos haluat hyllyttää ostotilauksella olevia tuotteita suoraan avoimiin myyntitilauksiin, toimi seuraavasti:

1. Suodata ensin näkyviin vain ne tuoterivit, joilla on avoimia myyntitilauksia.
2. Tuoterivin mahdollisista varastotiedoista ylimpänä näkyy rivi, jolta tuotteet voidaan kerätä avoimiin myyntitilauksiin. Varmista, että riville valittu varasto on se, jonka kautta haluat tuotteet käyttää. (Tuotteita ei siis tosiasiassa hyllytetä varastoon, mutta esim. varaston keskiostohinta pysyy ajan tasalla, kun tuotteet kirjataan varaston kautta.) Laske myyntitilauksiin kerättävät tuotteet ja lisää Hyllytetty-kenttään vastaava määrä:
   
3. Käsittele kaikki tuoterivit vastaavasti ja merkitse hyllytys valmiiksi.
4. Klikkaa tuoterivien alla näkyvää Aloita myyntitilauksen keräys -painiketta:
   
5. Näet nyt listauksen tuotteista, joita odotetaan avoimilla myyntitilauksilla.
6. Klikkaa haluamaasi riviä ja lisää Kerätty-kenttään oikea määrä. Tehden ilmoittaa, jos toimitettu määrä on pienempi kuin myyntitilauksella tilattu määrä:
   
7. Kun kaikki rivit on kerätty, paina Valmis-painiketta.
8. Jos kaikki myyntitilauksen tuotteet on nyt kerätty, rivien alapuolella oleva Vie lähettämöön -painike aktivoituu, ja voit siirtyä myyntitilauksen toimittamiseen.
9. Jos taas myyntitilauksilta puuttuu vielä tuotteita, voit siirtyä Keräysyksiköt-välilehdelle. Sieltä näet, paljonko tuotteita myyntitilaukselle on vielä keräämättä ja pääset siirtymään myyntitilaukselle:
   
10. Jos osa ostotilauksesta on vielä hyllyttämättä, löydät hyllytysyksikön Hyllytettävänä-tilassa Hyllytysyksiköt (uusi) -ohjelmasta.
11. Lisätietoa ostotilauksen hyllyttämisestä odottavaan myyntitilaukseen löydät tästä ohjeesta.

Hyllytyksen lisätoiminnot ja varasto- ja hyllypaikkojen lisääminen

1. Tarvittaessa pääset tilausrivin Lisätoiminnot-painikkeesta eli kolmesta pisteestä tekemään inventointipyynnön, muokkaamaan tuotteen viivakoodeja tai sen varastotietoja tai tulostamaan tuotetarroja:
   
   
   • Lue lisää inventointipyynnön tekemisestä
   • Jos huomaat hyllytyksen yhteydessä tarpeen yksittäiselle uudelle tuotetarralle, voit tulostaa uuden tarran kätevästi Tulosta tarra -painikkeen takaa löytyvällä Tulosta suoraan -valinnalla. Lue lisää: Tuotetarrojen tulostaminen Huom! Tämä vaihtoehto ei ole valittavissa, jos teet hyllytystä mobiilisovelluksella.
   • Jos hyllytät mobiilisovelluksella tai uusia tarroja tarvitaan enemmän, Tulosta tarra -painikkeen kautta voit myös lisätä tarroja tulostusjonoon. Kun hyllytys on valmis, pääset tulostamaan kaikki jonossa odottavat tarrat tulostimeen liitetyllä tietokoneella esim. Tehdenin Tuotteet-ohjeman Lisätoiminnot-painikkeesta. Lue lisää: Tarratulostusjono
2. Voit luoda hyllytyksen yhteydessä tarpeen mukaan sekä uusia hyllypaikkoja että uusia varastopaikkoja. Hyllypaikka luodaan nykyisen varaston ja hyllypaikan tietojen vierestä +-painikkeesta ja uusi varastopaikka hyllytettävän rivin alapuolelta:
   
   Kun luot uuden varastopaikan, tuotteelle voi samalla lisätä myös viimeisen käyttöpäivän. 

Lopeta hyllytys

1. Kun kaikki tuotteet on hyllytetty, klikkaa Valmis -painiketta.
2. Jos haluat tulostaa hyllytystositteet, varmista että tulostus on valittu. Jos tulostat A4-hyllytyslistan, tuotteet on järjestetty listalle hyllypaikoittain: tuotteet, joilla ei ole hyllypaikkaa, ovat listan lopussa. Vahvista hyllytyksen sulkeminen Valmis-painikkeella. Tämä muuttaa hyllytysyksiköiden tilan Valmiiksi.
3. Lopeta hyllytysyksikön käsittely Sulje-painikkeella tai vie se vastaanottoon jatkokäsittelyä ja sulkemista varten. Jos valittuna on useampi saman toimittajan ostotilauksiin liittyvä avoin hyllytysyksikkö, Vie vastaanottoon -painike vie kaikki valitut yksiköt kerralla suljettavaksi.

Väliaikaiset hyllypaikat

Jos haluat hyödyntää Tehdenin väliaikaisia hyllypaikkoja, noudata hyllytyksessä näitä ohjeita:

1. Luo ensin väliaikainen hyllypaikka: klikkaa hyllypaikan valinnan vieressä olevaa +-painiketta, ja avautuvassa ikkunassa valitse varasto, hyllytyyppi (väliaikainen, saapuva tavara) ja nimeä hyllypaikka:
   
2. Tämä väliaikainen hyllypaikka löytyy nyt kaikkien hyllytysrivien tiedoista tuotteen ensisijaisen varaston alta.
3. Kun purat tilauksen tuotteita hyllytyskärryyn, laske samalla tuotteen toimitettu määrä ja merkitse se Hyllytetty -kenttään luomasi väliaikaisen hyllypaikan kohdalle.
4. Jos purat toimituksesta tuotteita useampaan, esimerkiksi eri puolille varastoa lähteviin kärryihin, luo useita väliaikaisia hyllypaikkoja ja hyllytä tilausrivit oikeisiin kärryihin.
5. HUOM! Jos toimituksesta tietää heti, että lähetteelle kirjattu määrä ja toimitettu määrä vastaavat toisiaan, rivejä ei tarvitse käydä läpi yksi kerrallaan, vaan voit valita rivien alareunasta Hyllytä kaikki -painikkeen ja valita tai luoda tätä kautta väliaikaisen hyllypaikan:
   
6. Kun kaikki tuotteet on laskettu, klikkaa Valmis-painiketta.
7. Kun sitten lähdet kuljettamaan hyllytyskärryä ja purkamaan tuotteita omille paikoilleen varastossa, siirry Hyllytettävänä-ohjelmaan. Valitse sieltä oikea väliaikainen hyllypaikka ja klikkaa Hyllytä-painiketta:
   
8. Hyllytä tuotteet oikeaan varastoon ja oikeille hyllypaikoille yksi kerrallaan. 
9. Kun kaikki tuotteet on hyllytetty, klikkaa Valmis-painiketta. Väliaikainen hyllypaikka poistuu Tehdenistä, ja hyllytys on valmis.

Hyllytysyksikön jatkokäsittelyssä hyllytettyä määrää verrataan ostotilauksessa tilattuun määrään sekä toimittajan lähetteessä ilmoittamaan määrään: Vastaanottoerän sulkeminen