Myyntitilauksen keräys (uusi)

Tehdenin varastotoiminnot eli keräilyn, hyllytyksen ja inventoinnin voi hoitaa myös mobiilisti. Tähän voi käyttää joko Tehden-sovellusta tai selaimessa toimivaa Tehdeniä esimerkiksi tablet-tietokoneella tai muulla mobiililaitteella. Tutustu ohjeeseen Myyntitilauksen keräily Tehden-sovelluksella.

Uuden keräilyn ja hyllytyksen käyttöönotto

Jos haluat toteuttaa varastotoiminnot kannettavalla laitteella, kannattaa siirtyä käyttämään uutta keräilyä ja hyllytystä. Se onnistuu Yritysasetusten Käyttöliittymä-välilehdellä, Myynti ja osto -osiossa:

Uusi ja vanha hyllytys ja keräily voivat olla Tehdenissä käytössä myös yhtä aikaa. Osa uusista toiminnallisuuksista toimii vain uudessa keräilyssä ja hyllytyksessä. Huom! Jos otat väliaikaiset hyllypaikat käyttöön, et voi käyttää rinnakkain uutta ja vanhaa keräilyä ja hyllytystä, sillä vanhassa versiossa ei ole väliaikaisia hyllypaikkoja. Ota yhteyttä asiakastukeemme, jos haluat, että kytkemme väliaikaset hyllypaikat käyttöön.

Näissä ohjeissa käydään läpi myyntitilauksen keräily, kun käyttöön on otettu uusi keräily. Vanhan myyntitilauksen keräilyn ohjeet löydät täältä. Jos käytät käsipäätettä, voit tuoterivien valitsemisen ja keräiltyjen määrien näppäilyn sijasta lukea kerättävien tuotteiden viivakoodit.

Kun myyntitilaukselle on merkitty perustiedot, tilausrivit ja toimitustapa, voit kerätä tuotteet asiakkaalle toimitettaviksi. On myös mahdollista tehdä keräys samanaikaisesti useammalle myyntitilaukselle.

Myyntitilauksen keräys

Mitkä tilaukset otetaan kerättäväksi?

Yrityksessä on hyvä olla käytössä prosessi, jolla keräilijä tunnistaa myyntitilauslistauksesta ne myyntitilaukset, jotka ovat valmiita keräiltäviksi ja/tai jotka on hyvä ottaa keräilyyn ensin. Tämän voi toteuttaa Tehdenissä usealla tavalla:

• Tehdeniin voi luoda oman mukautetun tilaustyypin, jonka myyntitilauksen luoja valitsee tilaukselle siinä vaiheessa, kun tilaus on valmis ja voidaan ottaa keräilyyn. Keräilijä voi suodattaa myyntitilauslistausta tilaustyypin mukaan.
• Kun tilauksia on paljon, kannattaa myyntitilauksen tekijän merkitä myyntitilaukselle myös toimituspäivä, jolloin keräilijä voi vielä järjestää tilaukset toimituspäivän mukaan ja aloittaa keräilyn niistä, joiden toimituspäivä lähestyy.
• Jos mukautettua tilaustyyppiä ei haluta käyttää, voidaan yrityksessä sopia, että keräilyyn otetaan aina esimerkiksi ne myyntitilaukset, joiden tila on Voimassa. Näin keräilijä voi suodattaa myyntitilauslistausta tilauksen tilan perusteella.
• Myyntitilauksen voi myös merkitä priorisoiduksi, jolloin saat Priorisoitu-saraketta klikkaamalla priorisoidut tilaukset myyntitilauslistauksen kärkeen.

Väliaikaisten hyllypaikkojen käyttöönotto

Kun asiakkaiden tekemiä myyntitilauksia ryhdytään keräämään, hyllypaikoilta kerätään usein kerralla useamman tilauksen tuotteet esimerkiksi keräyskoriin. Tuotteiden varastosijainnin seuraamisen helpottamiseksi voi Tehdenissä käyttää myös väliaikaisia hyllypaikkoja, jotka tässä tapauksessa vastaavat keräyskoria ja siihen kerättyjä tuotteita. Kun tilauksien tuotteet on kerätty koriin, siirrytään lähettämöön pakkaamaan tuotteet ja toimittamaan ne. Kun kaikki tuotteet on käsitelty lähettämössä ja toimitettu, Tehden nollaa väliaikaisen hyllypaikan ns. korisaldon ja poistaa väliaikaisen hyllypaikan automaattisesti. Jos haluat hyödyntää Tehdenin väliaikaisia hyllypaikkoja, ota ne käyttöön Yritysasetusten Käyttöliittymä-välilehdellä.

Myyntitilauksen voi tietysti myös kerätä käyttämättä väliaikaisia hyllypaikkoja. Tällöin varastokirjausta ei synny vielä keräämisen yhteydessä, vaan vasta kun tilaus lähetetään. Löydät alta ohjeet eri tapoihin, joilla myyntitilauksen voi keräillä.

Keräily Tehdenissä

1. Avaa Myynti-ohjelma ja etsi Myyntitilaukset-taulukosta yksi tai useampi myyntitilaus, joiden tuotteet haluat kerätä. Valitse rivit taulukosta. Jos keräät vain yhden myyntitilauksen tuotteita, voit aloittaa keräyksen myös avatulta myyntitilauslomakkeelta. Jos yrityksessäsi käytetään Priorisoitu-valintaa myyntitilauksilla, priorisoiduiksi merkityt myyntitilaukset nousevat listauksen kärkeen.
2. Klikkaa Ota keräykseen -painiketta.
3. Uudessa ikkunassa näkyvät kaikkien valittujen myyntitilausten kerättävät tuotteet lukumäärineen. Jos tietyn tuotteen saldo toimipisteen varastoissa on pienempi kuin kerättävä määrä, saldon taustaväri on oranssi:
   
4. Jos haluat siirtää keräyksen aloittamista kunnes tuotteita on paremmin saatavilla, klikkaa Peruuta. Jos haluat jatkaa, klikkaa Aloita keräys. Keräysyksikkö tallentuu tässä vaiheessa Keräysyksiköt-osioon. Luo QR-linkki -painikkeesta klikkaamalla luot keräyksestä QR-koodin, jonka varastotyöntekijä voi lukea käsipäätteellä tai muulla mobiililaitteella.
5. Tulosta tarvittaessa keräyslista.
6. Jos yrityksessäsi on useita varastoja, tuotteet kannattaa ehdottomasti järjestää varastotiedon tai tuoteryhmän mukaan:
   

Aloita keräily

1. Kun klikkaat tuoteriviä, näet missä varastossa (ja mahdollisesti millä hyllypaikalla) tuotetta on ja montako sitä täytyy tilaukseen kerätä:
   
2. Tarvittaessa pääset Lisätoiminnot-painikkeesta tekemään inventointipyynnön, muokkaamaan tuotteen viivakoodeja tai varastotietoja tai tulostamaan tuotetarroja. (Lue lisää kohdasta Keräilyn lisätoiminnot)
3. Jos tuotetta on Tehdenin ilmoittamalla varastopaikalla riittävästi, kerää tuotteet ja klikkaa vihreää =-painiketta. Jos tuotetta ei ole varastossa riittävästi, merkitse kenttään keräiltyjen tuotteiden määrä.
4. Kun rivi on keräilty, siirryt automaattisesti seuraavaan tuoteriviin. Riviltä toiselle voi siirtyä myös riviä klikkaamalla.
5. Jos tuotteella ei ole Tehdenissä varastopaikkaa, avatulla rivillä on punainen huomiorivi:
   
   
   • • Klikkaa Luo uusi varastopaikka -painiketta ja valitse oikea varasto ja mahdollinen hyllypaikka. Voit myös luoda tuotteelle uuden hyllypaikan. Tallenna.
       
6. Kun myyntitilauksella on myös kulutuotteita, tunnistat ne kuvakkeesta, joka kertoo onko kyseessä rahtikulu vai maksuehtoon liittyvä kulu.
   
   
   • Kulutuotteita ei tarvitse erikseen keräillä, vaan kun keräily on muuten valmis ja klikkaat Valmis-painiketta, voit valita, että kulurivit kerätään automaattisesti taustalla:
     
7. Voit kerätä kaikki myyntitilauksella olevat tuotteet täysimääräisesti klikkaamalla Kerää kaikki tuotteet -painiketta. Kaikki tuotteet on silloin kerättävä samasta varastosta. Valitse varasto ja klikkaa Kerää. Jos haluat ohittaa seuraavan vaiheen, klikkaa Kerää ja merkitse valmiiksi.
   • Jos keräät Nouto-tyyppistä tilausta ja haluat lähettää asiakkaalle noutoilmoituksen, se onnistuu samalla:
     
     Lisää noutoilmoituksista tässä ohjeessa.
   • Jos useaa myyntitilausta kerätessäsi huomaat, että kaikkia tuotteita ei löydy eikä tilausta pystytä toimittamaan, voit jatkaa keräilyä myöhemmin. Tästä tarkemmin Keräyserä-otsikon alla.
   • Jos tuotetta ei Tehdenin tietojan mukaan ole varastossa, vapaa saldo ja saldo on korostettu keltaisella.
   • Jos haluat lisätä keräysyksikölle viitteen, se onnistuu keräysyksikön tiedoissa, Viite-sarakkeen muokkauskuvaketta klikkaamalla. Viitteen voi lisätä myös jälkikäteen Keräysyksiköt-ohjelmassa. Tallennettu viite näkyy Nettohinnat A4 -lähetteellä, ja jos samassa lähetyksessä on useita keräysyksiköitä, kaikille lisätyt viitteet näkyvät Nettohinnat A4 -lähetteellä.
     

Lopeta keräily

1. Kun kaikki tuotteet on kerätty, klikkaa Valmis -painiketta.
2. Tulosta halutessasi keräystositteet. Keräystositteen voi lisätä koriin.
   • Mikäli osa tuotteista ei ollut saatavilla, sama myyntitilaus voidaan avata ja ottaa uudestaan keräykseen.
   • Voit jättää keräysyksikön odottamaan, että loput tuotteista on kerätty toiseen keräysyksikköön, ja lähettää molemmat keräysyksiköt samalla kertaa.
   • Vaihtoehtoisesti voit jatkaa heti seuraavaan vaiheeseen: toimittaa ja laskuttaa myyntitilauksen osissa keräysyksikkö kerrallaan sitä mukaa kun tavaraa on saatavilla.
3. Jos toimitat kerätyt tuotteet heti, klikkaa keräysyksikön tietokortin alaidasta Vie kassaan -painiketta tai Vie lähettämöön -painiketta.

Keräysyksikön toimituksen voi hoitaa joko Kassa-ohjelman kautta tai Lähettämön kautta. Kassa on käytettävissä vain mikäli se sisältyy yrityksen ohjelmistotilaukseen. Kassaa kannattaa käyttää erityisesti noutotoimituksissa, koska kassalla on enemmän maksuvaihtoehtoja. Lähettämöä kannattaa käyttää kuljetustoimituksissa, koska sen kautta saa luotua sekä laskun että rahtikirjat.

Jos toimitus tehdään kassan kautta, voit viedä keräysyksikön kassaan Vie kassaan -painikkeella tai hakea keräysyksikön Kassa-ohjelmassa joko asiakkaan nimellä (Hae asiakas) tai keräysyksikön numerolla (Hae tuote). Ota halutessasi pikapainikkeilla samalle kuitille muita saman asiakkaan keräysyksiköitä, jotka voivat kuulua joko samaan tai eri myyntitilaukseen. Klikkaa Maksa-painiketta ja hoida myynti loppuun normaalisti.

Toimitus lähettämön kautta on selitetty tarkemmin ohjeiden kohdassa Myyntitilauksen toimittaminen

Huomioi, että kerätyille tuotteille syntyy varastokirjaus vasta, kun ne on käsitelty lähettämössä/kassalla. Jos kuitenkin keräyksessä on palautus, eli tuotteet palautetaan hyllyyn keräilyn kautta, varastokirjaus syntyy heti kun keräys merkitään valmiiksi.

Keräyserä

Jos otat keräykseen useamman myyntitilauksen kerralla, Tehden muodostaa näitä tilauksia yhdistämään keräyserän. Jos myyntitilausten keräily jää kesken eikä tilausta pystytä heti toimittamaan, voit jatkaa keräilyä myöhemmin. Myynti-ohjelman Keräysyksiköt-välilehdellä on Keräyserä-sarake, ja keräyserän numeroa klikkaamalla koko keräyserä aukeaa:

Tätä kautta pääset jatkamaan keräilyä tai viemään tilaukset kassaan tai lähettämöön. Myös jokaisen samalla kertaa keräilyyn otetun myyntitilauksen keräysyksikön tiedoista löytyy vastaava linkki keräyserään.
Jos yrität ottaa keräykseen sellaisen myyntitilauksen, joka on jo mukana jossain keräyserässä, Tehden varoittaa sinua:

Keräyserään kuuluvan keräysyksikön voi poistaa, ja jos keräys aloitetaan uudestaan siten, että keräys ei sisällä kaikkia alkuperäisen keräyserän keräysyksiköitä, muodostuu uusi keräyserä.

Keräily, kun tuotteita hyllytetty väliaikaiselle hyllypaikalle odottavaa myyntitilausta varten

Ostotilausten hyllytyksessä on mahdollista hyllyttää erilliseen hyllytyskärryyn (väliaikaiselle hyllypaikalle) sellaiset tuotteet, joista huomataan hyllytyksen yhteydessä, että niitä odotetaan avoimilla myyntitilauksilla. Kun tuotteet on hyllytetty väliaikaiselle hyllypaikalle, ne on helppo keräillä suoraan myyntitilaukselle Hyllytettävänä-ohjelman kautta:

1. Siirry Hyllytettävänä-ohjelmaan ja klikkaa sen hyllytyskärryn nimeä, johon myyntitilauksille menevät tuotteet on hyllytetty:
   
2. Suodata avautuvassa hyllytysyksikkönäkymässä tarvittaessa näkyviin avoimet myyntitilaukset ja klikkaa tilaukselle, johon haluat kerätä hyllytyskärryn tuotteet:
   
3. Siirryt myyntitilauksella, jossa valitaan Ota keräykseen -painike.
4. Siirryt nyt keräysyksikölle, jossa voit kerätä myyntitilaukseen tarvittavat tuotteet väliaikaiselta hyllypaikalta:
   
5. Käsittele keräily loppuun yrityksesi toimintamallin mukaisesti.

Keräilyn lisätoiminnot

1. Tarvittaessa pääset tuoterivin Lisätoiminnot-painikkeesta eli kolmesta pisteestä tekemään inventointipyynnön, muokkaamaan tuotteen viivakoodeja tai sen varastotietoja tai tulostamaan tuotetarroja:
   
   
   • Lue lisää inventointipyynnön tekemisestä
   • Jos huomaat keräilyn yhteydessä tarpeen yksittäiselle uudelle tuotetarralle, voit tulostaa uuden tarran kätevästi Tulosta tarra -painikkeen takaa löytyvällä Tulosta suoraan -valinnalla. Lue lisää: Tuotetarrojen tulostaminen Huom! Tämä vaihtoehto ei ole valittavissa, jos keräilet mobiilisovelluksella.
   • Jos keräilet mobiilisovelluksella tai uusia tarroja tarvitaan enemmän, Tulosta tarra -painikkeen kautta voit myös lisätä tarroja tulostusjonoon. Kun keräily on valmis, pääset tulostamaan kaikki jonossa odottavat tarrat tulostimeen liitetyllä tietokoneella esim. Tehdenin Tuotteet-ohjeman Lisätoiminnot-painikkeesta. Lue lisää: Tarratulostusjono

​Väliaikaiselle hyllypaikalle keräily

Kerätessä tuotteet siirtyvät keräysvarastopaikasta käyttäjän keräyskoriin eli väliaikaiselle hyllypaikalle. Jos käyttäjä kerää useita keräyskoreja samanaikaisesti samassa keräyksessä, näille jokaiselle saa valita oman väliaikaisen hyllypaikkansa, johon tuotteet siirretään kerätessä. On myös mahdollista kerätä yksi tilaus useampaan eri koriin, jos tuotteita on tilauksessa paljon. Tuotteiden liikkeiden seuraamisen kannalta tärkeintä on, että se, mitä varastossa käytännössä tehdään, toteutetaan myös Tehdenissä, eli jos varastossa käytössä on useita koreja, luodaan myös Tehdeniin useita väliaikaisia hyllypaikkoja.

Kerää tuotteet oikeasta varastosta ja hyllypaikalta ja noudata korien luomisessa ja käytössä näitä ohjeita:

1. Luo ensin avatussa keräilyssä väliaikainen hyllypaikka: klikkaa oikean varaston kohdalla Kori-sarakkeen Ei valittu -tekstiä, jonka kautta pääset luomaan uuden korin eli väliaikaisen hyllypaikan:
   
   
   • Lisäämäsi hyllypaikkojen koodit voivat olla esimerkiksi korien numeroita jne. Kun koritiedot on kerran luotu, voit hakea koria sen numerolla tai muulla järjestelmällä, jota yrityksessäsi käytetään.
   • Jos keräät tuotteita useampaan tilaukseen, joille kaikille on oma keräilykorinsa, luo useita väliaikaisia hyllypaikkoja ja kerää tilausrivit oikeisiin koreihin. Myös yksittäiselle tilaukselle voi luoda useita keräyskoreja, jos tilauksessa on paljon tuotteita. 
2. Valitse kori ja merkitse Kerätty-kenttään koriin keräilemäsi määrä. Tehden siirtää sinut automaattisesti seuraavalle riville, jossa Kori-saraketta klikkaamalla pääset valitsemaan joko saman korin, johon edellinen tuote kerättiin, tai tarvittaessa toisen korin:
   
3. HUOM! Jos tiedät varmasti, että kaikkia tuotteita löytyy varastosta riittävästi ja ne ovat oikeilla hyllypaikoillaan JA kaikki tilauksen tuotteet kerätään samaan koriin, rivejä ei tarvitse käydä läpi yksi kerrallaan, vaan voit valita rivien alareunasta Kerää kaikki -painikkeen ja valita tai luoda tätä kautta väliaikaisen hyllypaikan:
   
   6. Kun kaikki tuotteet on kerätty, klikkaa Valmis-painiketta ja siirry käsittelemään tilaus joko kassalle tai lähettämöön. Kun tuotteet on noudettu tai lähetetty, luotujen korien saldo nollaantuu ja niitä voidaan taas käyttää uusissa keräilyissä.

Jos tuotetta pyritään jäljittämään sillä aikaa, kun se odottaa keräilykorissa pakkaamista ja lähetystä, tuotteen tarkka sijainti löytyy tuotteen Varasto-välilehdeltä: