Liiketoiminnan siirto

Jos yritys myy liiketoimintansa tai jos yritysmuoto muuttuu, muuttuu myös yrityksen y-tunnus. Tällöin yrityksen ja Tehdenin välille on tehtävä uusi sopimus.

Jos liiketoiminnan siirto käy yrityksessäsi ajankohtaiseksi, kannattaa olla hyvissä ajoin (vähintään 3-4 viikkoa ennen) yhteydessä asiakaspalveluumme, jotta sopimukset, mahdolliset käyttökoulutukset ja niiden aikataulut saadaan hoidettua ajoissa. Jos yrityksellä on käytössä esimerkiksi maksupäätteitä, integraatioita, Tehden-verkkokauppa tai myyntireskontra, palvelun siirrossa on enemmän huomioitavaa, joten aikaakin täytyy varata enemmän. Myös kustannukset vaihtelevat sen mukaan, mitä kaikkea liiketoiminnan siirto pitää sisällään. Kustannukset veloitetaan aina uudelta yritykseltä.

Milloin uusi sopimus tarvitaan?

Sopimus Tehdenin ja yrityksen välillä on aina Tehdenin ja y-tunnuksen välinen. Siispä aina kun y-tunnus vaihtuu, myös sopimus täytyy tehdä uudelleen. Tämä perustuu niin palveluehtoihimme kuin lainsäädäntöönkin.

Kun kyse on esimerkiksi toiminimen muuttamisesta osakeyhtiöksi, yrityksen liiketoiminta saattaa jatkua aivan samalla tavalla kuin ennenkin. Koska yrityksen y-tunnus muuttuu, me Tehdenillä käsittelemme muutoksen silti liiketoiminnan siirtona ja luomme uudelle yritykselle uuden Tehdenin, johon tiedot vanhasta siirretään.

Yrityskauppa, yritysmuodon muutos vai liiketoimintakauppa?

Alla tiivistetysti erilaisten yrityksen nimeen ja y-tunnukseen liittyvien muutosten vaikutukset Tehdenin käyttöön. Usein liiketoiminnan siirto on alla esitettyä monitahoisempi prosessi, jossa täytyy ottaa huomioon myös asioita, joita ei ole alla eritelty.

• Yrityskauppa eli koko yrityksen toiminta myydään uudelle yrittäjälle eikä y-tunnus muutu: riittää, että nykyinen nimenkirjoitusoikeutettu antaa luvan siihen, että Tehdenin yhteyshenkilöksi vaihdetaan uusi henkilö. Uutta sopimusta ei siis tarvita. Huom! Jos henkilöstö muuttuu yrityskaupan myötä, kannattaa kysyä asiakastueltamme käyttökoulutuksista.
• Vain yrityksen nimi muuttuu: Uusia sopimuksia ei tarvita. Riittää, että yritys ilmoittaa meille uuden nimensä, me muutamme sen Tehdeniin.
• Yritysmuoto muuttuu esimerkiksi toiminimestä osakeyhtiöksi: myös y-tunnus muuttuu, eli yritys tekee uuden sopimuksen Tehdenin kanssa.
• Liiketoimintakauppa tarkoittaa tilannetta, jossa Yritys A myy koko liiketoimintansa tai osan siitä Yritys B:lle. Yritys A saattaa jatkaa edelleen yritystoimintaa. (Yritys A tarkoittaa irtisanovaa, tiedot luovuttavaa asiakasyritystämme, Yritys B uuden sopimuksen tekevää yritystä, jolle tiedot siirretään.) Tällöin on yleensä kaksi vaihtoehtoista toimintamallia:
  • Yritys A ei tarvitse enää Tehdeniä. Yritys B tekee oman sopimuksen Tehdenin kanssa, ja erillinen sopimus tehdään myös siitä, mitä tietoja Yrityksen A Tehdenistä siirretään  Yrityksen B Tehdeniin. Kun liiketoiminta siirtyy toiselle yritykselle, Yritys A voi irtisanoa Tehdenin myös muulloin kuin sopimuskauden päättyessä. Yritys B:n sopimus alkaa aikaisintaan Yritys A:n irtisanomispäivää seuraavana päivänä. Tekninen tukemme luo uuden Tehdenin ja siirtää sinne Yritys A:n Tehdenistä sopimuksen mukaiset tiedot.
  • Sekä Yritys A että Yritys B jatkavat Tehdenin käyttäjinä. Yritys B tekee uuden sopimuksen Tehdenin kanssa, ja yritykset tekevät erillisen sopimuksen siitä, mitä tietoja Yritys A:n Tehdenistä siirretään Yritys B:n Tehdeniin ja milloin. Tekninen tukemme luo Yritys B:lle uuden Tehdenin ja siirtää sinne Yritys A:n Tehdenistä sopimuksen mukaiset tiedot.

Mieti näitä jo kaupantekovaiheessa / kun suunnittelet yritysmuodon muuttamista

Kun olet asiakaspalveluumme yhteydessä liiketoiminnan siirtoon / yritysmuodon muutokseen liittyen, saat tietysti meiltä yksityiskohtaiset ohjeet kaikkiin vaadittaviin toimenpiteisiin.  Prosessi sujuu kuitenkin ripeämmin, kun keskeisiä kysymyksiä on mietitty jo valmiiksi. Alla erityisesti liiketoiminnan siirtoon liittyviä seikkoja, joita kannattaa miettiä hyvissä ajoin, ihannetapauksessa jo kaupantekovaiheessa yhdessä myyjä- ja ostajayrityksen kesken. Lista kannattaa käydä läpi myös silloin, kun suunnittelet esimerkiksi toiminimen muuttamista osakeyhtiöksi.

• Milloin liiketoiminnan siirto halutaan toteuttaa? Yritysten kirjanpidon kannalta kauppa tai y-tunnuksen muutos kannattaa ajoittaa esim. tilikauden alkuun tai kuun vaihteeseen.
• Mitä tietoja halutaan siirtää Tehdenistä toiseen? Tavallisesti koko Tehden siirretään sellaisenaan Yritys B:lle. Joskus taas yritys- tai liiketoimintakaupassa uudelle omistajalle halutaan siirtää tuote- ja asiakasrekisteri, mutta ei vanhoja myyntejä tai raportteja. Näistä kukin yritys kuitenkin sopii keskenään. Esimerkiksi raporttien siirrossa kannattaa miettiä, mihin päivämäärään saakka vanhat raportit halutaan jättää siirtämättä - onko uuden yrittäjän liiketoiminnan kannalta tärkeää saada jokin määrä raporttihistoriaa käyttöönsä? Entä halutaanko Tehdenin käyttäjätiedot myös siirtää ja pitää voimassa, vai vaihtuuko myös henkilökunta?
• Jos Yritys A haluaa ottaa varmuuden vuoksi Tehdenistä talteen kaiken mahdollisen, se onnistuu näillä ohjeilla. Kannattaa myös miettiä, kuinka pitkään tietoja halutaan ja saa GDPR:n mukaan säilyttää.
• Miten avoimien saatavien ja reskontran kanssa halutaan toimia? Tästä kannattaa liiketoiminnan siirron yhteydessä keskustella kirjanpitäjän kanssa.
• Siirtyykö Yritys A:n tilinumero Yritys B:lle? Jos ei, uusi tilinumero täytyy muistaa toimittaa tarvittaville tahoille ja muuttaa Tehdeniin. Tilinumeron muutos Tehdenissä kannattaa ajoittaa sellaiseen hetkeen, jolloin laskutuksessa on parin viikon tauko.
• Onko Yritys A:lla ollut Tehdenissä käytössä esimerkiksi laskutus-, kirjanpito- tai verkkokauppaintegraatioita? Halutaanko niiden käyttöä jatkaa myös Yritys B:n Tehdenissä? Myös integraatioiden toimittajien kanssa tehdyt sopimukset täytyy siirtää uuden yrityksen/y-tunnuksen alle, ja mahdollisesti myös integraation asetuksia tulee päivittää.
• Muuttuuko yrityksen markkinointinimi? Avoinna24-palvelun osoite perustuu yrityksen markkinointinimelle, eli jos markkinointinimi muuttuu, myös Avoinna24-palvelun osoite muuttuu, eli mahdolliset linkitykset täytyy korjata.
• Halutaanko maksupääte, kulunvalvonta tai e-laskutus siirtää Yritys B:n nimiin? Jos yritys siirtyy uusiin tiloihin tai internetyhteys vaihtuu, kulunvalvonta tarvitsee mahdollisesti konfiguroida uudelleen. E-laskutussopimus täytyy siirtää Yritys B:n nimiin, samoin maksupäätettä varten tehdyt kauppiassopimus ja maksupäätesopimus.

Miten liiketoiminnan siirto / siirto y-tunnukselta toiselle käytännössä Tehdenissä tapahtuu?

Me luomme y-tunnuksen muutospäivänä uuden, tyhjän Tehdenin, jonne tuomme vanhan yrityksen tiedot niiltä osin kuin yritysten välillä on sovittu. Tuomme uuteen Tehdeniin myös uuden yrityksen nimen, y-tunnuksen, allekirjoitusoikeutetun tiedot ja muut prosessin aikana sovitut tiedot. Teemme tarvittavat tietokantamuutokset ja tarkistamme tietojen siirron onnistumisen.