Lahjakortit kirjanpidossa ja raporteilla

Jos myyt lahjakortteja tuotteisiisi tai palveluihisi, muista, että niiden kirjanpitokäsittely poikkeaa tavallisesta myynnistä. Alta löydät ohjeet siihen, miten lahjakorttituotteen kanssa tulee toimia.

Yksi- vai monikäyttöarvoseteli?

Arvosetelit luokitellaan yksi- tai monikäyttöarvoseteleiksi. Yksikäyttöarvosetelistä on kyse silloin, kun setelillä voi ostaa vain tietyn verokannan tuotteita. Jos arvosetelillä voi ostaa useamman verokannan alaisia tuotteita, se on monikäyttöarvoseteli. Luokittelu määrittää sen, millä hetkellä arvonlisävero tulee suorittaa.

Yksikäyttöarvoseteli

Lahjakortti joka on tarkoitettu esimerkiksi vain liikuntapalveluihin, on ns. yksikäyttöarvoseteli ja sen tulee sisältää jo myyntitilanteessa sille kohdennetun tuotteen/palvelun arvonlisäveron. Arvonlisävero suoritetaan jo siinä vaiheessa kun lahjakortti myydään asiakkaalle, koska jo myyntivaiheessa tiedetään suoritettavan arvonlisäveron määrä.

Monikäyttöarvoseteli

Jos taas myydään lahjakortti, jota voidaan käyttää useisiin eri vaihtoehtoihin, esim. palveluihin, jäsenyyteen, ravintolisiin jne, on kyse monikäyttöarvosetelistä, jolloin lahjakortin alv on 0 %. Arvonlisäveroa ei suoriteta vielä siinä vaiheessa kun lahjakortti myydään asiakkaalle, koska suoritettavaa arvonlisäveroa ei vielä tiedetä. Tällainen lahjakortti on mahdollista käyttää minkä alv-kannan tuotteisiin/palveluihin tahansa. Arvonlisävero suoritetaan vasta siinä vaiheessa, kun asiakas käyttää lahjakorttiaan. Kirjanpidollisesti tämä myyntitapahtuma on kuin käteismyynti. Huom! Käyttämättä jääneistä monikäyttöarvoseteleistä ei tarvitse suorittaa arvonlisäveron osuutta verottajalle: keskustelethan kirjanpitäjäsi kanssa, vaikuttaako tämä sinun yrityksessäsi monikäyttöarvosetelille myyntihetkellä valittavaan kirjanpitotiliin.

Lahjakortit kirjanpidossa

Lahjakorttimyynti ei oletuksena kirjaudu erilliselle kirjanpitotilille. Ohjelmaan voi kuitenkin luoda tuoteryhmän Lahjakortit ja uuden kirjanpitotilin (esim. Saadut ennakot). Kirjanpitotili sidotaan tuoteryhmän tiedoissa Lahjakortit-tuoteryhmään, jolloin lahjakorttien myynti ja käyttö kirjautuvat Saadut ennakot -tilille (kts. tarkemmat ohjeet tuoteryhmäkohtaisen kirjanpitotilin luomiseen). Ohjelma ei kuitenkaan automaattisesti vähennä vanhentuneen lahjakortin arvoa Saadut ennakot -tililtä, vaan mahdollinen korjaus on tehtävä kirjanpidossa käsin. Vanhentuneet lahjakortit löytyvät Raportointi-ohjelmasta Lahjakorttiraportilta (Raportin ohje). 

Huom! Jos yrityksellä on käytössä bruttokirjausmenettely, täytyy Kirjanpidon asetuksista käydä vielä erikseen aktivoimassa asetus tuoteryhmäkohtaisten kirjanpitotilien käyttöön ottamiseksi. Asetus löytyy kohdasta Asetukset / Yritysasetukset / Kirjanpito -> Käytä ensisijaisesti tuoteryhmien tilejä bruttomenettelyssä. Nettokirjausmenettelyssä tuoteryhmille määritellyt kirjanpitotilit ovat automaattisesti käytössä ilman erillistä asetusta.

Lahjakortit raporteilla

Lahjakortit koontikuitilla/kassakirjanpitoraportilla

Kun lahjakorttien tuoteryhmä on sidottu tilikartan tiliin, jonka nimi voi olla esimerkiksi Lahjakortit ja/tai saadut ennakot, lahjakorttien käyttö näkyy koontikuitilla/kassakirjanpitoraportilla seuraavasti:

• Kun lahjakortti myydään, se näkyy myyntinä valitulla maksutavalla ja miinusmerkkisenä lahjakortteihin sidotulla kirjanpitotilillä:
  
• Kun lahjakortti käytetään, se näkyy myyntinä lahjakortteihin sidotulla kirjanpitotilillä (sis. alv) ja miinusmerkkisenä myynnin tilillä sekä arvonlisäverovelkatilillä. Tämä koskee tilannetta, jossa käytössä on nettokirjausmenettely. Jos käytössä bruttomenettely, koko summa kirjautuu miinumerkkisenä myynnin tilille (sis. alv).
  

Lahjakortit myyntiraportilla

1. Kun lahjakortti myydään, Lahjakortti-tuotteen ostava asiakas maksaa haluamallaan maksutavalla (käteinen, korttimaksu). Myynti kirjautuu sen veroluokan myyntitilille, millä lahjakortti on myyty. Myyntiraportilla lahjakortin myyntisumma näkyy Lahjakortti-rivillä. Jos myynnin asetuksissa on valittu kohta Provisio lahjakorteista, myynnin suorittaja näkyy raportin Asiakaspalvelija-kohdassa. Lue lisää: Myynnin asetukset
2. Kun asiakas käyttää lahjakortin, kassaan lyödään ostettavat tuotteet ja maksutavaksi valitaan lahjakortti. Asiakaspalvelijaksi kirjautuu myynnin tekevä henkilö. Jos lahjakortin ja myytävän tuotteen arvonlisäverot ovat samat, myynnistä ei synny arvonlisäverovelkaa, ja myynti kirjataan ja vastakirjataan samalle tilille. Jos lahjakortin ja myytävän tuotteen arvonlisäveroluokat eroavat, verotettava myyntisumma siirtyy toisen veroluokan tilille.
3. Myyntiraportilla myyntisummat näkyvät niiden tuotteiden kohdalla mitä on myyty. Lisäksi myyntiraportilla näkyy rivi Lahjakortti (käyttö), jolla on lahjakortilta käytetty summa negatiivisena. 

Lahjakorttiraportti

• Katso ohje Lahjakorttiraportti