Näitä ohjeita seuraamalla voit tuoda asiakkaiden tiedot järjestelmään. Jos yrityksessäsi käytetään hinnastoja, muista luoda ne ensin Tehdeniin. Jos olet jo luonut tai tuonut Tehdeniin asiakkaita, voit myös päivittää näiden tietoja tietotuontityökalulla, kunhan lataat asiakkaiden tiedot ensin Tehdenistä tietojen vientityökalulla ja teet muutokset tähän Exceliin. Tarkemmat ohjeet löytyvät kohdasta Asiakastietojen päivittäminen.
Voit tuoda samalla Excelillä sekä henkilö- että yritysasiakkaiden tiedot. Asiakkaita voi kerralla tuoda 25 000 kappaletta, eli jos tuotavia asiakkaita on tätä enemmän, tiedot täytyy tuoda erissä. Löydät alla olevasta taulukosta tarkemmat ohjeet siihen, mitä tietoja eri asiakastyypeille mihinkin kenttään täytetään.
Jos olet vasta aloittamassa Tehdenin käyttöä, tarkista vielä ennen asiakkaiden tuontia seuraavat:
- Jos haluat sijoittaa asiakkaasi asiakasryhmiin, luo ensin asiakasryhmät manuaalisesti. Asiakasryhmiä voi toki luoda myös myöhemmin ja lisätä asiakkaita niihin sekä siirtää asiakkaita ryhmästä toiseen.
- Jos haluat, että asiakkaillesi luodaan Tehdeniin juokseva asiakasnumerointi, ota asiakasnumerointi Tehdenissä käyttöön ennen asiakastietojen tuontia. Kannattaa tutustua linkin takaa löytyviin asiakasnumeroinnin ja asiakastunnisteiden ohjeisiin ja miettiä, mikä numero/tunnistejärjestelmä on sinun yrityksellesi järkevin.
- Jos aiot ottaa Tehdenissä käyttöön jonkin integroidun laskutuspalvelun, se kannattaa kenties aktivoida ennen asiakkaiden tuontia: näin voit lisätä jo Excelillä kullekin asiakkaalle oikean laskun oletustoimitustavan.
- Jos haluat luoda Tehdeniin uusia maksuehtoja (oletuksena vain 14 pv netto, mutta yleensä ainakin 30 pv netto kannattaa lisätä), tee sekin ennen asiakkaiden tuontia, niin voit heti lisätä oikean oletusmaksuehdon asiakkaille.
- Jos aiot ottaa yrityksessäsi käyttöön useita viestintäkieliä (oletuksena suomi, mutta voit valita myös ruotsin ja/tai englannin), tee se yritysasetuksissa ennen asiakkaiden lisäämistä. Näin voit tuoda Excelillä myös tiedon asiakkaan viestintäkielestä.
Alta löydät tarkat ohjeet asiakkaiden tietojen tuomisessa käytettävän excelin täyttämiseen, siihen mitkä tiedot ovat pakollisia ja mitkä voit täyttää tarvittaessa, sekä siihen, miten tuot excelin tiedot Tehdeniin.
Tuontitiedoston täyttäminen
Lataa valmis taulukkopohja ja täytä siihen tarvittavat asiakkaiden tiedot, tai muokkaa oma Excel-taulukkosi mallin mukaiseksi. Muista, että Excelin otsikkorivin otsikoiden tulee olla täsmälleen mallin mukaiset.
Huom! Täytetty Excel-tiedosto kannattaa lopuksi muuntaa tekstimuotoon, jotta esim. päivämääräkentät ja muut numerokentät ovat varmasti työkalun tukemassa muodossa. Solun väärä muoto saattaa esimerkiksi poistaa nollat verkkolaskuosoitteen alusta. Vaihtoehtoisesti voit käyttää Officen ns. ohjattua tuontia käyttämällä välttää Excel-ohjelmassa avatun csv-tiedoston muotoiluongelmat. (Avaa ensin MS Officen Excel-ohjelma, siirry Tiedot-välilehdelle ja valitse Noudat tiedot tekstistä tai csv:stä.)
Asiakkaille voidaan tuonti-Excelillä tuoda paljon laskutukseen liittyviä tietoja. Jos Tehdenissäsi ei ole käytössä Laskutus-ohjelmaa, niistä ei tarvitse välittää.
Työkalun tuetut tiedostotyypit ovat xlsx, csv ja ods.
Taulukon avulla voi tuoda tällä hetkellä seuraavat tiedot:
| Otsikkorivin otsikko | Sisältö |
| customertype (asiakastyyppi) | Pakollinen tieto. Asiakkaan tyyppi voi olla henkilö, yritys, yhteisö tai valtio. |
| firstname (asiakkaan etunimi) | Pakollinen tieto henkilöasiakkailla. |
| lastname (asiakkaan sukunimi) | Pakollinen tieto henkilöasiakkaalla. |
| companyname (yrityksen nimi) | Pakollinen tieto, jos asiakas on yritys, yhteisö tai valtio. |
| businessid (y-tunnus) | Täytetään, jos asiakas on yritys, yhteisö tai valtio. Tieto ei ole kuitenkaan pakollinen. |
| birthdate (syntymäaika) | Vain henkilöasiakkaille. |
| gender (sukupuoli) | Vain henkilöasiakkaille. |
|
customeridentifier (asiakastunniste) |
Asiakastunnisteessa voi olla sekä merkkejä että numeroita. Huom! Laskun vastaanottajaksi on mahdollista merkitä eri asiakas kuin se, joka on valittu kassalla asiakkaaksi. Tätä voi käyttää esimerkiksi silloin, kun palvelun on varannut yksityishenkilö, mutta laskun maksaa hänen työnantajansa. Jos asiakas on tällainen ns. laskutettava asiakas, asiakastunniste on pakollinen. |
| phone (puhelinnumero) | Puhelinnumero voi olla myös kansainvälisessä muodossa. |
| email (sähköpostiosoite) | Asiakkaan sähköpostiosoite. |
| streetaddress (postiosoite) | Asiakkaan postiosoite. Osoitteelle on kolme kenttää siltä varalta, että osoite on hyvin pitkä. |
| streetaddress2 (osoiterivi 2) | Asiakkaan postiosoite. |
| streetaddress3 (osoiterivi3) | Asiakkaan postiosoite. |
| postalcode (postinumero) | Asiakkaan postinumero. |
| city (kaupunki) | Kaupunki. |
| country (maa) | Maa. |
| billing_streetaddress (laskutusosoite) | Jos asiakkaalla on erikseen posti- ja laskutusosoite, syötä tähän laskutusosoitteen tiedot. |
| billing_streetaddress2 (laskutusosoite2) | |
| billing_streetaddress3 (laskutusosoite3) |
|
| billing_postalcode (laskutusosoitteen postinumero) | |
| billing_city (laskutusosoitteen kaupunki) | |
| billing_country (laskutusosoitteen maa) | |
| billedcustomer (laskutettava asiakas) |
Jos asiakkaan laskut lähetetään toiselle asiakkaalle, täytetään tähän sen asiakkaan asiakastunniste. Kts. myös ohje Laskun maksaja on eri kuin varsinainen asiakas. TÄRKEÄÄ: Jos tuot laskutettavan asiakkaan Tehdeniin samalla Excelillä, tämän tietojen täytyy olla aiemmalla rivillä kuin sen asiakkaan, jonka laskut laskutettava asiakas maksaa. Asiakkaat tuodaan Tehdeniin rivijärjestyksessä, eli kahden asiakkaan välisen sidoksen luominen ei onnistu, jos toista ei ole vielä luotu. TÄRKEÄÄ: Jos asiakkaalla on ALV-tunnus, täytyy myös laskutettavalla asiakkaalla olla ALV-tunnus. |
| invoice_delivery_method (laskun oletustoimitustapa) | Asiakkaalle voi valita toimitustavan, jolla tämän laskut oletuksena toimitetaan. Peruslaskutustapojen (tulostus, sähköposti ja ei toimiteta) lisäksi valittavana voi olla muitakin vaihtoehtoja, jos olet ottanut Tehdenissä käyttöön jonkin integroidun laskutuspalvelun (esim. Maventa, KTI Laskutus, Brang tai Ropo Capital). Voit jättää kohdan myös tyhjäksi excelissä ja valita oikean vaihtoehdon vasta tuontivaiheessa pudotusvalikosta. |
| vatid (ALV-tunnus) | Vain yritysasiakkaille. |
| einvoice_address (verkkolaskuosoite) | Vain yritysasiakkaille. Huom! Varmista ennen tiedoston vientiä, että solun tyypin muotoilu ei ole esim. poistanut nollia osoitteen alusta. |
| einvoice_operator (operaattoritunnus) | Vain yritysasiakkaille. |
| mailnews (uutiskirjeet postitse) | Tehdenissä asiakkaan tietoihin merkitään tieto asiakkaan antamista markkinointiluvista. Markkinointiluvat vaikuttavat siihen, minkä tyyppistä asiakasviestintää ja mitä kanavaa pitkin voit tälle Tehdenistä lähettää. Tällä Excelillä voi tuoda kaikki markkinointiluvat. Saako asiakkaalle lähettää uutiskirjeitä postitse? Jos asiakas on antanut luvan, täytä kenttään true, yes tai 1; jos ei, täytä kenttään false, no tai 0. |
| emailnews (uutiskirjeet sähköpostilla) | Saako asiakkaalle lähettää uutiskirjeitä sähköpostilla? |
| smsnews (uutiskirjeet tekstiviestillä) | Saako asiakkaalle lähettää uutiskirjeitä tekstiviestillä? |
| mailads (markkinointi postitse) | Saako asiakkaalle lähettää markkinointiviestejä postitse? |
| emailads (markkinointi sähköpostilla) | Saako asiakkaalle lähettää markkinointiviestejä sähköpostilla? |
| smsads (markkinointi tekstiviestillä) | Saako asiakkaalle lähettää markkinointiviestejä tekstiviestillä? |
| language (viestintäkieli) | Jos yrityksesi on ottanut käyttöön useita viestintäkieliä, voit valita asiakkaalle oletusviestintäkielen, jolla esim. laskut, tilausvahvistukset ja varausmuistutukset tälle lähetetään. Vaihtoehdot suomi, ruotsi ja englanti. |
| paymentterm (oletusmaksuehto) | Tehdenissä on lähtökohtaisesti yksi maksuehto, mutta voit luoda niitä lisää näillä ohjeilla. Voit tuoda Excelillä tiedon asiakkaan oletusmaksuehdosta. |
| pricelist (hinnasto) | Jos yritykselläsi on erilaisia asiakaskohtaisia hinnastoja, lisää tähän sen hinnaston nimi, johon haluat asiakkaan liittää. |
| customergroup (ensisijainen asiakasryhmä) | Jos olet jo luonut Tehdeniisi asiakasryhmiä, voit sijoittaa asiakkaan asiakasryhmään lisäämällä tähän haluamasi asiakasryhmän nimen. Asiakas voi kuulua useaan asiakasryhmään, mutta joku niistä on aina ensisijainen. |
| note (lisätiedot) | Voit lisätä tähän tietoa, joka näkyy yrityksesi henkilökunnalle, kun nämä tarkastelevat asiakkaan asiakaskorttia. |
| alertnote (hälyttävä huomio) | Voit lisätä tähän tietoa, joka näytetään aina kun asiakas lisätään kassalla/myyntitilauksella asiakkaaksi tai tälle tehdään ajanvarausta. |
Ohjeet asiakastietojen tuontiin
Tiedoston tuominen Tehdeniin
- Klikkaa Tehdenin etusivun oikeasta ylälaidasta löytyvää Lomakkeet-kuvaketta ja klikkaa sitten Tietojen tuonti -välilehti auki.
- Klikkaa Uusi tuonti -painiketta:
- Anna tuonnille haluamasi nimi ja valitse tuotavien tietojen tyyppi (Asiakas).
- Klikkaa Selaa-painiketta ja hae omalle tietokoneellesi tallentamasi asiakastietotaulukko.
- Optimoi-kohdan valinta riippuu tuotavien rivien määrästä. Suurilla datamäärillä kannattaa valita Suorituskyky, pienemmillä Muokattavuus, jolloin tietoja voi tarvittaessa vielä muokata käyttöliittymältä ennen varsinaista tuontia. Huom! Jos Suorituskyky-valinnalla tehdyssä tietotuonnissa on virheellisiä rivejä, voit ladata ne Excel-tiedostona, tehdä korjaukset tiedostoon ja tuoda rivit uudelleen.
Virheellisten rivien korjaaminen (Muokattavuus-optimointi)
- Auenneessa Tuonnin tiedot -ikkunassa on paljon erilaista tietoa. Jos esimerkiksi asiakkaan tiedot -excelistäsi puuttui pakollisia tietoja, ne on listauksessa ympyröity punaisella. Lisäksi Tuontirivien tila -listauksessa näkyy, montako virheellistä tai puuttuvaa riviä asiakaslistauksesta löytyy.
- Korjaa virheelliset tai puuttuvat rivit. Joidenkin otsikoiden vieressä on kynäkuvake, jota klikkaamalla voi kerralla muuttaa sarakkeen kaikkien rivien tiedot. Kun taas klikkaat yksittäistä kenttää, voit valita oikean vaihtoehdon aukeavasta pudotusvalikosta:
-
Jos virheellisiä rivejä on paljon, voit ladata ne Excel-tiedostona talteen ja tehdä niihin tarvittavat muutokset Excelissä. Kun virheelliset tiedot on korjattu, tiedoston voi tuoda sellaisenaan uudelleen. Lataus onnistuu Lataa virherivit (.xls) -painikkeesta:
- Jos tuot excelissäsi laskutettavaan asiakkaan tietoja, näkyy laskutettava asiakas harmaassa laatikossa. Sitä klikkaamalla voit avata haun ja halutessasi vaihtaa sidoksen toiseen laskutettavaan asiakkaaseen:
- Jos taulukon tiedoissa on virheitä sellaisissa kentissä, jotka eivät ole pakollisia, niitä ei ympäröidä punaisella, vaan näet virheen tiedot viemällä viet hiiren taulukon vasemman laidan punaisten rastien päälle:
- Muokkaa virheellisiä tietoja ja klikkaa taulukon oikeassa yläkulmassa Tallenna muutokset -painiketta. Kun virheellisiä rivejä ei enää ole, oikean yläkulman Aloita tuonti -painike aktivoituu.
Tuonnin asetusten määrittely
- Voit valita tuotavat sarakkeet rastittamalla sarakkeen otsikon päällä olevan ruudun.
- Voit myös jättää rivejä päivittämättä ottamalla rastin pois tuotekoodin vasemmalla puolella olevasta ruudusta. Kun vientinäkymän sarake tai rivi on harmaa, niissä olevia tietoja ei päivitetä tietotuonnin yhteydessä Tehdeniin.
Aloita asiakkaiden tuonti
- Klikkaa Aloita tuonti -painiketta:
- Klikkaa vielä auenneesta ikkunasta Aloita tuonti -painiketta.
- Saat yhteenvedon tekemästäsi tuonnista:
- Jos tuotteita on enemmän kuin 100 riviä, voit jättää tuonnin taustalle ja jatkaa muita töitä. Halutessasi saat myös sähköpostiisi viestin, kun tuonti on valmis.
Voit tarkistaa tuotetietojen tuonnin onnistumisen menemällä Asiakkaat-ohjelmaan ja valitsemalla avautuvasta luettelosta jonkin tuomasi asiakkaan.
Seuraavaksi voit siirtyä tuoteryhmien tuontiin.
Asiakastietojen päivittäminen
Jos haluat päivittää asiakastietoja (tai huomaat tuonnin jälkeen tarpeen korjata/lisätä jotain tietoja), toimi seuraavasti:
- Lataa Tehdenissä olevat asiakastiedot itsellesi Excel-muodossa näitä ohjeita noudattaen. Näin saat jokaiselle asiakastietoriville Tehdenin automaattisesti luoman yksilöllisen asiakastunnisteen (customer_id), jonka perusteella tietotuontityökalu osaa kohdistaa päivitykset oikeaan asiakastietoon. Asiakastunniste on pitkä numero- ja kirjainsarja, esim. a78c1c3e-65b2-11e9-bcc1-fa163e3c66dd.
- Tee tarvittavat korjaukset/lisäykset/muutokset lataamaasi Excel-tiedostoon.
- Vie tämä Excel Tehdeniin tietotuontityökalulla.
Jos asiakastietojen päivityksessä käytettävässä tiedostossa EI ole Tehdenin yksilöllistä asiakastunnistetta, tietotuonti ei osaa kohdistaa päivityksiä olemassa oleviin asiakastietoihin, vaan luo jokaisesta rivistä uuden asiakastiedon.
Kommentit
0 kommenttia
Kommentointi on poistettu käytöstä.