Eräseuranta

Eräseurannan toteuttaminen Tehdenissä

Jos yrityksesi myy esimerkiksi terveydenhuollon laitteita tai tarvikkeita, voi yritystäsi koskea eräseurantaan liittyvä lainsäädäntö. Tehdenissä ei ole varsinaista eräseurantaa, mutta joissain yrityksissä eräseurantaa on toteutettu seuraavilla ohjeilla.

Kun tuotteiden myyntiä ja varastotilannetta seurataan eräkohtaisesti, mahdollisessa takaisinvetotapauksessa löydät Tehdenistä ne asiakkaat, joille tietyn erän tuotteita on myyty.

1. Tuote-erä saapuu varastollesi. Kun otat tuotetta vastaan varastoon (joko ostotilauksen kautta tai, jos yrityksessäsi ei ole käytössä Tehdenin Osto-ominaisuutta, Varasto-ohjelmassa), lisää tuotteelle uusi hyllypaikka haluamaasi varastoon:
   • Jos yrityksesi käyttää Osto-ohjelmaa, lisää ostotilauksen hyllytysvaiheessa tuotteelle haluamaasi varastoon uusi eräkohtainen hyllypaikka +-painikkeesta. Hyllypaikka kannattaa nimetä tuotekoodin ja erän mukaan:
     
   • Jos otat tuotteet vastaan Varasto-ohjelmassa, mene tuotteen Varasto-välilehdelle, klikkaa Vastaanotto-painiketta ja lisää +-painikkeesta tuotteelle uusi hyllypaikka, jonka nimeät tuotekoodin ja erän mukaan:
     
     
2. Kun myyt tuotetta, voit sekä kassalla että myyntitilauksella valita, miltä hyllypaikalta tuotetta myyt. Tarkista siis aina myydystä tuotteesta sen erätieto ja myy tuote oikealta hyllypaikalta.
   
   
   • Eräkohtaisen hyllypaikan valinta kassalla: 
     
   • Eräkohtaisen hyllypaikan valinta myyntitilauksella:
     
3. Kun saapunut erä on myyty loppuun ja hyllypaikan varastosaldo on nolla, voit käydä tuotteen Varasto-välilehdellä poistamassa hyllypaikan varastotiedon:
   Näin hyllypaikka ei turhaan näy hauissa tai keräilyä tehtäessä, mutta löydät edelleen sen tiedot Tehdenistä vaihtamalla varastonäkymässä suodattimeen Aktiiviset ja passiiviset:
   

Miten löydän takaisinvedettäviä tuotteita ostaneiden asiakkaiden tiedot Tehdenistä?

Jos valmistaja ilmoittaa tuote-erän takaisinvedosta, erän tuotteita ostaneiden asiakkaiden tiedot löytyvät Tehdenistä esimerkiksi seuraavasti:

Asiakkaiden etsiminen myyntiraportilta

1. Mene Raportointi-ohjelmaan ja avaa Myyntiraportti (Uusi).
2. Valitse ajanjakso, jonka myyntejä haluat tarkastella.
3. Valitse ryhmittely asiakkaan mukaan.
4. Jos takaisinvedettävää tuotetta on ollut vain tietyllä hyllypaikalla, syötä hyllypaikan tarkka nimi Varastopaikka-kenttään. Jos tuotetta on ollut eri hyllypaikoilla, syötä tuotteen koodi ja lisää tuote kenttään. Voit lisätä kenttään useita tuotteita / hyllypaikkoja:
   
   • Jos et muista hyllypaikan tarkkaa nimeä, voit hakea myös nimen osalla. Se onnistuu ympäröimällä hakutermi prosenttimerkeillä. Jos siis hyllypaikan nimessä on sana "erä", syötä hakukenttään teksti "%erä%":
     
5. Jos hyllypaikalla on voinut olla myös muita kuin nyt takaisinvedettävää tuotetta, kannattaa valita ryhmittely myös Tuotteen mukaan. Voit ryhmitellä myös toimipisteen mukaan, jos yrityksellä on useita toimipisteitä, joissa voidaan käyttää samoja hyllypaikkojen nimiä.
6. Klikkaa ylälaidan Sarakkeet-painiketta. Sivun alalaidassa voi nyt valita, mitä sarakkeita raportilla näytetään. Varmista, että Asiakas, Varasto ja Varastopaikka on valittu.
7. Klikkaa ylälaidan Luo raportti -painiketta.
8. Näet raportilta asiakkaat, jotka ovat ostaneet valitsemaltasi hyllypaikalta myytyä tuotetta. Pääset asiakkaan tietoihin klikkaamalla tämän nimeä. Jos tuote on myyty kassan kautta eikä asiakasta ole lisätty, sarake on tyhjä:
   

Asiakkaiden etsiminen varaston kautta

1. Mene tuotteen Varasto-välilehdelle. 
2. Jos erä on myyty loppuun ja erän hyllypaikka passivoitu, valitse suodattimeen Aktiiviset ja passiiviset. Muussa tapauksessa hyllypaikka näkyy heti listauksessa. Valitse takaisinvedettävän erän hyllypaikka, ja näet Tuotteen varastotapahtumat -listauksessa kaikki hyllypaikan varastotapahtumat:
   
3. Jos myyt tuotteita kassan kautta, avaa kyseisen tuotteen Myyntihistoria-välilehti toiseen välilehteen. Vertaa Tuotteen varastotapahtumat -näkymän tapahtuma-aikoja myyntihistorian Myyntiaika-sarakkeeseen. Niissä tapahtumissa, joissa aikaleima täsmää, kyseisessä myyntitapahtumassa on myyty takaisinvedettävään erään kuuluva tuote, ja löydät asiakkaan tiedot Asiakas-sarakkeessa olevaa asiakkaan nimeä klikkaamalla:
   
4. Jos myyt tuotteita myyntitilausten kautta, toimi vastaavasti tuotteen Myyntitilaushistoria-välilehdellä. Jos käytät sekä kassaa että myyntitilauksia, tarkista molemmat.