Esimerkkejä myyntiraportin käytöstä

Kokosimme tähän ohjeeseen muutaman esimerkin siitä, mitä Tehdenin myyntiraportilla voi seurata. Muistathan, että jos yrityksessäsi halutaan seurata samoja tietoja raporteilta esim. kuukausittain, kannattaa raportin luomisen jälkeen käytetyt suodattimet ja sarakkeet tallentaa pikavalinnaksi, jolloin jatkossa riittää, että valitaan pikavalinnalle oikea aikaväli.

Myyntien raportointi maksutavan mukaan

Jos haluat tietää, mitä maksutapaa asiakkaasi käyttävät eniten, se onnistuu myyntiraportin Maksutapa-suodattimella. Maksutapa-suodattimella voit myös tarkastella pelkkiä verkkokauppamyyntejä rajaamalla kaikki muut maksutavat pois.

1. Valitse toimipiste.
   • Vinkki: Jos yritykselläsi on useita toimipisteitä, joista yksi on verkkokauppa, etkä halua sitä mukaan raportille, valitse vain verkkokauppa Toimipiste-suodattimeen ja klikkaa vihreää yhtäsuuruusmerkkiä, joka muuttuu punaiseksi. Näin raportilla näytetään kaikkien muiden toimipisteiden paitsi verkkokaupan myynnit.
2. Laita rasti Maksutapa-suodattimen eteen, Jos haluat tarkastella nimenomaan tiettyjen maksutapojen käyttöä, valitse ne pudotusvalikosta. Valikossa ovat mukana kaikki yrityksessäsi käytössä olevat maksutavat:
   
3. Voit tietysti ryhmitellä raporttia myös muilla tavoilla, asiakas- tai tuoteryhmäkohtaisesti jne. Klikkaa lopuksi Luo raportti.
4. Muistathan, että maksutavan mukaan eritelty raportti EI kelpaa kirjanpitoon: jos samaan tuotteeseen on käytetty useaa maksutapaa, summa näkyy raportilla kahteen kertaan. Koontikuitti on siis edelleen oikea raportti kirjanpitäjälle toimitettavaksi.

Muistathan, että jos tarkastelet myyntiraportilla Lasku-maksutavalla maksettuja myyntejä, tulokset eivät välttämättä vastaa Laskutetut-näkymän tuloksia. Tämä johtuu siitä, että Myyntiraportilla ovat munana myös ne myynnit, joita ei ole vielä laskutettu. Myynnin ja sitä vastaavan laskun päiväys ei myöskään aina välttämättä ole sama.

Kampanjamyyntien ja annettujen alennusten seuraaminen

Jos käytät Tehdenin Kampanjat-työkalua erilaisten tarjousten ja alennuskampanjoiden luomiseen ja hallinnointiin, voit seurata näihin kampanjoihin kuuluvien tuotteiden ja palveluiden myyntiä Kampanjaraportilla. Voit myös seurata kahdella eri tavalla myyntiraportilla sitä, paljonko muita alennuksia eri asiakaspalvelijat tuotteista antavat.

Kampanja-alennukset ja muut alennukset omana sarakkeenaan

1. Varmista ensin ylärivin Sarakkeet-painikkeesta klikkaamalla, että Kampanja-alennus (Verollinen) ja Muu alennus (verollinen) -sarakkeet on valittu mukaan raportille. Klikkaa niille rasti ruutuun, jos sitä ei jo ole. Sarakkeet avautuvat raporttivalintojen alle:
   
2. Valitse myyntiraportilla esim. aikaväli, toimipiste, tuote tms. taustatietoja. Et kuitenkaan halua ryhmitellä raporttia näiden mukaan, eli älä laita rastia Ryhmittely-sarakkeeseen.
3. Laita rasti Kampanja-suodattimen eteen. Jos haluat seurata vain joidenkin kampanjoiden myyntejä, hae nimellä haluamasi kampanjat:
   
4. Jos haluat selvittää paljonko asiakaspalvelijasi/kassahenkilösi antavat vapaita alennuksia asiakkaille, laita rasti Asiakaspalvelija- ja/tai Kassahenkilö-suodattimen eteen. Jos olet kiinnostunut erityisesti tietyn asiakaspalvelijan antamista alennuksista, valitse  henkilö pudotusvalikosta.
   
5. Luo raportti. Muu alennus (verollinen) -sarakkeen otsikkoa klikkaamalla voit järjestää asiakaspalvelijat sen mukaan, kuka on antanut tarkastellulla ajanjaksolla euromääräisesti eniten alennuksia.

Näytä vain kampanjat ja alennusta sisältäneet myynnit

Toinen vaihtoehto on valita raportointinäkymän oikeassa laidassa  että tuloksista näytetään vain palautukset, kampanjamyynnit tai muuta alennusta sisältäneet myynnit:


Näin kaikki muut ajanjakson myyntirivit suodatetaan pois tuloksista.

Valikoimaryhmien myynnin seuraaminen

Jos myyt tuotteita, joissa yhdellä tuotteella voi olla useita koko- ja värivaihtoehtoja, olet todennäköisesti luonut Tehdeniin näille tuotteille valikoimaryhmän. Kun seuraat myyntiä myyntiraportilla valikoimaryhmäkohtaisesti, raporttisi pysyy tiiviimpänä ja saat helpommin kokonaiskuvan myynneistä.

1. Varmista ensin Sarakkeet-painikkeesta, että Valikoimaryhmä/Tuotepaketti-sarake on valittu mukaan raportille.
2. Valitse haluamasi toimipiste.
3. Laita rasti Valikoimaryhmä/Tuotepaketti-suodattimen eteen ja valitse haluamasi valikoimaryhmä(t):
   
4. Luo raportti.

Voit käyttää raporttia oheisilla ohjeilla myös myytyjen tuotepakettien tarkasteluun.

Kohdistettu asiakasviestintä myyntiraportin perusteella

Jos haluat kohdistaa tietyn tuotteen ostaneille asiakkaille markkinointiviestintää tai vaikka tavoittaa viallisen tuotteen hankkineet asiakkaat helposti, myyntiraportti auttaa myös siinä.

1. Klikkaa ensin raportin yläosan Sarakkeet-painiketta ja varmista, että asiakkaan sähköpostiosoite näytetään raportilla. Muista, että voit aina vaihtaa sarakkeiden järjestystä raportilla oikean laidan laatikossa raahaamalla:
   
2. Valitse tuote, tuoteryhmä tai tuotteet joiden ostajista olet kiinnostunut. Raporttia ei kuitenkaan haluta ryhmitellä näiden mukaan eli älä laita rastia Ryhmittely-sarakkeeseen.
3. Laita rasti Asiakkaat-suodattimen eteen.
   • • Vinkki: Jos haluat rajata jonkin asiakasryhmän pois raportin tuloksilta, valitse asiakasryhmä ja klikkaa ryhmän edessä oleva vihreä yhtäsuuruusmerkki punaiseksi:
       
4. Voit rajata tuloksia myös myyntityypin tai maksutavan mukaan: jos esimerkiksi haluat tarjota verkkokaupan alekoodin niille asiakkaille, jotka ovat ostaneet tuotetta kivijalasta, valitse myyntityypiksi Käteismyynti (tämä kattaa käteis- ja korttimaksut, mutta ei verkkokaupan myyntejä).
5. Luo raportti. Näet nyt asiakkaiden tiedot raportilla. Kun klikkaat raportin yläosassa olevaa Luo asiakasviesti -painiketta, siirryt suoraan Tehdenin Asiakasviestit-ohjelmaan, jossa voit muotoilla ja lähettää viestin näille tiettyä tuotetta ostaneille asiakkaille. Tutustu tarvittaessa asiakasviestien ohjeeseen.
   • Voit myös tallentaa raportin excel-muodossa ja kopioida asiakkaiden sähköpostiosoitteet siitä talteen.
   • Huom! Voit lähettää Tehdenistä asiakas- ja markkinointiviestejä vain niille asiakkaille, joiden markkinointiluvat ovat kunnossa.

Takaisinvetotilanne - tiettyä tuote-erää ostaneiden asiakkaiden selvittäminen myyntiraportin avulla

Kun tuotteiden myyntiä ja varastotilannetta seurataan eräkohtaisesti, mahdollisessa takaisinvetotapauksessa löydät helposti Tehdenistä ne asiakkaat, joille tietyn erän tuotteita on myyty. Yleensä eräseurantaan käytetään Tehdenissä hyllypaikkoja. Jos olet luonut tuote-erille oman hyllypaikan, löydät takaisinvedettävää tuotetta ostaneet asiakkaat myyntiraportin avulla näillä ohjeilla:

1. Valitse ajanjakso, jonka myyntejä haluat tarkastella.
2. Valitse ryhmittely asiakkaan mukaan.
3. Jos takaisinvedettävää tuotetta on ollut vain tietyllä hyllypaikalla, syötä hyllypaikan tarkka nimi Varastopaikka-kenttään. Jos tuotetta on ollut eri hyllypaikoilla, syötä tuotteen koodi ja lisää tuote kenttään. Voit lisätä kenttään useita tuotteita / hyllypaikkoja:
   
4. Jos hyllypaikalla on voinut olla myös muita kuin nyt takaisinvedettävää tuotetta, kannattaa valita ryhmittely myös Tuotteen mukaan. Voit ryhmitellä myös toimipisteen mukaan, jos yrityksellä on useita toimipisteitä, joissa voidaan käyttää samoja hyllypaikkojen nimi.
5. Klikkaa ylälaidan Sarakkeet-painiketta. Sivun alalaidassa voi nyt valita, mitä sarakkeita raportilla näytetään. Varmista, että Asiakas, Varasto ja Varastopaikka on valittu.
6. Klikkaa ylälaidan Luo raportti -painiketta.
7. Näet raportilta asiakkaat, jotka ovat ostaneet valitsemaltasi hyllypaikalta myytyä tuotetta. Pääset asiakkaan tietoihin klikkaamalla tämän nimeä. Jos tuote on myyty kassan kautta eikä asiakasta ole lisätty, sarake on tyhjä:
   

Pääryhmä, aliryhmä ja ensisijainen tuoteryhmä: tuoteryhmän vaikutus myyntiraportilla

Tehdenin tuoteryhmäpuussa on pääryhmiä sekä mahdollisesti useita aliryhmätasoja. Tuote voi kuulua myös useaan tuoteryhmään, jolloin yksi näistä ryhmistä on tuotteen ensisijainen tuoteryhmä.

Myyntiraportilla voit suodattaa raportille haluamiesi tuoteryhmien myynnit. Tuoteryhmävalinnan vieressä on myös joukko lisäehtoja:

Löydät lisäehtojen kuvaukset viemällä hiiren infokuvakkeen päälle, mutta ehtoja avataan myös tässä.

Jos tuotteesi kuuluu jonkin pääryhmän aliryhmään ja ensisijaisen tuoteryhmänsä lisäksi myös muihin tuoteryhmiin ja raportilla saamasi tulokset eivät mielestäsi ole kattavia, syy löytyy todennäköisesti tuoteryhmä-kohdan lisävalinnoista.

Esimerkki: TAMMI-verhokankaan ensisijainen tuoteryhmä on Verhot, mutta se kuuluu myös Tekstiilit-tuoteryhmään. Kun haet raporttiin Tekstiilit-tuoteryhmän tuotteet kuvan valinnoilla, TAMMI-verhokankaan myyntiä ei näy raportilla:

Tämä johtuu siitä, että tuotteen ensisijainen tuoteryhmä ei ole Tekstiilit. Kun lisäät valinnan kohtaan Kaikki tuoteryhmän tuotteet, raportti hakee tuoteryhmän myynnit myös niiltä tuotteilta, jotka kuuluvat ensisijaisesti johonkin toiseen tuoteryhmään:

Tuoteryhmä-lisävalintojen kuvaukset

Käytä myyntihetken tuoteryhmää

Jos tuotteita on siirretty tuoteryhmistä toiseen, voi olla tarpeen varmistaa, että myyntiraportilla käytetään sitä tuoteryhmää, johon tuotteet ovat myyntihetkellä kuuluneet.

Hae myös aliryhmistä

Tämä lisäehto on valittu oletuksena. Jos valitsemassasi tuoteryhmässä on aliryhmiä, raportti hakee myös ne. Tämä tarkoittaa myös sitä, että kun ryhmittelet tuotteita tuoteryhmiin, raportoinnin kannalta riittää, että tuote kuuluu aliryhmään, eli sitä ei tarvitse raportoinnin vuoksi lisätä mihinkään ylätason ryhmään (nk. juuriryhmä):

Käytä pääryhmän nimeä

Jos suodatat raportille jonkin ylätason tuoteryhmän tuotteet ja haet myös aliryhmistä, voit halutessasi yksinkertaistaa raporttia käyttämällä vain pääryhmän nimeä.

Kaikki tuoteryhmän tuotteet

Jos tuotteesi kuuluu useaan tuoteryhmään, jokin näistä tuoteryhmistä täytyy valita tuotteen ensisijaiseksi tuoteryhmäksi. Oletuksena myyntiraportti näyttää tuotteen myynnit osana sen ensisijaista tuoteryhmää. Jos kuitenkin valitset kohdan Kaikki tuoteryhmän tuotteet, raportti näyttää tuotteen myynnin myös osana sen toissijaisia tuoteryhmiä. Tämä tieto voi jossain tapauksessa olla relevanttia, mutta pidä mielessä, että valinta vääristää myyntiraporttia: jos tuotteen myynti näytetään sekä sen ensisijaisissa että toissijaisissa tuoteryhmissä, myyntiraportti näyttää todellista myyntiä suurempia arvoja.