Näillä ohjeilla voit sekä tuoda Tehdeniin uusia tuotteita että päivittää jos Tehdeniin luotujen tuotteiden tietoja.
HUOM! Muistathan tuoda tai luoda tuoteryhmät Tehdeniin ennen tuotteiden tietojen tuontia: huolella määritellyt tuoteryhmät ovat Tehdenissä tärkeitä myyntiraportoinnin ja mahdollisen verkkokaupan tuoterakenteen kannalta. Voit myös lisätä tuoteryhmäkohtaisia kirjanpitotilejä. Jos tuot Tehdeniin tuotteiden varastosaldoja, muista luoda myös varastot ennen tuotetietojen tuonnin aloittamista.
Tuotetiedoilla tarkoitetaan yrityksesi myyntituotteita ja niiden tietoja. Jos myyt tuotteita, joissa yhdellä tuotteella on eri koko- tai värivariantteja, näitä voit tuoda tuotetietojen tuonnin yhteydessä myös nämä ns. valikoimaryhmätuotteet.
Katso ohjevideomme tuotetietojen tuonnista:
Alta löydät tarkat ohjeet tuotetietojen tuomisessa käytettävän excelin täyttämiseen, siihen mitkä tiedot ovat pakollisia ja mitkä voit täyttää tarvittaessa, sekä siihen, miten tuot excelin tiedot Tehdeniin.
Tuontitiedoston täyttäminen
Lataa valmis taulukkopohja ja täytä siihen tarvitsemasi tuotetiedot, tai muokkaa oma Excel-taulukkosi mallin mukaiseksi. Muista, että tuotetieto-Excelin otsikkorivin otsikoiden tulee olla täsmälleen mallin mukaiset. Huomaa, että Excelissä käytetyt tuotekoodit ovat vain esimerkkejä. Tehdenin luomat tuotekoodit ovat oletuksena TP-alkuisia (esim. TP001, mutta voit käyttää myös muuta tuotekoodilogiikkaa.
Työkalun tuetut tiedostotyypit ovat xlsx, csv ja ods.
Taulukon avulla voi tuoda tällä hetkellä seuraavat tiedot:
| Otsikkorivin otsikko | Sisältö |
| code (tuotekoodi*) | Tuotteen tunniste, pitää olla yksilöllinen. Kahta samaa tuotekoodia ei siis voi olla. Tuotekoodi saa olla enintään 25 merkkiä pitkä. |
| name (tuotenimi*) | Tuotteen nimi. Tuotteen nimi saa olla enintään 200 merkkiä pitkä. |
| type (tuotetyyppi*) | Tuotteen tyyppi, esimerkiksi Varastotuote, Palvelu jne. |
| selectiongroup_code (Valikoimaryhmän tuotekoodi, täytetään tarvittaessa) | Valikoimaryhmän tuotekoodi. Tämän pitää olla valikoimatuotteen päätuotteen tuotekoodi. Valikoimaryhmällä tarkoitetaan tapaa, jolla esimerkiksi saman tuotteen eri kokovariantit löytyvät yhden päätuotteen alta. Huom! Valikoimatuotteen päätuotteen rivin tulee olla tuontiexcelissä ennen rivejä, joilla luotavat variantit tuodaan. |
| size (tuotteen koko; täytetään tarvittaessa, käytetään yhdessä unit-tiedon kanssa) | Numeerinen määrä, joka ilmaisee, kuinka paljon kyseistä yksikköä (unit) tuote sisältää. Esim. siis 1, 50 tai 500. |
| unit (yksikkö; täytetään tarvittaessa, käytetään size -tiedon kanssa) | Tekstimuotoinen määre yksikölle (kg, mm, cm, g, ml jne.) |
| vatpercent (ALV-%*) | Tuotteen arvonlisäverokanta (ei tarvitse laittaa %-merkkiä) |
| price (Veroton myyntihinta**) | Tuotteen veroton myyntihinta. Huom! Täytä Exceliin vain joko veroton tai verollinen myyntihinta: Tehden laskee alv-prosentin perusteella toisen puolestasi. |
| taxprice (Verollinen myyntihinta**) | Tuotteen verollinen myyntihinta |
| description (Kuvaus asiakkaalle; täytetään tarvittaessa) | Tuotteen kuvaus asiakkaalle. Jos yritykselläsi on verkkokauppa, tämä näkyy tuotteen kuvauksena. |
| stock (Varaston nimi, täytetään tarvittaessa ***) | Varaston nimi Tehdenissä. Huomioi, että halutut varastot tulee luoda Tehdeniin ennen ensimmäistä tuotteiden vientiä. Tuontityökalu ei osaa toistaiseksi luoda varastoja annetun aineiston pohjalta, vaan ainostaan sijoittaa tuotteet olemassa oleviin varastoihin. |
| stockamount (Varastosaldo, täytetään tarvittaessa ***) | Tuotteen varastosaldo varastossa |
| purchaseprice (Sisäänostohinta, täytetään tarvittaessa *) | Tuotteen veroton sisäänostohinta. HUOM! Sisäänostohinta tarvitaan aina, jos tuotteelle halutaan lisätä varastotietoja. Huomioi myös, että jos sisäänostohintatieto on tyhjä tuotteen tietoja päivitettäessä, sisäänostohinnaksi päivittyy 0 e. |
| barcodes (Viivakoodit, täytetään tarvittaessa) | Tuotteen viivakoodi. Tarvittaessa voit tuoda tuotteelle monta viivakoodia (erota viivakoodit "|" -merkillä (esim. 123456|456789|123798)). |
| othercodes (Muut tuotekoodit, täytetään tarvittaessa) | Voit antaa tuotteelle varsinaisen tuotekoodin lisäksi muita tuotekoodeja, joiden avulla voit hakea tuotteita esim. kassan ja tuotehallinnan hauissa. Tuotteelle voi merkitä myös useamman muun tuotekoodin (erota viivakoodit “|” -merkillä (esim. 123456|456789|123798)). |
| online (true / false) (Avoinna24-tuote; täytetään tarvittaessa) | Tuleeko tuote näkymään Avoinna24-palvelussa tai Tehdenin verkkokaupassa. Näkyvyys voidaan määritetään seuraavilla määreillä: true, yes, 1 = näkyy; false, no, 0 = ei näy. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, työkalu tulkitsee sen ei-näkyväksi. |
| productgroup (Ensisijainen tuoteryhmä) | Ensisijaisen tuoteryhmän nimi Tehdenissä. Huomioi, että halutut tuoteryhmät täytyy tuoda Tehdeniin tuoteryhmien tuontityökalulla tai luoda ne sinne manuaalisesti ennen tuotetietojen tuontia. |
| otherproductgroups (Muut tuoteryhmät) | Jos tuote kuuluu useisiin tuoteryhmiin, voit tuoda myös näiden toissijaisten tuoteryhmien tiedot. Erota tuoteryhmien nimet toisistaan |-merkillä. Huomioi, että halutut tuoteryhmät täytyy tuoda Tehdeniin tuoteryhmien tuontityökalulla tai luoda ne sinne manuaalisesti ennen tuotetietojen tuontia. |
| imageurls (Tuotekuvan url-osoite) | Tuotteen kuvan julkinen url-osoite. Kuva-urleja voi lisätä useita erottamalla ne toisistaan “|” -merkillä. Kuvan koko ei saa olla yli 8 Mb, ja tuetut kuvamuodot ovat .jpg, .png, .gif ja WebP. Kuvat lisätään tuotteen tuotekuviksi siinä järjestyksessä kuin ne excelissä ovat. |
| usemeasureasunit (Käytä tuotteen kokoa myyntimäärän yksikkönä) | Jos tuotteelle on unit-sarakkeessa ilmoitettu muu koko kuin kpl (esim. kg, cm, m jne) ja haluat, että tätä käytetään laskuilla ja lähetteillä, sarakkeen arvoksi laitetaan 1. Muussa tapauksessa syötä sarakkeeseen arvo 0. |
* pakollinen tieto, joka täydennettävä ennen vientiä
** toinen tiedoista pakollinen vientiä varten, toinen hintatieto (veroton/verollinen) lasketaan määritellyn alv-prosentin perusteella automaattisesti
*** pakollinen tieto, jos tuotetyypiksi valittu varastotuote
Tuotetetojen tuontityökalulla pystyy myös muuttamaan kaikki edellä mainitut tuotetiedot. Viennin tekemisessä kannattaa käyttää harkintaa ja huolellisuutta, sillä voit muuttaa tuotetiedot myös väärään muotoon.
Ohjeet tuotetietojen tuontiin
Tiedoston tuominen Tehdeniin
- Klikkaa Tehdenin etusivun oikeasta ylälaidasta löytyvää Lomakkeet-kuvaketta ja klikkaa sitten Tietojen tuonti -välilehti auki.
- Klikkaa Uusi tuonti -nappia:
- Anna tuonnille haluamasi nimi ja valitse tuotavien tietojen tyyppi (Tuote).
- Klikkaa Selaa-nappia ja hae omalle tietokoneellesi tallentamasi tuotetaulukko.
- Optimoi-kohdan valinta riippuu tuotavien rivien määrästä. Suurilla datamäärillä kannattaa valita Suorituskyky, pienemmillä Muokattavuus, jolloin tietoja voi tarvittaessa vielä muokata käyttöliittymältä ennen varsinaista tuontia. Huom! Jos Suorituskyky-valinnalla tehdyssä tietotuonnissa on virheellisiä rivejä, voit ladata ne Excel-tiedostona, tehdä korjaukset tiedostoon ja tuoda rivit uudelleen.
Virheellisten rivien korjaaminen (Muokattavuus-optimointi)
- Auenneessa Tuotteiden tuonti -ikkunassa on paljonkin informaatiota. Jos esimerkiksi tuotetaulukossa on jotain puuttuvia pakollisia tietoja, ne on listauksessa ympyröity punaisella. Lisäksi Tuontirivien tila -listauksessa näkyy, montako virheellistä tai puuttuvaa riviä tuotelistauksesta löytyy.
- Korjaa virheelliset tai puuttuvat rivit. Kokonaisen sarakkeen virheelliset tai puuttuvat tiedot pystyy korjaamaan kaikki kerrallaan klikkaamalla kyseisen tuotteen otsikon oikealla puolella olevaa kynän kuvaa.
- Valitse, miten haluat päivittää virheelliset tai puuttuvat tiedot ja klikkaa sitten Aseta-painiketta.
- Jos taulukon tiedoissa on virheitä sellaisissa kentissä, jotka eivät ole pakollisia, niitä ei ympäridä punaisella, vaan näet virheen tiedot viemällä viet hiiren taulukon vasemman laidan punaisten rastien päälle:
- Jos virheellisiä rivejä on paljon, voit ladata ne Excel-tiedostona talteen ja tehdä niihin tarvittavat muutokset Excelissä. Kun virheelliset tiedot on korjattu, tiedoston voi tuoda sellaisenaan uudelleen. Lataus onnistuu Lataa virherivit (.xls) -painikkeesta:
- Jos arvelet, että virheellisten rivien joukossa on passivoituja tuotteita, voit verrata virheellisiä rivejä Tuotteet-listauksen Vain passiiviset -suodattimella rajattuun listaan.
- Muokkaa virheellisiä tietoja ja klikkaa taulukon oikeassa yläkulmassa Tallenna muutokset -painiketta. Kun virheellisiä rivejä ei enää ole, oikean yläkulman Aloita tuonti -painike aktivoituu.
- Huom! Jos tuot hyvin suurta tietomäärää eikä tietojen tuonti onnistu, syy on todennäköisesti siinä, että tuodut tiedot ylittävät tilaukseesi sisältyvän tuotemäärän.
Tuonnin asetusten määrittely
- Voit valita tuotavat sarakkeet rastittamalla sarakkeen otsikon päällä olevan ruudun.
- Voit myös jättää rivejä päivittämättä ottamalla rastin pois tuotekoodin vasemmalla puolella olevasta ruudusta. Kun tuotevientinäkymän sarake tai rivi on harmaa, niissä olevia tietoja ei päivitetä tietotuonnin yhteydessä Tehdeniin.
Aloita tuotteiden tuonti
- Klikkaa Aloita tuonti -painiketta:
- Klikkaa vielä auenneesta ikkunasta Aloita tuonti -painiketta.
- Saat yhteenvedon tekemästäsi tuonnista:
- Jos tuotteita on enemmän kuin 100 riviä, voit jättää tuonnin taustalle ja jatkaa muita töitä. Halutessasi saat myös sähköpostiisi viestin, kun tuonti on valmis.
- Jos jonkin rivin tuonti ei syystä tai toisesta onnistunut, Tehden ilmoittaa tästä sinulle:
- Voit klikata virheellisten rivien määrää ja siirtyä käsittelemään ne uudelleen, tai palata myöhemmin Tietojen tuonti -ohjelmaan, klikata auki Epäonnistunut-tilassa olevan tietotuonnin ja tarkistaa virheelliset rivit:
Onnistuneen tuotetietojen tuonnin jälkeen sinulla on Tehdenin Tuotteet-ohjelmassa tuotteita, joiden tuotelistauksessa näkyvät esimerkiksi tällaiset tiedot:
Seuraavaksi voit siirtyä tuotepakkausten tietojen tuontiin. Jos yrityksessäsi ei käytetä tuotepakkauksia, siirry toimittajan tuotteiden tuontiin. Jos nekään eivät ole käytössä, siirry tuotehintojen tuontiin.
Kommentit
0 kommenttia
Kommentointi on poistettu käytöstä.