Jos yrityksesi myy tuotteita, joissa on takuuvaihdon alaisia osia, voit kirjata nämä Tehdeniin usealla tavalla riippuen siitä, mitä lisäosia Tehden-tilaukseesi sisältyy. Näitä ohjeita voi soveltaa esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas tulee vaihtamaan ostamansa matkapuhelimen lasin takuutyönä. Löydät alta ohjeet myös siihen, miten voit seurata takuuosien vaihtoja raporteilla. Huom! Kokonaisten tuotteiden takuuvaihto kannattaa tehdä Palautus-ohjelmalla näiden ohjeiden mukaan.

Jos yrityksesi takuuosia ja -tuotteita säilytetään erillisessä takuuvarastossa, kannattaa luoda vastaava takuuvarasto myös Tehdeniin. Takuuvarastoon sijoitetaan asiakkaiden palauttamat virheelliset tuotteet ja varaosat, jotka sitten palautetaan erissä valmistajille ja toimittajille hyvitystä varten. Yritys saa näistä toimittajalta rahallisen hyvityksen tai uuden tuotteen tilalle. Lue lisää: Uuden varaston luominen. Jos toimittaja lähettää tilalle uuden takuuosan, se vastaanotetaan normaaliin myyntivarastoon normaalilla keskiostohinnalla.

Takuuosan vaihto, kun käytössä Myyntitilaukset-lisäosa

Takuuosan takuuvaihto Oma käyttö -tyyppisenä kirjauksena

Takuuvaihdon kirjanpitotilin luominen

1. 1. Lisää ensin yhdessä kirjanpitäjän kanssa Tehdenin tilikarttaan (Yritysasetukset -> Tilikartta) varastokulutili-tyyppinen kirjanpitotili takuuvaihdolle. 
   2. Luo sitten Yritysasetusten Kirjanpito-välilehdellä uusi varastokirjausvaihtoehto, jonka käytön tiliksi valitset luomasi takuuvaihto-tilin:
      
   3. Tallenna.

Mukautetun tilaustyypin luominen

1. Luo uusi myyntitilaus ja klikkaa Tilaustyyppi-kentän vieressä olevaa +-painiketta. Pääset luomaan mukautetun tilaustyypin. Anna tilaustyypin nimeksi esimerkiksi Takuuvaihto, ja valitse tilaustyypiksi Oma käyttö:
   
2. Tallenna.

Takuuvaihtomyynnin tekeminen

1. Valitse edellä luomasi tilaustyyppi. Sen varastokirjausvaihtoehtona ja varastokulutilinä on oletuksena luomasi Takuuvaihto-kirjaukset.
2. Lisää asiakkaan tarvitsemat tuotteet/varaosat myyntitilaukselle ja kerää tilaus.
3. Nyt voit myyntitilausraportilla tarkastella takuuvaihdettuja tuotteita, kun valitset Tilaustyyppi-suodattimeen luomasi mukautetun tilaustyypin:
   

Viallisen takuuosan takuuvarastoon palauttaminen

1. Viallinen takuuosa palautetaan takuuvarastoon luomalla uusi Takuupalautus-tyyppinen, miinusmerkkinen myyntitilaus.
2. Lisää myyntivarastossa oleva takuuosa myyntitilaukselle.
3. Keräile myyntitilaus siten, että valitset tuotteen varastoksi yrityksesi takuuvaraston keräilyn Lisää-painikkeesta.
4. Nyt tuote on takuuvarastossa valmiina palautettavaksi toimittajalle.

Takuuvaraosan poistaminen saldosta tavallisella myyntitilauksella

Takuuvaraosan voi poistaa saldolta myös tavallisella myyntitilauksella, josta asiakkaalle voi antaa myös nollahintaisen kuitin, jossa myös asiakkaan tiedot näkyvät.

1. Luo uusi myyntitilaus, jonka tyypiksi tulee Tilaus.
2. Lisää tarvittava varaosa myyntitilaukselle.
3. Lisää sama varaosa uudelleen, mutta tällä kertaa miinusmerkkisenä. Jos et halua palauttaa takuuosaa varastoon, valitse miinusmerkkiselle varaosalle kohta Ei varastokirjausta::
   
4. Ota tilaus keräykseen. Jos et valinnut kohtaa Ei varastokirjausta, miinusmerkkinen takuuosa palautetaan sen varaston saldoon, josta se kerätään.

Takuuosan vaihto, kun Myyntitilaukset-lisäosa ei käytössä

Takuuosan vaihto tuotepaketilla

1. Luo ensin tuoteryhmä, jolle annat nimeksi esim. Takuuosien vaihdot. Näin takuuosien vaihtoja on helpompi seurata myyntiraportilla.
2. Luo takuuvaihtoa varten tuotepaketti-tyyppinen tuote, jonka hinta on 0 euroa. Lisää tuote luomaasi tuoteryhmään.
3. Valitse tuotepaketin tuotteeksi takuuvaihdettavana osana menevä tuote, esimerkiksi matkapuhelimen etulasi, Tuotepaketin tuotteet -välilehdellä Liitä tuote pakettiin -painikkeesta:
   
4. Myy tuotepaketti asiakkaalle kassalla ja tulosta asiakkaalle kuitti.
5. Voit seurata takuuosien vaihtoja myyntiraportilla esim. valitsemalla Tuoteryhmä-suodattimeen takuutuotteille luomasi tuoteryhmän.

Takuuosan vaihto, kun asiakkaalle ei tarvita kuittia

Jos tilaukseesi ei sisälly Myyntitilaukset-lisäosaa, etkä tarvitse asiakkaalle kuittia takuuvaihdosta, takuuvaihdettujen tuotteiden kirjauksen voi tehdä myös seuraavalla tavalla:

1. Luo yhdessä kirjanpitäjän kanssa varastokirjauksen pikavalinta 1. kohdan ohjeiden mukaisesti.
2. Etsi takuuvaihtona mennyt tuote (esim. matkapuhelimen etulasi) ja siirry sen Varasto-välilehdelle. Valitse luomasi Takuuvaihto-varastokirjaus Muut kirjaukset -painikkeen takaa:
   
3. Valitse oikea varasto ja määrä ja kirjoita Huomio-kenttään esim. Takuuvaihto - tämä tieto tarvitaan, jotta löydät tapahtumat helposti raporteilta! Tallenna:
   
   
   • • Huom! Tuotteella täytyy olla sisäänostohinta asetettuna, muuten Takuuvaihto-kirjausta ei voi tehdä.
4. Takuuvaihdettujen tuotteiden tiedot löydä varastotapahtumaraportilta, kun valitset Tapahtuma-suodattimeen Oma käyttö ja kirjoitat Viesti-hakuun kirjauksen tekemäsi huomion alkua: