Monta lähetystä yhdeksi toimitukseksi Unifaun-integraatiossa (konsolidointi)

Jos yritykselläsi on käytössä Unifaun-kuljetuspalveluintegraatio, ja haluat toimittaa asiakkaalle yhdessä toimituksessa useamman päivän aikana pakatun kollin (esim. laatikon, lavan tai muun pakkauksen), se onnistuu näillä ohjeilla. Konsolidoinnin ansiosta voit säästää logistiikan kustannuksissa, mutta käsitellä silti yksittäisiä tilauksia pitkin päivää.

Konsolidointi tarkoittaa käytännössä sitä, että voit pakata asiakkaalle lähetettäviä tuotteita useisiin lähetyksiin ja tulostaa paketteihin osoitekortit, ja kun kaikki toimitettavat tuotteet on pakattu, voit sulkea konsolidoinnin eli tulostaa lopullisen koontirahtikirjan ja ilmoittaa samalla koko toimituksen tiedot Unifaunin järjestelmään. Asiakas voi lähetyksen saatuaan skannata viivakoodit kunkin paketin osoitekortista ja tarkistaa saamastaan sähköisestä toimitusvahvistuksesta mikä tilaus on kyseessä ja mitä tuotteita missäkin kollissa on.

Muista ensin käydä Yritysasetusten Kuljetuspalvelut-välilehdellä varmistamassa, että Konsolidointi-kohta on valittuna. Huom! Jotta voit ottaa konsolidoinnin käyttöön, Unifaunilta tilaamasi kuljetuspalvelun täytyy myös sisältää konsolidointilisäosa. Otathan huomioon myös, että kaikki toimitustavat eivät välttämättä tue konsolidointia.

Seuraavilla ohjeilla saat luotua yksittäiselle keräysyksikölle kollitarran ja lähetettyä usean keräysyksikön toimituksen sekä toimitusvahvistuksen asiakkaalle.

Konsolidoitavan lähetyksen keräily, lähetys ja konsolidoinnin sulkeminen lähettämössä

1. Ota myyntitilaus keräykseen. Kts. myös tarkemmat ohjeet myyntitilauksen keräykseen.
2. Keräile ne tuotteet, jotka haluat yhteen kolliin pakata, ja merkitse keräysyksikkö valmiiksi.
3. Klikkaa Vie lähettämöön -painiketta:
   
4. Voit halutessasi valita vasemman laidan keräysyksikkönäkymästä useita samalle asiakkaalle lähteviä keräysyksiköitä. Klikkaa sitten Lähetä-painiketta:
   
5. Tarkista avautuvassa lähetysikkunassa ensin lähetyksen tiedot ja siirry sitten Seuraava-painikkeesta Rahtikirja-välilehdelle.
6. Varmista, että toimitustapa, maksuehto, asiakas ja asiakkaan toimitusosoite ovat oikein. Pääset tarvittaessa muokkaamaan niitä oikean yläkulman muokkauskuvakkeesta. Syötä myös rahdinkuljettajan sopimusnumero.
7. Valitse, että haluat yhdistää lähetyksen eli niputtaa sen samaan koontirahtikirjaan asiakkaan muiden lähetysten kanssa:
   
   
   • Jos asiakkaalle on jo olemassa sopiva avoin konsolidointi, Tehden tarjoaa sitä oletusvalintana. Voit myös tarkastella muita konsolidointiavaimeen liitettyjä kolleja.
   • Muussa tapauksessa lähetykselle luodaan uusi konsolidointiavain.
   • Erilliset lähetykset voidaan liittää samaan koontirahtikirjaan, kunhan kaikissa on sama vastaanottaja, toimitustapa ja toimitusosoite.
8. Valitse rahtikollin pakkaustyyppi ja ilmoita kollin paino. Huom! Jos olet määritellyt lähetyksen sisältämille tuotteille myyntipakkauksen painon tuotteen Pakkauskoot-välilehdellä, Tehden laskee automaattisesti kollin yhteispainon.
9. Siirry Seuraava-painikkeella Yhteenveto-välilehdelle. Jos olet jo lisännyt samaan koontilähetykseen useita lähetyksiä ja lähetys on nyt valmis toimitettavaksi, voit täällä valita, että haluat sulkea konsolidoinnin. Yksittäisen lähetyksen osoitekortti ja/tai suljetun konsolidoinnin koontirahtikirja aukeaa tulostettavaksi, kun klikkaat Valmis-painiketta.
   • Varmista yhteenvetosivulla, että Lähetä toimitusvahvistus sähköpostissa -kohta on valittu. Näin asiakas saa lähetyksestä sähköisen toimitusvahvistuksen. Huom! Tarkempaa tietoa lähetysprosessista löydät myyntitilauksen toimitusohjeista.
10. Voit tulostaa yksittäisen kollin osoitekortin myös myöhemmin Lähetykset-osiosta:
    

Konsolidoitavan lähetyksen tai useiden lähetysten sulkeminen Lähetykset-osiossa

Usean kollin lähetyksen voi sulkea ja koontirahtikirjan tulostaa myös Myynti-ohjelman Lähetykset-osiossa tai yksittäisen rahtikirjan tiedoissa. Voit myös päivän päätteeksi sulkea massana kaikki päivän aikana keräillyt ja pakatut konsolidoidut lähetykset.

1. Suodata ensin näkymään vain ne lähetykset, joiden tila on Ei toimitettu.
2. Jos haluat sulkea tietylle asiakkaalle lähetettävän tilauksen:
   • Valitse kaikki asiakkaalle lähetettävät lähetykset.
   • Klikkaa sitten taulukkonäkymän ylälaidassa olevaa Sulje konsolidointi -painiketta. Huom! Jos painike ei ole aktiivinen, todennäköisesti oikeutesi eivät riitä tilausten lähettämiseen.
   • Tulosta koontirahtikirja.
3. Jos taas haluat sulkea kaikki päivän koontilähetykset, ei sinun tarvitse valita rivejä: riittää, että klikkaat Sulje konsolidointi -painiketta. Kaikki valitun toimipisteen avoimet lähetykset suljetaan ja yhdistetään asiakaskohtaisiin koontirahtikirjoihin, joiden tiedot toimitetaan kuljetusyrityksille. Kaikki koontirahtikirjat avautuvat tulostamista varten.
4. Voit myös klikata yksittäisen lähetyksen luontiaikaa ja klikata avautuvassa rahtikirjaikkunassa Sulje konsolidointi -painiketta. Tällöin valitun rahtikirjan kanssa samaan konsolidointiin liittyvät lähetykset yhdistetään koontirahtikirjaan, jonka tiedot toimitetaan kuljetusyritykselle.

Lähetys on nyt valmis ja voidaan luovuttaa rahdinkuljettajalle. Sähköinen toimitusvahvistus on toimitettu asiakkaalle. 

Lähettämöön siirretyn kollin poistaminen

Jos huomaat, että olet syystä tai toisesta kerännyt konsolidoitavan lähetyksen yhden kollin väärin (tai lähetyksen tiedot ovat tavalla tai toisella väärin), yksittäisen lähetyksen voi poistaa Lähetykset-listauksesta niin kauan, kuin kosolidointia ei ole suljettu eikä koontirahtikirjaa luotu.

1. Etsi virheellinen lähetys Lähetykset-listauksesta ja klikkaa sen numeroa.
2. Klikkaa avautuvan Rahtikirjan tiedot -ikkunan alalaidan Poista-painiketta:
   
3. Avautuvassa ikkunassa varmistetaan, haluatko varmasti poistaa rahtikirjan.
4. Voit myös valita Luo uusi -painikkeen, jolloin Tehden poistaa vanhan rahtikirjan ja luo uuden poistetun tiedoilla, joita voit sitten muokata haluamallasi tavalla.

Jos usean kollin lähetys on jo suljettu ja siitä on luotu koontirahtikirja, yksittäistä rahtikirjaa ei voi enää poistaa, jos se on siirtynyt Unifaunin järjestelmään. Voit kuitenkin etsiä lähetyksen Lähetykset-ohjelmasta, klikata Luotu-sarakkeen päivämäärää ja yrittää poistoa: Tehden ilmoittaa, jos poisto ei enää onnistu.

Jo kassaan maksetun lähetteen lisääminen konsolidoituun lähetykseen

Joskus voi käydä niin, että asiakas on maksanut tuotteet kassaan, mutta haluaa sittenkin niille toimituksen esimerkiksi toiseen myyntitilaukseen liittyvien tuotteiden kanssa. Tällaisessa tapauksessa myynnistä on luotava virhekuitti ja lähetysprosessi aloitettava alusta.

Jos yksittäinen tilaus on jo lähetetty ja sitä halutaan muuttaa, lähetteen tiedoista pääset tarkastelemaan rahtikirjaa ja voit myös poistaa sen. Tehden luo automaattisesti virhekuitin, kumoaa vanhat keräysyksiköt ja luo uudet, eli palauttaa tilanteen sellaiseksi, kuin se oli ennen vanhaa lähetystä. Tämän jälkeen lähetyksen voi kerätä uudelleen esimerkiksi eri varastosta, liittää sen eri konsolidointiin tai korjata muut mahdolliset virheet.

Usean hyllytysyksikön ostopalautus Unifaun-integraatiossa

Vastaavalla tavalla voit myös toimittaa ostopalautuksia toimittajille. Tällöin noudatetaan ostopalautuksen toimitusohjeita:

1. Luo Palautus-tyyppinen ostotilaus ja lisää sille palautettavat tuotteet.
2. Kerää ja hyllytä ensimmäiseen kolliin tulevat tuotteet, vie palautus lähettämöön ja valitse, että haluat yhdistää lähetyksen. Jos toimittajalle on jo olemassa sopiva avoin konsolidointi, Tehden tarjoaa sitä oletusvalintana. Voit myös tarkastella muita konsolidointiavaimeen liitettyjä kolleja. Muussa tapauksessa palautukselle luodaan uusi konsolidointiavain.
3. Erilliset palautukset voidaan liittää samaan koontirahtikirjaan, kunhan kaikissa on sama vastaanottaja, toimitustapa ja toimitusosoite.
4. Tulosta yksittäinen pakettikortti Yhteenveto-sivulla tai valitse konsolidoinnin sulkeminen ja tulosta koontirahtikirja.
5. Lähetä palautus toimittajalle sovittujen ostopalautusehtojen mukaisesti.

Jos ostopalautuksesta luodaan vahingossa virheellinen kollitarra, sen voi poistaa samoilla ehdoilla kuin myyntitilauksenkin tapauksessa.