Procountor-myyntireskontraintegraatio

Jos yrityksessäsi on käytössä Procountorin myyntireskontraintegraatio, Tehdenin myyntilaskut voidaan siirtää Procountorin myyntireskontran hoidettaviksi. Laskut luodaan normaalisti ja toimitetaan asiakkaille Tehdenin toimitustavoilla, ja sen jälkeen niiden tiedot siirtyvät automaattisesti kerran päivässä Procountoriin. Vastaavasti kerran päivässä Tehden noutaa Procountorista laskujen tilat (eli tiedon siitä, onko lasku maksettu, avoin vai erääntynyt) ja merkitsee laskut Tehdenissä Procountorin tilan mukaan.

Huom! Jos yritykselläsi on käytössä sekä Procountor Myyntireskontraintegraatio että Tehdenin oma Myyntireskontra, luodut laskut eivät enää siirry Tehdenin myyntireskontraan. 

Myyntireskontraintegraatio on kätevä mm. seuraavista syistä:

• Voit hoitaa reskontrasi erityisesti siihen tarkoitetulla ohjelmistolla, eikä kirjanpitäjäsi tarvitse kirjautua Tehdeniin tarkistamaan reskontran tilannetta. Käytössäsi ovat myös Procountorin maksumuistutus- ja perintätyökalut.
• Sinun ei tarvitse kirjautua Procountoriin tarkistamaan, mitkä laskut ovat avoinna, mitkä maksettu ja mitkä erääntyneet, vaan tieto Procountorin tapahtumista siirtyy automaattisesti myös Tehdeniin.

Myyntireskontraintegraation käyttöönotto

Jos haluat myyntireskontraintegraation käyttöösi, yrityksesi Tehden-tilaukseen tulee lisätä Procountor-myyntireskontraintegraatio-lisäosa. Tarvitset myös käyttöönottokoulutuksen, jonka voit tilata samalla kun tilaat lisäosan.

Kun lisäosa on liitetty tilaukseesi, voit kytkeä integraation käyttöön:

1. Mene Tehdenin -painikkeen takaa Laskutusasetuksiin ja sieltä Myyntireskontra-välilehdelle.
2. Klikkaa Muokkaa-painiketta ja lisää rasti Procountor-myyntireskontraintegraatio-laatikon Käytössä-ruutuun:
   
3. Aseta myös kirjanpitotili. Tilin numeron on oltava sama sekä Tehdenin tilikartassa että Procountorin tilikartassa - jos tiliä ei ole Procountorissa, laskun tietojen siirto ei onnistu.
   • Tehdenin tilikartasta täytyy tähän valita sama tili kuin Lasku-maksutavalla. Jos tällainen tili on jo luotu, Tehden ehdottaa sitä oletuksena.
   • Procountorissa käytettävä tili EI voi olla Procountorin laskujen myyntisaamistili, vaan ulkosen järjestelmän myynneille on luotava oma tilinsä. Tilille voi Procountorissa antaa nimeksi esim. "Ulkoisesta järjestelmästä siirretyt laskumyynnit".
   • Keskustele kirjanpitäjäsi kanssa, mitä tili- ja nimeämiskäytäntöä sinun yrityksessäsi kannattaa noudattaa! 
4. Jos haluat seurata, milloin ja millaisia tietoja Tehdenin ja Procountorin välillä on siirtynyt, nämä tiedot löytyvät tapahtumalokista.
5. Tallenna.

Esimerkki kirjanpitotilien logiikasta Procountor-myyntireskontraintegraatiossa:

1. Tehdään laskulle 100 euron myynti Tehdenissä
   • Tehden Myyntitili 3000: -100
   • Tehden Myyntisaamiset 1716: +100
2. Siirretään lasku Tehdenistä Procountoriin
   • Procountor Ulkoisesta järjestelmästä siirretyt myyntisaamiset 1716: -100
   • Myyntisaamiset 1715: +100
3. Lasku maksetaan Procountoriin
   • Procountor kirjaus 1715: -100
   • Procountor Pankkitili 1920: +100
4. Tehdenin osakirjanpito (koontikuitti) siirretäään muistiotositteena Procountoriin, lopputulos:
   
   • Procountori Myyntitili 3000: -100
   • Procountor Pankkitili 1920: +100

Myyntireskontraintegraation toiminta

Oletuksena integraatio siirtää kaikki Tehdenin omilla laskujen toimitustavoilla (sähköinen lasku, sähköposti, tulostus, ei tulosteta) toimitettavat laskut Procountoriin Hyväksytty-tilassa ja pitää laskun tilan Tehdenissä ajan tasalla. Siirretyt laskut löydät Procountorista Avoimet myyntilaskut -haulla.

Jos joskus luot laskuja, joita et halua siirtää Procountoriin, voit käydä Laskutetut-välilehdellä merkitsemässä laskun ei-siirrettäväksi.

1. Valitse lasku tai laskut, joita et halua siirtää.
2. Klikkaa Procountor-painiketta ja valitse pudotusvalikosta Älä siirrä laskua Procountoriin.
   

Procountor siirtää laskut päivittäin n. kello 00.00, eli kun luot ja lähetät esim. koonnista laskuja, joiden joukossa on sellaisia, joita et halua siirrettäväksi Procountoriin, muista käydä estämässä siirto Laskutetut-välilehdellä samana päivänä. Ei-siirrettäväksi merkityn laskun voi myöhemmin muuttaa taas siirrettäväksi, jolloin integraatio siirtää laskun seuraavassa ajossa:

Jos integraatiossa on vahingossa siirtynyt laskuja, joita et olisi halunnut siirtää Procountoriin, Procountoriin siirretyt laskut voidaan mitätöidä niin kauan, kun laskua ei ole maksettu. Toimi seuraavasti:

1. Mene Laskutetut-välilehdelle.
2. Etsi lasku, jonka siirron haluat perua, klikkaa Procountor-painiketta ja valitse Mitätöi lasku. Lasku mitätöidään Procountorissa heti. Jos lasku on kuitenkin ehditty Procountorissa merkitä maksetuksi, mitätöinti ei onnistu.
3. Jos haluat myöhemmin sittenkin siirtää saman laskun Procountoriin, käy vain Laskutetut-välilehdellä merkitsemässä lasku siirrettäväksi. Lasku siirtyy uudelleen Procountoriin samoilla tiedoilla (sama laskunumero, päivämäärä, eräpäivä jne). Alkuperäinen siirretty lasku ei kuitenkaan muutu uudelleen aktiiviseksi, vaan säilyy Procountorissa Mitätöity-tilassa. Jos haluat esimerkiksi laskulle uuden eräpäivän, täytyy koko lasku luoda uudelleen.

Laskujen manuaalinen siirto ja laskun tilan manuaalinen nouto

Jos syystä tai toisesta haluat siirtää laskut Procountoriin tai noutaa niiden tilan Procountorista Tehdeniin ennen päivän automaattista ajoa, sekin on mahdollista. HUOM! Manuaalinen siirto siirtää kaikki siirrettävissä olevat laskut kaikkien toimipisteiden osalta. Painike on aktiivinen vain niille käyttäjille, joilla on pääkäyttäjäoikeudet.

1. Mene Laskutetut-välilehdelle
2. Klikkaa Procountor-painaiketta ja valitse joko Siirrä laskut Procountorin myyntireskontraan tai Nouda laskujen tilat Procountorista.
3. Siirrettäväksi valittujen laskujen tiedot siirtyvät heti järjestelmien välillä.

Laskun maksu kassaan

Joskus asiakas haluaakin maksaa jo lähetetyn laskun kassaan. Procountoriin integraation kautta siirtyneitä laskuja ei voi maksaa kassaan ennen kuin ne on mitätöity. 

1. Mene Laskutetut-välilehdelle
2. Klikkaa Procountor-painaiketta ja valitse Mitätöi lasku 
3. Mitätöinti siirtyy Procountoriin eikä laskua enää ole Procountorin Avoimissa myyntilaskuissa
4. Luo normaali hyvityslasku Tehdenin Laskutetut-ikkunassa tai käy maksamassa lasku kassaan

Jos laskua ei ole vielä siirretty Procountoriin, mutta se on Siirretään-tilassa, täytyy lasku käydä merkitsemään ei-siirrettäväksi ennen kassaan maksua tai hyvityslaskun luomista.

Voit myös yrittää maksaa laskun Maksa- tai Maksa kassalla -painiketta klikkaamalla. Tällöin Tehden yrittää itse mitätöidä laskun tai merkitä sen ei-siirrettäväksi: jos laskua ei ole vielä Procountorissa merkitty maksetuksi tai osittain maksetuksi, mitätöinti onnistuu ja lasku voidaan maksaa kassaan.

Laskun hyvitys

Laskulle voi luoda hyvityslaskun myös silloin, jos alkuperäinen lasku on jo siirretty Procountoriin. Tällaisessa tapauksessa myös hyvityslasku merkitään automaattisesti siirrettäväksi Procountoriin.

Procountorissa reskontrahoitaja kohdentaa hyvityslaskun alkuperäisen laskun kanssa, paitsi jos alkuperäinen lasku on jo maksettu, jolloin hyvityslasku kohdennetaan johonkin muuhun tai laskun summa palautetaan asiakkaalle tilisiirtona.

Alkuperäistä tai hyvityslasku ei kumpaakaan merkitä maksetuksi Tehdenissä, vaan tieto siirtyy Procountorista Tehdeniin siinä vaiheessa, kun laskut kohdennetaan Procountorissa.

Jos halutaan hyvittää sellainen lasku, joka on merkitty ei-siirrettäväksi Procountoriin, myös hyvityslasku merkitään ei-siirrettäväksi. Sekä alkuperäinen että hyvityslasku tulee käsitellä Tehdenissä, eikä laskuja voi jälkikäteen siirtää Procountoriin.