Procountor-myyntireskontraintegraatio

Jos yrityksessäsi on käytössä Procountorin myyntireskontraintegraatio, Tehdenin myyntilaskut voidaan siirtää Procountorin myyntireskontran hoidettaviksi. Laskut luodaan normaalisti ja toimitetaan asiakkaille Tehdenin toimitustavoilla, ja sen jälkeen niiden tiedot siirtyvät automaattisesti kerran päivässä Procountoriin. Vastaavasti kerran päivässä Tehden noutaa Procountorista laskujen tilat (eli tiedon siitä, onko lasku maksettu, avoin vai erääntynyt) ja merkitsee laskut Tehdenissä Procountorin tilan mukaan.

Jos sinulla on tarve lähettää asiakkaillesi laskuja muussa valuutassa kuin euroissa, suosittelemme lähettämään ne Procountorista. Asiantuntijamme antavat tällaisessa tapauksessa tarkemmat ohjeet siitä, miten Tehdenin varastosaldot pysyvät ajan tasalla, vaikka liikevaihdon tieto kulkeekin Procountorissa.

Huom! Jos yritykselläsi on käytössä sekä Procountor Myyntireskontraintegraatio että Tehdenin oma Myyntireskontra, luodut laskut eivät enää siirry Tehdenin myyntireskontraan. Löydät täältä muistilistan asioista, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun siirtyy Tehdenin myyntireskontrasta Procountorin myyntireskontraan.

Myyntireskontraintegraatio on kätevä mm. seuraavista syistä:

• Voit hoitaa reskontrasi erityisesti siihen tarkoitetulla ohjelmistolla, eikä kirjanpitäjäsi tarvitse kirjautua Tehdeniin tarkistamaan reskontran tilannetta. Käytössäsi ovat myös Procountorin maksumuistutus- ja perintätyökalut.
• Sinun ei tarvitse kirjautua Procountoriin tarkistamaan, mitkä laskut ovat avoinna, mitkä maksettu ja mitkä erääntyneet, vaan tieto Procountorin tapahtumista siirtyy automaattisesti myös Tehdeniin.

Myyntireskontraintegraation käyttöönotto

Jos haluat myyntireskontraintegraation käyttöösi, yrityksesi Tehden-tilaukseen tulee lisätä Procountor-myyntireskontraintegraatio-lisäosa. Tarvitset myös käyttöönottokoulutuksen, jonka voit tilata samalla kun tilaat lisäosan.

Huom! Jos olet aiemmin käyttänyt Tehdenin myyntireskontraa, kannattaa integraation kytkemisen jälkeen aloittaa laskujen numerointi uudella numerosarjalla. Näin voit suodattaa Tehdenistä pois uusien Procountorin reskontrassa hoidettavien laskujen viitemaksut, mutta kuitenkin hakea Tehdeniin ne viitemaksut, jotka vastaavat vanhoja saatavia, jotka haluat hoitaa loppuun asti Tehdenin reskontrassa.

Integraatiokäyttäjätunnuksen luominen Procountoriin

Kun myyntilaskut siirretään Procountoriin, niiden luojana näkyy Procountorissa jokin Tehdeniin kytketty käyttäjätunnus. Tätä varten kannattaa Procountoriin luoda uusi käyttäjätunnus, jonka nimi on esim. "Yritys X:n Tehden-integraatio". Tätä käyttäjätunnusta tarvitaan siinä vaiheessa, kun integraatio kytketään päälle, eli luo se ennen käyttöönottokoulutusta. Tällä käyttäjätunnuksella kirjaudutaan Procountoriin jatkossa silloin, kun Tehdenin ja Procountorin välinen API-avain täytyy puolen vuoden välein uusia (ks. API-avaimen uudistaminen).

Varmista Procountorin käyttäjäoikeuksien hallinnassa, että integraatiossa käytettävällä tunnuksella on Procountorissa vähintään oheisen kuvan mukaiset oikeudet. Jos et halua antaa integraatiokäyttäjätunnukselle pääkäyttäjäoikeuksia, varmista, että tunnuksella on oikeudet uuden muistiotositteen luontiin, laskun luomiseen, muokkaamiseen, hyväksymiseen ja mitätöintiin sekä laskun kirjanpitokirjausten tilien muokkaamiseen ja uusien kirjausten luomiseen:

Tarkista myös, että Procountorin integraatioasetukset (Procountorissa Hallinta -> Käyttöasetukset) ovat kuvan mukaiset:

Integraatiokäyttäjänä voi käyttää myös omaa käyttäjätunnusta, mutta tätä ei suositella. Erillisen integraatiokäyttäjän avulla voidaan varmistua, että integraatiokäyttäjällä on kaikki integraation toiminnan kannalta tarpeelliset käyttöoikeudet, eikä olemassa olevien Procountor-käyttäjien oikeuksia tarvitse turhaan laajentaa.

Integraation kytkeminen ja kirjanpitotilit

1. Mene Tehdenin -painikkeen takaa Laskutusasetuksiin ja sieltä Myyntireskontra-välilehdelle.
2. Klikkaa Muokkaa-painiketta ja lisää rasti Procountor-myyntireskontraintegraatio-laatikon Käytössä-ruutuun:
   
3. Aseta myös kirjanpitotili. Tähän valitun Tehdenin tilikartan kirjanpitotilin numeron täytyy löytyä myös Procountorin tilikartasta - jos tiliä ei ole Procountorissa, laskun tietojen siirto ei onnistu.
   • Tehdenin tilikartasta täytyy tähän valita sama tili kuin Lasku-maksutavalla.
   • Procountorin tilikartassa on oltava kaksi myyntisaamistiliä: Procountorin oma myyntisaamistili ja Tehdenistä saapuvien myyntisaamisten tili, jonka numero on siis sama kuin Tehdenin Lasku-maksutavalle valittu tili. Procountorissa tämän tilin nimeksi voi antaa esimerkiksi "Ulkoisesta järjestelmästä siirretyt myyntisaamiset".
   • Keskustele kirjanpitäjäsi kanssa, mitä tili- ja nimeämiskäytäntöä sinun yrityksessäsi kannattaa noudattaa! 
4. Tallenna.
5. Jos haluat seurata, milloin ja millaisia tietoja Tehdenin ja Procountorin välillä on siirtynyt, nämä tiedot löytyvät tapahtumalokista.
6. Varmista Procountorissa, että Procountorin myyntisaamisten oletustilinä on Procountorin oma myyntisaamistili, ei Tehdenistä saapuvien myyntisaamisten tili. Voit tarkistaa tämän Procountorissa seuraavasti: Hallinta -> Kirjanpidon tiedot -> Tiliöintioletukset -> Yleiset oletustiliöinnit.

Esimerkki kirjanpitotilien logiikasta Procountor-myyntireskontraintegraatiossa:

1. Tehdään laskulle 100 euron myynti Tehdenissä
   • Tehden Myyntitili 3000: -100
   • Tehden Myyntisaamiset 1715: +100
2. Siirretään lasku Tehdenistä Procountoriin
   • Procountor "Ulkoisesta järjestelmästä siirretyt myyntisaamiset" 1715: -100
   • Procountor Myyntisaamiset 1716: +100
3. Lasku maksetaan Procountoriin
   • Procountor kirjaus 1716: -100
   • Procountor Pankkitili 1920: +100
4. Tehdenin osakirjanpito (koontikuitti) siirretään muistiotositteena Procountoriin, lopputulos:
   
   • Procountor Myyntitili 3000: -100
   • Procountor Pankkitili 1920: +100 

Koontikuitissa Tehden ilmoittaa 1715 tilin summan, jolloin se kumoutuu Procountorissa

Myyntireskontraintegraation toiminta

Oletuksena integraatio siirtää kaikki Tehdenin omilla laskujen toimitustavoilla (sähköinen lasku, sähköposti, tulostus, ei tulosteta) toimitettavat laskut Procountoriin Hyväksytty-tilassa ja pitää laskun tilan Tehdenissä ajan tasalla. Siirretyt laskut löydät Procountorista Avoimet myyntilaskut -haulla. Myös asiakkaan VAT-tunnus siirtyy Procountoriin, eli saat myös euromääräisten ulkomaanmyyntien raportoinnissa tarvittavat tiedot suoraan Tehdenistä Procountoriin.

Huomaa, että ennen integraation päälle kytkemistä luotuja laskuja EI siirretä! Vastaavasti jos integraatio kytketään väliaikaisesti pois päältä, tällä välin luotuja laskuja ei myöskään siirretä automaattisesti, kun integraatio jälleen kytketään päälle. Nämä laskut täytyy siis käydä siirtämässä manuaalisesti.

Jos joskus luot laskuja, joita et halua siirtää Procountoriin, voit käydä Laskutetut-välilehdellä merkitsemässä laskun ei-siirrettäväksi.

1. Valitse lasku tai laskut, joita et halua siirtää.
2. Klikkaa Procountor-painiketta ja valitse pudotusvalikosta Älä siirrä laskua Procountoriin.
   
3. Kun lasku on merkitty ei siirrettäväksi, voi merkitä laskun maksetuksi halutulla päivämäärällä. Valitse laskurivi ja klikkaa sitten vasemman yläkulman Maksa-painiketta ja sen takaa Merkitse maksetuksi -painiketta:
   
4. Syötä maksupäivämäärä avautuvassa ikkunassa ja klikkaa Aseta tila -painiketta. Tila reskontrassa -sarakkeessa näkyy nyt teksti Maksettu sekä valitsemasi päivämäärä:
   
5. Myös ennen integraation avaamista luodut laskut voidaan merkitä maksetuiksi vastaavasti. Kun laskun merkitty maksetuksi, sitä ei enää voida siirtää integraatiossa Procountoriin.

Procountor siirtää laskut päivittäin n. kello 00.00, eli kun luot ja lähetät esim. koonnista laskuja, joiden joukossa on sellaisia, joita et halua siirrettäväksi Procountoriin, muista käydä estämässä siirto Laskutetut-välilehdellä samana päivänä. Ei-siirrettäväksi merkityn laskun voi myöhemmin muuttaa taas siirrettäväksi, jolloin integraatio siirtää laskun seuraavassa ajossa:

Jos integraatiossa on vahingossa siirtynyt laskuja, joita et olisi halunnut siirtää Procountoriin, Procountoriin siirretyt laskut voidaan mitätöidä niin kauan, kun laskua ei ole maksettu. Toimi seuraavasti:

1. Mene Laskutetut-välilehdelle.
2. Etsi lasku, jonka siirron haluat perua, klikkaa Procountor-painiketta ja valitse Mitätöi lasku. Lasku mitätöidään Procountorissa heti. Jos lasku on kuitenkin ehditty Procountorissa merkitä maksetuksi, mitätöinti ei onnistu.
3. Jos haluat myöhemmin sittenkin siirtää saman laskun Procountoriin, käy vain Laskutetut-välilehdellä merkitsemässä lasku siirrettäväksi. Lasku siirtyy uudelleen Procountoriin samoilla tiedoilla (sama laskunumero, päivämäärä, eräpäivä jne). Alkuperäinen siirretty lasku ei kuitenkaan muutu uudelleen aktiiviseksi, vaan säilyy Procountorissa Mitätöity-tilassa. Jos haluat esimerkiksi laskulle uuden eräpäivän, täytyy koko lasku luoda uudelleen.

Laskujen manuaalinen siirto ja laskun tilan manuaalinen nouto

Jos syystä tai toisesta haluat siirtää laskut Procountoriin tai noutaa niiden tilan Procountorista Tehdeniin ennen päivän automaattista ajoa, sekin on mahdollista. HUOM! Manuaalinen siirto siirtää kaikki siirrettävissä olevat laskut kaikkien toimipisteiden osalta. Painike on aktiivinen vain niille käyttäjille, joilla on pääkäyttäjäoikeudet.

1. Mene Laskutetut-välilehdelle
2. Klikkaa Procountor-painaiketta ja valitse joko Siirrä laskut Procountorin myyntireskontraan tai Nouda laskujen tilat Procountorista.
3. Siirrettäväksi valittujen laskujen tiedot siirtyvät heti järjestelmien välillä.

Laskun maksu kassaan

Joskus asiakas haluaakin maksaa jo lähetetyn laskun kassaan. Procountoriin integraation kautta siirtyneitä laskuja ei voi maksaa kassaan ennen kuin ne on mitätöity. Jos laskua ei ole vielä Procountorissa merkitty maksetuksi tai osittain maksetuksi, Tehden mitätöi laskun Procountorissa automaattisesti, kun se viedään kassaan maksettavaksi.

Koko laskun maksaminen kassaan

1. Mene Laskutetut-välilehdelle.
2. Valitse haluamasi lasku ja valitse ylhäältä Maksa kassaan:
   
3. Tehden mitätöi laskun Procountorin päässä, eikä laskua enää ole Procountorin Avoimissa myyntilaskuissa
4. Lasku aukeaa kassalle, jossa asiakas voi maksaa sen haluamallaan maksutavalla.

Laskun osittain maksaminen kassaan (esim. arvoseteleillä)

Jos asiakas haluaa maksaa laskun kassaan osittain (esimerkiksi arvoseteleillä), kannattaa toimia näin:

1. Mene Laskutetut-näkymään ja valitse haluamasi lasku.
2. Valitse ylhäältä Luo hyvityslasku.
3. Tee haluamasi valinnat hyvityslaskulle ja klikkaa OK. HUOM! Jos alkuperäinen lasku oli jo siirretty Procountoriin, myös hyvityslaskun on siirryttävä sinne, eli hyvityslaskua ei esimerkiksi saa käydä muuttamassa ei-siirrettäväksi.
4. Valitse alkuperäinen laskurivi ja valitse ylhäältä Kopioi kassaan:
   
5. Klikkaa kassalla Maksa-painiketta. Jos asiakas haluaa maksaa osan laskusta liikuntasetelillä, valitse oikea arvoseteli ja määrä ja klikkaa Tallenna.
6. Osa laskusta on nyt kuitattu arvoseteleillä. Luo jäljellä olevasta summasta asiakkaalle uusi lasku Lasku-painikkeesta klikkaamalla.

Laskun hyvitys

Laskulle voi luoda hyvityslaskun myös silloin, jos alkuperäinen lasku on jo siirretty Procountoriin. Tällaisessa tapauksessa myös hyvityslasku merkitään automaattisesti siirrettäväksi Procountoriin.

Procountorissa reskontrahoitaja kohdentaa hyvityslaskun alkuperäisen laskun kanssa, paitsi jos alkuperäinen lasku on jo maksettu, jolloin hyvityslasku kohdennetaan johonkin muuhun tai laskun summa palautetaan asiakkaalle tilisiirtona.

Alkuperäistä tai hyvityslasku ei kumpaakaan merkitä maksetuksi Tehdenissä, vaan tieto siirtyy Procountorista Tehdeniin siinä vaiheessa, kun laskut kohdennetaan Procountorissa.

Jos halutaan hyvittää sellainen lasku, joka on merkitty ei-siirrettäväksi Procountoriin, myös hyvityslasku merkitään ei-siirrettäväksi. Sekä alkuperäinen että hyvityslasku tulee käsitellä Tehdenissä, eikä laskuja voi jälkikäteen siirtää Procountoriin. 

Tapahtumaloki

Jos haluat seurata, milloin ja millaisia tietoja Tehdenin ja Procountorin välillä on siirtynyt, nämä tiedot löytyvät tapahtumalokista. Tapahtumaloki löytyy sekä Yritysasetusten Kirjanpitopalvelut-välilehdeltä että Laskutusasetusten Myyntireskontra-välilehdeltä. Tapahtumalokista löydät jokaisen järjestelmien välillä lähetetyn tiedon lähetysajan, viestityypin ja epäonnistuneiden lähetysten tapauksessa myös virheviestin eli lyhyen selityksen siitä, miksi tietojen lähetys on epäonnistunut: