Ajanvarauksen maksaminen Avoinna24-palvelussa

Yksittäinen ajanvaraus esim. ryhmäliikuntatunnille, kurssille, hierontaan, kampaamopalveluun tai leirille on mahdollista maksaa Avoinna24-palvelussa.

Jos yrityksesi haluaa tarjota asiakkaille mahdollisuuden yksittäisen ajanvarauksen verkkomaksuun Avoinna24-palvelussa, tarvitset Tehden-tilaukseesi Paytrail-integraation ja Ajanvarauksen maksaminen -lisäosan (ota yhteyttä myyntiimme myynti@tehden.com). Tehden-tilauksesi sisällöstä riippuen saatat tarvita muitakin lisäosia: myyntimme auttaa myös näiden kanssa. Ajanvarauksen maksamisen käyttöönottoon kuuluu myös käyttöönottopalvelu.

Jos sinulla on jo valmiiksi ollut käytössä Avoinna24-verkkokauppa ja siinä Paytrail-maksaminen, sinulla on jo tarvittavat Paytrail-tunnukset.

Huom! Jotta ajanvarauksen voi maksaa verkossa, Tehden-tilauksessasi täytyy olla kassa siinä toimipisteessä, jossa maksettava palvelu järjestetään. Jos esimerkiksi yritykselläsi on kolme toimipistettä, joihin kaikkiin voi varata saman hierontapalvelun, kaikissa kolmessa toimipisteessä on oltava Tehden-kassa.

Otathan huomioon, että ajanvarauksen voi tehdä ja maksaa toiselle ihmiselle, mutta yhdeltä Avoinna24-tililtä ei voi varata tai maksaa useamman henkilön osallistumista esim. samalle tunnille, kurssille tai leirille.

Jos asiakkaallasi on voimassa oleva, palveluun kelpaava sarja- tai kausikortti, tulee tämän jatkossakin leimata itsensä esim. asiakaspäätteellä sisään: ajanvarauksen tekeminen ei esim. vähennä kertoja sarjakortilta.

Ajanvarauksen maksamisen aktivointi

Kun lisäosa on lisätty tilaukseesi, Tehdenin Avoinna24-asetusten alle ilmestyy Verkkomaksu-välilehti. Me Tehdenillä syötämme ajanvarausten maksamista varten tarvittavat kauppiastunnukset välilehdelle ja aktivoimme palvelun. Lue lisää: Paytrail-verkkomaksupalvelun käyttöönotto

Näin sallit ajanvarauksen verkkomaksun palveluille ja ryhmävarauspalveluille

Kun ajanvarauksen maksaminen on aktivoitu, Avoinna24-palvelussa varattavissa oleville palveluille ja ryhmävarauspalveluille voi näiden tuotekortilla valita, onko ajanvarauksen ennakkomaksu sallittua, ei sallittua vai pakollista. Oletuksena Ennakkomaksaminen Avoinna24-ajanvarauksessa -kohdassa on valittu Ei sallittu. Käy siis valitsemassa Sallittu- (tai Pakollinen-) vaihtoehto niille palveluille, joille haluat ottaa ennakkomaksun käyttöön. Muista tarkistaa valinta myös uusia palveluita luodessasi.

Jos ajanvarauksen ennakkomaksu on sallittu mutta ei pakollinen, ajanvarausta tekevä asiakas voi varausvaiheessa valita, maksaako ajanvarauksen verkossa vai käynnin yhteydessä.

Ajanvarauksen maksaminen aktivoituu vain sellaisille palveluille ja ryhmävarauspalveluille, joille on määritelty tietty hinta. Jos palvelun tyyppi on vapaahintanen palvelu, palvelun tyyppi on muutettava palveluksi, jotta sen voi maksaa Avoinna24:ssä. Jos Hintaa ei näytetä nettiajanvarauksessa -kohta on valittu, ennakkomaksua ei voi sallia, eli muista myös käydä poistamassa rasti tästä kohdasta.

Huom! Jos ryhmäliikuntatunnin tai muun ryhmäajanvarauksen (kurssin) ennakkomaksaminen on pakollista, kyseiseen ajanvaraukseen ei voi ilmoittautua jonoon. Tästä näytetään ajanvarausta tekevälle asiakkaalle ilmoitus Avoinna24-palvelussa.

Ajanvarauksen maksaminen verkossa

Kun asiakas varaa aikaa, tämä ohjataan maksamaan valitsemallaan Paytrailin maksutavalla. Asiakas ei voi lisätä useaa ajanvarausta ostoskoriin ja maksaa niitä kaikkia kerralla, vaan ajanvaraus on aina maksettava heti varauksen yhteydessä.

Asiakkaalla on varauksen tekemisestä 15 minuuttia aikaa suorittaa maksu loppuun ja palata Paytrailin palvelusta ajanvarauspalveluun. Tämän aikaa, siihen asti että asiakas suorittaa maksun loppuun tai keskeyttää maksuprosessin, asiakkaan varaus näkyy yrityksesi Tehden-kalenterissa harmaana. Harmaana näkyvää esivaraus-tilassa olevaa varausta (tai jos kyse on ryhmäajanvarauksesta, harmaana näkyvää osallistujaa) ei voi muokata tai poistaa yrityksen Tehden-kalenterista. Kun klikkaat tällaisen harmaana näkyvän ajanvarauksen auki, ikkunan ylälaidassa näkyy Odottaa maksua -teksti sekä tieto siitä, minä ajankohtana varaus perutaan automaattisesti, ellei asiakas siihen mennessä suorita maksua loppuun:


Ryhmäajanvarauksessa asiakkaan rivillä näkyy vastaavasti Odottaa maksua -teksti, ja kun viet hiiren rivin päälle, näytetään automaattinen perumisaika.

Esivaraus-tilassa olevia eli maksua odottavia varauksia EI näytetä Kaikki ajanvaraukset -listauksessa tai asiakaspalvelijoiden ajanvarausraportilla, eikä tällaisesta varauksesta jää jälkeä asiakkaiden ajanvaraushistoriaan.

Jos maksu ei mene läpi tai asiakas ei saa sitä syystä tai toisesta suoritettua loppuun, peruuntuu esivaraus automaattisesti.

Jos taas maksu onnistuu, asiakas saa sähköpostiinsa varausvahvistuksen. Kuitin asiakas voi ladata itselleen maksamisen jälkeen tai myöhemmin Avoinna24-asiakastililtään:

Odottaa maksua -tilaan jäänyt tilaus

Jos tilaus jää Odottaa maksua -tilaan, voit käydä Paytrailin kauppiaspaneelista tarkistamassa, näkyykö maksu siellä onnistuneena. Asiakkaan tekemän varauksen kohdalla (tai ryhmäajanvarauksen tapauksessa varauksen tehneen asiakkaan kohdalla) on yrityksesi Tehden-kalenterissa Tarkista maksu -painike, jota klikkaamalla järjestelmä tarkastaa Paytraililta maksun tilanteen.

Jos asiakas suorittaa maksun ja sulkee selaimen palaamatta palvelun sivulle, on mahdollista, että Paytrail-palvelu ei saa tietoa maksusta maksutapahtumalle varatun 15 min aikana. Jos näin käy, varaus ehtii peruuntua ja yritykselle lähetetään sähköpostia (toimipisteen sähköpostiosoitteeseen, ja jos sitä ei ole asetettu, yrityksen yleiseen sähköpostiosoitteeseen) onnistuneesta maksusta, joka liittyy peruuntuneeseen varaukseen. Jos näin käy, voit tarjota asiakkaalle korvaavaa aikaa (tai jos esim. ryhmäajanvarauksessa on vielä vapaita paikkoja, lisätä asiakkaan varauksen manuaalisesti Tehden-kalenteriin) tai palauttaa rahat.

Mahdollisiin ongelmatilanteisiin liittyvien kuittien löytämisen kannalta voi olla hyödyllistä, että asiakkaan nimi ja ajanvarauksen tiedot näytetään kuitilla. Näiden asetukset määritetään Yritysasetusten Myynnin asetuksissa.

Maksetun varauksen muokkaaminen

Tehdenin ajanvarauskalenterissa voi vaihtaa jo maksetun varauksen ajankohtaa (päivämäärä ja kellonaika), mutta ei sille valittua palveluntarjoajaa. Jos palveluntarjoajan vaihto on välttämätöntä, varauksesta voi tehdä virhekuitin käteiseen, muuttaa sitten palveluntarjoajaa, viedä ajanvarauksen kassalle ja päättää myynnin käteiseen. Näin käteispalautus ja -myynti kumoavat toisensa ja myös raporteilta löytyy tietoa oikeasta palveluntarjoajasta. Huom! Muista tarkistaa, että palvelun kesto pysyy ennallaan palveluntarjoajan vaihdosta huolimatta.

Jos asiakas haluaa varauksen tehtyään pidentää varauksen kestoa, asiakasta voi neuvoa tekemään toisen varauksen edellisen perään. Vaihtoehtoisesti voit vielä Tehdenin ajanvarauskalenterissa muokata varauksen lepoaikaa ja sen avulla pidentää varausta:

Tällöin lisäaika täytyy veloittaa asiakkaalta käynnin yhteydessä.

Huom! Jos varaukseen liittyy lisäpalvelu, varausta ei voi siirtää Muokkaa maksettua ajanvarausta -painikkeella, vaan se täytyy siirtää kalenteritapahtumien leikepöydän kautta:

Verkossa maksetun ajanvarauksen peruminen

Jos asiakas haluaa perua ennakkoon maksetun palvelun/ryhmäajanvarauksen, hän ei voi tehdä sitä itse, vaan hänen on oltava yhteydessä yritykseen.

Jos asiakas peruu varauksensa, ennakkoon maksetun varauksen maksun hyvitys tapahtuu seuraavasti:

1. Etsi varauksen maksukuitti Tehdenistä ja tee sille virhekuitti. Kirjoita virhekuitille selite. Tehden ohjeistaa palauttamaan maksun Paytrailin palvelussa, mutta myös käteispalautus on tarvittaessa mahdollinen:
   
2. Siirry nyt Paytrailin palveluun, etsi sieltä varauksen maksukuitti ja suorita maksun palautus.
3. Kun maksu on peruttu/palautettu Paytrailissa, voit poistaa varauksen Tehdenistä:
   
   Huom! Ryhmäajanvarauksen osallistuja on mahdollista poistaa ryhmäajanvarauksesta, vaikka virhekuittia ei olisi vielä tehty. Jos toimit näin, muista aina käydä tekemässä virhekuitti jälkeenpäin!

Jos asiakas peruuttaa varauksensa niin myöhään, että ennakkomaksua ei enää palauteta tälle, voidaan varaus perua Tehden-kalenterista Muokkaa maksettua varausta -painikkeen kautta, vaikka maksua ei olisi palautettu. Näin aika/ryhmäajanvarauspaikka vapautuu toisen asiakkaan varattavaksi:

Maksetun varauksen työntekijästä johtuva peruutus

Jos ajanvaraus perutaan työntekijän sairastumisen tai muun yrityksestä johtuvan syyn vuoksi, Tehden muistuttaa varausta peruttaessa niistä asiakkaista, jotka ovat maksaneet varauksen ja joille tulisi palauttaa maksu:

Kun varaus on peruutettu, etsi maksaneiden asiakkaiden kuitit, tee niistä virhekuitit ja siirry Paytrailin palveluun palauttamaan rahat asiakkaille.