Ostot ulkomaan valuutalla

Kun yritys ostaa tavaraa ulkomailta, voi ostovaluutta olla muu kuin euro. Ostettavien tuotteiden hinnat syötetään ostolaskulle ostovaluutalla (esim. dollari) ja maksetaan samalla valuutalla. Yritys voi maksaa laskut valuuttatililtä tai yrityksen normaalilta tililtä.

Jos yrityksesi ostaa tuotteita euroalueen ulkopuolelta, tutustu näihin ohjeisiin ennen ostotilauksen tekemistä. Tärkeintä on pitää mielessä seuraavat seikat:

• kun toimittajalle asettaa oikean oletusvaluutan, ostotilaukselle valitaan automaattisesti oikea valuutta
• osto kirjataan yrityksen varaston arvoon euromääräisenä, määritellyllä valuuttakurssilla muunnettuna
• jos ostolähetteen muodostumisen ja ostolaskun luomisen välillä valuuttakurssi on muuttunut, varaston arvo tulee korjata ostolaskun tarkastamisen yhteydessä.

Muutoin ostotilaus ja ostolasku luodaan kuten euromääräisenäkin, ja ostotilauksen varastoon vastaanotto tapahtuu tavalliseen tapaan.

Valuuttakurssit

Kiinteän valuuttakurssin tallentaminen

Jos yrityksellä on käytössä valuuttatili, jolle valuuttaa on ostettu tietyllä kurssilla, tämä kurssi kannattaa lisätä Yritysasetuksiin Valuuttakurssit-välilehdelle.

1. Klikkaa Luo uusi -painiketta, valitse haluamasi valuutta ja syötä sille kurssi:
   
2. Oletuksena valuuttakurssi tulee voimaan heti, mutta voit määritellä myös tulevaisuudessa olevan ajan.
3. Tallenna.

Jos haluat päättää kurssin voimassaolon (esim. valuuttatilille ostetaan lisää valuuttaa toisella kurssilla), valitse päätettävä kurssi ja klikkaa Päätä voimassaolo -painiketta. Jos valuuttakurssi ei ole vielä tullut voimaan, sen voi myös poistaa.

Päivän valuuttakurssin käyttäminen

Jos et tallenna yritysasetuksiin kiinteää valuuttakurssia, käytetään Euroopan keskuspankin päivän valuuttakurssia suhteessa euroon. Tiedot noudetaan Tehdeniin päivittäin.

Oletusvaluutat

Toimittajan oletusvaluutta

Euroalueen ulkopuolisille toimittajille kannattaa tallentaa oletusvaluutta, jolloin tätä valuuttaa käytetään automaattisesti toimittajalle tehdyillä ostotilauksilla, -lähetteillä- ja laskuilla. Oletusvaluutta asetetaan toimittajan tiedoissa, Perustiedot-välilehdellä:


Huom! Kun lisäät toimittajalle oletusvaluutan, se ei vaikuta takautuvasti esim. toimittajalle aiemmin tehtyihin ostotilauksiin tai toimittajan tuotteisiin.

Toimittajan tuotteiden valuutta

Toimittajan tuotteiden valuutta määräytyy toimittajalle asetetun oletusvaluutan mukaan. Tuotteen Hintatiedot-välilehdellä tuotteen hinta näytetään sekä toimittajan oletusvaluutalla että päivän kurssilla euroiksi muunnettuna. Jos tuot toimittajan tuotteita Tehdeniin excelillä, tuotetiedot voidaan tuoda valmiiksi oikeassa toimittajan valuutassa.

Valuutan valinta ostotilauksella

Jos teet valuuttamääräistä ostotilausta toimittajalle, jolle ei ole asetettu oletusvaluuttaa, voi valuutan valita ostotilauksen Tilauksen tiedot -välilehdellä:

Jos olet asettanut valitulle valuutalle kiinteän valuuttakurssin, se näytetään Valuuttakurssi-kentässä, muussa tapauksessa kentässä näytetään päivän valuuttakurssi. Tietoa voi kuitenkin myös muokata ja syöttää oman valuuttakurssin.

Tuoterivien hinnat näytetään tilauksella sekä valitulla valuutalla että omalla rivillään myös euroiksi muunnettuna:

Tehden varoittaa huutomerkillä, jos ostotilaus ja sille lisättyjen tuotteiden hinnat ovat eri valuutassa, ja varoituskolmiolla, jos ostotilaus ja tuotteen ostohinta ovat eri valuutassa eikä kumpikaan näistä ole euro.

Jos Lisäkulut-välilehdellä tilaukselle lisättävä lisäkulu on euroissa, Tehden muuttaa sen automaattisesti ostotilauksen valuutaksi. Lisäkulurivillä oleva huutomerkki ilmoittaa tästä.

Valuuttamääräisen ostotilauksen summat ovat aina verottomia. Ostolaskun vero-osuuden voi halutessaan kirjata ostolaskun kirjanpitokirjauksen yhteydessä, mutta yleensä se tehdään ulkopuolisessa ostoreskontraohjelmassa.

Jos olet jo lisännyt ostotilaukselle tilausrivejä, kun huomaat, että tilaus onkin väärässä valuutassa, voit vielä tässä vaiheessa vaihtaa valuuttaa Tilauksen tiedot -välilehdellä. Jos syöttämäsi hinnat ovat oikein ja vain valuutta väärin, valuutanvaihdon yhteydessä syötetään valuuttakurssiksi 1:

Jos ostotilauksesta muodostetun ostolähetteen tuotteita on jo otettu vastaan varastoon, valuuttaa ei voi vaihtaa, ellei ostolähetteestä ensin tee virhetositetta.

Valuutta ostolähetteellä

Ostolähetteen valuutta on sama kuin ostotilauksella. Jos ostotilauksella noudatetaan päivän kurssia, myös ostolähetteelle tallennetaan viimeisin voimassa oleva päivän kurssi.

Valuutta ostolaskulla

Kun valuuttamääräisestä ostotilauksesta tehdään ostolasku, sillä käytetään oletuksena laskulle lisätyn toimittajan tietoihin tallennettua valuuttaa. Ostolaskun voi kuitenkin tallentaa myös euroissa. Käytettävän valuutan voi valita ostolaskun Laskun tiedot -välilehdellä.

Huom! Jos ostolaskuun on liitetty ostolähetteitä, eli jos ostotilaus on hyllytetty ja/tai vastaanotettu ja tästä syntynyt lähete liitetty ostolaskulle Laskun tarkastus -välilehdellä, valuuttaa ei voi enää vaihtaa. Ostolaskulle voidaan valita vain sellaisia ostolähetteitä, joiden valuutta on sama kuin ostolaskulla. Tarvittaessa kuitenkin ostolähetteen valuutan voi vaihtaa klikkaamalla Laskun tarkastus -välilehdellä läheteriviä.

Tällöin Tehden kysyy, halutaanko ostolähetteen valuutta muuttaa samaksi kuin ostolaskun valuutta.

Valuuttamääräisten ostojen varastokirjaus

Jos tuotteet kirjataan varastoon ennen ostolaskun maksamista, käytetään valuuttamuunninarviona varastokirjaushetken valuuttakurssia eli ostolähetteellä olevaa kurssia. Valuuttakurssi voi kuitenkin muuttua ostolähetteen luomisen ja ostolaskun tarkastamisen välillä, eli tavara on saatettu ottaa vastaan varastoon väärällä arvolla. Varaston arvo voidaan onneksi jälkikäteen oikaista vastaamaan todellisuutta. Jos valuuttakurssi on ostolaskua tarkastettaessa muuttunut, ostolähetteen valuuttakurssi näytetään punaisena:

Varaston arvon voi korjata suoraan ostolaskun tarkastamisen yhteydessä:

1. Klikkaa ostolähetteellä punaisella korostettua valuuttakurssia.
2. Aukeaa Korjaa ostolähetteen valuuttakurssi -ikkuna. Vahvista-painiketta klikkaamalla ostolähteen vastaanottokirjauksissa käytetty valuuttakurssi korjataan samaksi kuin ostolaskulla ja varastoon vastaanotettujen tuotteiden keskiostohintaa päivitetään vastaavasti. Ikkunassa myös ilmoitetaan, paljonko kurssin korjaus vaikuttaa varaston arvoon.
3. Varastoon jo vastaanotetuille hyllytysriveille lasketaan valuuttakurssin perusteella hintakorjaus, ja tapahtuman selitteeksi tulee Valuuttakurssin korjaus ostolaskussa [ostolaskun numero].

Jos yritys maksaa laskut valuuttatililtä, käytetään aina sitä kurssia, jolla valuutta on valuuttatilille aikoinaan hankittu, eli ostolähetteen ja ostolaskun kurssien välillä ei ole eroa.

Jos hankitut tuotteet kirjataan varastoon vasta ostolaskun maksamisen jälkeen, tiedossa on jo tarkka valuuttakurssi, ja varastoon kirjataan heti oikea arvo.

Ostolaskun valuutan vaihtaminen ostotilauksen mukaisesti

Jos ostotilauksella valuutaksi on valittu jokin muu valuutta kuin euro, mutta toimittajan oletusvaluutta on edelleen euro, ostolaskulla vaaditaan syöttämään rivien hinnat euroina. Pääset syöttämään hinnat ostolaskulle oikeassa valuutassa seuraavasti:

1. Siirry ensin toimittajan tietoihin ja ota toimittajalle haluamasi valuutta käyttöön:
   
2. Jos toimittajalle on jo luotu tuotteita, joiden hinnat ovat euroissa, käy luomassa tuotteiden Hintatiedot-välilehdelle uusi ostohinta oikealla valuutalla.
3. Nyt voit kirjata ostolaskun ostotilauksen mukaisessa valuutassa. Kirjanpitokirjaus tapahtuu edelleen euroissa laskulla käytetyn valuuttakurssin mukaisesti.