10x-kortin/sarjakortin luominen ja kertojen kuluminen

Tässä ohjeessa käydään läpi, miten kappaleperusteinen eli esim. 10 kerran kortti esimerkiksi kuntosalille / ryhmäliikuntatunneille / hierontaan luodaan. Näitä ohjeita noudattamalla myös varmistat, että kortilla olevat kerrat vähenevät aina, kun asiakas käy treenaamassa. Jos asiakkaalla ei ole voimassa olevaa tilituotetta, voit veloittaa käynnin kassalla Ryhmäajanvarauksen veloittaminen -ohjeen mukaan.

Luo kappaleperusteinen tilituoteluokka sarjakorteille

Kts. myös yleinen ohje tilituoteluokan luomisesta sarjakorttien kulkuoikeuksiin liittyen. Lisätietoa tilituotteiden, tilituoteluokkien ja kulkuoikeuksien välisestä yhteydestä löydät myös ohjeesta Tilituoteluokat, tilituotteet ja kulkuoikeudet liikuntakeskuksessa, tanssistudiolla ja crossfit-salilla.

1. Avaa Tuotteet-ohjelma ja siirry alavalikossa kohtaan Tilituoteluokat.
2. Klikkaa Uusi tilituoteluokka -painiketta.
3. Anna tilituoteluokalle kuvaava nimi. Useissa liikunta-alan yrityksissä on tarpeen luoda seuraavat kappaleperusteiset tilituoteluokat: Kuntosalisarjakortit, Yhdistelmäsarjakortit, Ryhmäliikuntasarjakortit. 
   • Vaikka kaikilla em. korteilla olisi samat kulkuoikeudet, niitä käytetään eri palveluihin, ja kullekin täytyy siksi luoda oma tilituoteluokkansa. Esim. kuntosalisarjakortilla voi kulkea ulko-ovesta samoihin kellonaikoihin kuin ryhmäliikuntasarjakortillakin, mutta kuntosalikortilla voi mennä vain kuntosalille ja ryhmäliikuntasarjakorteilla pääsee vain ryhmäliikuntaan, kun taas mahdollisella yhdistelmäkortilla kumpaan tahansa.
4. Valitse tilituoteluokaksi kappaleperusteinen (sarjakortit). Tämä vaikuttaa siihen, miten luokkaan kuuluvilla tilituotteilla maksetaan palveluita.
5. Lisää rasti Jäsenyys-ruutuun, jos haluat että asiakas tulkitaan Tehdenissä "jäseneksi", kun hän ostaa tähän tilituoteluokkaan kuuluvan kortin.
   • Esim. hierontasarjakortin hankkiminen ei tyypillisesti riitä jäsenyyteen, kun taas kuntosalikausikortin ostavaa asiakasta usein pidetään jäsenenä. Joskus taas jäsenyyteen tarvitaan tietty voimassa oleva kausikortti, ja tämä on tietysti yrityksen itse päätettävissä.
   • Huomioithan, että tilituoteluokan jäsenyysvalinta vaikuttaa esim. jäsenraportilta saatavaan tietoon ja Asiakkaat-ohjelmassa Jäsenasiakkaat-valinnalla suodatettuihin asiakkaisiin.
6. Mikäli yrityksellä on käytössä kulunvalvonta, valitse tilituoteluokkaan liittyvät kulkuoikeudet eli merkitse, mitä ovia asiakas saa auki, jos hänen asiakastilillään on tähän tilituoteluokkaan kuuluvalla kortilla käyttämättömiä, voimassa olevia kertoja.
7. Klikkaa Tallenna-painiketta.
8. Lopuksi määrittele vielä, mitä palveluita tai ryhmäajanvarauspalveluita luomaasi tilituoteluokkaan kuuluvalla kortilla voidaan käyttää.
   • Esimerkki: Loit Ryhmäliikuntasarjakortit-tilituoteluokan ja haluat, että luokkaan kuuluvilla korteilla voi osallistua kaikille ryhmäliikuntatunneille. Käy läpi kaikki jo luodut ryhmäajanvarauspalvelut ja lisää Maksu asiakastililtä -välilehdelle tieto siitä, että luomallasi tilituoteluokalla on oikeus kuitata tunnille osallistuminen:
     
   • Huom! Jos haluat määritellä tietyt ryhmäliikuntatunnit "arvokkaammiksi", Maksu asiakastililtä -välilehdellä määritellään myös se, montako kertaa tunnille osallistuminen kuluttaa kortilta.
   • Jos jollekin palvelulle ei ole valittu kelvolliseksi maksutavaksi kaikkia oikeita tilituoteluokkia, ei asiakas välttämättä voi kuitata osallistumistaan asiakaspäätteen kautta, eikä myöskään henkilökunta pysty leimaamaan asiakasta manuaalisesti tunnille. Maksu asiakastililtä -välilehden tietojen tarkistaminen ja ajan tasalla pitäminen on siis hyvin tärkeää! 
   • Mikäli loit kuntosalisarjakortin tai yhdistelmäsarjakortin, jolla voi maksaa myös kuntosalikäyntejä, ja käytössä on Tehplay-asiakaspääte, etsi Kuntosali-palvelu ja varmista, että luomasi tilituoteluokka on lisätty Kuntosali-palvelun Maksu asiakastililtä -välilehdelle!

Luo kappaleperusteinen tilituote

Kts. myös yleinen ohje tilituotteen luomisesta.

1. Avaa Tuotteet-ohjelma, jolloin näkyviin tulee Tuotteet-taulukko.
2. Klikkaa Lisää tuote -painiketta.
3. Valitse ensimmäisestä valikosta tuotetyypiksi Tilituote.
4. Anna tuotteelle nimi, esim. 10 x ryhmäliikuntakortti. Nimi näkyy sekä kuitilla tuotetta myytäessä että asiakkaan tiedoissa asiakastilillä. Älä luo useita täysin saman nimisiä tuotteita vaan lisää nimeen tuotteita erottava tekijä, esim. 10 x ryhmäliikunta, 20 x ryhmäliikunta.
5. Valitse tilituotteelle oikea tilituoteluokka, esim. Ryhmäliikuntasarjakortit. Tilituoteluokka määrittelee, onko myytävä tilituote aika- vai kappaleperusteinen (kausi- vai sarjakortti).
   • Sarjakorteissa voidaan erikseen määrittää voimassaoloaika, esim. 6 kk ja kappalemäärä esim. 10 kpl:tta. Sarjakorteissa ei voi erikseen määritellä kortin kausiluontoisuutta, vaan kortin voimassaoloaika määräytyy aina sarjakortille asetetun voimassaoloajan, esim. 6 kk, mukaisesti.
6. Anna hintatiedot
• Tarkista ALV-prosentti ja vaihda tarvittaessa.
• Kirjoita tilituotteen verollinen myyntihinta oikeaan kenttään. Ohjelma laskee verottoman hinnan valitun ALV-prosentin perusteella.
7. Lisätietojen Koko-kentässä määrität sarjakortin kappalemäärän. Lisää myös voimassaoloaika, jonka sisällä kortti on käytettävä.
8. Kun kaikki tiedot ovat valmiina, klikkaa Tallenna.

Kun tilituote on luotu, sitä voi myydä asiakkaille kassan tai toistuvan laskutuksen kautta. Tilituotteen myynti tallentuu asiakkaan asiakastilille, jossa se näkyy valitussa tilituoteluokassa.

Sarjakortin käyttö ja kertojen väheneminen

Lue myös: Maksu asiakastililtä sarja- tai kausikortilla 

Kortilla olevat käyttökerrat vähenevät joko kun asiakas leimaa itse itsensä sisään asiakaspäätteen kautta tai kun yrityksen työntekijä vähentää kortin saldoa manuaalisesti asiakkaan asiakastietojen kautta. Asiakkaalla voi olla useita samanaikaisesti voimassa olevia sarjakortteja, ja siinä tapauksessa kerta kuluu siltä sarjakortilta, joka on vähemmän aikaa voimassa.

NFC-lukijaa voi käyttää tuntileimauksiin, jos yrityksellä on pelkkä kuntosali tai pelkkiä ryhmäliikuntatunteja, eikä ryhmäliikuntatunteja ole useita samaan aikaan. Jos palveluvalikoima on laajempi, tarvitaan aina myös asiakaspääte. Pelkkä ovilukija EI OLE luotettava tapa sarjakortin käytön valvomiseen. Yrityksissä voi olla erilaisia keinoja asiakaspääteleimausten valvontaan, mutta yksi hyvä tapa on hankkia asiakaspäätteen yhteyteen kuittitulostin ja tarkistaa kuitti kaikilta ryhmäliikuntatuntien osallistujilta.

Mikäli asiakas on näyttänyt kulkukorttiaan ovilukijalle ja pakkokirjausominaisuus on otettu käyttöön kohdassa Kulunvalvonta / Asetukset, myös tämä vähentää käyntikertoja, mutta vasta 3-4 tunnin viiveellä. Jos asiakas ei ole ulko-ovella leimannut itseään sisälle (esim. ulko-ovien ollessa auki, tai jos samalla oven avauksella tulee useampi asiakas samanaikaisesti), käyntikerta ei vähene hänen sarjakortiltaan, ellei asiakas tai henkilökunta suorita jotain alla olevista toimenpiteistä:

1. Asiakkaan 10 x -kortilta vähenee käyntikerta aina, kun hän ilmoittautuu ryhmäliikuntatunnille tai kuntosalille asiakaspäätteen kautta.
2. Henkilökunta voi vähentää kertoja asiakkaan kortilta manuaalisesti seuraavin tavoin:
   1. Hae asiakas Asiakkaat-ohjelman asiakaslistauksesta ja klikkaa asiakkaan nimirivillä oikeassa reunassa olevaa kortin kuvaketta: 
      Avautuvassa ikkunassa voi vähentää asiakkaan kortin saldoa oikean määrän:
                   
      Huom! Jos henkilökunta leimaa asiakkaan käynnin manuaalisesti, voidaan haluttaessa myös muuttaa Kulutus-kentän arvoa, eli jos asiakkaan kortilta ei haluta kuluttaa kertoja, muutetaan arvoksi 0.             
   2. Leimaa asiakkaan käyntikerta suoraan Ryhmäajanvarauksen muokkaus-näkymästä, kohdasta Osallistujat. Lisää rasti kohtaan "Leimaa sisään":
      
      Voit halutessasi tulostaa asiakkaalle myös kuitin. Käyntikerta vähenee asiakkaan 10x-kortilta, kun Maksa-painiketta klikataan.

Kerran manuaalinen palauttaminen, jos asiakas peruu ajan

Joskus asiakas peruu varaamansa ajan tai muusta syystä asiakkaan sarjakortille täytyy palauttaa sieltä automaattisesti tai manuaalisesti vähentyneitä kertoja. Palautus on aina tehtävä manuaalisesti, eli ajan peruminen ei koskaan palauta kertaa sarjakortille automaattisesti.

Kun asiakas peruu ajan ja haluat palauttaa kerran hänen sarjakortilleen, toimi näin:

1. Etsi asiakas Asiakkaat-ohjelmasta, siirry asiakkaan Asiakastili-välilehdelle, valitse haluamasi sarjakortti (kehys muuttuu oranssiksi) ja klikkaa Muokkaa-painiketta:
   
2. Lisää Määrä-kenttään yksi kerta ja syötä Viesti-kenttään selitys siitä, miksi kertojen määrää on muokattu.
3. Tallenna.

Sarjakortin käytön näkyminen asiakkaan tiedoissa

Sarjakortin käyttökirjaukset näkyvät asiakkaan Asiakastilillä voimassa olevan tilituotteen kohdalla olevan Näytä historia - painikkeen alla: 

Sarjakortilla jäljellä olevat kerrat Avoinna24:ssä

Jos myyt sarjakortteja Avoinna24:ssä, asiakkaasi voi aina itse tarkistaa, montako kertaa sarjakortilla on vielä jäljellä. Kun asiakas on yrityksesi Avoinna24-sivuilla, näkee hän yrityksen tietojen oikeassa yläkulmassa Asiakastili-painikkeen, jota klikkaamalla hän näkee voimassa olevat korttinsa, mihin asti ne ovat voimassa ja sarjakorttien tapauksessa myös jäljellä olevien kertojen määrän. Asiakastilillä näkyvät myös sellaiset voimassa olevat sarja- ja kausikortit, jotka on myyty yrityksen kassalla.