Procountor-ostoreskontraintegraatio ja ostolaskujen käsittely

Jos yrityksessä on käytössä Procountorin ostoreskontraintegraatio, yritys voi noutaa Procountoriin vastaanotetut ostolaskut integraation kautta Tehdeniin ja täsmäyttää ja hyväksyä ne Tehdenissä. Kun laskut on hyväksytty Tehdenissä, ne maksetaan Procountorin kautta Tehdenissä määriteltynä päivänä. Ennen laskun täsmäytystä ja hyväksyntää täytyy ostolaskua verrata Tehdenin ostotilaukseen ja varmistaa, että ne vastaavat toisiaan. 

Ostoreskontraintegraatio on kätevä mm. seuraavista syistä:

• Kun laskut voi täsmäyttää ja hyväksyä Tehdenissä, ei tarvitse kirjautua erikseen Procountoriin sitä varten.
• Laskut tuodaan Tehdeniin asiakas- ja toimittajan numeron vastaavuden perusteella, eli Tehdeniin voidaan noutaa vain tiettyjen toimittajien laskut.
• Kun ostolaskut täsmäytetään Tehdenissä, saat lisättyä muuttuneet tai uudet rahtikulut, tarkistettua toimittajan ilmoittamasta muuttuneet hintatiedot ja muutenkin pidettyä sisäänostohinnat ja ostokulut Tehdenissä ajan tasalla. Näin Tehdenistä saatavat raportit tarjoavat täsmällisen ja todenmukaisen pohjan ostojen suunnittelulle ja päätöksenteolle.
• Laskuille voi määritellä virhemarginaalin, jonka rajoissa ne hyväksytään Tehdenissä automaattisesti.

Kun ostoreskontraintegraatio on käytössä, toimitaan tavallisesti seuraavasti:

1. Ostolasku vastaanotetaan Procountoriin ja sitä verrataan Tehdenin ostotilaukseen. Mahdolliset muutokset kirjataan ostotilaukseen.
2. Saapunut tilaus vastaanotetaan ja hyllytetään. Ostotilauksen hintoja ja määriä voi tässä kohtaa muokata, ja mahdollisista puutteista/poikkeuksista tehdään ostoreklamaatio/ostopalautus.
3. Ostolasku noudetaan Procountorista Tehdeniin.
4. Ostolasku täsmäytetään. Jos summa ei täsmää ostotilaukseen, puuttuvat kulut lisätään.
5. Ostolasku hyväksytään ja sille annetaan maksulupa Tehdenissä.
6. Ostolasku lähtee automaattisesti maksuun Procountorista.

Ohjeesta Ostoreskontran asetukset löydät lisätietoa tausta-asetuksista, jotka tulee hoitaa käyttöön ennen kuin integraatiota ryhdytään käyttämään (Asetukset -> Laskutusasetukset -> Ostoreskontra). Ostolaskujen käsittelyvaiheet käydään alla tarkemmin läpi.

Ostolaskun vastaanotto

1. Yritykselle on tullut ostolasku verkkolaskuna Procountoriin. Jos lasku on tullut muussa muodossa, luo se Procountoriin. Muista myös lisätä laskun liitteeksi sen alkuperäinen pdf-tiedosto/skannattu paperilasku.
2. Etsi ostolaskuun liittyvä ostotilaus Tehdenistä kohdasta Osto / Ostotilaukset.
3. Avaa ostolasku Procountorissa ja lisää kohtaan Laskutustiedot / Tilausviite Tehdenissä luodun, laskua vastaavan ostotilauksen numero, ellei laskun lähettäjä ole jo lisännyt sitä laskulle.
   
   • HUOM! Mikäli yhdestä ostotilauksesta lähetetään useampi ostolasku, ei täsmäytystä toistaiseksi pysty tekemään, eikä ostolaskua kannata tuoda Procountorista Tehdeniin. Ostolaskun hyväksyntä kannattaa tehdä tässä tapauksessa suoraan Procountorissa.
   • Jos taas yhteen ostolaskuun liittyy useampi ostotilaus, pystyy täsmäytyksen ja hyväksynnän tekemään, kun kaikki laskuun liittyvät ostotilaukset vastaanotetaan Tehdenissä. Tällöin Procountorin Tilausviite-kenttään lisätään pilkuilla eroteltu lista Tehdenin ostotilausten numeroista.

Ostotilauksen vastaanotto

Ennen ostolaskun Tehdeniin noutamista kannattaa tilaus vastaanottaa ja varmistaa, että kaikki tilatut tuotteet on toimitettu.

1. Avaa Osto-ohjelma ja siirry Vastaanotto-osioon, tai avaa oikea ostotilaus taulukosta ja klikkaa sen alalaidan Vie vastaanottoon -painiketta. Takemmat ohjeet: Ostotilauksen-vastaanotto
2. Tarkista Vastaanotto-ikkunassa keräiltävän tilauksen ja ostolaskun sisältö ja muokkaa tarvittaessa ostohinnat siten, että summa täsmää laskun kanssa.
   • Pääset muokkaamaan tuotteiden määrää ja sisäänostohintaa klikkaamalla rivin auki Vastaanotto-ikkunassa:
     
3. Kun olet tarkistanut ostettavien tuotteiden hinnat, Kirjaa vastaanottoerä
4. Tallenna ja tee tarvittaessa hyllytys.
5. Jos tilauksessa oli puutteita tai virheellisiä tuotteita, noudata ostopalautuksen ja ostoreklamaation ohjeita.

Ostolaskun nouto Procountorista Tehdeniin

Kun toimitetut tuotteet on joko todettu tilauksen mukaisesti tai tilaukseen tehty tarvittavat muutokset, voidaan ostolasku noutaa Procountorista Tehdeniin. 

1. Nouda ostolasku Tehdeniin kohdasta Osto / Ostolaskut → Procountor / Nouda ostolaskut
   • Tarkista, että ostolaskun päivämäärä Procountorissa osuu noudon Aikavälille. Voit hakea kerralla kaikki aikavälin ostolaskut tai tarkentaa tietyt Procountorin ostolaskun numerot, jotka noudetaan:
     
2. Noutamasi ostolasku siirtyy rajapinnan kautta Procountorista Tehdenin ostolaskuihin, kohtaan Osto / Ostolaskut.

Ostolaskun täsmäytys ja hyväksyntä

Jos olet valinnut Laskutusasteusten Ostoreskontra-osiossa ostolaskujen automaattikohdennuksen ja -hyväksynnän, ja ostolasku vastaa määrittelemäsi virhemarginaalin rajoissa ostotilausta, Tehden kohdentaa laskun automaattisesti, ja myös vastaava lasku Procountorissa siirtyy tilaan Hyväksytty. Jos kuitenkin ostotilaus ja -lasku eroavat toisistaan, tai automaattihyväksyntä ei ole käytössä, toimi seuraavasti:

1. Klikkaa lasku auki ostolaskun numerosta, jolloin aukeaa Ostolaskun tiedot-ikkuna.
   • Aloita laskun täsmäytys klikkaamalla Muokkaa-painiketta.
   • Klikkaa oikeasta alareunasta Seuraava --> aukeaa välilehti Laskun tarkastus.
   • Valitse Lähetteistä se ostotilaus, joka ostolaskuun liittyy.
     
2. Jos vastaanoton yhteydessä sait ostolaskun ja tilauksen summat täsmäytettyä oikein, pitäisi Laskun tarkastus -ikkunassa summan täsmätä:
   
   
3. Jos summa ei täsmää ja haluat esimerkiksi lisätä ostotilaukseen rahdin osuuden, siirry Läheterivit-näkymään, valitse joku läheterivi ja klikkaa Tasaa kulu -painiketta:
   
4. Kun lasku on täsmäytetty, siirry Seuraava-painikkeesta laskun hyväksyntään.
5. Varmista, että Hyväksytty- ja Maksulupa-kentissä on Kyllä-valinta, ja lisää Maksupäivä-kenttään laskun alkuperäinen eräpäivä:
   
6. Tallenna.

Ostolaskun hyväksyntä siirtyy rajapinnan kautta suoraan Procountoriin lisätiedolla Approved From API, ja ostolasku siirtyy Procountorista maksuun Tehdenissä määrittelemänäsi maksupäivänä.