Ostolaskujen käsittely Procountor-integraatiossa

Ostolaskun vastaanotto

1. Yritykselle on tullut ostolasku verkkolaskuna Procountoriin. Jos lasku on tullut muussa muodossa, luo se Procountoriin. Muista myös lisätä laskun liitteeksi sen alkuperäinen pdf-tiedosto/skannattu paperilasku.
2. Etsi ostolaskuun liittyvä ostotilaus Tehdenistä kohdasta Osto / Ostotilaukset.
3. Avaa ostolasku Procountorissa ja lisää kohtaan Laskutustiedot / Tilausviite Tehdenissä luodun, laskua vastaavan ostotilauksen numero, ellei laskun lähettäjä ole jo lisännyt sitä laskulle.
   
   • HUOM! Mikäli yhdestä ostotilauksesta lähetetään useampi ostolasku, ei täsmäytystä toistaiseksi pysty tekemään, eikä ostolaskua kannata tuoda Procountorista Tehdeniin. Ostolaskun hyväksyntä kannattaa tehdä tässä tapauksessa suoraan Procountorissa.
   • Jos taas yhteen ostolaskuun liittyy useampi ostotilaus, pystyy täsmäytyksen ja hyväksynnän tekemään, kun kaikki laskuun liittyvät ostotilaukset vastaanotetaan Tehdenissä. Tällöin Procountorin Tilausviite-kenttään lisätään pilkuilla eroteltu lista Tehdenin ostotilausten numeroista.

Ostotilauksen vastaanotto

Ennen ostolaskun Tehdeniin noutamista kannattaa tilaus vastaanottaa ja varmistaa, että kaikki tilatut tuotteet on toimitettu.

1. Avaa Osto-ohjelma ja siirry Vastaanotto-osioon, tai avaa oikea ostotilaus taulukosta ja klikkaa sen alalaidan Vie vastaanottoon -painiketta. Takemmat ohjeet: Ostotilauksen-vastaanotto
2. Tarkista Vastaanotto-ikkunassa keräiltävän tilauksen ja ostolaskun sisältö ja muokkaa tarvittaessa ostohinnat siten, että summa täsmää laskun kanssa.
   • Pääset muokkaamaan tuotteiden määrää ja sisäänostohintaa klikkaamalla rivin auki Vastaanotto-ikkunassa:
     
3. Kun olet tarkistanut ostettavien tuotteiden hinnat, Kirjaa vastaanottoerä
4. Tallenna ja tee tarvittaessa hyllytys.
5. Jos tilauksessa oli puutteita tai virheellisiä tuotteita, noudata ostopalautuksen ja ostoreklamaation ohjeita.

Ostolaskun nouto Procountorista Tehdeniin

Kun toimitetut tuotteet on joko todettu tilauksen mukaisesti tai tilaukseen tehty tarvittavat muutokset, voidaan ostolasku noutaa Procountorista Tehdeniin. 

1. Nouda ostolasku Tehdeniin kohdasta Osto / Ostolaskut → Procountor / Nouda ostolaskut
   • Tarkista, että ostolaskun päivämäärä Procountorissa osuu noudon Aikavälille. Voit hakea kerralla kaikki aikavälin ostolaskut tai tarkentaa tietyt Procountorin ostolaskun numerot, jotka noudetaan:
     
2. Noutamasi ostolasku siirtyy rajapinnan kautta Procountorista Tehdenin ostolaskuihin, kohtaan Osto / Ostolaskut.
3. Huom! Muista valita Ostolaskut-näkymässä Toimipiste-pudotusvalikosta kohta Kaikki toimipisteet. Muutoin et välttämättä näe noudettuja ostolaskuja.
   

Tapahtumalokissa voit tarkastella, onko ostolaskun nouto onnistunut. Tapahtumalokin löydät sekä Yritysasetusten Kirjanpitopalvelut-välilehdeltä että Laskutusasetusten Ostoreskontra-välilehdeltä. Jos ostolaskun nouto on epäonnistunut, Paluuviesti-sarakkeessa on lyhyt kuvaus siitä, miksi nouto ei ole onnistunut. Kuvauksen avulla voit lähteä korjaamaan tilannetta.

Ostolaskun täsmäytys ja hyväksyntä

Jos olet valinnut Laskutusasteusten Ostoreskontra-osiossa ostolaskujen automaattikohdennuksen ja -hyväksynnän, ja ostolasku vastaa määrittelemäsi virhemarginaalin rajoissa ostotilausta, Tehden kohdentaa laskun automaattisesti, ja myös vastaava lasku Procountorissa siirtyy tilaan Hyväksytty. Jos kuitenkin ostotilaus ja -lasku eroavat toisistaan, tai automaattihyväksyntä ei ole käytössä, toimi seuraavasti:

1. Klikkaa lasku auki ostolaskun numerosta, jolloin aukeaa Ostolaskun tiedot-ikkuna.
2. Jos haluat verrata asiakkaan alkuperäistä ostolaskua ja laskun rivitietoja Tehdenin läheteriveihin, voit avata alkuperäisen ostolaskun pdf-muodossa uuteen välilehteen Laskun URL -kentän linkkiä klikkaamalla. Pdf-lasku aukeaa, vaikka et olisi kirjautuneena Procountoriin:
   
3. Aloita laskun täsmäytys klikkaamalla Muokkaa-painiketta. 
   
   • Klikkaa oikeasta alareunasta Seuraava --> aukeaa välilehti Laskun tarkastus.
   • Valitse Lähetteistä se ostotilaus, joka ostolaskuun liittyy.
     
   • Jos kyseessä on koontilasku, sen voi täsmäyttää useampaan ostotilaukseen. Valitse silloin kaikki ne ostotilaukset ja/tai yksittäiset läheterivit, jotka liittyvät laskuun.
4. Jos vastaanoton yhteydessä sait ostolaskun ja tilauksen summat täsmäytettyä oikein, pitäisi Laskun tarkastus -ikkunassa summan täsmätä:
   
   
5. Jos summa ei täsmää ja haluat esimerkiksi lisätä ostotilaukseen rahdin osuuden, siirry Läheterivit-näkymään, valitse joku läheterivi ja klikkaa Tasaa kulu -painiketta:
   
6. Kun lasku on täsmäytetty, siirry Seuraava-painikkeesta laskun hyväksyntään.
7. Varmista, että Hyväksytty- ja Maksulupa-kentissä on Kyllä-valinta, ja lisää Maksupäivä-kenttään laskun alkuperäinen eräpäivä:
   
8. Tallenna.

Ostolaskun hyväksyntä siirtyy rajapinnan kautta suoraan Procountoriin lisätiedolla Approved From API, ja Procountorissa ostolasku käydään siirtämässä maksuun Tehdenissä määrittelemänäsi maksupäivänä.